Trong quá trình quản lý và lưu trữ thông tin, danh mục hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và truy xuất tài liệu một cách hiệu quả. Nhưng thực chất, danh mục hồ sơ là gì và nó bao gồm những thành phần nào? Hiểu rõ về khái niệm này không chỉ giúp các tổ chức và doanh nghiệp quản lý hồ sơ một cách khoa học, mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc xử lý dữ liệu. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá sâu hơn về danh mục hồ sơ cũng như các thành phần cấu thành của nó.

Danh mục hồ sơ là gì? Thành phần của danh mục hồ sơ

1. Danh mục hồ sơ là gì?

Theo khoản 13 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, danh mục hồ sơ là một bảng kê chi tiết, được sắp xếp một cách có hệ thống, liệt kê tất cả các hồ sơ mà cơ quan, tổ chức dự kiến sẽ lập trong năm. Danh mục này không chỉ giúp cơ quan, tổ chức quản lý và theo dõi hồ sơ một cách chặt chẽ và khoa học, mà còn đảm bảo việc lưu trữ, truy xuất thông tin một cách hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu suất công việc và bảo đảm tính minh bạch trong quá trình hoạt động.

2. Trách nhiệm lập danh mục hồ sơ

Theo Điều 28 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, danh mục hồ sơ phải được phê duyệt bởi người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức. Danh mục này được ban hành vào đầu năm và được gửi đến các đơn vị, cá nhân liên quan để làm căn cứ trong việc lập hồ sơ. Việc này đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ dự kiến trong năm được chuẩn bị và quản lý một cách đồng bộ và hệ thống, đồng thời cung cấp một cơ sở rõ ràng cho việc tổ chức và theo dõi tài liệu trong suốt năm.

Danh mục hồ sơ là gì? Thành phần của danh mục hồ sơ

3. Thành phần của danh mục hồ sơ

Thành phần của danh mục hồ sơ theo Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP gồm các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ, người lập hồ sơ, trong đó:

- Đề mục trong danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức).

Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.

Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

- Tiêu đề hồ sơ: Cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

- Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.

Danh mục hồ sơ là gì? Thành phần của danh mục hồ sơ

4. Quy định về lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Việc lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo Điều 29 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Yêu cầu:

- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.

- Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Mở hồ sơ:

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.

- Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo danh mục hồ sơ đã ban hành.

- Trường hợp các hồ sơ không có trong danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ:

Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

Kết thúc hồ sơ:

- Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.

- Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

- Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

- Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.