Cách khắc phục lỗi không nộp được tờ khai thuế điện tử đơn giản mới nhất
Cách khắc phục lỗi không nộp được tờ khai thuế điện tử đơn giản mới nhất

1. Tại sao nộp tờ khai thuế qua mạng lại bị lỗi?

Nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ và bổ sung một số yêu cầu để hỗ trợ người nộp thuế, các phần mềm hỗ trợ để nộp tờ khai thuế qua mạng luôn được cập nhật liên tục. Tuy nhiên, có không ít trường hợp, người nộp thuế phải đau đầu khi gặp lỗi không nộp được tờ khai thuế. Dưới đây một số trường hợp mà chúng ta thường gặp phải trong quá trình nộp tờ khai:

  • Lỗi “Đang tải thư viện, vui lòng thực hiện chức năng sau ít phút”.
  • Lỗi do không chọn được tệp tờ khai thuế.
  • Lỗi không gửi được báo cáo thuế qua mạng do sai định dạng ngày tháng năm.
  • Lỗi do không tìm thấy “Chứng thư số” hoặc “Sai số pin”.
  • Lỗi do tên tệp tờ khai thuế không hợp lệ.
  • Lỗi do hồ sơ chưa được đăng ký nộp qua mạng.
  • Lỗi chứng thư số chưa đăng ký với cơ quan thuế.
  • Lỗi do người nộp thuế đăng ký sai thông tin.
Có thể gặp nhiều lỗi khác nhau khi nộp hồ sơ thuế qua mạng
Có thể gặp nhiều lỗi khác nhau khi nộp hồ sơ thuế qua mạng

2. Cách xử lý lỗi không nộp được tờ khai thuế qua mạng

Khi gặp trường hợp không nộp được tờ khai thuế qua mạng thành công, bạn cần xử lý bằng cách kiểm tra lại các thao tác thực hiện trên máy của mình. Dưới đây là cách xử lý một số lỗi không nộp được tờ khai thuế thường gặp:

2.1. Lỗi “Đang tải thư viện, vui lòng thực hiện chức năng sau ít phút”

Nếu máy tính của bạn đang sử dụng hệ điều hành Windows 8, 10 thì khắc phục bằng các thao tác đơn giản sau:

  • Bước 1: Chọn START => RUN => CONTROL PANEL.
  • Bước 2: Chọn PROGRAMS AND FEATURES tìm phần mềm JAVA. Nếu không thấy là do người dùng chưa cài đặt phần mềm.
Lỗi “Đang tải thư viện, vui lòng thực hiện chức năng sau ít phút”
Lỗi “Đang tải thư viện, vui lòng thực hiện chức năng sau ít phút”

2.2. Lỗi do không chọn được tệp tờ khai thuế

Lỗi không chọn được tệp tờ khai thuế thường gặp khi máy tính của bạn chưa cài đặt phần mềm JAVA; do cài song song 2 phiên bản JAVA 6, JAVA 7 hoặc do chưa thêm trang http://www.gdt.gov.vn/ vào danh sách hiện thị tương thích. Trong trường hợp không gửi được báo cáo thuế qua mạng như vậy, các bạn cần xử lý nhanh chóng bằng cách:

Bước 1: Mở trình duyệt Internet Explorer => Menu Bar.

Bước 2: Vào trang: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ chọn TOOL và COMPATIBILITY VIEW SETTINGS.

Bước 3: click ADD => CLOSE.

2.3. Lỗi không gửi được báo cáo thuế qua mạng do sai định dạng thời gian

Trong trường hợp có lỗi trong quá trình xử lý tờ khai do định dạng ngày tháng năm, người dùng hãy tiến hành 2 bước sau để khắc phục:

Bước 1: Chọn START => CONTROL PANEL => DATE AND TIME

Bước 2: Chỉnh lại ngày, tháng, năm và nộp lại tờ khai.

Lỗi sai định dạng ngày, tháng, năm
Lỗi sai định dạng ngày, tháng, năm

2.4. Lỗi do không tìm thấy “Chứng thư số” hoặc “Sai số pin”

Với lỗi do không tìm thấy “Chứng thư số” hoặc “Sai số pin”, các bạn có thể gặp ở nhiều trường hợp khác nhau.

Nếu do máy tính chưa cài DRIVER của USB TOKEN thì người dùng chỉ cần tìm ổ đĩa chữ ký số, tìm file.

Nếu do cắm nhầm USB TOKEN hay lỗi TOKEN thì chúng ta cần rút ra và cắm lại.

Trường hợp cuối cùng, nếu do bạn gõ sai mã pin, hãy kiểm tra lại xem bạn có gõ nhầm mã pin hay không?

2.5. Lỗi do cấu trúc hoặc tên tệp tờ khai thuế không hợp lệ

Trong trường hợp lỗi không nộp được tờ khai thuế là do tên tệp tải lên chưa có sự hợp lý, bạn chỉ cần xử lý theo từng bước sau:

Bước 1: Kiểm tra lại tên tệp có gõ Tiếng Việt không, nếu có thì sửa lại không dấu và nộp lại.

Bước 2: Cài phần mềm CUTEPDF WRITE in lại tờ khai và nộp lại.

Bước 3: Nếu cài CUTEPDF WRITE vẫn bị lỗi thì bạn hãy BACKUP DATA FILE sang ổ khác.

Bước 4: Xóa sạch DATA FILE của phần mềm hệ thống và tạo mới lại dữ liệu in tờ khai và nộp lại.

2.6. Lỗi do hồ sơ chưa được đăng ký nộp qua mạng

Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp chưa đăng ký hồ sơ nộp thuế điện tử trên hệ thống của Tổng cục thuế. Do đó, không thể đăng nhập vào hệ thống để nộp tờ khai. Lúc này bạn cần thực hiện các thao tác gồm:

Bước 1: Vào tài khoản chọn đăng ký thêm tờ khai.

Bước 2: Chọn thêm tờ khai cần nộp => tiếp tục.

Bước 3: Kiểm tra tờ khai => bấm chấp thuận.

Lỗi do hồ sơ chưa được đăng ký nộp qua mạng
Lỗi do hồ sơ chưa được đăng ký nộp qua mạng

2.7. Lỗi chứng thư số chưa đăng ký với cơ quan thuế

Để xử lý lỗi chứng thư số chưa đăng ký với cơ quan thuế, người nộp tờ khai cần thực hiện theo quy trình như sau:

Bước 1: Vào trang: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ => Đăng nhập

Bước 2: Điền mã số thuế, mật khẩu =>ENTER

Bước 3: Thay đổi thông tin => Nhập số SERIAL => OK => Cắm USB TOKEN => Chấp nhận.

2.8. Lỗi do người nộp thuế đăng ký sai thông tin

Lỗi đăng ký sai thông tin thường xảy ra trong trường hợp kế toán đăng ký sai ngân hàng hoặc sai thông tin đăng ký của doanh nghiệp với ngân hàng.

Trường hợp đăng ký sai ngân hàng, kế toán cần đến chi nhánh ngân hàng để hủy đề nghị nộp thuế điện tử và thực hiện theo hướng dẫn.

Trường hợp kế toán đăng ký sai thông tin của doanh nghiệp với ngân hàng thì liên hệ với ngân hàng để hỗ trợ điều chỉnh thông tin.

3. Chuẩn bị trước khi kê khai thuế điện tử

3.1. Quy định về nộp tờ khai thuế điện tử

Nộp tờ khai thuế là một trách nhiệm quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện một cách nghiêm túc để tránh các hậu quả pháp lý. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp mới thành lập, việc kê khai thuế ban đầu cần được thực hiện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện việc kê khai và nộp tờ khai thuế qua hình thức trực tuyến, thường được gọi là nộp tờ khai thuế điện tử. Các loại tờ khai thuế thường bao gồm: kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), kê khai thuế môn bài, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), và kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) qua mạng.

3.2. Đăng ký tài khoản kê khai thuế qua mạng.gdt.gov.vn

Để bắt đầu quy trình kê khai thuế điện tử, việc đăng ký tài khoản trên trang web chính thức của Tổng cục Thuế là yếu tố then chốt. Khi đã có tài khoản kê khai thuế trên hệ thống, doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục kê khai thuế điện tử một cách thuận tiện và nhanh chóng.

  • Chuẩn bị một chữ ký số

Chữ ký số là yếu tố không thể thiếu trong quá trình kê khai thuế điện tử. (các bạn có thể tham khảo phần mềm chữ ký số ESIGN của công ty cổ phần MISA).

  • Chuẩn bị một máy tính có kết nối Internet ổn định

Để thực hiện quy trình kê khai thuế qua mạng một cách suôn sẻ, một máy tính có kết nối Internet ổn định là điều không thể thiếu.

  • Cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng của Tổng cục Thuế

Nếu không muốn điền tờ khai thuế thủ công trên trang web của Tổng cục Thuế, bạn có thể cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng của Tổng cục Thuế. Đây là công cụ quan trọng giúp bạn thực hiện quy trình kê khai một cách nhanh chóng và chính xác. Bạn có thể tải phiên bản mới nhất của phần mềm tại đây.

4. Hướng dẫn cách kê khai thuế điện tử

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Để bắt đầu quy trình kê khai thuế điện tử, bạn cần thực hiện các bước sau:

  • Đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử cho doanh nghiệp tại trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
  • Sau khi đăng ký thành công, truy cập vào trang chủ của Thuế điện tử và chọn mục “Doanh nghiệp”.
  • Tên đăng nhập sẽ là mã số thuế của doanh nghiệp.
  • Mật khẩu đăng nhập được tạo tại bước đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử.
Hệ thống đăng nhập
Hệ thống đăng nhập

Bước 2: Kê khai thuế điện tử và nộp tờ khai

Để thực hiện bước này, cần chuẩn bị tờ khai thuế cần nộp theo 1 trong 2 cách dưới đây:

Cách 1: Trực tiếp trên eTax

  • Chọn menu “Khai Thuế”, sau đó tiếp tục chọn “Kê khai trực tuyến”.
Kê khai trực tuyến thuế
Kê khai trực tuyến thuế

Trên màn hình, bạn sẽ thấy danh sách các tờ khai đã đăng ký nộp qua mạng. Tiếp theo, chọn tờ khai cần kê khai.

  • Tờ khai: bao gồm danh sách tờ khai đã đăng ký nộp qua mạng
  • Cơ quan thuế: hiển thị mặc định cơ quan thuế quản lý, không cho phép sửa
  • Loại tờ khai: bao gồm tờ khai chính thức, tờ khai bổ sung
  • Kỳ kê khai: nhập kỳ kê khai

Nhấn nút “Tiếp tục”. Màn hình sẽ hiển thị như ảnh bên dưới, các bạn điền thông tin vào các ô.

Điền thông tin vào các ô
Điền thông tin vào các ô

Lưu ý: Các chức năng như “Thêm phụ lục”, “Xóa phụ lục”, “Nhập lại”, “Lưu bản nháp” để quản lý thông tin tờ khai một cách linh hoạt.

Sau khi điền thông tin, nhấn “Hoàn thành kê khai” và kiểm tra lại thông tin. Nếu không có sai sót, bạn có thể kết xuất tờ khai về máy định dạng XML bằng cách nhấn “Tờ khai XML”. Nếu có thì bấm nút “Sửa lại” để quay lại màn hình kê khai.

Cuối cùng, chọn “Ký và nộp tờ khai”.

Chọn ký và nộp tờ khai
Chọn ký và nộp tờ khai

Hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mã PIN, sau đó bấm “Chấp nhận” để ký điện tử và gửi tờ khai tới cơ quan thuế.

Nhập mã pin và chọn chấp nhận
Nhập mã pin và chọn chấp nhận

Sau khi tờ khai được gửi thành công, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử qua email đăng ký dịch vụ khai thuế điện tử.

Cách 2: Sử dụng phần mềm HTKK

  • Mở phần mềm HTKK đã tải và chọn “Kết xuất các tờ khai cần kê khai”.

  • Trên giao diện “Nhập tờ khai”, điền thông tin cần thiết và nhấn “Kết xuất XML” để kết xuất tờ khai điện tử.

Giao diện “Nhập tờ khai”
Giao diện “Nhập tờ khai”
  • Trên cửa sổ XML hiện ra, chọn nơi lưu file tờ khai và nhấn “Save” để lưu lại.
  • Cuối cùng, chọn “Đóng” để hoàn thành.

Lưu ý: Sau khi đã kết xuất tờ khai vào định dạng XML, bạn có thể tiếp tục quá trình đăng ký và nộp tờ khai trên trang web của Tổng cục Thuế theo hướng dẫn sau:

Chọn mục “Khai thuế” > “Đăng ký tờ khai” > “Đăng ký thêm tờ khai” và tải file tờ khai XML đã kết xuất từ phần mềm HTKK lên hệ thống.

