Mẫu thông báo nội bộ đầy đủ nội dung mới nhất 2025

1. Mẫu thông báo nội bộ đầy đủ nội dung mới nhất 2025

Hướng dẫn viết mẫu thông báo:

1. Phần tiêu đề công ty và số hiệu văn bản

• CÔNG TY ………: Điền tên đầy đủ của công ty. Ví dụ: CÔNG TY TNHH ABC.

• Số: ………/TB-……: Ghi số hiệu văn bản, do bộ phận văn thư cấp. Ví dụ: Số: 12/TB-ABC.

2. Quốc hiệu và tiêu ngữ: Giữ nguyên: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM / Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

3. Địa danh, ngày tháng năm: Ghi nơi phát hành và thời gian lập thông báo. Ví dụ: Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2025.

4. Tiêu đề thông báo

• Viết in hoa, căn giữa: THÔNG BÁO

• Dòng dưới ghi rõ nội dung: (V/v: ………………………………………….)
  Ví dụ: (V/v: Nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương năm 2025)

5. Kính gửi: Ghi rõ đối tượng nhận thông báo.

Ví dụ: Kính gửi: Toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty TNHH ABC hoặc Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác

6. Phần mở đầu nội dung

• Giữ nguyên câu: Căn cứ vào tình hình hoạt động của công ty và nhu cầu thực tế, Ban lãnh đạo Công ty ……… thông báo đến toàn thể cán bộ, nhân viên (hoặc đối tượng nhận thông báo) một số nội dung sau:

• Điền tên công ty vào chỗ trống.

7. Nội dung thông báo

• Mục 1. Nội dung thông báo: Viết cụ thể vấn đề cần thông báo.

Ví dụ: Lịch nghỉ lễ Giỗ Tổ Hùng Vương năm 2025 từ ngày 17/4/2025 đến hết ngày 18/4/2025. Ngày làm việc trở lại là 19/4/2025.

• Mục 2. Thời gian thực hiện: Ghi rõ thời gian áp dụng thông báo hoặc thời điểm có hiệu lực.

Ví dụ: Thời gian áp dụng từ ngày 17/4/2025.

• Mục 3. Các yêu cầu và lưu ý: Nêu các yêu cầu cụ thể đối với người nhận.

Ví dụ: Các bộ phận sắp xếp công việc, bàn giao trước kỳ nghỉ và đảm bảo trực liên hệ nếu có phát sinh. Mọi vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định nội bộ.

8. Kết thúc

• Giữ nguyên câu: Đề nghị tất cả các bộ phận, cá nhân nghiêm túc thực hiện theo nội dung thông báo. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ ………… để được giải đáp và hướng dẫn cụ thể.

• Điền thông tin liên hệ (phòng nhân sự, số điện thoại, email,…) vào chỗ trống.

9. Nơi nhận: Liệt kê các nơi nhận cụ thể

10. Phần ký tên

• Ghi chức danh của người ký: ĐẠI DIỆN CÔNG TY

• Ghi rõ chức vụ: Giám đốc hoặc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự

• Ký tên và đóng dấu.

2. Trường hợp nào nên dùng mẫu văn bản Thông báo?

Mẫu Thông báo được sử dụng khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân cần chuyển tải một nội dung chính thức để người nhận nắm bắt và thực hiện.

Ví dụ: Thông báo tuyển dụng nhân sự, thông báo tổ chức hội nghị, thông báo gửi đến khách hàng, thông báo tạm dừng hoạt động kinh doanh, hay thông báo thay đổi thông tin thuế,...

Điểm đặc trưng của Thông báo là đi thẳng vào nội dung, không cần giải thích dài dòng về lý do hay căn cứ. Nhờ sự ngắn gọn và dễ hiểu, loại văn bản này rất đơn giản để soạn thảo và áp dụng trong nhiều trường hợp.

3. Những điều cần chú ý khi viết mẫu Thông báo

Khi lập một mẫu thông báo, điều cốt lõi vẫn là trình bày rõ nội dung cần thông tin. Bên cạnh đó, người soạn cần lưu ý thêm:

• Về bố cục: Có thể bắt đầu bằng quốc hiệu và tiêu ngữ theo quy định, hoặc chỉ cần nêu tên cơ quan ban hành để tạo sự trang trọng và rõ ràng.
• Nhất định phải có ngày tháng năm phát hành để người nhận nắm được mốc thời gian cụ thể, cùng với tên cơ quan, đơn vị thông báo.
• Cần nêu rõ đối tượng nhận thông báo: là một cá nhân cụ thể, một bộ phận, hay toàn thể tổ chức.
• Có thể kèm theo căn cứ để tăng tính thuyết phục, như: quyết định của lãnh đạo, lịch nghỉ lễ chung, hoặc quy định pháp luật hiện hành.
• Thông báo phải được trình bày gọn gàng, dễ đọc, chú ý chính tả và ngôn từ lịch sự.
• Người ký có thể là thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền như trưởng phòng, phó phòng các bộ phận liên quan, để đảm bảo đúng chức năng và trách nhiệm.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng thông báo tạm ngừng hoạt động?

Khi doanh nghiệp tạm ngưng kinh doanh vì lý do như bảo trì, nghỉ lễ, hoặc do tình hình bất khả kháng, cần ra thông báo để đối tác, khách hàng và nhân viên biết và chủ động sắp xếp công việc.

4.2. Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần có những nội dung gì?

Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần nêu rõ địa chỉ cũ, địa chỉ mới, thời điểm bắt đầu áp dụng, lý do thay đổi (nếu cần) và thông tin liên hệ hỗ trợ để tránh gây nhầm lẫn.

4.3. Tại sao phải ghi rõ thời gian trong văn bản thông báo?

Thời gian giúp người nhận biết được hiệu lực và thời điểm thực hiện thông báo, tránh việc hiểu sai hoặc bỏ lỡ nội dung quan trọng do áp dụng nhầm thời gian.

4.4. Thông báo nội bộ khác gì với thông báo gửi khách hàng?

Thông báo nội bộ thường dùng ngôn từ đơn giản, ngắn gọn, mang tính chỉ đạo hoặc nhắc nhở; trong khi thông báo gửi khách hàng cần trang trọng, lịch sự và thể hiện sự quan tâm, chuyên nghiệp.

4.5. Khi gửi thông báo tuyển dụng, cần lưu ý điều gì?

Cần nêu rõ vị trí tuyển dụng, yêu cầu công việc, thời hạn nộp hồ sơ và cách thức liên hệ để ứng viên dễ dàng nắm bắt và chủ động đăng ký tham gia.