Điều kiện, thủ tục thành lập văn phòng công chứng
Việc thành lập văn phòng công chứng không chỉ đòi hỏi sự am hiểu sâu rộng về pháp luật mà còn cần tuân thủ các điều kiện và thủ tục chặt chẽ theo quy định. Văn phòng công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ pháp lý liên quan đến chứng thực hợp đồng, giao dịch, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong các hoạt động dân sự và thương mại. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các điều kiện cần thiết và thủ tục để mở văn phòng công chứng, giúp các cá nhân và tổ chức có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình này.
1. Điều kiện thành lập văn phòng công chứng
1.1. Điều kiện về loại hình doanh nghiệp
Theo khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014, văn phòng công chứng được thành lập dưới loại hình công ty hợp danh. Điều này có nghĩa là văn phòng công chứng phải có ít nhất hai công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn.
1.2. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng
Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
- Tiêu chuẩn để trở thành công chứng viên được quy định tại Điều 8 Luật Công chứng 2014, bao gồm:
(1) Là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt.
(2) Có bằng cử nhân luật.
(3) Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật.
(4) Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
(5) Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
(6) Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.
1.3. Điều kiện về tên gọi của văn phòng công chứng
Theo khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng 2014, tên gọi của văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác. Tên gọi không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, đồng thời không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
1.4. Điều kiện về trụ sở của văn phòng công chứng
Theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP, trụ sở của văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
1.5. Điều kiện về con dấu của văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập, và việc quản lý, sử dụng con dấu phải tuân thủ quy định của pháp luật về con dấu.
2. Thủ tục thành lập văn phòng công chứng
2.1. Hồ sơ thành lập văn phòng công chứng
Hồ sơ bao gồm:
(1) Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng.
(2) Đề án thành lập văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
(3) Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập văn phòng công chứng.
2.2. Nơi nộp hồ sơ
Công chứng viên thành lập văn phòng công chứng nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở.
2.3. Thời hạn giải quyết
Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối, phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
2.4. Đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp nơi cấp quyết định.
- Nội dung đăng ký hoạt động bao gồm:
(1) Tên gọi của văn phòng công chứng.
(2) Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng.
(3) Địa chỉ trụ sở.
(4) Danh sách công chứng viên hợp danh.
(5) Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng (nếu có).
- Hồ sơ đăng ký hoạt động bao gồm:
(1) Đơn đăng ký hoạt động.
(2) Giấy tờ chứng minh về trụ sở phù hợp với đề án thành lập.
(3) Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng (nếu có).
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký, Sở Tư pháp sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động cho văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Văn phòng công chứng được phép hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.