Mẫu biên bản cho mọi cuộc họp mới nhất 2025 và hướng dẫn cách ghi biên bản

1. Mẫu biên bản cho mọi cuộc họp mới nhất 2025 và hướng dẫn cách ghi biên bản

Hướng dẫn ghi Biên bản cuộc họp

(1) Chủ đề, nội dung trọng tâm của cuộc họp: Ghi rõ nội dung chính được bàn luận trong cuộc họp, ví dụ: Xét duyệt khen thưởng năm 2025, Tổng kết hoạt động quý I/2025,...

(2) Cơ quan, tổ chức, đơn vị tổ chức cuộc họp: Xác định rõ tên đơn vị, doanh nghiệp hay tổ chức đứng ra tổ chức cuộc họp.

(3) Người chủ trì cuộc họp: Là người chịu trách nhiệm định hướng cuộc họp, nêu vấn đề chính, đưa ra giải pháp hoặc tổng hợp ý kiến để đi đến quyết định cuối cùng.

(4) Thư ký cuộc họp: Là người phụ trách ghi chép nội dung cuộc họp, điểm danh thành phần tham dự và lập biên bản.

(5) Thành phần tham dự: Ghi đầy đủ danh sách những người tham gia, bao gồm lãnh đạo, đại diện phòng ban hoặc các cá nhân có liên quan đến nội dung họp.

(6) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất, bao gồm toàn bộ diễn biến cuộc họp như các vấn đề được trình bày, các ý kiến thảo luận, tranh luận của các thành viên tham dự.

(7) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì tổng hợp lại các nội dung đã được trao đổi, thống nhất và đưa ra quyết định cuối cùng, có thể kèm theo hình thức biểu quyết nếu cần.

2. Mẫu biên bản cuộc họp giữa 2 công ty mới nhất 2025

3. Mẫu biên bản cuộc họp nội bộ công ty mới nhất 2025

4. Mẫu biên bản cuộc họp câu lạc bộ mới nhất 2025

5. Mẫu biên bản cuộc họp đại hội chi đoàn mới nhất 2025

6. Mẫu biên bản cuộc họp nhóm đầy đủ mới nhất 2025

7. Các câu hỏi thường gặp

7.1. Vai trò và ý nghĩa của biên bản cuộc họp trong công ty?

Biên bản cuộc họp công ty được xem là một loại tài liệu rất quan trọng và cần thiết cho công ty. Mặc dù biên bản này không có hiệu lực về mặt pháp lý nhưng là cơ sở để minh chứng cho các nội dung trong công ty. Biên bản cuộc họp dùng để tổng hợp, điều chỉnh những yêu cầu của cấp trên, đóng góp cá nhân,...

Biên bản cuộc họp là cơ sở để giải quyết công việc của công ty. Biên bản còn dùng để xác nhận những cam kết của cá nhân, đơn vị theo danh sách đã phân công. Nội dung biên bản cuộc họp công ty sẽ giúp nhân sự tham gia buổi họp kế tiếp hiểu và theo sát tình hình.

Những yêu cầu cơ bản của một biên bản cuộc họp đó là:

• Số liệu, thông tin sự kiện đều phải ghi rõ ràng, chính xác, cụ thể.
• Ghi chép trung thực, đầy đủ, tránh các từ ngữ gây hiểu lầm hoặc dễ khiến người khác suy diễn.
• Nội dung ghi trong cuộc họp phải đúng trọng tâm vấn đề.
• Thủ tục cuộc họp chặt chẽ, thông tin cần có độ tin cậy cao thể hiện qua: chứng cứ, phụ lục diễn giải, tang vật,... Để thông tin có độ chính xác và tin cậy cao thì phải đọc to lên cho mọi người cùng nghe. Sau đó sửa chữa lại biên bản cuộc họp công ty cho khách quan, đúng đắn. Sau đó là để cho các thành viên tham gia tự nguyện ký vào biên bản.

7.2. Bố cục trong một biên bản cuộc họp như thế nào?

Trong biên bản họp cần phải có bố cục rõ ràng, khoa học. Bố cục trong một biên bản cuộc họp đều phải trình bày đầy đủ những thông tin sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ của Việt Nam và tên văn bản.
• Thời gian lập ra biên bản cuộc họp công ty. (Nêu rõ cụ thể giờ, ngày, tháng, năm).
• Thành phần tham dự cuộc họp (Chủ trì, thư ký, uỷ viên,...)
• Những diễn biến trong buổi họp cần được ghi chi tiết theo trình tự thời gian.
• Kết thúc họp: Nêu rõ thời gian, số phiếu biểu quyết, những nội dung đã chốt,…
• Thủ tục ký xác nhận của chủ trì và thư ký cuộc họp.

7.3. Khi viết biên bản cuộc họp cần lưu ý những gì?

Biên bản cuộc họp có ảnh hưởng rất lớn đến những cá nhân và tổ chức. Vậy nên người viết biên bản cần phải lưu ý những vấn đề quan trọng sau đây:

• Chuẩn bị biên bản cuộc họp công ty đúng chuẩn

Khả năng nắm bắt thông tin của mỗi người là khác nhau. Vậy nên việc chuẩn bị một biên bản họp công ty đúng chuẩn thì sẽ hạn chế được nhiều sai sót. Trong bất kỳ cuộc họp nào thì cũng cần phải có bố cục đầy đủ như trên. Nếu như bố cục lủng củng thì biên bản cuộc họp cũng sẽ không còn ý nghĩa.

• Ghi chép đầy đủ, chính xác và nhanh chóng

Người ghi chép biên bản cuộc họp phải là người có tốc độ ghi rất nhanh và chính xác. Họ là người có khả năng chọn lọc và ghi đầy đủ những thông tin trong cuộc họp. Người ghi chép nên chuẩn bị thêm sổ hoặc máy tính để lưu lại những thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm.

• Nội dung biên bản cuộc họp công ty đúng trọng tâm

Bên cạnh việc ghi chép đầy đủ thì nội dung cuộc họp cần phải đúng trọng tâm. Đây là điều quan trọng nhất trong một biên bản cuộc họp. Tránh trình bày lan man, dài dòng những nội dung không cần thiết. Nội dung biên bản đúng trọng tâm sẽ giúp cho người đọc nhanh chóng nắm bắt được thông tin của cuộc họp.

• Thông tin trong cuộc họp phải chính xác tuyệt đối

Biên bản cuộc họp dùng để mô tả lại các sự việc, thông tin được cung cấp, trao đổi trong lúc họp. Vậy nên để đảm bảo tính trung thực, độ khách quan thì người ghi không được thêm bớt, bình luận vào mục ý kiến trong cuộc họp.

Đồng thời, để tăng thêm độ tin cậy của biên bản thì cần phải đọc to lên cho mọi người có mặt cùng nghe. Nếu có chỗ chưa hợp lý thì cùng sửa chữa và tự giác ký vào biên bản để chịu trách nhiệm.