Thủ tục hành chính là gì? Thủ tục hành chính có bao nhiêu loại?

1. Thủ tục hành chính là gì? Có bao nhiêu loại?

Thủ tục hành chính là tập hợp các bước, quy trình được pháp luật quy định để cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân thực hiện trong việc giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến quyền, nghĩa vụ của công dân hoặc tổ chức. Đây là công cụ pháp lý quan trọng để thực thi quyền lực hành chính nhà nước, bảo đảm tính minh bạch, thống nhất, công khai và hiệu quả trong hoạt động quản lý nhà nước. Thủ tục hành chính không chỉ quy định về hồ sơ, giấy tờ cần thiết mà còn bao gồm thời gian giải quyết, cơ quan có thẩm quyền, trình tự xử lý và trách nhiệm của các bên liên quan.

• Mỗi thủ tục hành chính thường gồm các thành phần chính:
  • Tên thủ tục;
  • Căn cứ pháp lý điều chỉnh;
  • Đối tượng thực hiện;
  • Hồ sơ cần chuẩn bị;
  • Cơ quan giải quyết;
  • Thời hạn xử lý;
  • Phí, lệ phí (nếu có);
  • Kết quả trả lại cho người dân hoặc doanh nghiệp.

Về phân loại, thủ tục hành chính được chia thành nhiều loại dựa trên các tiêu chí khác nhau. Cụ thể:

• Theo lĩnh vực quản lý nhà nước

Đây là cách phân loại phổ biến nhất. Mỗi lĩnh vực đều có hệ thống thủ tục hành chính riêng, bao gồm:

• • Thủ tục về đất đai: đăng ký quyền sử dụng đất, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chuyển nhượng, tách thửa...
  • Thủ tục hộ tịch: khai sinh, kết hôn, khai tử, thay đổi thông tin cá nhân...
  • Thủ tục về doanh nghiệp: đăng ký thành lập công ty, thay đổi đăng ký kinh doanh, giải thể doanh nghiệp...
  • Thủ tục đầu tư: xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, điều chỉnh dự án đầu tư...
  • Thủ tục về y tế, giáo dục, bảo hiểm xã hội, lao động...

Mỗi lĩnh vực lại có hàng chục đến hàng trăm thủ tục cụ thể được công bố trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và cổng của các bộ, ngành, địa phương.

• Theo cấp hành chính thực hiện

Tùy theo tính chất và phạm vi giải quyết, thủ tục hành chính được phân cấp:

• • Cấp xã, phường, thị trấn: thường giải quyết các thủ tục đơn giản, gần dân như hộ tịch, chứng thực, xác nhận cư trú...
  • Cấp huyện: giải quyết các thủ tục liên quan đến cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài, chứng thực hợp đồng...
  • Cấp tỉnh/thành phố: giải quyết các thủ tục phức tạp hơn như đăng ký doanh nghiệp, cấp giấy phép đầu tư, thủ tục về môi trường...
  • Cấp trung ương (Bộ, ngành): tiếp nhận và giải quyết những thủ tục liên quan đến quản lý nhà nước quy mô toàn quốc hoặc lĩnh vực đặc biệt (xuất nhập khẩu, đăng ký tàu biển, hàng không...).
• Theo mức độ ứng dụng công nghệ thông tin

Nhằm đơn giản hóa, hiện đại hóa thủ tục hành chính, Chính phủ phân chia theo 4 mức độ dịch vụ công:

• • Mức độ 1: chỉ cung cấp thông tin thủ tục.
  • Mức độ 2: có mẫu đơn và cho phép tải về.
  • Mức độ 3: cho phép nộp hồ sơ trực tuyến (nhưng nhận kết quả trực tiếp).
  • Mức độ 4: thực hiện toàn bộ quy trình trực tuyến, bao gồm nộp hồ sơ và nhận kết quả tại nhà hoặc qua mạng.

Tóm lại, thủ tục hành chính là một phần thiết yếu trong hoạt động của nhà nước, gắn liền với đời sống người dân và doanh nghiệp. Việc hiểu rõ khái niệm và các loại thủ tục hành chính giúp người dân tiếp cận dịch vụ công thuận lợi hơn, đồng thời góp phần giám sát, nâng cao trách nhiệm của cơ quan quản lý. Với xu hướng chuyển đổi số hiện nay, ngày càng nhiều thủ tục hành chính được thực hiện trực tuyến, tiết kiệm thời gian và chi phí cho xã hội.

