Hướng dẫn 03 cách tra cứu hóa đơn điện tử thuận tiện nhanh chóng mới nhất 2025 cho người sử dụng

1. Hướng dẫn 03 cách tra cứu hóa đơn điện tử thuận tiện nhanh chóng mới nhất 2025 cho người sử dụng

Hiện nay, có thể tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế; Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn và tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice. Cụ thể như sau:

Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Đối với những người lựa chọn tra cứu hóa đơn điện tử tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế thì làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”.

Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Khi kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, bạn sẽ thấy được dòng thông tin về trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị là Đã cấp mã hóa đơn.

Trường hợp thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì khi đó hóa đơn của bạn không tồn tại. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại thông tin mà mình đã đăng xem đã đúng hay chưa và thực hiện thao tác tìm kiếm lại.

Cách 2: Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại địa chỉ này cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng nhập bằng thông tin tài khoản đã được Cơ quan Thuế cấp.

Bước 2: Chọn ô “Tra cứu” rồi click vào “Tra cứu hoá đơn”.

Bước 3: Click chọn ô “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.

Khi bạn muốn xem thông tin hóa đơn, chọn "Tìm kiếm". Tại nơi hiển thị kết quả, click vào hoá đơn muốn xem để có thể thực hiện các chức năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.

Cách 3: Tra cứu hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

Để tra cứu hóa đơn điện tử, thực hiện theo 3 cách sau đây:

• Tra cứu trực tiếp trên trang tra cứu hóa đơn điện tử https://einvoice.fast.com.vn:

Bước 1: Bạn lấy mã số tra cứu hóa đơn được gửi theo email thông báo phát hành nhận được. Tiếp theo, chọn mục “Mã nhận hóa đơn”, sao chép (Copy) “Mã số tra cứu hóa đơn” rồi dán (Paste) vào mục “Mã số”.

Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực" với chuỗi ký tự thể hiện trên màn hình.

Bước 3: Bấm "Nhận" để tra cứu.

• Tra cứu bằng tệp XML của hóa đơn gốc

Bước 1: Tải tệp XML có sẵn trong Email thông báo phát hành về máy tính. Sau đó tích chọn ô “Hóa đơn gốc (XML)” để tải lên tệp tin hóa đơn điện tử có định dạng XML được gửi theo Email thông báo phát hành nhận được.

Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực”.

Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu.

• Tra cứu trên website https://invoice.fast.com.vn/

Bước 1: Truy cập trang https://invoice.fast.com.vn/ và click chọn mục “Tra cứu”.

Bước 2: Nhập mã số hóa đơn. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn chọn ô Xem trực tiếp, Tải hóa đơn gốc (XML) hoặc tải file PDF sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử là khi nào?

Căn cứ Khoản 1, 2, 3 Điều 9 Nghị định 123/2023/NĐ-CP được sửa đổi , bổ sung bởi Điểm a Khoản 1 Điều 6 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy, nhìn chung, pháp luật quy định thời điểm phải lập hóa đơn nói chung bao gồm hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Ngoài ra, Nghị định Khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm b, c Khoản 1 Điều 6 Nghị định 70/2025 còn quy định việc lập hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp giao dịch đặc thù như sau:

3. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2023/NĐ-CP được bổ sung bởi Điểm a Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử như sau:

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

c) Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định này.

d) Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.

Như vậy, hóa đơn điện tử là tài liệu được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát hành để ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật kế toán, thuế.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1 Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa lập hóa đơn điện tử khi nào?

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

4.2 Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ lập hóa đơn điện tử khi nào?

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

4.3 Hóa đơn điện tử bao gồm mấy loại?

Hóa đơn điện tử gồm hai loại, hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

4.4 Việc lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ hàng không được thực hiện như thế nào?

Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.