Cách ký tên, đóng dấu khi soạn thảo văn bản hành chính

1. Quy định chung về ký tên và đóng dấu

Việc ký tên và đóng dấu trên văn bản hành chính được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

- Người ký: Chỉ những người có thẩm quyền theo quy định mới được ký tên trên văn bản.

- Chữ ký: Chữ ký phải rõ ràng, dễ đọc và trùng khớp với chữ ký trên mẫu dấu.

- Dấu:

+ Dấu chữ ký: Dùng để đóng lên chữ ký của người ký.

+ Dấu treo: Dùng để đóng vào góc trái phía trên văn bản.

+ Dấu giáp lai: Dùng để đóng vào giữa mép phải của văn bản.

- Mực dấu: Sử dụng mực đỏ để đóng dấu.

- Vị trí đóng dấu: Tùy thuộc vào loại dấu và quy định của từng cơ quan, đơn vị.

2. Quy trình ký tên và đóng dấu

- Soạn thảo văn bản: Hoàn thiện nội dung văn bản theo đúng quy định.

- Ký tên: Người có thẩm quyền ký tên vào đúng vị trí quy định.

- Đóng dấu: Đóng dấu lên chữ ký hoặc vị trí quy định trên văn bản.

3. Quy định cụ thể về cách ký tên

- Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

+ Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Quy định cụ thể về đóng dấu

4.1 Dấu chữ ký

- Đóng dấu sau khi có chữ ký.

- Dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

4.2 Dấu treo

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Đóng vào góc trái phía trên văn bản.

- Dấu phải rõ ràng, không bị lệch.

4.3 Dấu giáp lai

- Đóng vào giữa mép phải của văn bản, hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;

- Mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ.

5. Lưu ý khi ký tên và đóng dấu

- Đọc kỹ văn bản trước khi ký: Đảm bảo nội dung văn bản chính xác, không có sai sót.

- Sử dụng dấu đúng quy định: Đảm bảo dấu rõ nét, không bị mờ, nhòe.

- Bảo quản dấu cẩn thận: Tránh làm mất hoặc hư hỏng dấu.

- Thực hiện đúng quy trình: Tuân thủ quy trình ký tên, đóng dấu theo quy định của cơ quan, đơn vị.

Xem thêm các bài viết liên quan:

Dấu treo là gì? Cách đóng dấu treo đúng quy định

Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản hành chính theo quy định của pháp luật

Hướng dẫn chi tiết cách trình bày thể thức văn bản hành chính