Để hưởng chế độ công tác phí cần những điều kiện gì?

1. Để hưởng chế độ công tác phí cần những điều kiện gì?

Theo Điều 3 của Thông tư 40/2017/TT-BTC, để được thanh toán công tác phí trong đơn vị sự nghiệp, cần đáp ứng các điều kiện sau:

Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao.

Được thủ trưởng cơ quan hoặc đơn vị cử đi công tác, hoặc được mời tham gia đoàn công tác.

Có đủ chứng từ cần thiết để thanh toán, bao gồm:

Giấy đi đường của người đi công tác, có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).

Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt, cùng với công văn, giấy mời hoặc văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.

Hóa đơn hoặc chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông, hoặc giấy biên nhận từ chủ phương tiện.

Đối với chứng từ thanh toán vé máy bay, ngoài cuống vé hoặc vé điện tử, cần kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định. Nếu mất thẻ lên máy bay, cần có xác nhận từ cơ quan, đơn vị cử đi công tác (trong trường hợp thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).

Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác, được trình cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (trong trường hợp thanh toán khoán chi phí đi lại).

Hóa đơn và chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế).

*Lưu ý: Nếu sử dụng xe ô tô trong công tác, chứng từ thanh toán công tác phí phải có văn bản, kế hoạch công tác hoặc công văn tham gia công tác kèm theo bảng kê độ dài quãng đường đi công tác.

2. Công tác phí là gì?

Công tác phí là khoản chi phí mà một tổ chức, công ty chi trả cho nhân viên của mình khi đi công tác. Khoản phí này được dùng để bù đắp các chi phí phát sinh trong quá trình công tác như:

• Chi phí đi lại: Vé máy bay, tàu hỏa, xe khách…
• Phụ cấp lưu trú: Tiền thuê phòng khách sạn, nhà nghỉ…
• Chi phí ăn uống: Tiền ăn trưa, tối, các bữa ăn phụ…
• Chi phí khác: Tiền điện thoại, internet, in ấn tài liệu, quà tặng...

3. Công tác phí có tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân không?

Khoản 2 Điều 2 của Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định như sau:

Tiền lương và tiền công chịu thuế bao gồm: tiền lương chính thức, tiền phụ cấp, tiền thù lao, tiền hoa hồng, và các khoản tiền nhận được từ việc tham gia các chức vụ khác trong doanh nghiệp; các khoản thưởng bằng tiền hoặc hiện vật dưới mọi hình thức, bao gồm cả thưởng bằng chứng khoán…

Công tác phí được phân loại vào nhóm các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền, ngoài tiền lương và tiền công, mà người nộp thuế nhận được từ người sử dụng lao động dưới mọi hình thức.

Phần khoán chi cho văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục… vượt mức quy định của Nhà nước không được tính vào thu nhập chịu thuế trong một số trường hợp cụ thể như sau:

Đối với cán bộ, công chức và nhân viên làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, hội, hiệp hội: mức khoán chi sẽ được áp dụng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Đối với người lao động làm việc tại các tổ chức kinh doanh và văn phòng đại diện: mức khoán chi sẽ được xác định phù hợp với quy định về thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế hoặc văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: mức khoán chi sẽ được thực hiện theo quy định của tổ chức quốc tế và văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.

Do đó, công tác phí có thể được dùng để tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc không, tùy thuộc vào quy định của cơ quan hoặc doanh nghiệp nơi người đi công tác làm việc.

Ví dụ, trong trường hợp người lao động làm việc cho tổ chức kinh doanh hoặc văn phòng đại diện, công tác phí có thể không được tính vào thuế TNCN nếu khoản chi đó thuộc “chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp” theo điểm a Khoản 1 Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC, đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 2 Điều 6 của Thông tư 119/2014/TT-BTC và Điều 1 của Thông tư 151/2014/TT-BTC.

4. Đối tượng được hưởng chế độ công tác phí

Theo quy định tại khoản 2 Điều 1 của Thông tư 40/2017/TT-BTC, chế độ công tác phí trong các đơn vị sự nghiệp được áp dụng đối với các đối tượng sau:

Cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật, làm việc tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, cũng như các tổ chức hội nhận kinh phí từ ngân sách nhà nước.

Đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp khi tham gia vào các hoạt động của Hội đồng nhân dân.

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Công tác phí là gì?

Công tác phí là khoản tiền mà doanh nghiệp chi trả cho nhân viên khi họ đi công tác phục vụ công việc như chi phí di chuyển, ăn ở, và các chi phí liên quan khác.

5.2. Nếu doanh nghiệp trả công tác phí cố định theo ngày (khoán), có phải chịu thuế TNCN không?

Nếu công tác phí được trả theo hình thức khoán (tức là trả cố định theo số ngày công tác), khoản tiền này không chịu thuế TNCN nếu nó nằm trong mức khoán quy định trong quy chế nội bộ của doanh nghiệp và phù hợp với quy định hiện hành.

5.3. Nếu công tác phí vượt quá mức quy định của nhà nước hoặc doanh nghiệp, có bị tính thuế TNCN không?

Nếu công tác phí vượt quá mức quy định hợp lý của nhà nước hoặc quy chế của doanh nghiệp, phần vượt quá sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.