Mẫu biên bản thay thế hóa đơn chuyên nghiệp đúng luật mới nhất 2025

1. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn chuyên nghiệp đúng luật mới nhất 2025

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử do các bên thỏa thuận do đó không có quy định cụ thể về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, dựa theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sau:

Hướng dẫn chi tiết cho từng mục mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

• Ngày lập biên bản: Ghi ngày xuất hóa đơn điều chỉnh
• Ghi đầy đủ các Thông tin bên mua và bên bán:
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán.
  • Số điện thoại, email (nếu có).
  • Tên người lập biên bản (thường là kế toán)
• Ghi thông tin của hóa đơn sai sót: Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã cơ quan thuế,…
• Lý do điều chỉnh hóa đơn: Ghi lý do rõ ràng, súc tích và chính xác. Ví dụ:
  • Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ A] sang [địa chỉ B].
  • Điều chỉnh số lượng hàng hóa [tên hàng hóa] từ [số lượng cũ] sang [số lượng mới].
  • Điều chỉnh đơn giá hàng hóa [tên hàng hóa] từ [đơn giá cũ] sang [đơn giá mới]

Lưu ý:

• Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.
• Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

2. Khi nào phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

"Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

.............

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã gửi cho người mua, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh."

Căn cứ Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

"Các nguyên tắc lập hóa đơn điện tử:

...trường hợp phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán thực hiện điều chỉnh theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi phát hiện sai sót trong nội dung của hóa đơn đã lập, nhưng không làm thay đổi mã số thuế, tên người mua, hoặc các yếu tố định danh cơ bản của hóa đơn. Cụ thể, điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn đã lập có sai sót về thông tin như:
  • Số lượng hàng hóa, dịch vụ;
  • Đơn giá;
  • Thuế suất, tiền thuế;
  • Thành tiền;
  • Thông tin mô tả hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn đã gửi cho người mua và cơ quan thuế, nhưng sau đó phát hiện sai sót.
• Hóa đơn chưa bị thay thế hoặc hủy, tức là sai sót chưa được xử lý bằng hình thức khác.

3. Các câu hỏi thường gặp

3.1. Đã thực hiện điều chỉnh hóa đơn thì có cần phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế không?

Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 hướng dẫn như sau:

Trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế không phải gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.

Như vậy, trường hợp đã thực hiện điều chỉnh hóa đơn có sai sót thì không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.

3.2. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

3.3. Thông tin xuất hóa đơn gồm những gì?

Thông tin xuất hóa đơn bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ.
• Thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, số tiền bằng chữ.

3.4. Chứng từ mua hàng gồm những gì?

Chứng từ mua hàng bao gồm :

• Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng.
• Hóa đơn giá trị giá tăng.
• Phiếu xuất kho do bên bán lập.

3.5. Hóa đơn mua hàng do ai lập?

Hóa đơn mua hàng là chứng từ do người mua lập để ghi nhận thông tin về việc mua hàng hóa, dịch vụ từ người bán. Hóa đơn mua hàng là căn cứ để hạch toán chi phí mua hàng hóa, dịch vụ, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và thanh toán cho người bán.

3.6. Thế nào là chi phí hợp lý?

Chi phí hợp lý là những khoản chi liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ cho doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.