Khi nào doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động?

1. Sổ quản lý lao động là gì?

Sổ quản lý lao động là một tài liệu quan trọng do người sử dụng lao động lập ra để ghi chép và theo dõi thông tin về người lao động trong doanh nghiệp hoặc tổ chức. Mặc dù pháp luật hiện hành không đưa ra định nghĩa cụ thể, nhưng theo quy định tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý và sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử, và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Khi nào doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm quản lý lao động như sau:

• Phải lập, cập nhật và quản lý sổ quản lý lao động, có thể dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử. Sổ này phải được xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra.

• Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải khai báo việc sử dụng lao động và báo cáo định kỳ về tình hình thay đổi lao động cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời phải thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

• Chính phủ sẽ có quy định chi tiết về nội dung này.

Cụ thể, theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

• Doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

• Sổ này cần ghi đầy đủ các thông tin cơ bản của người lao động, như: họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số CCCD/CMND/hộ chiếu, trình độ chuyên môn, kỹ năng nghề, loại hợp đồng lao động, ngày bắt đầu làm việc, tiền lương, tình trạng tham gia BHXH, số ngày nghỉ, số giờ làm thêm, quá trình học nghề, đào tạo, kỷ luật lao động, tai nạn lao động (nếu có), và ngày kết thúc hợp đồng cùng lý do.

• Người sử dụng lao động phải cập nhật những thông tin trên kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc và có trách nhiệm quản lý, lưu trữ, sử dụng sổ này đúng quy định, đồng thời xuất trình khi cơ quan chức năng yêu cầu.

Tóm lại, bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào cũng đều phải lập sổ quản lý lao động trong vòng 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động và phải đảm bảo cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin của từng người lao động ngay từ thời điểm họ bắt đầu làm việc.

Sổ quản lý lao động là một yêu cầu bắt buộc đối với người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam. Căn cứ theo Điều 12 Bộ luật Lao động năm 2019 và hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập và quản lý sổ lao động để ghi chép, lưu trữ đầy đủ thông tin về người lao động. Sổ này có thể được thực hiện dưới hình thức bản giấy hoặc bản điện tử, nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản như họ tên, giới tính, ngày sinh, số căn cước công dân hoặc hộ chiếu, trình độ chuyên môn, vị trí làm việc, tiền lương, tình trạng tham gia bảo hiểm và các thông tin liên quan khác. Việc lập sổ quản lý lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức, theo dõi tốt lực lượng lao động mà còn là căn cứ quan trọng trong việc thực hiện các nghĩa vụ pháp lý, thanh tra lao động và đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động.

4. Mức phạt không lập sổ quản lý lao động bao nhiêu tiền?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng nếu vi phạm một trong các hành vi sau:

• Có hành vi phân biệt đối xử trong lao động, trừ những trường hợp đã được quy định cụ thể tại các điều khoản liên quan trong Nghị định này;

• Tuyển dụng người lao động cho những công việc bắt buộc phải có đào tạo hoặc chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia nhưng người lao động lại chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ theo quy định;

• Không thực hiện việc báo cáo khi có thay đổi về lao động theo quy định của pháp luật;

• Không lập sổ quản lý lao động, hoặc lập nhưng không đúng thời hạn, hoặc không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

Ngoài ra, cần lưu ý rằng theo khoản 1 Điều 6 của Nghị định này, mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Nếu tổ chức vi phạm thì mức phạt sẽ gấp đôi, tức từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.

Tóm lại, nếu người sử dụng lao động không lập sổ quản lý lao động đúng quy định, cá nhân sẽ bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng, còn tổ chức sẽ bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng.

5. Sổ quản lý lao động chuẩn mẫu tiện sử dụng được quy định ra sao?

Hiện nay, pháp luật chưa đưa ra một mẫu sổ quản lý lao động cụ thể, nhưng người sử dụng lao động vẫn phải lập và quản lý sổ này theo đúng quy định. Theo tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sổ quản lý lao động cần có đầy đủ các thông tin cơ bản về người lao động, được thể hiện bằng bản giấy hoặc bản điện tử.

Cụ thể, sổ phải ghi rõ các nội dung như: họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số căn cước công dân (hoặc chứng minh nhân dân, hộ chiếu), trình độ chuyên môn kỹ thuật, kỹ năng nghề, vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, ngày bắt đầu làm việc, tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội, tiền lương, lịch sử nâng bậc lương, số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm, quá trình học nghề – đào tạo – bồi dưỡng, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, các tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp nếu có, thời điểm và lý do chấm dứt hợp đồng lao động.

6. Sổ quản lý lao động phải xuất trình khi nào?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải xuất trình sổ quản lý lao động trong hai trường hợp sau:

• Khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu.

• Khi cơ quan liên quan có yêu cầu.

Do đó, để tránh vi phạm và bị xử phạt, người sử dụng lao động cần đảm bảo sổ quản lý lao động luôn được cập nhật đầy đủ và sẵn sàng xuất trình khi có yêu cầu từ các cơ quan có thẩm quyền.

7. Câu hỏi thường gặp

7.1 Sổ quản lý lao động có thể lưu trữ dưới dạng nào?

Sổ quản lý lao động có thể được lưu trữ dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử, miễn là bảo đảm đầy đủ thông tin theo quy định.

7.2 Ai có trách nhiệm lập sổ quản lý lao động?

Người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật và quản lý sổ quản lý lao động cho tất cả nhân viên của mình, bao gồm cả lao động chính thức và tạm thời.

7.3 Lập sổ quản lý lao động có phải làm trong bao lâu?

Theo quy định, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động trong vòng 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động tại trụ sở chính hoặc chi nhánh của công ty.