Lỗi thường gặp khi nộp tờ khai thuế điện tử và cách khắc phục mới nhất
Lỗi thường gặp khi nộp tờ khai thuế điện tử và cách khắc phục mới nhất

1. Các lỗi thường gặp khi khai thuế điện tử và cách khắc phục?

Dưới đây là tổng hợp các lỗi thường gặp khi khai thuế điện tử và cách khắc phục:

  • Lỗi không truy cập được vào trang Thuế điện tử

Khi truy cập vào hệ thống Thuế điện tử eTax tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn, một vài bạn gặp phải trường hợp lỗi không thể truy cập được.

    • Nguyên nhân: Xảy ra lỗi này là do Tổng cục thuế làm lỗi chức năng chuyển hướng link hoặc đường truyền mạng của người truy cập không ổn định.
    • Cách khắc phục: Thực hiện truy cập vào đường dẫn sau: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
    • Click thẳng vào link, copy hoặc gõ lại chính xác link này.
    • Hoặc có thể kiểm tra lại đường truyền mạng, hoặc đổi thiết bị truy cập.
  • Lỗi không nộp được tờ khai thuế do lỗi sai định dạng ngày tháng năm
    • Nguyên nhân chính :
    • Phần mềm HTKK trên máy tính của bạn là phiên bản cũ
    • Hoặc định dạng ngày tháng năm trên máy bị sai
    • Cách khắc phục:

Trường hợp định dạng ngày tháng năm trên máy bị sai

  • Bước 1: Start ⇒ control panel ⇒ Date and Time
  • Bước 2: Chỉnh lại định dạng ngày/tháng/năm như hình là có thể nộp lại được tờ khai

Đối với trường hợp không nộp được tờ khai do lỗi phần mềm HTKK là phiên bản cũ

  • Bước 1: gỡ bỏ phần mềm HTKK cũ (Nhớ sao lưu dữ liệu trước khi gỡ bỏ)
  • Bước 2: đăng nhập website http://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/hotrokekhai tải về phần mềm HTKK mới nhất, nhập lại dữ liệu, kết xuất file XML và nộp lại.
  • Nộp BCTC lỗi sai dữ liệu XSD hoặc phiên bản không phù hợp
    • Nguyên nhân: Lỗi này là do phiên bản HTKK 3.8.7 trở về trước không nộp được BCTC 2019
    • Cách khắc phục: tải phần mềm HTKK mới và làm lại tờ khai sau đó kết xuất và nộp lại
  • Lỗi mở tờ khai vừa nộp báo lỗi “ không thể kiểm tra tình trạng thu hồi chứng thư số”

Theo đó việc mắc lỗi “Không thể kiểm tra tình trạng thu hồi chứng thư số” có 2 nguyên nhân và cách khắc phục như sau:

    • Nguyên nhân 1: do đơn vị cấp chữ ký số thu hồi chứng thư số : đối với trường hợp này, hãy liên hệ đơn vị cấp chữ ký số để yêu cầu làm lại chữ ký số. Đối với các công ty khi mua chữ ký số nhưng chưa bổ sung đầy đủ thông tin theo quy định của Bộ TTTT, sẽ bị thu hồi chữ ký số. Mặc dù chứng thư số của bạn vẫn còn hạn sử dụng
    • Nguyên nhân 2: do phần mềm itaxviewer không tương thích: các bạn vào trang thuedientu.gdt.gov.vn tải itaxviewer mới về cài đặt, sau đó mở tờ khai lên lại là được.
  • Lỗi “Mã pin không đúng”
    • Nguyên nhân: Khi đổi mã Pin, doanh nghiệp để mã pin nhiều hơn 12 ký tự
    • Khắc phục: Đổi lại số PIN với độ dài từ 8 đến 12 ký tự (đối với 1 số loại token có quy định chiều dài số PIN).

2. Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm bao gồm những gì?

Căn cứ quy định Điều 43 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về hồ sơ khai thuế như sau:

"Hồ sơ khai thuế

1. Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo tháng là tờ khai thuế tháng.

2. Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo quý là tờ khai thuế quý.

3. Hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm bao gồm:

a) Hồ sơ khai thuế năm gồm tờ khai thuế năm và các tài liệu khác có liên quan đến xác định số tiền thuế phải nộp;

b) Hồ sơ khai quyết toán thuế khi kết thúc năm gồm tờ khai quyết toán thuế năm, báo cáo tài chính năm, tờ khai giao dịch liên kết; các tài liệu khác có liên quan đến quyết toán thuế.

....."

Theo đó, hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm bao gồm:

  • Hồ sơ khai thuế năm gồm tờ khai thuế năm và các tài liệu khác có liên quan đến xác định số tiền thuế phải nộp;
  • Hồ sơ khai quyết toán thuế khi kết thúc năm gồm tờ khai quyết toán thuế năm, báo cáo tài chính năm, tờ khai giao dịch liên kết; các tài liệu khác có liên quan đến quyết toán thuế.

Bên cạnh đó, tùy thuộc vào từng loại thuế thì Chính phủ sẽ quy định chi tiết các loại hồ sơ phụ.

3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như thế nào?

Căn cứ quy định khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế như sau:

"Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

....

2. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;

c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.

...."

Như vậy, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

  • Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm;
  • Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
  • Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
  • Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán;

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.

4. Chuẩn bị trước khi kê khai thuế điện tử

4.1. Quy định về nộp tờ khai thuế điện tử

Nộp tờ khai thuế là một trách nhiệm quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện một cách nghiêm túc để tránh các hậu quả pháp lý. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp mới thành lập, việc kê khai thuế ban đầu cần được thực hiện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện việc kê khai và nộp tờ khai thuế qua hình thức trực tuyến, thường được gọi là nộp tờ khai thuế điện tử. Các loại tờ khai thuế thường bao gồm: kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), kê khai thuế môn bài, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), và kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) qua mạng.

4.2. Đăng ký tài khoản kê khai thuế qua mạng.gdt.gov.vn

Để bắt đầu quy trình kê khai thuế điện tử, việc đăng ký tài khoản trên trang web chính thức của Tổng cục Thuế là yếu tố then chốt. Khi đã có tài khoản kê khai thuế trên hệ thống, doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục kê khai thuế điện tử một cách thuận tiện và nhanh chóng.

  • Chuẩn bị một chữ ký số

Chữ ký số là yếu tố không thể thiếu trong quá trình kê khai thuế điện tử. (các bạn có thể tham khảo phần mềm chữ ký số ESIGN của công ty cổ phần MISA).

  • Chuẩn bị một máy tính có kết nối Internet ổn định

Để thực hiện quy trình kê khai thuế qua mạng một cách suôn sẻ, một máy tính có kết nối Internet ổn định là điều không thể thiếu.

  • Cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng của Tổng cục Thuế

Nếu không muốn điền tờ khai thuế thủ công trên trang web của Tổng cục Thuế, bạn có thể cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng của Tổng cục Thuế. Đây là công cụ quan trọng giúp bạn thực hiện quy trình kê khai một cách nhanh chóng và chính xác. Bạn có thể tải phiên bản mới nhất của phần mềm tại đây.

5. Hướng dẫn cách kê khai thuế điện tử

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Để bắt đầu quy trình kê khai thuế điện tử, bạn cần thực hiện các bước sau:

  • Đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử cho doanh nghiệp tại trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
  • Sau khi đăng ký thành công, truy cập vào trang chủ của Thuế điện tử và chọn mục “Doanh nghiệp”.
  • Tên đăng nhập sẽ là mã số thuế của doanh nghiệp.
  • Mật khẩu đăng nhập được tạo tại bước đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử.
Hệ thống đăng nhập
Hệ thống đăng nhập

Bước 2: Kê khai thuế điện tử và nộp tờ khai

Để thực hiện bước này, cần chuẩn bị tờ khai thuế cần nộp theo 1 trong 2 cách dưới đây:

Cách 1: Trực tiếp trên eTax

  • Chọn menu “Khai Thuế”, sau đó tiếp tục chọn “Kê khai trực tuyến”.
Kê khai trực tuyến thuế
Kê khai trực tuyến thuế

Trên màn hình, bạn sẽ thấy danh sách các tờ khai đã đăng ký nộp qua mạng. Tiếp theo, chọn tờ khai cần kê khai.

  • Tờ khai: bao gồm danh sách tờ khai đã đăng ký nộp qua mạng
  • Cơ quan thuế: hiển thị mặc định cơ quan thuế quản lý, không cho phép sửa
  • Loại tờ khai: bao gồm tờ khai chính thức, tờ khai bổ sung
  • Kỳ kê khai: nhập kỳ kê khai

Nhấn nút “Tiếp tục”. Màn hình sẽ hiển thị như ảnh bên dưới, các bạn điền thông tin vào các ô.

Điền thông tin vào các ô
Điền thông tin vào các ô

Lưu ý: Các chức năng như “Thêm phụ lục”, “Xóa phụ lục”, “Nhập lại”, “Lưu bản nháp” để quản lý thông tin tờ khai một cách linh hoạt.

Sau khi điền thông tin, nhấn “Hoàn thành kê khai” và kiểm tra lại thông tin. Nếu không có sai sót, bạn có thể kết xuất tờ khai về máy định dạng XML bằng cách nhấn “Tờ khai XML”. Nếu có thì bấm nút “Sửa lại” để quay lại màn hình kê khai.

Cuối cùng, chọn “Ký và nộp tờ khai”.

Chọn ký và nộp tờ khai
Chọn ký và nộp tờ khai

Hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mã PIN, sau đó bấm “Chấp nhận” để ký điện tử và gửi tờ khai tới cơ quan thuế.

Nhập mã pin và chọn chấp nhận
Nhập mã pin và chọn chấp nhận

Sau khi tờ khai được gửi thành công, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử qua email đăng ký dịch vụ khai thuế điện tử.

Cách 2: Sử dụng phần mềm HTKK

  • Mở phần mềm HTKK đã tải và chọn “Kết xuất các tờ khai cần kê khai”.

  • Trên giao diện “Nhập tờ khai”, điền thông tin cần thiết và nhấn “Kết xuất XML” để kết xuất tờ khai điện tử.

Giao diện “Nhập tờ khai”
Giao diện “Nhập tờ khai”
  • Trên cửa sổ XML hiện ra, chọn nơi lưu file tờ khai và nhấn “Save” để lưu lại.
  • Cuối cùng, chọn “Đóng” để hoàn thành.

Lưu ý: Sau khi đã kết xuất tờ khai vào định dạng XML, bạn có thể tiếp tục quá trình đăng ký và nộp tờ khai trên trang web của Tổng cục Thuế theo hướng dẫn sau:

Chọn mục “Khai thuế” > “Đăng ký tờ khai” > “Đăng ký thêm tờ khai” và tải file tờ khai XML đã kết xuất từ phần mềm HTKK lên hệ thống.

Chọn tờ khai

Nhấn “Chọn tệp tờ khai” và tải file tờ khai XML đã kết xuất từ phần mềm HTKK lên hệ thống.

Bước 3: Ký điện tử và hoàn tất

  • Đầu tiên, cắm chữ ký số vào máy tính đã được sử dụng để khai thuế.
  • Tiếp theo, trên giao diện “Nộp tờ khai XML”, nhấn vào nút “Ký điện tử”.
Nhấn nút ký điện tử
Nhấn nút ký điện tử
  • Sau đó, nhập mã số PIN vào cửa sổ hiển thị và chọn “Chấp nhận”.

Nếu thông tin đã chính xác, quá trình ký điện tử sẽ thành công và hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Ký tệp tờ khai thành công!”. Bạn nhấn “OK” để xác nhận.

  • Cuối cùng, sau khi đã ký điện tử thành công, bạn chọn “Nộp tờ khai” để hoàn tất quy trình nộp tờ khai thuế điện tử.

Bước 4: Kiểm tra kết quả

Sau khi bạn đã nộp tờ khai thuế điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi 2 thông báo tới địa chỉ email mà bạn đã đăng ký, bao gồm:

  • Thông báo số 1: Ngay sau khi tờ khai được nộp, bạn sẽ nhận được thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử từ cơ quan thuế.
  • Thông báo số 2: Trong vòng 1 ngày làm việc (tính từ thời điểm cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ), bạn sẽ nhận được thông báo kết quả nộp tờ khai, xác nhận rằng quá trình nộp tờ khai đã thành công. Trong trường hợp tờ khai chưa được xử lý thành công, bạn cần điều chỉnh và nộp lại theo yêu cầu được ghi trong thông báo của cơ quan thuế.

6. Giải đáp các câu hỏi thường gặp về kê khai thuế điện tử

6.1 Có bắt buộc phải kê khai thuế qua mạng không?

Nộp thuế điện tử đã trở thành BẮT BUỘC theo quy định của Luật và Nghị định của Chính phủ. Luật Quản lý thuế 2006 và Luật quản lý thuế 2019 cam kết khuyến khích sự tham gia vào việc áp dụng công nghệ và quản lý thuế điện tử. Nghị định số 12/2015/NĐ-CP của Chính phủ yêu cầu người nộp thuế sử dụng dịch vụ điện tử do cơ quan thuế cung cấp. Từ tháng 12/2015, các ngân hàng chỉ cung cấp dịch vụ nộp thuế điện tử.

6.2 Làm thế nào để lấy lại mật khẩu trên trang thuế điện tử

Trường hợp đang sử dụng chữ ký số (vẫn còn hạn):

Truy cập vào trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/ và chọn phần “Đăng nhập”.

Bấm vào liên kết “Lấy lại mật khẩu” dưới nút “Đăng nhập”.

Điền thông tin vào các trường được yêu cầu:

  • Mã số thuế: Nhập mã số thuế của bạn theo định dạng MST-QL.
  • Mật khẩu mới: Chọn một mật khẩu mới mà bạn muốn đặt. Mật khẩu phải có ít nhất 6 ký tự, bao gồm ít nhất 1 chữ cái, 1 số, và 1 ký tự đặc biệt.
  • Nhập lại mật khẩu mới: Nhập lại mật khẩu mới một lần nữa.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn vào nút “Cập nhật” và sau đó “Ký số” để hoàn tất quá trình lấy lại mật khẩu.

Hệ thống sẽ thông báo rằng việc cập nhật mật khẩu thành công. Bạn có thể đăng nhập bằng mật khẩu mới đã thiết lập. Lưu ý, khi đăng nhập, bạn cần nhập mã số thuế dưới dạng MST-QL vào ô “Tên đăng nhập”.

Trường hợp không có chữ ký số hoặc chữ ký số đã hết hạn:

Cần tạo một tờ trình để yêu cầu cấp lại mật khẩu trên trang thuế. Sau đó, liên hệ với cơ quan thuế quản lý và yêu cầu gặp bộ phận tin học để gửi tờ trình.

Nếu email đăng ký trên hệ thống là email của bạn, cơ quan thuế sẽ reset mật khẩu và gửi mật khẩu mới vào email đó.

Nếu email trên hệ thống không phải là của bạn, bạn cần làm một công văn và nộp lên cơ quan thuế để họ reset mật khẩu và gửi vào email của bạn.