Hướng dẫn 03 cách doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho nhân viên mới nhất
Hướng dẫn 03 cách doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho nhân viên mới nhất

1. Mã số thuế thu nhập cá nhân là gì?

Mã số thuế cá nhân là một dãy số gồm 10 chữ số hoặc 13 chữ số và ký tự khác do cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế dùng để quản lý thuế. Mã số thuế cá nhân là mã số duy nhất để cá nhân sử dụng với mục đích kê khai mọi khoản thu nhập của mình.

Mã số thuế cá nhân là một số định danh duy nhất được cấp cho mỗi cá nhân hoặc công dân để xác định và quản lý thuế cá nhân của họ. Mã số thuế cá nhân thường được sử dụng để đăng ký và nộp thuế cá nhân cho các hoạt động kinh doanh, thu nhập từ việc làm hoặc các nguồn thu nhập khác.

Mã số thuế cá nhân gồm 2 loại sau:

  • Mã số thuế cá nhân 10 chữ số và chỉ có ký tự khác. Ví dụ MST 10 chữ số: 0123019788

  • Mã số thuế cá nhân 13 chữ số và chỉ có ký tự khác, có dấu gạch ngang tại mã số thuế 13 chữ số. Ví dụ MST 13 chữ số: 012856421-689. Trong đó:

    • Hai chữ số đầu là số phần khoảng của mã số thuế.

    • 7 chữ số tiếp theo được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong khoảng từ 0000001 đến 9999999.

    • Chữ số thứ 10 là chữ số kiểm tra.

    • Ba chữ số cuối cùng là các số thứ tự từ 001 đến 999.

2. Hướng dẫn 03 cách doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho nhân viên mới nhất

Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ nộp cho tổ chức trả thu nhập

Hồ sơ gồm:

  • Giấy ủy quyền đăng ký MST cá nhân.
  • Bản sao giấy tờ tùy thân:
    • CCCD/CMND còn hiệu lực (đối với cá nhân có quốc tịch Việt Nam).
    • Hộ chiếu còn hiệu lực (đối với cá nhân có quốc tịch nước ngoài hoặc sinh sống tại nước ngoài).
  • Các giấy tờ liên quan khác (nếu có).

Lưu ý:

  • Nếu cá nhân nộp thuế tại nhiều đơn vị trả thu nhập trong cùng kỳ, chỉ được ủy quyền một đơn vị đăng ký MST. Sau đó, thông báo MST với các đơn vị khác để kê khai và nộp thuế.

Bước 2: Doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cá nhân

  • Cách 1: Đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế.

    • Tổng hợp thông tin từ hồ sơ cá nhân để điền vào tờ khai 05-ĐK-TCT.
    • Nộp tờ khai tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở doanh nghiệp.

  • Cách 2: Đăng ký qua phần mềm HTKK.

    • Truy cập HTKK, chọn “Thuế thu nhập cá nhân”, sau đó chọn “05-ĐK-TH-TCT”.

  • Cách 3: Đăng ký online tại cổng thông tin Thuế.

    • Truy cập website: https://thuedientu.gdt.gov.vn.

    • Chọn mục “Doanh nghiệp” và đăng nhập bằng tài khoản hệ thống thuế điện tử của doanh nghiệp.

    • Chọn “Đăng ký thuế” > Chọn “Đăng ký mới/thay đổi thông tin qua CQCT”.

    • Chọn hồ sơ “05-ĐK-TH-TCT” để tiến hành khai báo thông tin.

    • Điền đầy đủ các thông tin trong Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp:

      • Tích chọn ô “Đăng ký thuế”.

      • Nhập thông tin chính xác của từng cá nhân cần đăng ký mã số thuế, bao gồm:

        • Số chứng minh nhân dân (CMND) hoặc căn cước công dân (CCCD).

        • Các thông tin khác theo yêu cầu.

Lưu ý đặc biệt

  • Trường hợp đăng ký mã số thuế cho nhiều người cùng lúc:

    • Chọn ô “Thêm dòng” để nhập thông tin bổ sung.

    • Điền ngày ký và nhập tên giám đốc doanh nghiệp vào mục “Người đại diện pháp luật”.

  • Nhấn “Hoàn thành kê khai” sau khi điền xong thông tin.

  • Tiếp theo, chọn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế” để kết thúc quy trình.

Bước 3: Tra cứu kết quả đăng ký

  • Tại mục “Đăng ký thuế”, chọn “Tra cứu hồ sơ”, nhập thông tin và xem kết quả.

Xem thêm bài viết: Hướng dẫn 05 cách đăng ký mã số thuế cá nhân đơn giản, mới nhất 2025

3. Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký thuế thu nhập cá nhân

Cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ đăng ký thuế trong vòng tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Kết quả sẽ bao gồm:

  • Giấy chứng nhận đăng ký thuế: Đối với cá nhân đăng ký thuế trực tiếp tại cơ quan thuế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
  • Thông báo mã số thuế: Đối với cá nhân đăng ký thuế thông qua cơ quan chi trả thu nhập.

4. Đối tượng đăng ký mã số thuế cá nhân

Theo khoản 1 Điều 30 Luật Quản lý thuế năm 2019, đối tượng đăng ký thuế và cấp mã số thuế bao gồm:

  • Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đăng ký thuế thông qua cơ chế một cửa liên thông cùng với việc đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã hoặc đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các quy định liên quan khác.
  • Tổ chức, cá nhân không thuộc trường hợp trên thì đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

5. Thời điểm phát sinh mã số thuế cá nhân

Thời điểm phát sinh mã số thuế cá nhân được xác định dựa trên tình huống và quy định pháp luật về thuế. Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 105/2020/TT-BTC, thời điểm này thường xảy ra trong các trường hợp sau:

Đối với cá nhân có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN):

  • Khi cá nhân bắt đầu có thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện phải nộp thuế TNCN.

  • Mã số thuế được cấp khi:

    • Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế và đăng ký mã số thuế thay cho cá nhân.

    • Cá nhân tự đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế (trường hợp không ủy quyền).

Đối với cá nhân phát sinh các nghĩa vụ thuế khác:

  • Khi cá nhân thực hiện nghĩa vụ liên quan đến thuế, ví dụ:

    • Nộp thuế thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản.

    • Nộp thuế sử dụng đất, lệ phí trước bạ.

Đối với cá nhân người nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

  • Thời điểm phát sinh mã số thuế là khi cá nhân:

    • Có hợp đồng lao động với tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam.

    • Được bổ nhiệm làm việc tại Việt Nam (trường hợp không cư trú nhưng phát sinh thu nhập tại Việt Nam).

Đối với cá nhân khác cần đăng ký mã số thuế:

  • Trường hợp cá nhân không phát sinh thu nhập chịu thuế nhưng cần đăng ký mã số thuế để sử dụng, ví dụ:

    • Đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh.

    • Phát sinh giao dịch tài chính liên quan đến ngân sách nhà nước.

6. Tự đăng ký mã số thuế cá nhân ở đâu?

Hiện nay, các cá nhân nộp thuế có thể thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc đăng ký online tại nhà.

Ngoài ra cá nhân còn có thể ủy quyền cho đơn vị, doanh nghiệp trả thu nhập cho cá nhân thực hiện đăng ký MST cho cá nhân.

7. Không đăng ký mã số thuế cá nhân có sao không?

Việc đăng ký mã số thuế cá nhân là một thủ tục bắt buộc đối với mọi cá nhân có thu nhập chịu thuế. Việc không đăng ký mã số thuế sẽ gây ra nhiều bất lợi cho bạn về mặt pháp lý và tài chính.

8. Câu hỏi thường gặp

8.1 Người nộp thuế tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng được không?

Câu trả lời là CÓ, người nộp thuế (bạn) có thể tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng nếu bạn đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  • Có CMND/CCCD cá nhân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
  • Có chữ ký số hoặc tài khoản đăng nhập trên Cổng giao dịch điện tử của Tổng cục Thuế.

Để đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng, bạn cần thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Truy cập vào Cổng giao dịch điện tử của Tổng cục Thuế và đăng nhập vào hệ thống bằng chữ ký số hoặc tài khoản đã đăng ký.
  • Bước 2: Chọn chức năng "Đăng ký thuế" và điền thông tin vào tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT . Bạn cần nhập đầy đủ các thông tin cá nhân, thu nhập, khấu trừ, miễn giảm và nghĩa vụ nộp thuế của mình.
  • Bước 3: Ký điện tử tờ khai đăng ký thuế bằng chữ ký số hoặc mã xác nhận OTP được gửi về điện thoại hoặc email đã đăng ký với cơ quan Thuế của bạn.
  • Bước 4: Nộp tờ khai đăng ký thuế qua mạng bằng cách chọn "Nộp hồ sơ" và xác nhận lại thông tin đã nhập.
  • Bước 5: Nhận kết quả đăng ký mã số thuế qua email hoặc tra cứu trên cổng giao dịch. Bạn sẽ được cấp mã số thuế cá nhân trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ.

8.2 Cá nhân không có hoạt động kinh doanh có cần đăng ký mã số thuế không?

Trả lời: Thông thường, cá nhân không có hoạt động kinh doanh (ví dụ: người đi làm thuê) không bắt buộc phải đăng ký mã số thuế. Tuy nhiên, nếu có các khoản thu nhập khác như cho thuê nhà, lãi tiền gửi ngân hàng, cổ tức,... vượt quá mức quy định thì vẫn cần đăng ký để kê khai và nộp thuế.

8.3 Cá nhân nước ngoài làm việc tại Việt Nam có cần đăng ký mã số thuế không?

Trả lời: Có, cá nhân nước ngoài làm việc tại Việt Nam và có thu nhập tại Việt Nam đều phải đăng ký mã số thuế để thực hiện nghĩa vụ thuế. Thủ tục đăng ký tương tự như đối với công dân Việt Nam.

8.4 Nếu quên mã số thuế thì làm thế nào để tra cứu lại?

Trả lời: Có nhiều cách để tra cứu lại mã số thuế:

Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Tìm kiếm chức năng tra cứu mã số thuế và nhập các thông tin cá nhân cần thiết.

Liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế nơi đăng ký: Mang theo giấy tờ tùy thân để được hỗ trợ tra cứu.

8.5 Nếu đổi địa chỉ thường trú thì có cần thông báo cho cơ quan thuế không?

Trả lời: Có, bạn cần thông báo cho cơ quan thuế về việc thay đổi địa chỉ thường trú để cập nhật thông tin trên hồ sơ thuế.

8.6 Nếu thông tin cá nhân trên mã số thuế sai thì làm thế nào để sửa?

Trả lời: Bạn cần liên hệ với cơ quan thuế nơi đã đăng ký để làm thủ tục sửa đổi thông tin. Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ chứng minh sự thay đổi thông tin.

8.7 Cá nhân kinh doanh online có bắt buộc phải đăng ký mã số thuế không?

Trả lời: Có, bất kể hình thức kinh doanh nào, kể cả kinh doanh online, nếu tạo ra thu nhập thì đều phải đăng ký mã số thuế.

8.8 Tại sao phải đăng ký mã số thuế cá nhân?

Để nhà nước quản lý thuế hiệu quả, đảm bảo công bằng cho mọi người.

Là điều kiện cần thiết để thực hiện các giao dịch liên quan đến tài sản, thu nhập như mua bán nhà đất, chứng khoán, kê khai thuế thu nhập cá nhân...

8.9 Ai có nghĩa vụ đăng ký mã số thuế cá nhân?

Tất cả cá nhân có thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh, tiền lương, tiền công, lợi tức, chuyển nhượng tài sản...