Mẫu văn bản thông báo chuẩn Nghị định 30 mới nhất 2025

1. Mẫu văn bản thông báo chuẩn Nghị định 30 mới nhất 2025

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Mẫu thông báo theo Nghị định như sau:

Hướng dẫn mẫu thông báo theo Nghị định 30:

1. Phần mở đầu:

• TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN: Ghi rõ tên cơ quan cấp trên (nếu có). Ví dụ: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO.

• TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC BAN HÀNH: Ghi rõ tên đơn vị trực tiếp ra thông báo. Ví dụ: TRƯỜNG ĐẠI HỌC X.

• Số: Ghi số hiệu văn bản, do văn thư đơn vị cấp (ví dụ: Số: 05/TB-ĐHXD).

2. Quốc hiệu và tiêu ngữ: Ghi y nguyên: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM / Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

3. Địa danh và ngày tháng: Ghi địa danh và thời gian ban hành thông báo. Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2025.

4. Tiêu đề thông báo: Viết in hoa, căn giữa: THÔNG BÁO

5. Phần nội dung:

• Tại đây, bạn viết nội dung chính cần thông báo.

• Cách viết:

  • Mở đầu 1 câu ngắn gọn nêu mục đích (Ví dụ: Về việc tổ chức hội nghị tổng kết năm học 2024-2025).

  • Tiếp theo, trình bày chi tiết nội dung: thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia, nội dung chính,...

  • Nếu thông báo thay đổi, thì ghi rõ thông tin cũ, thông tin mới, thời gian áp dụng.

  • Kết thúc nội dung có thể thêm câu: Đề nghị các đơn vị, cá nhân liên quan nghiêm túc thực hiện./.

6. Nơi nhận: Ghi rõ ai sẽ nhận và thực hiện:

• Như Điều... (nếu đã có quy định chi tiết bên trong).
• Các bộ phận liên quan.
• Lưu: VT (văn thư), hồ sơ, hoặc nơi lưu trữ nội bộ.

7. Phần ký:

• Quyền hạn, chức vụ của người ký: Ghi rõ (Ví dụ: HIỆU TRƯỞNG hoặc TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH).

• Sau đó là chữ ký tay hoặc chữ ký số.

• Ghi rõ họ và tên người ký ở dưới chữ ký.

2. Trường hợp nào nên dùng mẫu văn bản Thông báo?

Mẫu Thông báo được sử dụng khi doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cần chuyển tải một nội dung chính thức để người nhận nắm bắt và thực hiện.

Ví dụ: Thông báo tuyển dụng nhân sự, thông báo tổ chức hội nghị, thông báo gửi đến khách hàng, thông báo tạm dừng hoạt động kinh doanh, hay thông báo thay đổi thông tin thuế,...

Điểm đặc trưng của Thông báo là đi thẳng vào nội dung, không cần giải thích dài dòng về lý do hay căn cứ. Nhờ sự ngắn gọn và dễ hiểu, loại văn bản này rất đơn giản để soạn thảo và áp dụng trong nhiều trường hợp.

3. Những điều cần chú ý khi viết mẫu Thông báo

Khi lập một mẫu thông báo, điều cốt lõi vẫn là trình bày rõ nội dung cần thông tin. Bên cạnh đó, người soạn cần lưu ý thêm:

• Về bố cục: Có thể bắt đầu bằng quốc hiệu và tiêu ngữ theo quy định, hoặc chỉ cần nêu tên cơ quan ban hành để tạo sự trang trọng và rõ ràng.
• Nhất định phải có ngày tháng năm phát hành để người nhận nắm được mốc thời gian cụ thể, cùng với tên cơ quan, đơn vị thông báo.
• Cần nêu rõ đối tượng nhận thông báo: là một cá nhân cụ thể, một bộ phận, hay toàn thể tổ chức.
• Có thể kèm theo căn cứ để tăng tính thuyết phục, như: quyết định của lãnh đạo, lịch nghỉ lễ chung, hoặc quy định pháp luật hiện hành.
• Thông báo phải được trình bày gọn gàng, dễ đọc, chú ý chính tả và ngôn từ lịch sự.
• Người ký có thể là thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền như trưởng phòng, phó phòng các bộ phận liên quan, để đảm bảo đúng chức năng và trách nhiệm.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng thông báo tạm ngừng hoạt động?

Khi doanh nghiệp tạm ngưng kinh doanh vì lý do như bảo trì, nghỉ lễ, hoặc do tình hình bất khả kháng, cần ra thông báo để đối tác, khách hàng và nhân viên biết và chủ động sắp xếp công việc.

4.2. Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần có những nội dung gì?

Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần nêu rõ địa chỉ cũ, địa chỉ mới, thời điểm bắt đầu áp dụng, lý do thay đổi (nếu cần) và thông tin liên hệ hỗ trợ để tránh gây nhầm lẫn.

4.3. Tại sao phải ghi rõ thời gian trong văn bản thông báo?

Thời gian giúp người nhận biết được hiệu lực và thời điểm thực hiện thông báo, tránh việc hiểu sai hoặc bỏ lỡ nội dung quan trọng do áp dụng nhầm thời gian.

4.4. Thông báo nội bộ khác gì với thông báo gửi khách hàng?

Thông báo nội bộ thường dùng ngôn từ đơn giản, ngắn gọn, mang tính chỉ đạo hoặc nhắc nhở; trong khi thông báo gửi khách hàng cần trang trọng, lịch sự và thể hiện sự quan tâm, chuyên nghiệp.

4.5. Khi gửi thông báo tuyển dụng, cần lưu ý điều gì?

Cần nêu rõ vị trí tuyển dụng, yêu cầu công việc, thời hạn nộp hồ sơ và cách thức liên hệ để ứng viên dễ dàng nắm bắt và chủ động đăng ký tham gia.