Danh mục hồ sơ là gì? Thành phần của danh mục hồ sơ

1. Danh mục hồ sơ là gì?

Theo khoản 13 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, danh mục hồ sơ là một bảng kê chi tiết, được sắp xếp một cách có hệ thống, liệt kê tất cả các hồ sơ mà cơ quan, tổ chức dự kiến sẽ lập trong năm. Danh mục này không chỉ giúp cơ quan, tổ chức quản lý và theo dõi hồ sơ một cách chặt chẽ và khoa học, mà còn đảm bảo việc lưu trữ, truy xuất thông tin một cách hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu suất công việc và bảo đảm tính minh bạch trong quá trình hoạt động.

2. Trách nhiệm lập danh mục hồ sơ

Theo Điều 28 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, danh mục hồ sơ phải được phê duyệt bởi người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức. Danh mục này được ban hành vào đầu năm và được gửi đến các đơn vị, cá nhân liên quan để làm căn cứ trong việc lập hồ sơ. Việc này đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ dự kiến trong năm được chuẩn bị và quản lý một cách đồng bộ và hệ thống, đồng thời cung cấp một cơ sở rõ ràng cho việc tổ chức và theo dõi tài liệu trong suốt năm.

3. Thành phần của danh mục hồ sơ

Thành phần của danh mục hồ sơ theo Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP gồm các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ, trong đó:

• Đề mục trong danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức).
  • Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.
  • Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.
• Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.
  • Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
• Tiêu đề hồ sơ: Cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
• Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.

4. Quy định về lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo Điều 29 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Yêu cầu:

• Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
• Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Mở hồ sơ:

• Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
• Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã ban hành.
• Trường hợp các hồ sơ không có trong danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ:

Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

Kết thúc hồ sơ:

• Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
• Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
• Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
• Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

5. Những câu hỏi thường gặp

5.1. Văn bản hành chính có thể là bằng chứng trong tố tụng hành chính không? Nếu có, trong trường hợp nào?

Có, văn bản hành chính hoàn toàn có thể là bằng chứng trong tố tụng hành chính nếu nội dung của văn bản đó liên quan trực tiếp đến vụ việc đang được xét xử, đặc biệt là trong các vụ kiện hành vi hành chính hoặc quyết định hành chính. Ví dụ: nếu người khởi kiện cho rằng một quyết định xử phạt là trái pháp luật, thì quyết định đó – dưới dạng văn bản hành chính cá biệt – sẽ trở thành chứng cứ trọng tâm. Ngoài ra, các văn bản trả lời khiếu nại, văn bản trả lời công dân hoặc thông báo hành chính cũng có thể được sử dụng để chứng minh hành vi hành chính, căn cứ pháp lý hoặc nội dung vi phạm.

5.2. Một văn bản hành chính không có chữ ký của người có thẩm quyền nhưng được đóng dấu cơ quan, thì có được xem là hợp lệ không?

Không. Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, một văn bản hành chính chỉ được xem là hợp lệ khi đầy đủ các yếu tố về hình thức – trong đó, phải có chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan (nếu là bản giấy). Việc chỉ có dấu mà không có chữ ký sẽ không bảo đảm giá trị pháp lý, vì thiếu căn cứ để xác định trách nhiệm cá nhân. Văn bản này có thể bị xem là không có hiệu lực thi hành, thậm chí có thể dẫn đến hệ quả pháp lý nếu cá nhân, tổ chức thi hành theo văn bản không hợp lệ đó.