Một số điều cần lưu ý khi dịch thuật công chứng
Một số điều cần lưu ý khi dịch thuật công chứng
1. Các loại giấy tờ nào cần dịch thuật công chứng?
Việc xác định chính xác loại giấy tờ cần dịch thuật công chứng phụ thuộc vào mục đích sử dụng của bạn. Tuy nhiên, dưới đây là một số loại giấy tờ thường gặp cần dịch thuật công chứng:
1.1 Giấy tờ cá nhân
- Giấy khai sinh: Dùng để xác minh thông tin cá nhân, đặc biệt khi làm thủ tục kết hôn, xin visa, hoặc các thủ tục liên quan đến quốc tịch.
- Giấy đăng ký kết hôn/Giấy chứng nhận ly hôn: Cần cho các thủ tục liên quan đến tài sản chung, quyền nuôi con, hoặc xin visa cho con cái.
- Hộ chiếu: Khi đi du lịch, làm việc hoặc định cư ở nước ngoài.
- Bằng lái xe: Nếu bạn muốn sử dụng bằng lái xe ở nước ngoài.
- Sổ hộ khẩu: Dùng để xác nhận nơi cư trú, quan hệ họ hàng.
1.2 Giấy tờ học vấn
- Bằng tốt nghiệp: Dùng để xin việc, du học, hoặc làm các thủ tục liên quan đến nâng cao trình độ.
- Bảng điểm: Cùng với bằng tốt nghiệp để chứng minh thành tích học tập.
- Giấy chứng nhận các khóa học: Dùng để bổ sung hồ sơ xin việc hoặc du học.
1.3 Giấy tờ pháp lý
- Hợp đồng: Hợp đồng mua bán nhà đất, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh doanh...
- Testament: Di chúc.
- Giấy ủy quyền: Ủy quyền cho người khác thực hiện các giao dịch pháp lý thay mình.
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: Dùng để làm các thủ tục liên quan đến tài sản, thừa kế.
1.4 Giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: Dùng để chứng minh tư cách pháp nhân của doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty: Quy định về quyền và nghĩa vụ của các thành viên trong công ty.
- Báo cáo tài chính: Dùng để làm các thủ tục liên quan đến thuế, kiểm toán.
1.5 Các loại giấy tờ khác
- Giấy tờ chứng minh thu nhập: Như sao kê tài khoản ngân hàng, xác nhận thu nhập.
- Giấy tờ chứng minh sở hữu tài sản: Như sổ đỏ, giấy đăng ký xe.
2. Khi đi dịch thuật công chứng cần chuẩn bị những gì?
Khi đi dịch thuật công chứng, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau để tiết kiệm thời gian:
- Giấy tờ tùy thân: Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân.
- Giấy tờ cần dịch: Bản chính giấy tờ bạn muốn dịch và công chứng. Hãy đảm bảo giấy tờ rõ ràng, dễ đọc để bản dịch được chính xác nhất nhé.
Lưu ý: Nếu giấy tờ của bạn gửi qua email, công ty dịch thuật chỉ có thể xác nhận bản dịch đúng với bản gốc gửi qua email. Muốn công chứng hợp pháp, bạn cần cung cấp bản gốc.
3. Các trường hợp không được công chứng:
- Thứ nhất, công chứng viên phát hiện bản chính giấy tờ được cấp sai thẩm quyền. Bản gốc không hợp lệ hoặc đã bị làm giả.
- Thứ hai, giấy tờ có dấu hiệu bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt nội dung. Hoặc bị hư hỏng, cũ nát, không còn nhìn rõ nội dung.
- Thứ ba, giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước. Hoặc bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.
4. Lưu ý khi đi dịch thuật công chứng hồ sơ tài liệu
Một số giấy tờ hồ sơ cá nhân, văn bằng, chứng chỉ trước khi dịch thuật công chứng cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Điểm khác cần lưu ý ở đây là: Những tài liệu mang yếu tố nước ngoài thì phải được hợp pháp hoá lãnh sự trước khi tiến hành dịch thuật công chứng. Ngoại trừ một số văn bản, tài liệu của những quốc gia được miễn hợp thức hoá lãnh sự theo Hiệp định tương trợ tư pháp và Hiệp định lãnh sự giữa Việt Nam và quốc gia đó.
Các loại giấy tờ, tài liệu có thể được chứng nhận hợp pháp hoá lãnh sự: Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức nêu tại điểm d khoản 4 Điều 11 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự
- Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;
- Chứng nhận y tế;
- Phiếu lý lịch tư pháp;
- Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.
5. Lựa chọn hình thức dịch thuật công chứng phù hợp nhu cầu
Dịch thuật công chứng là quá trình gồm 2 bước nối tiếp nhau:
Thứ nhất, dịch thuật. Tức là chuyển đổi nội dung văn bản từ ngôn ngữ gốc sang ngôn ngữ khách hàng cần dịch.
Thứ hai, xin dấu xác nhận của cơ quan có thẩm quyền
Có 2 hình thức chứng thực bản dịch:
Công chứng thường tại các công ty dịch thuật, văn phòng công chứng tư nhân
Công chứng tư pháp tại Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp Quận, Huyện (công chứng nhà nước)
Giá trị pháp lý của các bản dịch thuật là như nhau với 2 hình thức trên. Tuy nhiên, một số cơ quan lại yêu cầu bản dịch công chứng được chứng thực bởi Phòng Tư pháp. Tùy vào mục đích sử dụng cũng như yêu cầu của cơ quan mà quý khách dự định nộp hồ sơ vào để cân nhắc lựa chọn hình thức phù hợp, tiết kiệm chi phí và thời gian.
6. Kiểm tra các giấy tờ có đủ điều kiện công chứng hay không?
Trước khi đi dịch thuật công chứng, bạn cần xác định các tài liệu của mình có thể công chứng được không? Theo quy định của pháp luật, chỉ có các loại văn bản, giấy tờ sau được phép công chứng:
- Hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản.
- Bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
Xem thêm các bài viết liên quan: