Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục đăng ký người phụ thuộc chi tiết mới nhất 2025

1. Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục đăng ký người phụ thuộc chi tiết mới nhất 2025

1.1. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đầy đủ

Đối với cá nhân nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc trực tiếp tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm:

• Bản đăng ký người phụ thuộc theo Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo hướng dẫn tại điểm g Khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

(Trường hợp người phụ thuộc do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng phải lấy xác nhận của Ủy ban nhân dân xã/phường nơi người phụ thuộc cư trú theo Mẫu số 07/XN-NPT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC)

1.2. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc chi tiết cho cá nhân

• Bước 1: Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn
• Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản cá nhân của người nộp thuế

• Bước 3: Chọn “Đăng ký thuế” => “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế”

• Bước 4: Chọn hồ sơ là “20-ĐK-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công”

• Bước 5: Điền tờ khai 20-ĐK-TCT - Tờ khai đăng ký người phụ thuộc

Sau đó chọn “Hoàn thành kê khai” => “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”

2. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh

Căn cứ vào Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 92/2015/TT-BTC thì hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh được quy định như sau:

• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc đối với con:
  • Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh là bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).
  • Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động, hồ sơ chứng minh gồm:
    • Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).
    • Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.
    • Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc học phổ thông (tính cả trong thời gian chờ kết quả thi đại học từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng, hồ sơ chứng minh gồm:
      • Bản chụp Giấy khai sinh.
      • Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.
  • Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền...
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc đối với vợ hoặc chồng:
  • Bản chụp Chứng minh nhân dân.
  • Bản chụp sổ hộ khẩu (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.
  • Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp:
  • Bản chụp Chứng minh nhân dân.
  • Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
  • Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc đối với cá nhân khác:
  • Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.
  • Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật, như:
    • Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).
    • Bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu).
    • Bản chụp đăng ký tạm trú của người phụ thuộc (nếu không cùng sổ hộ khẩu).
    • Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.
  • Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).
  • Trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc đối với cá nhân cư trú là người nước ngoài:
  • Cá nhân cư trú là người nước ngoài, nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc đối với người nộp thuế làm việc trong các tổ chức kinh tế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp có bố, mẹ, vợ (hoặc chồng), con và những người khác thuộc diện được tính là người phụ thuộc đã khai rõ trong lý lịch của người nộp thuế thì hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là:
  • Các giấy tờ như trên; hoặc
  • Chỉ cần Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị vào bên trái tờ khai.
  • Thủ trưởng đơn vị chỉ chịu trách nhiệm đối với các nội dung sau: họ tên người phụ thuộc, năm sinh và quan hệ với người nộp thuế; các nội dung khác, người nộp thuế tự khai và chịu trách nhiệm.

3. Mức giảm trừ gia cảnh năm 2025

Giảm trừ gia cảnh gồm: giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế và giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Mức giảm trừ gia cảnh được thực hiện theo quy định như sau:

• Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm);
• Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Đăng ký người phụ thuộc muộn nhất khi nào?

Thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế. Quá thời hạn này sẽ không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó. Tức là đối với trường hợp này thì hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc của năm tính thuế 2025 chậm nhất là 31/12/2025.

4.2. Nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc ở đâu?

Cá nhân có thể tự làm hồ sơ đăng ký người phụ thuộc trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý nơi mình làm việc; Hiện nay, cá nhân không thể đăng ký người phụ thuộc qua mạng.

4.3. Một người có thể đăng ký bao nhiêu người phụ thuộc?

Theo quy định của pháp luật về thuế TNCN tại Việt Nam, không có giới hạn số lượng người phụ thuộc tối đa mà một người nộp thuế có thể đăng ký để giảm trừ gia cảnh. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế.

4.4. Bố mẹ bao nhiêu tuổi thì được đăng ký người phụ thuộc?

Theo quy định thì bố, mẹ được xem là người phụ thuộc khi đáp ứng 01 trong 02 điều kiện sau:

• Đã hết tuổi lao động (cụ thể bố từ đủ 60 tuổi 9 tháng, mẹ từ đủ 56 tuổi).
• Không có khả năng lao động. Khi đó bố, mẹ sẽ được kê khai là người phụ thuộc, đủ điều kiện được giảm trừ gia cảnh vào thu nhập chịu thuế.

4.5. Người phụ thuộc có 2 mã số thuế thì phải làm sao?

Theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019 có quy định: Cá nhân được cấp 01 mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó. Do vậy, trường hợp cá nhân có 2 mã số thuế bạn cần hủy một mã số thuế cá nhân đăng ký sau và chỉ sử dụng mã số thuế được đăng ký đầu tiên để kê khai nộp thuế.

4.6. Người phụ thuộc là gì?

Người phụ thuộc là cá nhân mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng và được đăng ký để giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân. Việc đăng ký người phụ thuộc giúp giảm số thuế phải nộp, đảm bảo công bằng trong chính sách thuế.

4.7. Thu nhập tối đa của người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh là bao nhiêu?

Người phụ thuộc phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng không vượt quá 1.000.000 VNĐ. Mức thu nhập này được tính theo tổng thu nhập chịu thuế trong năm chia cho số tháng thực tế có thu nhập.

4.8. Khi nào cần đăng ký người phụ thuộc?

Người nộp thuế cần đăng ký người phụ thuộc ngay khi phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng để được tính giảm trừ từ thời điểm phù hợp. Trường hợp chưa đăng ký kịp thời, có thể bổ sung khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân, nhưng phải đảm bảo đầy đủ hồ sơ chứng minh.