Chọn tờ khai

Nhấn “Chọn tệp tờ khai” và tải file tờ khai XML đã kết xuất từ phần mềm HTKK lên hệ thống.

Bước 3: Ký điện tử và hoàn tất

  • Đầu tiên, cắm chữ ký số vào máy tính đã được sử dụng để khai thuế.
  • Tiếp theo, trên giao diện “Nộp tờ khai XML”, nhấn vào nút “Ký điện tử”.
Nhấn nút ký điện tử
Nhấn nút ký điện tử
  • Sau đó, nhập mã số PIN vào cửa sổ hiển thị và chọn “Chấp nhận”.

Nếu thông tin đã chính xác, quá trình ký điện tử sẽ thành công và hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Ký tệp tờ khai thành công!”. Bạn nhấn “OK” để xác nhận.

  • Cuối cùng, sau khi đã ký điện tử thành công, bạn chọn “Nộp tờ khai” để hoàn tất quy trình nộp tờ khai thuế điện tử.

Bước 4: Kiểm tra kết quả

Sau khi bạn đã nộp tờ khai thuế điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi 2 thông báo tới địa chỉ email mà bạn đã đăng ký, bao gồm:

  • Thông báo số 1: Ngay sau khi tờ khai được nộp, bạn sẽ nhận được thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử từ cơ quan thuế.
  • Thông báo số 2: Trong vòng 1 ngày làm việc (tính từ thời điểm cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ), bạn sẽ nhận được thông báo kết quả nộp tờ khai, xác nhận rằng quá trình nộp tờ khai đã thành công. Trong trường hợp tờ khai chưa được xử lý thành công, bạn cần điều chỉnh và nộp lại theo yêu cầu được ghi trong thông báo của cơ quan thuế.

5. Giải đáp các câu hỏi thường gặp về kê khai thuế điện tử

5.1 Có bắt buộc phải kê khai thuế qua mạng không?

Nộp thuế điện tử đã trở thành BẮT BUỘC theo quy định của Luật và Nghị định của Chính phủ. Luật Quản lý thuế 2006 và Luật quản lý thuế 2019 cam kết khuyến khích sự tham gia vào việc áp dụng công nghệ và quản lý thuế điện tử. Nghị định số 12/2015/NĐ-CP của Chính phủ yêu cầu người nộp thuế sử dụng dịch vụ điện tử do cơ quan thuế cung cấp. Từ tháng 12/2015, các ngân hàng chỉ cung cấp dịch vụ nộp thuế điện tử.

5.2 Làm thế nào để lấy lại mật khẩu trên trang thuế điện tử

Trường hợp đang sử dụng chữ ký số (vẫn còn hạn):

Truy cập vào trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/ và chọn phần “Đăng nhập”.

Bấm vào liên kết “Lấy lại mật khẩu” dưới nút “Đăng nhập”.

Điền thông tin vào các trường được yêu cầu:

  • Mã số thuế: Nhập mã số thuế của bạn theo định dạng MST-QL.
  • Mật khẩu mới: Chọn một mật khẩu mới mà bạn muốn đặt. Mật khẩu phải có ít nhất 6 ký tự, bao gồm ít nhất 1 chữ cái, 1 số, và 1 ký tự đặc biệt.
  • Nhập lại mật khẩu mới: Nhập lại mật khẩu mới một lần nữa.

Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn vào nút “Cập nhật” và sau đó “Ký số” để hoàn tất quá trình lấy lại mật khẩu.

Hệ thống sẽ thông báo rằng việc cập nhật mật khẩu thành công. Bạn có thể đăng nhập bằng mật khẩu mới đã thiết lập. Lưu ý, khi đăng nhập, bạn cần nhập mã số thuế dưới dạng MST-QL vào ô “Tên đăng nhập”.

Trường hợp không có chữ ký số hoặc chữ ký số đã hết hạn:

Cần tạo một tờ trình để yêu cầu cấp lại mật khẩu trên trang thuế. Sau đó, liên hệ với cơ quan thuế quản lý và yêu cầu gặp bộ phận tin học để gửi tờ trình.

Nếu email đăng ký trên hệ thống là email của bạn, cơ quan thuế sẽ reset mật khẩu và gửi mật khẩu mới vào email đó.

Nếu email trên hệ thống không phải là của bạn, bạn cần làm một công văn và nộp lên cơ quan thuế để họ reset mật khẩu và gửi vào email của bạn.