Thủ tục lập vi bằng chuẩn quy định mới nhất 2025

1. Thủ tục lập vi bằng mới nhất năm 2025

Việc lập vi bằng là một quy trình pháp lý chặt chẽ, đòi hỏi tuân thủ đúng trình tự được quy định tại Nghị định 135/2021/NĐ-CP và hướng dẫn của Bộ Tư pháp. Từ năm 2025, quy trình này tiếp tục được áp dụng thống nhất trên toàn quốc, gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và gửi yêu cầu lập vi bằng

Cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu lập vi bằng cần chuẩn bị đầy đủ thông tin như:

Nội dung cụ thể của hành vi, sự kiện cần ghi nhận;

Mục đích lập vi bằng (bảo toàn chứng cứ, phục vụ tố tụng, tránh tranh chấp...);

Thời gian và địa điểm dự kiến lập vi bằng;

Các tài liệu chứng minh hoặc minh họa liên quan (nếu có).

Sau khi chuẩn bị xong, người yêu cầu gửi đơn trực tiếp hoặc qua email/tổng đài đến Văn phòng Thừa phát lại để đăng ký lịch hẹn.

Bước 2: Văn phòng Thừa phát lại tiếp nhận và đánh giá yêu cầu

Sau khi tiếp nhận thông tin, Thừa phát lại sẽ:

Xác minh nội dung có thuộc thẩm quyền và phạm vi lập vi bằng theo pháp luật;

Từ chối nếu yêu cầu vi phạm quy định (ví dụ: lập vi bằng nhằm ghi nhận tranh chấp đất đai đang được giải quyết tại tòa án);

Nếu hợp lệ, văn phòng sẽ liên hệ người yêu cầu để thống nhất thời gian, địa điểm và nội dung ghi nhận cụ thể.

Việc đánh giá yêu cầu là bắt buộc để đảm bảo vi bằng không bị vô hiệu sau này.

Bước 3: Tiến hành lập vi bằng tại hiện trường

Vào thời điểm đã hẹn, Thừa phát lại và thư ký nghiệp vụ sẽ trực tiếp có mặt tại hiện trường để thực hiện các hoạt động sau:

Quan sát, ghi nhận khách quan, trung thực diễn biến sự việc;

Ghi chép chi tiết vào sổ nghiệp vụ;

Chụp ảnh, quay video, thu âm... nếu cần để tăng độ tin cậy;

Lấy lời khai hoặc ý kiến xác nhận của các bên có liên quan (nếu có).

Toàn bộ nội dung được thể hiện bằng văn bản gọi là “vi bằng”, bảo đảm không chứa nhận định pháp lý mà chỉ ghi lại sự kiện một cách trung thực.

Bước 4: Ký xác nhận và phát hành vi bằng

Sau khi hoàn tất việc ghi nhận:

Vi bằng sẽ được Thừa phát lại kiểm tra, hoàn thiện về hình thức và nội dung;

Người yêu cầu sẽ đọc, kiểm tra và ký xác nhận cùng Thừa phát lại;

Văn bản được đóng dấu của Văn phòng Thừa phát lại.

Trong vòng 03 ngày làm việc, Văn phòng có trách nhiệm đăng ký vi bằng tại Sở Tư pháp địa phương nơi có trụ sở chính. Sau khi được chấp nhận đăng ký, vi bằng mới có giá trị pháp lý và được cấp bản chính cho người yêu cầu.

2. Vi bằng là gì ?

Vi bằng là một văn bản chính thức, ghi nhận các sự kiện và hành vi có thật mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến và lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, hoặc tổ chức. Đây không chỉ đơn thuần là một bản ghi chép sự kiện mà còn được thực hiện dựa trên những quy định nghiêm ngặt của pháp luật, cụ thể là Nghị định 08/2020/NĐ-CP ban hành ngày 08/01/2020. Việc lập vi bằng giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan bằng cách cung cấp một chứng cứ có giá trị pháp lý trong các tranh chấp hoặc thủ tục pháp lý sau này. Với vai trò này, vi bằng trở thành một công cụ quan trọng trong việc ghi nhận và bảo lưu các sự kiện pháp lý một cách chính xác và đáng tin cậy.

3. Giá trị pháp lý của vi bằng

Về mặt giá trị pháp lý, vi bằng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống tư pháp nhưng không thể thay thế cho các văn bản công chứng, chứng thực, hoặc các văn bản hành chính khác. Theo quy định tại khoản 2 và 3, Điều 36 của Nghị định số 08/2020/NĐ-CP, vi bằng được xem như một nguồn chứng cứ quan trọng mà Tòa án có thể xem xét và sử dụng khi giải quyết các vụ việc dân sự và hành chính. Tuy không mang tính chất bắt buộc hoặc thay thế các văn bản chính thức khác, vi bằng vẫn là một tài liệu pháp lý đáng tin cậy, hỗ trợ trong việc xác lập sự thật khách quan của sự kiện, từ đó giúp các cơ quan pháp luật có cơ sở rõ ràng hơn trong quá trình xét xử.

