Quy trình 06 bước xử lý kỷ luật người lao động mới nhất 2025

1. Kỷ luật lao động là gì?

Kỷ luật lao động là hệ thống các quy định bắt buộc mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc, nhằm đảm bảo trật tự, an toàn và hiệu quả tại nơi làm việc. Theo Điều 117 Bộ luật Lao động 2019, kỷ luật lao động bao gồm các quy định về việc tuân theo thời gian làm việc, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và được pháp luật quy định.

2. Quy trình 06 bước xử lý kỷ luật người lao động mới nhất

Theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quá trình xử lý kỷ luật lao động được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản vi phạm

Khi người sử dụng lao động phát hiện người lao động có hành vi vi phạm nội quy tại thời điểm xảy ra sự việc, họ cần lập ngay biên bản ghi nhận hành vi vi phạm đó.

Bước 2: Thông báo đến tổ chức đại diện người lao động hoặc người giám hộ

Sau khi lập biên bản, người sử dụng lao động phải thông báo cho:

• Tổ chức công đoàn tại cơ sở (nếu người lao động là thành viên);

• Người đại diện theo pháp luật (nếu người lao động dưới 15 tuổi).

Bước 3: Thu thập chứng cứ (nếu phát hiện vi phạm sau)

Nếu hành vi vi phạm không được phát hiện ngay mà chỉ biết sau này, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ chứng cứ để chứng minh lỗi của người lao động.

Trong trường hợp vi phạm có yếu tố phức tạp, và nếu để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho quá trình xác minh, doanh nghiệp có thể tạm đình chỉ công việc. Tuy nhiên, việc này chỉ được thực hiện sau khi tham khảo ý kiến tổ chức công đoàn tại nơi làm việc của người lao động.

Bước 4: Gửi thông báo họp xử lý kỷ luật

Doanh nghiệp cần tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật trong thời hạn xử lý theo quy định (Điều 123 Bộ luật Lao động). Trước ít nhất 5 ngày làm việc, phải gửi thông báo đến các bên liên quan, bao gồm:

• Nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp;

• Họ tên người bị xử lý;

• Hành vi vi phạm.

Các bên được mời tham dự phải phản hồi xác nhận tham dự. Nếu không thể đến đúng thời gian, địa điểm đã thông báo, hai bên có thể thỏa thuận để dời lịch. Trường hợp không thỏa thuận được, doanh nghiệp có quyền quyết định thời gian, địa điểm họp.

Bước 5: Tiến hành họp xử lý kỷ luật

Cuộc họp được tổ chức đúng thời gian, địa điểm đã thông báo. Nếu một số thành phần không xác nhận hoặc vắng mặt, doanh nghiệp vẫn được quyền tiến hành họp.

Biên bản cuộc họp phải được lập rõ ràng, thông qua ngay trong cuộc họp và có chữ ký của người tham dự. Nếu ai không ký thì phải ghi rõ họ tên và lý do không ký (nếu có).

Bước 6: Ra quyết định xử lý kỷ luật

Sau khi họp xong, trong thời hiệu xử lý quy định tại Điều 123, người có thẩm quyền sẽ ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi cho các bên liên quan, bao gồm tổ chức công đoàn và người đại diện nếu người lao động dưới 15 tuổi.

3. 4 hình thức xử lý kỷ luật lao động

Theo quy định tại Điều 124 của Bộ luật Lao động 2019, hiện nay có bốn hình thức xử lý kỷ luật lao động áp dụng đối với người lao động khi vi phạm nội quy, bao gồm:

• Khiển trách: Đây là hình thức kỷ luật nhẹ nhất, thường áp dụng cho những vi phạm lần đầu hoặc có mức độ nhẹ.

• Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng: Người lao động bị kéo dài thời gian nâng lương thường xuyên so với thời hạn đã thỏa thuận, nhưng không quá 6 tháng.

• Cách chức: Áp dụng đối với người lao động giữ chức vụ trong doanh nghiệp khi có hành vi vi phạm nghiêm trọng, dẫn đến việc bị bãi bỏ chức vụ.

• Sa thải: Đây là hình thức kỷ luật nghiêm khắc nhất, chấm dứt hợp đồng lao động, áp dụng trong các trường hợp vi phạm đặc biệt nghiêm trọng như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, quấy rối tình dục tại nơi làm việc, hoặc tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật.

Việc áp dụng các hình thức kỷ luật này phải tuân thủ đúng quy trình, thủ tục theo quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh các tranh chấp phát sinh.

4. Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động NLĐ, NSDLĐ cần biết

Theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, việc xử lý kỷ luật người lao động phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:

4.1. Quy trình xử lý kỷ luật phải đảm bảo minh bạch và đúng luật

• Người sử dụng lao động phải có bằng chứng rõ ràng chứng minh người lao động có hành vi vi phạm.

• Việc xử lý kỷ luật cần có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại nơi làm việc (nếu người lao động là thành viên).

• Người lao động phải được thông báo và có mặt khi xử lý kỷ luật, được quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư, tổ chức công đoàn hỗ trợ. Trường hợp người vi phạm chưa đủ 15 tuổi thì bắt buộc phải có người đại diện theo pháp luật đi cùng.

• Toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật cần được lập thành biên bản rõ ràng.

4.2. Mỗi hành vi vi phạm chỉ bị xử lý một hình thức kỷ luật

Không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho cùng một lỗi vi phạm.

4.3. Nếu người lao động vi phạm nhiều lỗi cùng lúc

Khi một người có nhiều hành vi vi phạm thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất cho hành vi vi phạm nghiêm trọng nhất.

4.4. Những trường hợp không được xử lý kỷ luật

Người lao động không bị xử lý kỷ luật trong các thời gian sau:

• Khi đang nghỉ ốm, nghỉ điều dưỡng, hoặc nghỉ có sự đồng ý của doanh nghiệp.

• Khi đang bị tạm giữ, tạm giam.

• Trong lúc chờ kết quả điều tra, xác minh từ cơ quan có thẩm quyền về các hành vi như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc, tiết lộ bí mật doanh nghiệp, gây thiệt hại nghiêm trọng cho công ty hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc.

• Phụ nữ đang mang thai, đang nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.

4.5. Không xử lý kỷ luật với người mất khả năng nhận thức

Người lao động sẽ không bị xử lý kỷ luật nếu lúc vi phạm đang mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác khiến họ không thể nhận thức hay kiểm soát hành vi của mình.

5. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là bao lâu?

Theo quy định tại Điều 123 Bộ luật Lao động 2019:

• Thời hạn xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày người lao động có hành vi vi phạm.

• Tuy nhiên, nếu vi phạm đó liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, hoặc làm lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp, thì thời hiệu xử lý sẽ kéo dài lên đến 12 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi.

Trong trường hợp người lao động thuộc các nhóm đang tạm thời không thể bị xử lý kỷ luật (quy định tại khoản 4 Điều 122), như:

• Đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng, hoặc nghỉ việc có sự đồng ý của doanh nghiệp;

• Bị tạm giữ, tạm giam;

• Đang chờ kết luận điều tra từ cơ quan có thẩm quyền (với các hành vi nghiêm trọng theo Điều 125);

• Lao động nữ đang mang thai, nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi;

Thì doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật trong thời gian đó.

Sau khi thời gian "miễn xử lý" kết thúc, nếu thời hiệu xử lý đã hết hoặc còn nhưng không đủ 60 ngày, thì doanh nghiệp có thể gia hạn thời hiệu xử lý thêm tối đa 60 ngày tính từ thời điểm kết thúc khoảng thời gian miễn xử lý nêu trên.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải ra quyết định xử lý kỷ luật trong thời hạn đã nêu trên, không được kéo dài thêm ngoài quy định.

6. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động cấm tuyệt đối

Khi doanh nghiệp xử lý kỷ luật người lao động, phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Tại Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ 4 hành vi nghiêm cấm trong quá trình xử lý kỷ luật, bao gồm:

• Không được xâm phạm đến sức khỏe, tính mạng, danh dự, uy tín hoặc nhân phẩm của người lao động. Việc kỷ luật phải tôn trọng con người, không được có hành vi lăng mạ, đánh đập hay xúc phạm.

• Không được phạt tiền để thay thế cho hình thức xử lý kỷ luật. Doanh nghiệp không được yêu cầu người lao động nộp tiền như một hình thức phạt khi họ vi phạm.

• Không được cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật. Việc trừ lương người lao động với mục đích xử phạt là hành vi bị cấm.

• Không được xử lý kỷ luật với những hành vi vi phạm mà nội quy công ty, hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động không có quy định. Nghĩa là, nếu một hành vi không được xác định rõ ràng là vi phạm trong các văn bản quy định, thì không thể dùng nó làm căn cứ để xử lý kỷ luật người lao động.

7. Câu hỏi thường gặp

7.1 Khi nào người lao động bị sa thải?

Người lao động có thể bị sa thải nếu vi phạm nghiêm trọng như:

• Trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích;

• Có hành vi xâm phạm bí mật kinh doanh, công nghệ;

• Bỏ việc không lý do từ 5 ngày làm việc trở lên trong 1 tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong 1 năm;

• Tái phạm khi đã từng bị xử lý kỷ luật trước đó.

7.2 Doanh nghiệp có được tự ý trừ lương để thay cho việc xử phạt không?

Không. Cắt lương hoặc phạt tiền thay cho hình thức kỷ luật là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm (Điều 127 Bộ luật Lao động 2019).

7.3 Có được kỷ luật người lao động vì hành vi không có trong nội quy công ty không?

Không. Người lao động chỉ bị xử lý kỷ luật nếu vi phạm những nội dung đã được quy định rõ trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật. Nếu hành vi vi phạm không được đề cập, doanh nghiệp không có cơ sở xử lý kỷ luật.