2. Hành chính là gì?

Hành chính được hiểu là hoạt động dưới sự lãnh đạo của Bộ máy nhà nước cao nhất là Chính phủ để tổ chức thi hành pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà nước. Thi hành pháp luật hành chính với mục đích là quản lý, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của cơ quan, đơn vị.

Thuật ngữ hành chính được hiểu là những hoạt động dưới sự lãnh đạo của Bộ máy nhà nước. Những hoạt động này nhằm mục đích để tổ chức thực thi pháp luật, bảo đảm hoạt động của các cơ quan nhà nước một cách thường xuyên và liên tục. Việc thi hành pháp luật liên quan đến hành chính giúp quản lý, bảo đảm hoạt động của cơ quan. Thuật ngữ quản lý hành chính nhà nước là hoạt động chấp hành, điều hành của cơ quan hành chính. Là các cơ quan của nhà nước, các tổ chức được ủy quyền quản lý trên cơ sở pháp luật. Sẽ thi hành luật thực hiện các chức năng tổ chức, quản lý và điều chỉnh quá trình xã hội.

Như vậy, có thể rút ra khái niệm:

Hành chính là hoạt động dưới sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là chính phủ để tổ chức thi hành pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà nước.

3. Hành chính công là gì?

Thuật ngữ “hành chính công” chủ yếu được du nhập từ các nước phát triển trên thế giới và được sử dụng khá phổ biến ở Việt Nam từ những năm cuối thế kỷ XX. Đây là một căn nguyên cơ bản dẫn đến nhiều tranh luận về ý nghĩa, cách sử dụng thuật ngữ này với thuật ngữ về “hành chính” nói chung và đặc biệt với “hành chính nhà nước” nói riêng. Ở các nước phát triển nền kinh tế thị trường, nơi mà khu vực tư giữ một vị trí quan trọng trong đời sống xã hội, và để phân biệt với “hành chính tư”, thuật ngữ “hành chính công’ thường được dùng như một khái niệm chính thức có phân biệt rõ với thuật ngữ “hành chính tư” - hoạt động chấp hành, điều hành (mang tính hành chính) của các tổ chức thuộc khu vực tư.

Trong thuật ngữ quốc tế, nền hành chính nhà nước còn được gọi là hành chính công hoặc hành chính công quyền. Các tác giả cuốn “Hành chính học đại cương” cho rằng: Hoạt động của nhà nước, của các cơ quan nhà nước, mang tính quyền lực nhà nước, sử dụng quyền lực nhà nước để quản lý công việc công của nhà nước, nhằm phục vụ lợi ích chung hay lợi ích riêng hợp pháp của công dân và giải thích: Hành chính công là một thiết chế được tạo thành bởi một hệ thống các pháp nhân gồm chính phủ, các bộ, ủy ban nhân dân, các cơ quan nhà nước, các công sở hành chính và sự nghiệp có thẩm quyền tổ chức và điều hành mọi quá trình kinh tế - xã hội và mọi hành vi của các tổ chức, các công dân bằng văn bản pháp quy dưới luật để thi hành luật.

Có thể rút ra “hành chính công” có những đặc điểm như sau:

• Đặc điểm quan trọng nhất mang tính truyền thống, nguyên tắc, phổ biến của hành chính công là bất kỳ nhiệm vụ gì mà cơ quan nhà nước làm đều nhằm phục vụ lợi ích công (lợi ích chung của toàn xã hội, của quốc gia).
• Bộ máy chính phủ là một bộ máy đặc biệt cả về phạm vi, tầm cỡ cũng như sự đa dạng của các hoạt động mà chính phủ thực hiện.
• Phạm vi hoạt động của đội ngũ cán bộ, công chức nhà nước, người được nhà nước trao quyền bị điều tiết rất chặt chẽ trong khuôn khổ của pháp luật. Mọi hoạt động mà các nhà hành chính công làm đều được pháp luật quy định và phải có trách nhiệm đối với kết quả do mình mang lại.
• Các kỹ năng trong hoạt động của chính phủ, các cấp chính quyền và các chủ thể thực hiện thường đa dạng.

4. Phân biệt hành chính công với hành chính nhà nước?

Thuật ngữ hành chính công và hành chính nhà nước là hai khái niệm vừa có sự trùng hợp và khác nhau; vừa mang tính quyền lực nhà nước, sử dụng quyền lực nhà nước để quản lý công việc công của nhà nước; tuy nhiên, ở Việt Nam, cũng cần xem xét ý nghĩa của từ “công” ở đây. Qua nghiên cứu, có thể phát hiện một số vấn đề còn khác, chưa thống nhất trong sử dụng từ này xuất phát từ cách tiếp cận ở mỗi quốc gia/chủ thể.

Sự khác nhau ở chỗ, khi nói về hành chính công, hầu hết các nhà nghiên cứu và quản lý đều đồng nhất về ý nghĩa cả hai thuật ngữ hành chính công và hành chính nhà nước là một; trong khi nhiều trường hợp, ngay cả thuật ngữ hành chính nhà nước dường như chủ yếu chỉ nói đến công việc hành chính của hệ thống các cơ quan hành pháp trong việc quản lý, thúc đẩy sự vận động, phát triển của đời sống kinh tế - xã hội (tác động ra bên ngoài). Còn khi nghiên cứu chữ “công” trong thuật ngữ hành chính công có thể rút ra “hành chính” ấy còn bao gồm cả các công việc hành chính nội bộ của hệ thống các cơ quan hành pháp, cơ quan lập pháp, tư pháp cùng các công việc hành chính của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, của các doanh nghiệp nhà nước...

Từ sự phân tích ở trên, có thể thấy rằng, thuật ngữ hành chính công có phạm vi rộng, phong phú hơn thuật ngữ hành chính nhà nước (kể cả theo nghĩa rộng hay nghĩa hẹp) và có thể được hiểu theo ba nghĩa (ba cấp độ, phạm vi):

• Theo nghĩa thứ nhất (rộng nhất):

Hành chính công là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ tổ chức, hoạt động chấp hành, điều hành phát sinh trong hệ thống chính trị (nhà nước, các cơ quan thuộc hệ thống chính trị, đơn vị sự nghiệp công); tổ chức, doanh nghiệp thuộc sở hữu nhà nước... có thẩm quyền tổ chức, quản lý và điều hành các quá trình kinh tế - xã hội; hoạt động nội bộ của cơ quan, tổ chức đó và hành vi của tổ chức, cá nhân bằng hệ thống các quy phạm, nhằm đạt mục đích chung đã được xác định.

• Theo nghĩa thứ hai (có phạm vi hẹp hơn nghĩa thứ nhất):

Hành chính công là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ hệ thống thiết chế và thể chế được tạo thành bởi các cơ quan của bộ máy nhà nước (thuộc cả ba nhánh quyền lực: lập pháp, hành pháp và tư pháp) có thẩm quyền tổ chức, quản lý, điều hành các quá trình kinh tế - xã hội, các quan hệ hành chính nội bộ của bộ máy nhà nước nhằm đạt mục đích chung đã được xác định và theo quy định của pháp luật.

• Theo nghĩa thứ ba (nghĩa hẹp, đặc trưng nhất):

Hành chính công là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ hệ thống thiết chế và thể chế được tạo thành bởi hệ thống các cơ quan thuộc bộ máy quản lý hành chính nhà nước (bộ máy thuộc nhánh quyền hành pháp), có thẩm quyền tổ chức, quản lý và điều hành các quá trình kinh tế - xã hội, cũng như quan hệ nội bộ của cơ quan hành chính nhà nước, nhằm đạt mục đích đã được xác định và theo quy định của pháp luật.

Mặc dù thuật ngữ hành chính công và hành chính nhà nước có thể được diễn đạt bằng nhiều cách khác nhau, nhưng cũng có thể rút ra điểm chung và điểm riêng nổi bật của hai thuật ngữ này với một số nét cơ bản như sau:

Về điểm chung, hành chính công hiểu theo nghĩa thứ hai và thứ ba là trùng hợp với hành chính nhà nước. Hay nói cách khác, khi nói hành chính nhà nước theo nghĩa rộng, nó đồng nghĩa với hành chính công tương ứng với nghĩa thứ hai; còn khi nói hành chính nhà nước theo nghĩa hẹp, nó đồng nghĩa với hành chính công theo nghĩa thứ ba (nghĩa hẹp và đặc trưng nhất).

Về điểm riêng, hành chính công là thuật ngữ có nghĩa và phạm vi tác động rộng hơn nếu so với hành chính nhà nước; bởi vì khi đề cập đến hành chính công, nó không chỉ dừng lại ở tổ chức hoạt động của các cơ quan thuộc bộ máy nhà nước (thuộc cả ba nhánh quyền lực: lập pháp, hành pháp và tư pháp) mà còn vươn xa hơn tới cả các tổ chức không phải nhà nước nhưng có quan hệ mật thiết với nhà nước; đặc biệt, khi tiếp cận chúng dưới giác độ nguồn tài chính của nhà nước, bảo đảm cho chúng hoạt động và do nhà nước hoặc các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị lập ra. Hoạt động của các tổ chức này cũng mang tính chấp hành, điều hành hay phương pháp mệnh lệnh trong hoạt động quản lý của chủ thể (tổ chức) đó (Ví dụ: tổ chức đảng, đoàn thanh niên... trong quản lý nhân sự, tài chính... cũng sử dụng phương pháp mệnh lệnh, chấp hành, điều hành - mặc dù ở mức độ, trạng thái khác nhau...).

Trong thời kỳ hội nhập quốc tế như ngày nay, thuật ngữ “hành chính công” cũng có vai trò, ý nghĩa trong quản lý và đặc biệt trong nghiên cứu khoa học nói chung, khoa học luật nói riêng. Thuật ngữ này giúp cho người sử dụng có thể diễn tả chính xác phạm vi/nội hàm khái niệm mà chủ thể thực hiện đang muốn nhắc đến. “Hành chính công” đặc biệt hữu ích khi muốn diễn tả hoạt động quản lý hành chính không chỉ dừng lại ở hoạt động của bộ máy nhà nước mà còn diễn tả hoạt động đó ở các cơ quan, tổ chức (chủ thể) có sử dụng nguồn ngân sách nhà nước, do các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị lập ra để cùng nhà nước thực hiện chức năng, mục đích sự nghiệp chung, phục vụ và mang lại lợi ích cho toàn xã hội và cho đất nước.

5. Công khai thủ tục hành chính được thực hiện như thế nào?

Việc công khai thủ tục hành chính là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật, nhằm đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, tạo điều kiện để người dân và doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận, giám sát và thực hiện các thủ tục hành chính một cách thuận tiện, đúng quy định. Theo quy định tại Nghị định số 63/2010/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, việc công khai thủ tục hành chính được thực hiện như sau:

• Hình thức công khai

Các cơ quan hành chính nhà nước có trách nhiệm công khai thủ tục hành chính bằng nhiều hình thức, bao gồm:

• • Niêm yết tại trụ sở cơ quan giải quyết thủ tục hành chính, thường ở bảng thông tin tại bộ phận “một cửa”.
  • Công khai trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị (ví dụ: Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp tỉnh, các bộ/ngành).
  • Công bố bằng văn bản chính thức khi có sửa đổi, thay đổi hoặc ban hành mới thủ tục hành chính (do Bộ trưởng, Chủ tịch UBND cấp tỉnh công bố).
  • Tích hợp vào phần mềm dịch vụ công trực tuyến, cho phép người dân dễ tra cứu, nộp hồ sơ và theo dõi kết quả giải quyết thủ tục.
• Nội dung phải công khai

Khi công khai thủ tục hành chính, các cơ quan có trách nhiệm thể hiện đầy đủ các nội dung sau:

• • Tên thủ tục hành chính;
  • Trình tự, cách thức thực hiện;
  • Thành phần hồ sơ, số lượng hồ sơ;
  • Thời gian giải quyết;
  • Cơ quan thực hiện và cơ quan có thẩm quyền;
  • Kết quả thực hiện;
  • Phí, lệ phí (nếu có);
  • Các mẫu đơn, mẫu tờ khai sử dụng;
  • Yêu cầu, điều kiện để thực hiện thủ tục;
  • Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính.
• Cơ quan có trách nhiệm công khai
  • Các bộ, ngành trung ương: công khai trên cổng thông tin điện tử của bộ và gửi danh sách thủ tục hành chính về Văn phòng Chính phủ để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.
  • UBND cấp tỉnh, huyện, xã: công khai trên hệ thống thông tin một cửa điện tử, Cổng Dịch vụ công của địa phương, niêm yết tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
• Cập nhật, kiểm soát và minh bạch hóa thủ tục hành chính

Hằng năm hoặc khi có sự thay đổi, cơ quan hành chính nhà nước có trách nhiệm rà soát, cập nhật và kiến nghị đơn giản hóa thủ tục hành chính, đồng thời công khai kịp thời trên hệ thống thông tin công khai. Mọi hành vi che giấu, hướng dẫn sai lệch, thu thêm giấy tờ không đúng quy định đều có thể bị xử lý theo quy định pháp luật về kiểm soát thủ tục hành chính.

Tóm lại, việc công khai thủ tục hành chính không chỉ là quy định mang tính hình thức, mà còn là nghĩa vụ pháp lý nhằm phục vụ người dân và doanh nghiệp, đảm bảo sự công bằng, minh bạch và phòng ngừa tham nhũng, nhũng nhiễu trong hoạt động hành chính nhà nước.

6. Tòa án không giải quyết những hành vi hành chính nào trong tố tụng hành chính?

Theo quy định tại Luật Tố tụng hành chính 2015, không phải mọi hành vi hành chính đều có thể bị khởi kiện ra Tòa án. Chỉ những hành vi hành chính cụ thể, có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức mới thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án hành chính. Ngược lại, Tòa án không giải quyết những hành vi hành chính sau:

• Hành vi mang tính nội bộ trong cơ quan, tổ chức nhà nước, chẳng hạn như phân công công việc, điều động công chức trong nội bộ không làm phát sinh tranh chấp bên ngoài hoặc không ảnh hưởng đến người dân, tổ chức bên ngoài.
• Hành vi không cụ thể hoặc chưa phát sinh hậu quả pháp lý, ví dụ như văn bản hướng dẫn nội bộ, chủ trương chung hoặc thông báo chưa có giá trị áp dụng cụ thể đối với một cá nhân hay tổ chức nào đó.
• Hành vi mang tính lập pháp, hành pháp, tư pháp như việc ban hành luật, nghị quyết của Quốc hội, các hoạt động tố tụng của Tòa án, hoạt động điều tra, truy tố của Viện kiểm sát, hoặc văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, bộ ngành. Những hành vi này mang tính quyền lực nhà nước ở cấp cao và không thuộc phạm vi kiểm soát của Tòa án hành chính.
• Hành vi đã được Tòa án xét xử bằng bản án hoặc quyết định có hiệu lực pháp luật, trừ khi có căn cứ kháng nghị theo thủ tục giám đốc thẩm, tái thẩm. Tòa án không xem xét lại hành vi hành chính đã có quyết định xét xử cuối cùng.
• Hành vi thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan khác theo quy định của luật chuyên ngành, như khiếu nại trong lĩnh vực thuế, hải quan, kết luận thanh tra, thi hành án dân sự… Những trường hợp này buộc phải thực hiện theo trình tự khiếu nại riêng, không thuộc diện khởi kiện hành chính ngay tại Tòa.

Như vậy, việc khởi kiện hành vi hành chính phải đáp ứng điều kiện về tính cụ thể, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người khởi kiện và không thuộc các loại hành vi bị loại trừ như trên, nhằm đảm bảo đúng thẩm quyền và hiệu quả xét xử của Tòa án hành chính.

7. Những câu hỏi thường gặp

7.1. Hành vi hành chính là gì?

Hành vi hành chính là một dạng hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, người có thẩm quyền trong cơ quan đó, thể hiện qua việc ra lệnh, yêu cầu, xử lý hoặc từ chối xử lý một công việc cụ thể, nhằm thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước đối với cá nhân, tổ chức. Đây là hành vi mang tính quyền lực nhà nước, thể hiện ý chí đơn phương của cơ quan nhà nước trong việc áp dụng pháp luật vào thực tiễn.

Ví dụ về hành vi hành chính: kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính, cưỡng chế thi hành quyết định, từ chối cấp giấy phép xây dựng, thu hồi đất, buộc tháo dỡ công trình vi phạm…

7.2. Hành vi hành chính bị kiện là gì?

Hành vi hành chính bị kiện là hành vi hành chính bị cá nhân, tổ chức cho là trái pháp luật hoặc xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp của mình và do đó, khởi kiện yêu cầu Tòa án hành chính xem xét, giải quyết theo thủ tục tố tụng hành chính.

Theo Điều 3 Luật Tố tụng hành chính 2015, hành vi hành chính có thể bị khởi kiện nếu thỏa mãn các điều kiện sau:

• Do cơ quan hành chính nhà nước hoặc người có thẩm quyền trong cơ quan đó thực hiện;
• Là hành vi cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước;
• Có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện;
• Không phải là hành vi mang tính chính trị, lập pháp hoặc tư pháp (ví dụ như ban hành văn bản quy phạm pháp luật không phải là hành vi hành chính có thể bị kiện).

Ví dụ hành vi hành chính có thể bị kiện:

• UBND xã cưỡng chế phá dỡ nhà mà không có quyết định hành chính hợp pháp;
• Cảnh sát giao thông giữ giấy phép lái xe quá thời hạn luật định;
• Cơ quan cấp phép từ chối cấp giấy phép xây dựng mà không nêu rõ lý do hoặc không đúng luật.

Tóm lại, hành vi hành chính là một trong những hình thức thể hiện quyền lực quản lý nhà nước, nhưng nếu bị sử dụng sai, vượt quá thẩm quyền hoặc trái luật, nó có thể trở thành đối tượng bị khởi kiện hành chính để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân và tổ chức.