Ngoài ra, vi bằng còn có thể được sử dụng làm căn cứ trong các giao dịch pháp lý giữa các cơ quan, tổ chức, và cá nhân, đảm bảo rằng các giao dịch này được thực hiện một cách hợp pháp và đúng quy định. Nhờ vào tính minh bạch và khả năng ghi nhận sự kiện một cách khách quan, vi bằng trở thành một công cụ hữu ích giúp các bên tham gia giao dịch có được sự bảo vệ pháp lý cần thiết, giảm thiểu rủi ro tranh chấp trong tương lai. Tuy nhiên, để vi bằng phát huy tối đa giá trị pháp lý của mình, cần có sự hiểu biết rõ ràng về phạm vi và giới hạn sử dụng của nó, đồng thời phải tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật hiện hành.

4. Các trường hợp thừa phát lại không được lập vi bằng

Căn cứ theo Điều 37 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP quy định 09 trường hợp Thừa phát lại không được lập vi bằng, gồm:

• Trong trường hợp liên quan đến quyền, lợi ích của bản thân và những người thân thích của mình, bao gồm: Vợ, chồng, con đẻ, con nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, bác, chú, cậu, cô, dì và anh, chị, em ruột của Thừa phát lại, của vợ hoặc chồng của Thừa phát lại; cháu ruột mà Thừa phát lại là ông, bà, bác, chú, cậu, cô, dì.
• Vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng bao gồm: Xâm phạm mục tiêu về an ninh, quốc phòng; làm lộ bí mật nhà nước, phát tán tin tức, tài liệu, vật phẩm thuộc bí mật nhà nước; vi phạm quy định ra, vào, đi lại trong khu vực cấm, khu vực bảo vệ, vành đai an toàn của công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự; vi phạm quy định về bảo vệ bí mật, bảo vệ công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự.
• Vi phạm đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật Dân sự; trái đạo đức xã hội.
• Xác nhận nội dung, việc ký tên trong hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định thuộc phạm vi hoạt động công chứng, chứng thực; xác nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt; xác nhận chữ ký, bản sao đúng với bản chính.
• Ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật.
• Ghi nhận sự kiện, hành vi để thực hiện các giao dịch trái pháp luật của người yêu cầu lập vi bằng.
• Ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân đang thi hành công vụ.
• Ghi nhận sự kiện, hành vi không do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

5. Những câu hỏi thường gặp

5.1. Vi bằng có được coi là chứng cứ duy nhất để thắng kiện không?

Không. Vi bằng chỉ là một nguồn chứng cứ, không phải là chứng cứ tuyệt đối có giá trị quyết định trong vụ án dân sự hay hành chính. Theo Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, vi bằng do Thừa phát lại lập là chứng cứ nếu:

• Được lập đúng quy trình, đúng thẩm quyền;
• Nội dung khách quan, trung thực, không vi phạm điều cấm của luật;
• Không vi phạm đạo đức xã hội, không xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của bên thứ ba.

Tòa án hoặc cơ quan giải quyết tranh chấp có thể cân nhắc giá trị của vi bằng kết hợp với các chứng cứ khác, như lời khai, hợp đồng, văn bản, kết luận giám định... Do đó, vi bằng không bảo đảm thắng kiện tuyệt đối, nhưng là công cụ quan trọng nếu được lập kịp thời, đúng nội dung và mục đích.

5.2. Có thể lập vi bằng qua Zoom, Google Meet hoặc cuộc gọi điện thoại không?

Không. Vi bằng bắt buộc phải được lập tại hiện trường có mặt trực tiếp của Thừa phát lại. Theo quy định tại Nghị định 135/2021/NĐ-CP, Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến sự kiện, hành vi và lập biên bản, hình ảnh, video tại chỗ.

Việc ghi nhận qua ứng dụng trực tuyến như Zoom, Google Meet, Zalo video call... không đủ điều kiện để lập vi bằng hợp pháp, bởi:

• Không bảo đảm tính khách quan, trung thực;
• Không chứng minh được người lập có mặt thực tế tại địa điểm ghi nhận;
• Có nguy cơ bị chỉnh sửa, cắt ghép hình ảnh, âm thanh.

Nếu muốn bảo đảm giá trị pháp lý, người dân phải mời Thừa phát lại đến hiện trường và lập vi bằng theo đúng trình tự quy định.