Mẫu giấy xác nhận công nợ chuẩn quy định mới nhất 2025

1. Thế nào là giấy xác nhận công nợ?

Giấy xác nhận công nợ là một văn bản pháp lý được lập ra nhằm ghi nhận và xác nhận số tiền nợ giữa hai bên, thường là giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp hoặc giữa các cá nhân với nhau. Văn bản này có vai trò quan trọng trong việc đối chiếu, làm rõ và thống nhất các khoản nợ còn tồn đọng, từ đó giúp tránh các tranh chấp tài chính trong tương lai.

2. Mẫu giấy xác nhận công nợ chuẩn quy định mới nhất

Dưới đây là mẫu biên bản xác nhận công nợ mới nhất, phù hợp với quy định pháp luật hiện hành, áp dụng cho cả doanh nghiệp và cá nhân:

Mẫu số 1:

Mẫu số 2:

Mẫu số 3:

3. Khi nào doanh nghiệp cần xác nhận công nợ?

Xác nhận công nợ là bước được thực hiện sau khi các bên đã đối chiếu số liệu liên quan đến các khoản nợ với nhau. Mục đích chính là để làm rõ tình hình tài chính giữa các bên khi có phát sinh giao dịch và các khoản nợ qua lại. Khi đó, các bên thường lập biên bản xác nhận công nợ nhằm thống nhất số liệu, đối trừ công nợ nếu có, và xác nhận số tiền còn phải thanh toán.

Đối với doanh nghiệp, việc lập biên bản xác nhận công nợ thường do bộ phận kế toán thực hiện để kiểm tra xem các khoản phải thu, phải trả với khách hàng hoặc nhà cung cấp đã được thanh toán đúng theo hợp đồng hay chưa.

Nói cách khác, khi cần làm rõ hoặc xác nhận lại chính xác số nợ giữa doanh nghiệp với đối tác, giữa hai bên liên quan, thì việc lập biên bản xác nhận công nợ sau quá trình đối chiếu là cần thiết để đảm bảo sự minh bạch và tránh phát sinh tranh chấp về sau.

4. Có được phép chuyển giao công nợ cho bên thứ ba không?

• Theo quy định tại Điều 370 Bộ luật Dân sự 2015, việc chuyển giao nghĩa vụ được hiểu là: Một bên đang có nghĩa vụ (ví dụ như trả nợ) có thể chuyển giao nghĩa vụ đó cho người khác – gọi là người thế nghĩa vụ – nếu được bên có quyền (người cho vay hoặc chủ nợ) đồng ý. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nghĩa vụ không được phép chuyển giao, ví dụ như nghĩa vụ mang tính cá nhân (liên quan đến nhân thân) hoặc pháp luật có quy định cấm chuyển giao.
• Khi việc chuyển giao được chấp thuận, người nhận nghĩa vụ sẽ trở thành người có nghĩa vụ mới, tức là họ sẽ thay mặt người ban đầu để thực hiện các nghĩa vụ đã thỏa thuận – như thanh toán tiền nợ chẳng hạn.

Nói cách khác, việc chuyển giao công nợ cho bên thứ ba chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý từ cả ba bên: bên chuyển giao (người nợ cũ), bên nhận nghĩa vụ (người thứ ba) và bên có quyền (chủ nợ). Sau khi thỏa thuận xong, người nhận nghĩa vụ sẽ có trách nhiệm thanh toán khoản nợ như đã cam kết.

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Giấy xác nhận công nợ có bắt buộc không?

Không bắt buộc theo luật, nhưng đây là tài liệu rất quan trọng trong thực tế, nhất là khi đối chiếu công nợ định kỳ hoặc làm việc với kiểm toán, thuế, hoặc xử lý tranh chấp.

5.2 Khi nào cần lập giấy xác nhận công nợ?

Bạn nên lập giấy xác nhận công nợ trong các trường hợp:

• Cuối tháng/quý/năm để đối chiếu số liệu với đối tác;

• Trước khi tất toán công nợ;

• Khi có sự chênh lệch giữa hai bên về số dư công nợ;

• Khi cần làm rõ trách nhiệm thanh toán của bên nợ.

5.3 Giấy xác nhận công nợ có giá trị pháp lý không?

Có. Nếu được lập đúng quy trình, có đầy đủ chữ ký (và con dấu nếu là doanh nghiệp), giấy xác nhận công nợ có thể được dùng làm bằng chứng pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp.