Khi nào thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử? Hóa đơn điều chỉnh, thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì có hủy được không?

1. Khi nào thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử? Hóa đơn điều chỉnh, thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì có hủy được không?

1.1. Khi nào thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

"Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

.............

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã gửi cho người mua, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh."

Căn cứ Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

"Các nguyên tắc lập hóa đơn điện tử:

...trường hợp phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán thực hiện điều chỉnh theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Như vậy, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi phát hiện sai sót trong nội dung của hóa đơn đã lập, nhưng không làm thay đổi mã số thuế, tên người mua, hoặc các yếu tố định danh cơ bản của hóa đơn. Cụ thể, điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn đã lập có sai sót về thông tin như:
  • Số lượng hàng hóa, dịch vụ;
  • Đơn giá;
  • Thuế suất, tiền thuế;
  • Thành tiền;
  • Thông tin mô tả hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn đã gửi cho người mua và cơ quan thuế, nhưng sau đó phát hiện sai sót.
• Hóa đơn chưa bị thay thế hoặc hủy, tức là sai sót chưa được xử lý bằng hình thức khác.

1.2. Hóa đơn điều chỉnh, thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì có hủy được không?

Không được hủy hóa đơn điều chỉnh/thay thế để lập hóa đơn mới, cũng không được đang điều chỉnh chuyển sang lập hóa đơn thay thế.

Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

...

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

...

Như vậy, trường hợp đã thực hiện xuất hoá đơn điều chỉnh/thay thế hoá đơn điện tử có sai sót trước đó, nếu hoá đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục có sai sót thì không được huỷ hoá đơn điều chỉnh/thay thế mà phải thực hiện xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho hoá đơn điều chỉnh/thay thế có sai sót.

2. Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót theo TT78 và NĐ123 mới nhất 2025

Căn cứ quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm c, e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

• (1) Trong trường hợp người bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh thì người bán thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hoá bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hoá đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thué).
• (2) Trong trường hợp người bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn thay thế thì người bán lập lại hoá đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn cần thay thế.

Lưu ý : Đối với cả 2 trường hợp nêu trên, hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế đều cần ghi thông tin: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng.... năm...” và trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

• (3) Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:
  • Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
  • Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn FO đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

3. Hướng dẫn mới nhất 2025 về kê khai hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh phát sinh tại 2 kỳ khai khác nhau

Khi phát sinh hóa đơn thay thế/điều chỉnh, doanh nghiệp cần xác định ảnh hưởng của việc lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh đối với nghĩa vụ thuế của kỳ gốc để thực hiện kê khai:

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Thời hạn và hồ sơ khai bổ sung hồ sơ khai thuế quy định ra sao?

Căn cứ tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn và hồ sơ khai bổ sung hồ sơ khai thuế như sau:

• Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
• Khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế thì người nộp thuế vẫn được khai bổ sung hồ sơ khai thuế; cơ quan thuế thực hiện xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 Luật Quản lý thuế 2019.
• Sau khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế sau thanh tra, kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế thì việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế được quy định như sau:
  • Người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ khai thuế đối với trường hợp làm tăng số tiền thuế phải nộp, giảm số tiền thuế được khấu trừ hoặc giảm số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn và bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 Luật Quản lý thuế 2019;
  • Trường hợp người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế có sai, sót nếu khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được khấu trừ, tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn thì thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại về thuế.
• Hồ sơ khai bổ sung hồ sơ khai thuế bao gồm:
  • Tờ khai bổ sung;
  • Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan.

4.2. Phát hiện hóa đơn điện tử sai sót thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh hay lập hóa đơn mới thay thế?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót

...

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

...

Như vậy, tùy thuộc vào tình trạng sai sót của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế, hoặc không cần lập hóa đơn.

4.3. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

4.4. Thông tin xuất hóa đơn gồm những gì?

Thông tin xuất hóa đơn bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ.
• Thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, số tiền bằng chữ.

4.5. Chứng từ mua hàng gồm những gì?

Chứng từ mua hàng bao gồm :

• Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng.
• Hóa đơn giá trị giá tăng.
• Phiếu xuất kho do bên bán lập.

4.6. Hóa đơn mua hàng do ai lập?

Hóa đơn mua hàng là chứng từ do người mua lập để ghi nhận thông tin về việc mua hàng hóa, dịch vụ từ người bán. Hóa đơn mua hàng là căn cứ để hạch toán chi phí mua hàng hóa, dịch vụ, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và thanh toán cho người bán.

4.7. Thế nào là chi phí hợp lý?

Chi phí hợp lý là những khoản chi liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ cho doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.