Mẫu Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận lần đầu đầy đủ mới nhất

1. Mẫu Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận lần đầu đầy đủ mới nhất 2025

Theo Điều 28 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, đối với trường hợp đăng ký cấp Giấy chứng nhận lần đầu, người sử dụng đất cần chuẩn bị:

  • Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04/ĐK.
  • Chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc các giấy tờ liên quan tới việc được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất và tài sản gắn liền với đất.
  • Trích đo bản đồ địa chính (nếu có)
  • Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác nộp Sổ đỏ).

2. Tải mẫu 04A/ĐK đơn xin cấp sổ đỏ lần đầu kèm hướng dẫn viết chi tiết mới nhất 2025

Khi thực hiện thủ tục xin cấp sổ đỏ lần đầu, một trong những giấy tờ quan trọng bắt buộc phải nộp là Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất – theo Mẫu 04A/ĐK. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách điền mẫu đơn này sao cho đúng quy định và đầy đủ thông tin. Để giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chính xác và tiết kiệm thời gian, dưới đây là mẫu đơn 04A/ĐK mới nhất kèm hướng dẫn viết chi tiết từng mục theo quy định hiện hành năm 2025.

2.1. Tải mẫu đơn 04A/ĐK

Mẫu đơn xin cấp sổ đỏ năm 2024 là Mẫu 04a/ĐK được ban hành kèm theo Thông tư 24/2014/TT-BTNMT (được sửa đổi bởi Thông tư 33/2017/TT-BTNMT và Thông tư 14/2023/TT-BTNMT). Bạn đọc tham khảo và tải Mẫu 04a/ĐK sau đây :

2.2. Hướng dẫn viết chi tiết mẫu đơn xin cấp sổ đỏ lần đầu

Khi hoàn thiện đơn, người sử dụng đất cần lưu ý các mục như sau:

  • Cá nhân ghi họ tên, năm sinh, số giấy CMND; hộ gia đình ghi chữ “Hộ ông” (hoặc “Hộ bà”), sau đó ghi họ tên, năm sinh, số giấy chứng minh nhân dân (nếu có) của hai vợ chồng chủ hộ (người có chung quyền sử dụng đất của hộ).
  • Tổ chức ghi tên và quyết định thành lập hoặc giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư (gồm tên và số, ngày ký, cơ quan ký văn bản). Cá nhân nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài ghi họ tên, năm sinh, quốc tịch, số và ngày cấp, nơi cấp hộ chiếu. Trường hợp nhiều chủ cùng sử dụng đất, cùng sở hữu tài sản thì kê khai tên các chủ đó vào danh sách kèm theo).
  • Ghi chú (2) trong đơn: Trường hợp đăng ký nhiều thửa đất nông nghiệp mà không đề nghị cấp giấy hoặc đề nghị cấp chung một GCN nhiều thửa đất nông nghiệp thì tại dòng đầu của điểm 3 mục I chỉ ghi tổng số thửa và kê khai từng thửa vào danh sách kèm theo (Mẫu 04c/ĐK).
  • Ghi chú (3) trong đơn: Ghi cụ thể: được Nhà nước giao có thu tiền hay giao không thu tiền hay cho thuê trả tiền một lần hay thuê trả tiền hàng năm hoặc nguồn gốc khác.
  • Ghi chú (4) trong đơn: Ghi cụ thể: Nhà ở riêng lẻ, căn hộ chung cư, văn phòng, nhà xưởng, nhà kho,…

3. Chi tiết thủ tục làm sổ đỏ lần đầu mới nhất 2025

Để làm sổ đỏ lần đầu, người sử dụng đất cần chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ liên quan và thực hiện theo các bước như sau:

  • Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo Điều 28 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, đối với trường hợp đăng ký cấp Giấy chứng nhận lần đầu, người sử dụng đất cần chuẩn bị:

    • Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04/ĐK .
    • Chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc các giấy tờ liên quan tới việc được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất và tài sản gắn liền với đất.
    • Trích đo bản đồ địa chính (nếu có)
    • Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác nộp Sổ đỏ)

Ngoài những loại giấy tờ chính trên thì tùy thuộc vào nhu cầu mà người dân cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh theo từng trường hợp, cụ thể như sau:

    • Trường hợp thừa kế quyền sử dụng đất chưa được cấp Giấy chứng nhận: Giấy tờ chứng việc được nhận thừa kế quyền sử dụng đất.
    • Trường hợp là đất giao không đúng thẩm quyền: Giấy tờ về giao đất không đúng thẩm quyền hoặc chứng minh việc mua, nhận thanh lý, hóa giá, phân phối nhà ở, công trình gắn liền với đất.
    • Trường hợp có vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai: Giấy tờ liên quan đến xử phạt vi phạm hành chính.
    • Trường hợp có đăng ký quyền sử dụng đất với thửa đất liền kề: Hợp đồng/Văn bản thỏa thuận/Quyết định của Tòa án về việc xác lập quyền đối với thửa đất liền kề kèm theo sơ đồ thể hiện được vị trí, kích thức của thửa đất liền kề.
  • Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
    • Trường hợp hồ sơ thiếu: Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu hoặc giấy tờ chưa hợp lệ thì phải thông báo và hướng dẫn người nộp bổ sung hồ sơ.
    • Trường hợp hồ sơ đủ: Nếu hồ sơ đủ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ, làm Phiếu hẹn trả kết quả và chuyển hồ sơ đến UBND cấp xã.
  • Bước 3: Xác nhận hiện trạng đất

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, UBND xã thực hiện xác nhận hiện trạng của đất có hay không có nhà ở/công trình xây dựng và đất có đang bị tranh chấp hoặc dính quy hoạch hay không.

Ngoài xác nhận hiện trạng mảnh đất, UBND xã còn xác nhận các giấy tờ pháp lý liên quan tuy theo từng trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 33 Nghị định 101/2024/NĐ-CP

  • Bước 4: Đo đạc, xác minh bản trích đo địa chính
    • Trường hợp đã có bản đồ địa chính: Cung cấp trích lục bản đồ địa chính.
    • Trường hợp chưa có bản đồ địa chính: Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện trích đo địa chính thửa đất hoặc kiểm tra lại bản trích đo địa chính do người sử dụng đất nộp. Thời gian thực hiện không quá 5 ngày làm việc. Chi phí đo đạc do người sử dụng đất chi trả. Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra hồ sơ đăng ký; xác minh thực địa (nếu cần thiết) sau đó tiến hành xác nhận đủ hay không đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất vào đơn đăng ký.
  • Bước 5: Người nộp hồ sơ thực hiện nghĩa vụ tài chính

Các loại lệ phí phải nộp: Lệ phí cấp Giấy chứng nhận, tiền sử dụng đất (nếu có), lệ phí trước bạ, phí thẩm định hồ sơ (nếu có). Trường hợp được miễn, giảm một trong những khoản lệ phí trên thì cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính đó. Khi nộp tiền xong thì phải giữ hóa đơn, chứng từ để xác nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ tài chính và mang theo để xuất trình khi nhận Giấy chứng nhận.

Lưu ý, chỉ được nhận sổ đỏ khi đã nộp xong các khoản lệ phí, trừ trường hợp ghi nợ tiền sử dụng đất.

  • Bước 6: Trả kết quả và nhận lại Giấy chứng nhận

Thời gian thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất lần đầu là không quá 03 ngày làm việc.

Trong quá trình sử dụng đất và thực hiện các giao dịch nhà đất, nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm cấp Sổ đỏ lần đầu và cấp Sổ đỏ mới khi sang tên. Dù cùng là thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhưng đây là hai trường hợp hoàn toàn khác nhau về bản chất pháp lý, điều kiện thực hiện và loại hồ sơ cần chuẩn bị. Để tránh sai sót và hiểu rõ quyền lợi của mình, bạn cần nắm được sự khác biệt cơ bản giữa hai hình thức này theo quy định mới nhất. Cụ thể như sau:

Tiêu chí

Cấp Sổ đỏ lần đầu

Cấp Sổ mới khi sang tên

Trường hợp được cấp

Khi người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có đủ điều kiện và có đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

Giấy chứng nhận đã cấp không còn dòng trống để xác nhận thay đổi hoặc có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận mới

Tình trạng sổ được cấp

Chưa có Giấy chứng nhận

Đã có Giấy chứng nhận

Tiền sử dụng đất

Phải nộp trừ trường hợp được miễn hoặc không phải nộp

Không phải nộp

Hồ sơ

- Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04/ĐK.


- Chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc các giấy tờ liên quan tới việc được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất và tài sản gắn liền với đất.


- Trích đo bản đồ địa chính (nếu có)


- Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác nộp Sổ đỏ)


- Ngoài các loại giấy tờ chính trên thì tùy thuộc vào nhu cầu mà người dân cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh theo từng trường hợp.

- Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo mẫu số 11/ĐK


- Giấy chứng nhận đã cấp


- Một trong các loại giấy tờ liên quan đến nội dung biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất đối với từng trường hợp cụ thể theo quy định tại Điều 30 của Nghị định 101/2024/NĐ-CP


- Văn bản về việc đại diện theo quy định của pháp luật dân sự đối với trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất thông qua người đại diện.

Thời gian thực hiện thủ tục

Không quá 23 ngày làm việc.

Không quá 10 ngày làm việc.

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Làm sổ đỏ lần đầu có cần đo đạc lại đất không?

Có, nếu chưa có bản đồ địa chính hoặc có sự sai lệch về ranh giới, diện tích thì bắt buộc phải đo đạc lại để xác định chính xác thông tin thửa đất.

5.2. Làm sổ đỏ lần đầu có cần thông qua chính quyền địa phương không?

Có. UBND xã, phường, thị trấn nơi có đất sẽ thực hiện xác minh nguồn gốc đất, tình trạng tranh chấp, và xác nhận vào hồ sơ xin cấp sổ đỏ lần đầu.

5.3. Nộp hồ sơ xin cấp sổ đỏ ở đâu?

Nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện (nơi có đất) hoặc UBND cấp xã nếu có tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa.

5.4. Ai có quyền làm sổ đỏ lần đầu?

Người đang sử dụng đất ổn định, lâu dài, có đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hoặc được miễn giấy tờ theo quy định tại Điều 100 Luật Đất đai 2013, có thể đăng ký cấp sổ đỏ lần đầu.

5.5. Có thể ủy quyền cho người khác làm sổ đỏ không?

Có. Người sử dụng đất có thể lập giấy ủy quyền có công chứng, chứng thực để người khác thay mặt thực hiện thủ tục làm sổ đỏ.