Tìm kiếm
Chương 4 Nghị định 58/2008/NĐ-CP: Đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế đối với gói thầu dịch vụ tư vấn
| Số hiệu: | 58/2008/NĐ-CP | Loại văn bản: | Nghị định |
| Nơi ban hành: | Chính phủ | Người ký: | Nguyễn Tấn Dũng |
| Ngày ban hành: | 05/05/2008 | Ngày hiệu lực: | 29/05/2008 |
| Ngày công báo: | 14/05/2008 | Số công báo: | Từ số 267 đến số 268 |
| Lĩnh vực: | Bất động sản, Xây dựng - Đô thị | Tình trạng: |
Hết hiệu lực
01/12/2009 |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Văn bản tiếng việt
Nghị định 58/2008/NĐ-CP (Bản Word)
Văn bản tiếng anh
1. Lựa chọn danh sách nhà thầu để mời tham gia đấu thầu
Tùy theo tính chất và điều kiện cụ thể của từng gói thầu, khi thực hiện đấu thầu rộng rãi, chủ đầu tư có thể thông báo mời thầu ngay theo quy định tại khoản 4 Điều này hoặc áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách nhà thầu tư vấn để mời tham gia đấu thầu song phải được người quyết định đầu tư phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu. Thủ tục lựa chọn danh sách nhà thầu tư vấn để mời tham gia đấu thầu được thực hiện bao gồm:
a) Đối với đấu thầu rộng rãi:
- Chủ đầu tư phê duyệt hồ sơ mời quan tâm bao gồm các nội dung yêu cầu về năng lực chuyên môn và số lượng chuyên gia; yêu cầu về kinh nghiệm;
- Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ quan tâm được xây dựng theo tiêu chí “đạt”, “không đạt” và cần được nêu trong hồ sơ mời quan tâm, bao gồm tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn và số lượng chuyên gia; tiêu chuẩn về kinh nghiệm;
- Thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm phải được đăng tải trên Báo Đấu thầu 3 kỳ liên tiếp và trên trang thông tin điện tử về đấu thầu; đối với đấu thầu quốc tế thì còn phải đăng tải đồng thời trên một tờ báo tiếng Anh được phát hành rộng rãi. Ngoài việc đăng tải theo quy định trên có thể đăng tải đồng thời trên các phương tiện thông tin đại chúng khác;
- Kể từ ngày đăng tải đầu tiên thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm, bên mời thầu phát hành miễn phí hồ sơ mời quan tâm cho các nhà thầu có nhu cầu tham gia đến trước thời điểm hết hạn nộp hồ sơ quan tâm;
- Thời gian để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ quan tâm tối thiểu là 15 ngày đối với đấu thầu trong nước và 20 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày đầu tiên phát hành hồ sơ mời quan tâm;
- Bên mời thầu đánh giá hồ sơ quan tâm do nhà thầu nộp theo tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn và trình chủ đầu tư phê duyệt danh sách nhà thầu mời tham gia đấu thầu.
b) Đối với đấu thầu hạn chế:
Bên mời thầu lựa chọn tối thiểu 5 nhà thầu được coi là đủ năng lực, kinh nghiệm (theo quy định tại Điều 19 của Luật Đấu thầu) và có nhu cầu tham gia đấu thầu trình chủ đầu tư phê duyệt danh sách các nhà thầu này để mời tham gia đấu thầu. Trường hợp thực tế không có đủ số lượng tối thiểu 5 nhà thầu thì chủ đầu tư báo cáo người quyết định đầu tư hoặc người được ủy quyền xem xét, quyết định theo hướng hoặc là mời ngay danh sách các nhà thầu thực tế hiện có hoặc là gia hạn thời gian để tìm kiếm thêm nhà thầu. Trong trường hợp đã gia hạn nhưng không tìm kiếm thêm được nhà thầu thì mời các nhà thầu thực tế hiện có.
2. Lập hồ sơ mời thầu
a) Căn cứ lập hồ sơ mời thầu:
- Quyết định đầu tư và các tài liệu để ra quyết định đầu tư; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư;
- Kế hoạch đấu thầu được duyệt;
- Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật liên quan; điều ước quốc tế hoặc văn bản thỏa thuận quốc tế (nếu có) đối với các dự án sử dụng vốn ODA;
- Các chính sách của Nhà nước về thuế, tiền lương, ưu đãi trong đấu thầu quốc tế hoặc các quy định khác liên quan.
Trường hợp gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định đầu tư thì tổ chức được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án căn cứ các văn bản liên quan để lập hồ sơ mời thầu trình người đứng đầu cơ quan chuẩn bị dự án phê duyệt.
b) Nội dung hồ sơ mời thầu:
Hồ sơ mời thầu phải bao gồm các nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều 32 của Luật Đấu thầu và mẫu hồ sơ mời thầu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành; trong đó phải bao gồm các yêu cầu quan trọng (điều kiện tiên quyết) làm căn cứ để loại bỏ hồ sơ dự thầu, cụ thể như sau:
- Nhà thầu không có tên trong danh sách mua hồ sơ mời thầu hoặc không đáp ứng quy định tại khoản 2 Điều 17 Nghị định này;
- Nhà thầu không bảo đảm tư cách hợp lệ theo quy định tại Điều 7, Điều 8 của Luật Đấu thầu;
- Nhà thầu không bảo đảm điều kiện năng lực theo quy định của Luật Xây dựng;
- Không có bản gốc hồ sơ dự thầu;
- Đơn dự thầu không hợp lệ;
- Hiệu lực của hồ sơ dự thầu không bảo đảm yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu;
- Nhà thầu có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu chính (nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh);
- Nhà thầu vi phạm một trong các hành vi bị cấm trong đấu thầu theo quy định tại Điều 12 của Luật Đấu thầu;
- Các yêu cầu quan trọng khác có tính đặc thù của gói thầu.
Nhà thầu vi phạm chỉ một trong số các điều kiện tiên quyết quy định trong hồ sơ mời thầu sẽ bị loại và hồ sơ dự thầu không được xem xét tiếp.
3. Phê duyệt hồ sơ mời thầu
Người quyết định đầu tư phê duyệt hoặc ủy quyền cho chủ đầu tư phê duyệt hồ sơ mời thầu theo quy định tại Điều 60 của Luật Đấu thầu trên cơ sở báo cáo thẩm định của cơ quan, tổ chức thẩm định.
a) Thông báo mời thầu:
Trường hợp không áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách nhà thầu tư vấn để mời tham gia đấu thầu, chủ đầu tư thông báo mời thầu (theo Mẫu hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư) trên Báo Đấu thầu 3 kỳ liên tiếp và trên trang thông tin điện tử về đấu thầu; đối với đấu thầu quốc tế thì còn phải đăng tải đồng thời trên một tờ báo tiếng Anh được phát hành rộng rãi. Ngoài việc đăng tải theo quy định trên có thể đăng tải đồng thời trên các phương tiện thông tin đại chúng khác.
b) Gửi thư mời thầu:
Bên mời thầu gửi thư mời thầu tới các nhà thầu trong danh sách mời tham gia đấu thầu theo quy định tại khoản 1 Điều này. Nội dung thư mời thầu lập theo mẫu nêu tại Phụ lục I kèm theo Nghị định này. Thời gian từ khi gửi thư mời thầu đến khi phát hành hồ sơ mời thầu tối thiểu là 5 ngày đối với đấu thầu trong nước, 7 ngày đối với đấu thầu quốc tế.
1. Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn, kể cả dịch vụ tư vấn xây dựng theo quy định của Luật Xây dựng, không yêu cầu kỹ thuật cao:
a) Tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật: sử dụng thang điểm (100, 1.000,…) để xây dựng tiêu chuẩn đánh giá, bao gồm các nội dung sau đây:
- Kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu. Tỷ lệ điểm đối với nội dung này quy định từ 10% - 20% tổng số điểm;
- Giải pháp và phương pháp luận đối với yêu cầu của gói thầu. Tỷ lệ điểm đối với nội dung này quy định từ 30% - 40% tổng số điểm;
- Nhân sự của nhà thầu để thực hiện gói thầu. Tỷ lệ điểm đối với nội dung này quy định từ 50% - 60% tổng số điểm.
Cần phải xác định mức điểm yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật song không được quy định thấp hơn 70% tổng số điểm. Hồ sơ dự thầu có điểm về mặt kỹ thuật không thấp hơn mức điểm yêu cầu tối thiểu thì được coi là đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật.
b) Tiêu chuẩn đánh giá về mặt tài chính:
Sử dụng thang điểm (100, 1.000,…) thống nhất với thang điểm về mặt kỹ thuật. Điểm tài chính đối với từng hồ sơ dự thầu được xác định như sau:
|
Điểmtài chính (của hồ sơ dự thầu đang xét) |
= |
[ |
P thấp nhất x (100, 1.000,…) |
] |
|
P đang xét |
Trong đó:
- P thấp nhất: giá dự thầu thấp nhất sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch trong số các nhà thầu đã vượt qua đánh giá về mặt kỹ thuật;
- P đang xét: giá dự thầu sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch của hồ sơ dự thầu đang xét.
c) Tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp:
- Tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp được xây dựng trên cơ sở tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật và về mặt tài chính, trong đó tỷ trọng điểm về mặt kỹ thuật không được quy định thấp hơn 70% tổng số điểm và tỷ trọng điểm về mặt tài chính không được quy định cao hơn 30% tổng số điểm;
- Điểm tổng hợp đối với một hồ sơ dự thầu được xác định theo công thức sau:
Điểm tổng hợp = Đkỹ thuật x (K%) + Đtài chính x (G%)
Trong đó:
+ K%: tỷ trọng điểm về mặt kỹ thuật (quy định trong thang điểm tổng hợp);
+ G%: tỷ trọng điểm về mặt tài chính (quy định trong thang điểm tổng hợp);
+ Đkỹ thuật: là số điểm của hồ sơ dự thầu được xác định tại bước đánh giá về mặt kỹ thuật theo quy định tại điểm a khoản này;
+ Đtài chính: là số điểm của hồ sơ dự thầu được xác định tại bước đánh giá về mặt tài chính theo quy định tại điểm b khoản này;
2. Đối với gói thầu dịch vụ tư vấn, kể cả dịch vụ tư vấn xây dựng theo quy định của Luật Xây dựng, có yêu cầu kỹ thuật cao:
Tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật được xây dựng theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, trong đó mức điểm yêu cầu tối thiểu về mặt kỹ thuật không được quy định thấp hơn 80% tổng số điểm về mặt kỹ thuật.
1. Phát hành hồ sơ mời thầu
a) Bên mời thầu bán hồ sơ mời thầu tới trước thời điểm đóng thầu cho các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi (trường hợp không áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách nhà thầu mời tham gia đấu thầu), cho các nhà thầu trong danh sách mời tham gia đấu thầu (trường hợp áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách nhà thầu mời tham gia đấu thầu đối với đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế) với giá bán được quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định này. Đối với nhà thầu liên danh thì chỉ cần một thành viên trong liên danh mua hồ sơ mời thầu;
b) Việc sửa đổi và làm rõ hồ sơ mời thầu được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 33 và Điều 34 của Luật Đấu thầu.
2. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Trường hợp nhà thầu cần thay đổi tư cách (tên) tham gia đấu thầu so với khi mua hồ sơ mời thầu thì phải thông báo bằng văn bản tới bên mời thầu. Bên mời thầu xem xét đối với các trường hợp như sau:
- Đối với đấu thầu rộng rãi, chấp nhận sự thay đổi tư cách khi nhận được văn bản thông báo của nhà thầu trước thời điểm đóng thầu;
- Đối với đấu thầu hạn chế, qua bước lựa chọn danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu thì tùy từng trường hợp cụ thể mà bên mời thầu xem xét và báo cáo chủ đầu tư quyết định việc chấp nhận hay không chấp nhận thay đổi tư cách của nhà thầu trước thời điểm đóng thầu nhưng phải bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch trong đấu thầu.
3. Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu
Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”. Hồ sơ dự thầu được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu đều được coi là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu theo nguyên trạng. Bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều được coi là không hợp lệ.
4. Sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu
Khi muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị và bên mời thầu chỉ chấp thuận nếu nhận được văn bản đề nghị của nhà thầu trước thời điểm đóng thầu; văn bản đề nghị rút hồ sơ dự thầu phải được gửi riêng biệt với hồ sơ dự thầu.
5. Mở hồ sơ đề xuất kỹ thuật
a) Việc mở thầu phải được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu theo thời gian và địa điểm quy định trong hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của những người có mặt và không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu được mời. Bên mời thầu có thể mời đại diện các cơ quan liên quan đến tham dự lễ mở thầu;
b) Bên mời thầu tiến hành mở hồ sơ đề xuất kỹ thuật của từng nhà thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu và theo trình tự sau đây:
- Kiểm tra niêm phong;
- Mở hồ sơ, đọc và ghi vào biên bản các thông tin chủ yếu sau đây:
+ Tên nhà thầu;
+ Số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ;
+ Thời gian có hiệu lực của hồ sơ;
+ Văn bản đề nghị sửa đổi hồ sơ (nếu có);
+ Các thông tin khác liên quan.
Biên bản mở thầu cần được đại diện các nhà thầu, đại diện bên mời thầu, đại diện các cơ quan liên quan tham dự ký xác nhận.
Sau khi mở thầu, bên mời thầu phải ký xác nhận vào từng trang bản gốc hồ sơ đề xuất kỹ thuật của từng hồ sơ dự thầu và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”. Việc đánh giá hồ sơ đề xuất kỹ thuật được tiến hành theo bản chụp. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và phù hợp giữa bản chụp và bản gốc cũng như về niêm phong của hồ sơ dự thầu.
Việc đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn, kể cả dịch vụ tư vấn xây dựng theo quy định của Luật Xây dựng, căn cứ theo tiêu chuẩn đánh giá và các yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu, theo nguyên tắc đánh giá được quy định tại Điều 28 của Luật Đấu thầu và trình tự đánh giá được quy định tại Điều 35 của Luật Đấu thầu, cụ thể như sau:
1. Đánh giá sơ bộ
a) Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất kỹ thuật theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu:
- Tính hợp lệ của đơn dự thầu. Đơn dự thầu phải được điền đầy đủ và có chữ ký của người đại diện hợp pháp của nhà thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký hoặc thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo quy định trong văn bản thỏa thuận liên danh;
- Tính hợp lệ của thỏa thuận liên danh. Trong thỏa thuận liên danh phải phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn, khối lượng công việc phải thực hiện và giá trị tương ứng của từng thành viên trong liên danh, kể cả người đứng đầu liên danh và trách nhiệm của người đứng đầu liên danh, chữ ký của các thành viên, con dấu (nếu có);
- Có một trong các loại giấy tờ hợp lệ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư, Quyết định thành lập; Giấy đăng ký hoạt động hợp pháp; chứng chỉ chuyên môn phù hợp;
- Số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ đề xuất kỹ thuật;
- Các phụ lục, tài liệu kèm theo hồ sơ dự thầu.
b) Loại bỏ hồ sơ dự thầu không đáp ứng yêu cầu quan trọng (điều kiện tiên quyết) nêu trong hồ sơ mời thầu theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 15 Nghị định này.
2. Đánh giá chi tiết
a) Đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn, kể cả dịch vụ tư vấn xây dựng theo quy định của Luật Xây dựng, không yêu cầu kỹ thuật cao:
- Đánh giá về mặt kỹ thuật:
Đánh giá theo tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật được quy định trong hồ sơ mời thầu. Chủ đầu tư phê duyệt danh sách các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật để thực hiện đánh giá về mặt tài chính.
- Đánh giá về mặt tài chính:
Mở công khai hồ sơ đề xuất tài chính của các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật theo trình tự quy định tại điểm b khoản 5 Điều 17 Nghị định này. Biên bản mở hồ sơ đề xuất tài chính bao gồm các thông tin chủ yếu sau đây:
+ Tên nhà thầu;
+ Số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ;
+ Giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu;
+ Điểm kỹ thuật của các hồ sơ dự thầu đã đạt mức yêu cầu tối thiểu trở lên;
+ Các thông tin khác liên quan.
Sau khi mở thầu, bên mời thầu phải ký xác nhận vào từng trang bản gốc hồ sơ đề xuất tài chính của từng hồ sơ dự thầu và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”. Việc đánh giá về mặt tài chính được tiến hành theo bản chụp, nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và phù hợp giữa bản gốc và bản chụp cũng như về niêm phong hồ sơ đề xuất tài chính. Việc đánh giá về mặt tài chính căn cứ theo tiêu chuẩn đánh giá về mặt tài chính nêu trong hồ sơ mời thầu.
- Đánh giá tổng hợp:
Đánh giá tổng hợp về mặt kỹ thuật và về mặt tài chính theo tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp quy định trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu có điểm tổng hợp cao nhất được bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt xếp thứ nhất và được mời vào đàm phán hợp đồng theo quy định tại Điều 19 Nghị định này.
b) Đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn, kể cả dịch vụ tư vấn xây dựng theo quy định của Luật Xây dựng, có yêu cầu kỹ thuật cao:
Đánh giá hồ sơ đề xuất kỹ thuật theo tiêu chuẩn đánh giá được nêu trong hồ sơ mời thầu quy định tại điểm a khoản 2 Điều này. Hồ sơ dự thầu đạt số điểm về mặt kỹ thuật không thấp hơn mức điểm yêu cầu tối thiểu được coi là đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật và được bên mời thầu xếp hạng để trình chủ đầu tư phê duyệt. Nhà thầu xếp thứ nhất sẽ được mời đến để mở hồ sơ đề xuất tài chính và đàm phán hợp đồng theo quy định tại Điều 19 Nghị định này.
1. Trên cơ sở quyết định của chủ đầu tư, bên mời thầu mời nhà thầu xếp thứ nhất đến đàm phán hợp đồng.
2. Nội dung đàm phán hợp đồng
a) Nhiệm vụ và phạm vi công việc chi tiết của nhà thầu tư vấn cần thực hiện;
b) Chuyển giao công nghệ và đào tạo;
c) Kế hoạch công tác và bố trí nhân sự;
d) Tiến độ;
đ) Giải quyết thay đổi nhân sự (nếu có);
e) Bố trí điều kiện làm việc;
g) Chi phí dịch vụ tư vấn;
h) Các nội dung khác (nếu cần thiết).
Trường hợp đàm phán hợp đồng không thành, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư để xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào đàm phán.
1. Trình duyệt, thẩm định kết quả đấu thầu gói thầu dịch vụ tư vấn thực hiện theo quy định tại Điều 37, Điều 39 của Luật Đấu thầu và Điều 71, Điều 72 Nghị định này.
2. Việc phê duyệt kết quả đấu thầu thực hiện theo quy định tại Điều 40 của Luật Đấu thầu.
3. Thông báo kết quả đấu thầu thực hiện theo quy định tại Điều 41 của Luật Đấu thầu, cụ thể là ngay sau khi nhận được quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, bên mời thầu phải gửi văn bản thông báo kết quả đấu thầu tới các nhà thầu tham dự thầu, riêng đối với nhà thầu trúng thầu còn phải gửi kế hoạch thương thảo, hoàn thiện hợp đồng.
1. Việc thương thảo, hoàn thiện hợp đồng và ký kết hợp đồng thực hiện theo quy định tại Điều 42 và Chương III của Luật Đấu thầu, Mục 2 Chương VI của Luật Xây dựng.
2. Trường hợp thương thảo, hoàn thiện hợp đồng không thành thì chủ đầu tư báo cáo người quyết định đầu tư hủy quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu trước đó và xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào đàm phán hợp đồng theo quy định tại Điều 19 Nghị định này, trong trường hợp đó phải yêu cầu nhà thầu gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu nếu cần thiết. Các bước công việc tiếp theo thực hiện theo quy định tại Điều 20 và Điều 21 Nghị định này.
Tùy theo tính chất, nội dung và phạm vi công việc tư vấn, chủ đầu tư xét thấy cá nhân chuyên gia tư vấn có thể đảm nhiệm được công việc một cách độc lập mà không cần phải nhiều chuyên gia hoặc sự hỗ trợ chuyên môn từ cá nhân hay tổ chức khác hoặc việc sử dụng tư vấn cá nhân là có lợi thì chủ đầu tư báo cáo người quyết định đầu tư phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu. Việc lựa chọn tư vấn cá nhân được thực hiện theo quy trình sau đây:
1. Bên mời thầu xác định điều khoản tham chiếu và chuẩn bị dự thảo hợp đồng đối với vị trí tư vấn cần tuyển chọn để trình chủ đầu tư xem xét, phê duyệt. Nội dung điều khoản tham chiếu bao gồm:
a) Mô tả tóm tắt về dự án và công việc;
b) Yêu cầu về phạm vi, khối lượng, chất lượng và thời gian thực hiện công việc;
c) Yêu cầu về năng lực, trình độ của tư vấn;
d) Các điều kiện và địa điểm thực hiện công việc; các nội dung cần thiết khác (nếu có).
2. Bên mời thầu lựa chọn tối thiểu 3 hồ sơ lý lịch khoa học của 3 chuyên gia tư vấn phù hợp với yêu cầu nêu trong điều khoản tham chiếu, trình chủ đầu tư xem xét, phê duyệt; trường hợp thực tế có ít hơn 3 chuyên gia tư vấn thì báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định.
3. Bên mời thầu đánh giá sự đáp ứng của chuyên gia tư vấn theo hồ sơ lý lịch khoa học trên cơ sở điều khoản tham chiếu để lựa chọn chuyên gia đáp ứng yêu cầu trình chủ đầu tư xem xét, quyết định.
4. Trên cơ sở dự thảo hợp đồng, điều khoản tham chiếu và thông tin khác liên quan, bên mời thầu tiến hành đàm phán với chuyên gia tư vấn được đề nghị lực chọn.
5. Căn cứ báo cáo của bên mời thầu, chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn và ký kết hợp đồng với chuyên gia tư vấn được lựa chọn.
OPEN TENDERING AND LIMITED TENDERING APPLICABLE TO TENDER PACKAGES FOR CONSULTANCY SERVICES
Section 1. PROVISIONS APPLICABLE TO TENDERERS WHICH ARE ORGANIZATIONS
Article 15. Preparation for tendering
1. Selection of the list of tenderers to invite to participate in tendering
Depending on the nature and specific conditions of each tender package, an investor conducting open tendering may immediately put out his notice inviting submission of tenders as stipulated in Clause 4 of this article or apply the procedures for selection of a list of consultants to invite to participate in the tendering, but the person making the investment decision must approve such items in the tendering plan. The procedures for selecting a list of consultants to invite to participate in tendering shall be conducted as follows:
(a) Applicable to open tendering
- The investor shall approve the request for expressions of interest with the following contents, namely requirements on capability and number of experts; requirements on financial capability, and requirements on experience.
- The criteria for assessment of expressions of interest shall be formulated on the basis of the criterion of pass or fail which must be set out in the request for expressions of interest, and shall include criteria applicable to the requirements on expertise and number of experts, and criteria on experience.
- A notice inviting expressions of interest must be published in three (3) consecutive editions of the Tendering Newsletter and on the tendering website; in the case of international tendering, the notice must also be published in an English newspaper which is widely circulated. After the afore-mentioned publications have been completed, a notice may also be published on other mass media.
- The request for expressions of interest shall be provided free of charge by the party calling for tenders to tenderers wishing to participate, from the date of first publication of the request for expressions of interest until the day before expiry of the deadline for submitting expressions of interest.
- The minimum time-limit for tenderers to prepare expressions of interest shall be fifteen (15) days in the case of domestic tendering and twenty (20) days in the case of international tendering, from the date of the first publication of the notice inviting expressions of interest.
- The party calling for tenders shall evaluate expressions of interest on the basis of the assessment criteria and submit a list of tenderers to be invited to participate in the tendering to the investor for approval.
(b) Applicable to limited tendering
The party calling for tenders shall select a minimum of 5 tenderers deemed to have sufficient capability and experience (in accordance with article 19 of the Law on Tendering) and who wish to participate in the tendering, and submit such list to the investor for his approval before inviting the tenderers to participate. If in fact there are less than 5 tenderers, then the investor shall report to the person making the investment decision or to the person delegated with authority to make the investment decision to decide to either immediately invite the tenderers who are in fact on the list, or to extend the time in order to seek other interested tenderers. If the time is extended but it is still impossible to find other interested tenderers, then the investor shall invite the present tenderers to participate in the tendering.
2. Preparation of tender invitation documents
(a) Bases for formulation of tender invitation documents
- The investment decision and the documents which served as the bases for the investment decision; the business registration certificate, and the investment certificate.
- The approved tendering plan.
- Provisions of the law on tendering and other relevant laws; international treaties or international agreements (if any) in the case of ODA financed projects.
- State policies on tax, wages, and preferences in international tendering or other relevant provisions.
If a tender package requires to be implemented before there is an investment decision, then the organization assigned the task of project preparation shall rely on the relevant documents in order to prepare the tender invitation documents and submit them to the head of the organization preparing the project for his approval.
(b) Contents of tender invitation documents
The tender invitation documents shall contain the items stipulated in article 32.2 of the Law on Tendering and shall be on the standard form issued by the Ministry of Planning and Investment, and must include the important requirements (pre- requisites) in order to eliminate tenders, specifically as follows:
- Any tenderer whose name is not on the list of tenderers who purchased tender invitation documents or who does not satisfy the conditions stipulated in article 17.2 of this Decree.
- Any tenderer who does not satisfy the conditions on eligibility stipulated in articles 7 and 8 of the Law on Tendering.
- Any tenderer who does not satisfy the conditions on capability stipulated in the Law on Construction.
- Any tenderer who does not provide original documents in its tender.
- Any tender submitted on an invalid tender form.
- Any tender in which the period of validity of the tender does not satisfy the requirements stipulated in the tender invitation documents.
- Any tenderer whose name appears in two or more tenders as the principal contractor (either as an independent contractor or as a member of a joint venture).
- Any tenderer who conducts a prohibited act as stipulated in article 12 of the Law on Tendering.
- Other important requirements particular to the tender package.
Any tenderer who breaches one of the pre-requisites set out in the tender invitation documents shall be eliminated and its tender shall not be considered further.
3. Approval of tender invitation documents
The person authorized to make the investment decision shall approve or authorize the investor to approve the tender invitation documents in accordance with article 60 of the Law on Tendering on the basis of the evaluation report from the evaluating body or organization.
4. Invitation to submit tenders
(a) Notice inviting submission of tenders
If the procedures for selecting a list of consultants to invite to participate in tendering are not applied, then the investor shall issue a notice inviting submission of tenders in the standard form issued by the Ministry of Planning and Investment and publish it in three (3) consecutive editions of the Tendering Newsletter and on the tendering website; in the case of international tendering, the notice must also be published in an English newspaper which is widely circulated.
In addition to the afore-mentioned publications, the notice may also be published on other mass media.
(b) Sending a letter inviting tenders
The party calling for tenders shall send a letter inviting submission of tenders to all tenderers on the list of tenderers invited to participate in the tendering as stipulated in clause 1 above.
The contents of the letter inviting submission of tenders shall be in accordance with the standard form set out in Appendix I issued with this Decree. The time- limit from the date of sending the letter inviting submission of tenders until the date of issuance of the tender invitation documents shall be a minimum of five (5) days in the case of domestic tendering and seven (7) days in the case of international tendering.
Article 16. Criteria for assessment of tenders
1. In the case of tender packages for consultancy services including construction consultancy services in accordance with the Law on Construction without high technical requirements:
(a) Assessment criteria of the following technical matters shall be carried out by the method of marking a points score (100 points, 1,000 points or so forth) in order to formulate assessment criteria of the following items:
- Experience and capability of the tenderer. The percentage of this item shall be stipulated as from ten (10) to twenty (20) per cent of the total points.
- Solution and methodology to be applied to the requirements of the tender package. The percentage of this item shall be stipulated as from thirty (30) to forty (40) per cent of the total points.
- Personnel of the tenderer who will perform the tender package. The percentage of this item shall be stipulated as from fifty (50) to sixty (60) per cent of the total points.
Assessment criteria as stipulated in the tender invitation documents must stipulate a level of minimum technical requirements which shall not be less than seventy (70) per cent of the total points. Any tender which scores technical points not less than the minimum required technical points shall be deemed technically responsive.
(b) Assessment criteria of financial matters
Assessment of financial matters shall be carried out by the method of marking a score (100, 1,000, …) in uniformity with the criteria for assessing technical matters. The financial score of each tender shall be determined as follows:
|
ScoreFinacial |
= |
Lowest P x (100, 1,000 … ) |
|
P in question |
In which:
+ Lowest P means the tender price of all tenderers who have been deemed technically responsive after errors have been rectified and discrepancies have been adjusted.
+ P in question means the tender price of the tender in question after errors have been rectified and discrepancies have been adjusted.
(c) Criteria for overall assessment
- The criteria for an overall assessment shall be stipulated on the basis of the criteria for assessment of technical matters and the criteria for assessment of financial matters, in which the weight of technical points shall be stipulated as not less than seventy (70) per cent of the total points and the weight of financial points shall be stipulated as no higher than thirty (30) per cent of the total points.
- The overall points of any one tender shall be determined in accordance with the following formula:
Overall points = D technical x (K%) x D financial x (G%) In which:
+ K% is the weight of technical points (stipulated in the criteria for the overall assessment);
+ G% is the weight of financial points (stipulated in the criteria for the overall assessment);
+ D technical means the points awarded to the tender and determined at the stage of technical assessment in accordance with sub-clause (a) above;
+ D financial means the points awarded to the tender and determined at the stage of financial assessment in accordance with sub-clause (b) above.
2. For tender packages for consultancy services including tender packages for construction consultancy services in accordance with the Law on Construction with high technical requirements:
The assessment criteria of technical matters shall be stipulated in accordance with clause 1(a) of this article in which the minimum requirement on technical matters shall be stipulated as no lower than eighty (80) per cent of the total technical points.
1. Issuance of tender invitation documents
(a) The party calling for tenders shall sell the tender invitation documents, up until the deadline for [closure of] submission of tenders, to all tenderers who wish to participate in open tendering in a case of not applying procedures to select a list of tenderers to be invited to participate in tendering), or to the tenderers on the list of tenderers invited to participate in either open tendering or limited tendering, at the price stipulated in article 6.1 of this Decree. In the case of a joint venture tender, it shall be acceptable for only one member of the joint venture to purchase the tender invitation documents.
(b) Any amendment to or clarification of the tender invitation documents shall be made in accordance with articles 33.1 and 34 of the Law on Tendering.
2. Preparation of tender invitation documents
Tenderers shall prepare and submit their tenders in accordance with the requirements set out in the tender invitation documents. If any tenderer needs to change its status (name) to participate in the tendering from its name when it purchased the tender invitation documents, such tenderer must provide written notice to the party calling for tenders who shall only consider such notice if:
- Applicable to open tendering, he approves the change of status on receipt of the written notice thereon from the tenderer prior to the closing of tenders;
- Applicable to limited tendering, [if the change is notified] after the stage of selection of a list of tenderers to participate in tendering then depending on the specific case, the party calling for tenders shall consider the proposed change of name and report to the investor to make a decision on accepting or not accepting the change of status of the tenderer prior to closing of tenders, but ensuring competitiveness, fairness and transparency during tendering.
3. Receipt and management of tenders
The party calling for tenders shall receive tenders which have been submitted and shall treat them as confidential. Any tender submitted to the party calling for tenders after the deadline for submission of tenders shall be deemed ineligible and shall be returned to the tenderer unopened. Any document amending or supplementing the tender which is submitted by a tenderer after the deadline for submission of tenders shall be deemed invalid.
4. Amendment or withdrawal of tenders
Any tenderer wishing to amend or withdraw its submitted tender must provide written notice to the party calling for tenders, and the latter shall only accept such notification if it is received prior to the deadline for submission of tenders. Any request for withdrawal of a tender must be submitted separately from the tender.
5. Opening of technical proposals
(a) The opening of technical proposals shall be conducted publicly, immediately after expiry of the deadline for submission of tenders and on the date and time and at the place stipulated in the tender invitation documents, and shall be witnessed by persons present irrespective of the presence or absence of invited tenderers. The party calling for tenders may invite representatives of relevant bodies to the opening.
(b) The party calling for tenders shall open the technical proposal of each tenderer in alphabetical name order and in accordance with the following sequence:
- Check the sealing up of the tender;
- Open the technical proposal and read out and record in minutes the following basic information:
+ Name of the tenderer;
+ Number of originals and copies of the tender;
+ Validity period of the tender;
+ Any written request for amendment of the tender;
+ Other relevant information.
The minutes of opening of tenders shall be signed by representatives of tenderers, the representative of the party calling for tenders, and representatives of relevant bodies which are present.
After opening, the party calling for tenders shall sign each page of the original technical proposal of each tender and shall treat them as confidential. Assessment of technical proposals shall be carried out using copy documents. Tenderers shall be responsible for the accuracy of and consistency between copies and original documents, and also for the sealing up of their tenders.
Article 18. Assessment of tenders
Assessment of tenders for tender packages for consultancy services including tender packages
for construction consultancy services in accordance with the Law on Construction shall be based on the criteria for assessment of tenders and other requirements stipulated in the tender invitation documents and on the principles stipulated in article 28 of the Law on Tendering, and shall be conducted in the sequence stipulated in article 35 of the Law on Tendering as follows:
1. Preliminary assessment
(a) A check that the technical proposals are valid in terms of the requirements set out in the tender invitation documents.
- Validity of tender form: The tender form must be completed in full and bear the signature of the legal representative of the tenderer in accordance with the requirements set out in the tender invitation documents. The tender form of a joint venture tenderer must be signed by the legal representative of each member of the joint venture, or only by the leading member if the joint venture agreement stipulates that all members of the joint venture authorize the leading member to sign tender forms.
- Validity of the joint venture agreement: A joint venture agreement must specify the responsibilities, powers and quantity of work to be implemented by each member of the joint venture and the corresponding value of such work, must specify the leading member of the joint venture and the responsibilities of such member, and the agreement must be signed and sealed (if any) by members of the joint venture.
- There must be one of the following valid documents as required by the tender invitation documents: business registration certificate, investment certificate, decision on establishment; certificate of lawful registration of operation; and appropriate professional [practising] certificates.
- Number of originals and copies of the technical proposal.
- Appendices and documents attached to the tender.
b) Elimination of tenders which fail to satisfy the important requirements ( pre-requisites) set out in the tender invitation documents pursuant to article 15.2(b) of this Decree.
2. Detailed assessment
(a) For tender packages for consultancy services including tender packages for construction consultancy services in accordance with the Law on Construction without high technical requirements:
- Technical assessment
A technical assessment of tenders shall be held in order to confirm which tenders satisfy the requirements of the tender invitation documents. The investor shall approve a list of the tenderers satisfying the technical requirements in order to conduct an assessment of financial matters.
- Financial assessment
There shall be a public opening of the financial proposals of the tenderers who satisfied the technical requirements in the sequence stipulated in article 17.5(b) of this Decree. The minutes of opening of technical proposals shall include the following basic information:
+ Name of the tenderer;
+ Number of originals and copies of the tender;
+ Tender price stipulated in the tender form;
+ Technical points of tenders which satisfied the minimum requirements;
+ Other relevant information.
After opening tenders, the party calling for tenders shall sign each page of the original financial proposal of each tender and shall treat the tenders as confidential. Assessment of financial proposals shall be carried out using copy documents. Tenderers shall be responsible for the accuracy of and consistency between copies and original documents, and also for the sealing up of their financial proposals. Assessment of financial proposals shall be based on the criteria for assessment of financial proposals stipulated in the tender invitation documents.
- Overall assessment
An overall assessment shall be conducted of technical and financial matters in accordance with the criteria for the overall assessment stipulated in the tender invitation documents. The party calling for tenders shall propose to the investor that the tenderer with the highest overall points be ranked first and be invited to negotiate a contract in accordance with article 19 of this Decree.
(b) For tender packages for consultancy services including tender packages for construction consultancy services in accordance with the Law on Construction with high technical requirements:
Assessment of technical matters shall be conducted in accordance with the criteria stipulated in the tender invitation documents and in accordance with clause 2(a) above. Tenders with technical points no lower than the minimum required points shall be assessed as technically responsive and ranked by the party calling for tenders for approval by the investor. The first ranked tenderer shall be invited to witness the opening of the financial proposal and to negotiate a contract as stipulated in article 19 of this Decree.
Article 19. Negotiation of the contract
1. Based on the decision of the investor, the party calling for tenders shall invite the first ranked tenderer to negotiate the contract.
2. Contents of contract negotiation
(a) Tasks of the consultancy contractor and detailed items of work the consultancy contractor is required to implement;
(b) Items on technology transfer and training;
(c) Work plan and allocation of staff;
(d) Schedule;
(dd) Resolution of changes (if any) of staff;
(e) Arrangement of working conditions;
(g) Consultancy fees;
(h) Any other necessary matters.
If negotiation of the contract is unsuccessful, the party calling for tenders shall provide a report to the investor for the investor to consider and decide on inviting the next ranking tenderer to conduct negotiations.
Article 20. Submission for evaluation, approval and notification of the results of tendering
1. Submission for evaluation of the results of tendering for consultancy services packages shall be implemented in accordance with articles 37 and 39 of the Law on Tendering and articles 71 and 72 of this Decree.
2. Approval of the results of tendering shall be implemented in accordance with article 40 of the Law on Tendering.
3. Notification of the results on tendering shall be implemented in accordance with article 41 of the Law on Tendering and more specifically, immediately after there is a decision approving the results of tendering, the party calling for tenders shall provide written notification of the results of tendering to all participating tenderers, and must also send the plan for negotiation and finalization of the contract to the winning tenderer.
Article 21. Negotiation, finalization and signing of the contract
1. The negotiation, finalization and signing of the contract shall be implemented in accordance with article 42 and Chapter III of the Law on Tendering, and Section II of Chapter IV on the Law of Construction.
2. If negotiation and finalization of the contract is unsuccessful, the investor shall report to the person making the investment decision to rescind the decision approving the results of tendering and to consider and make a decision to select the next ranking tenderer to negotiate a contract in accordance with article 19 of this Decree, and in such case there may be a requirement that the tenderer extend the validity of its tender. The subsequent steps shall be implemented in accordance with articles 20 and 21 of this Decree.
Section 2. PROVISIONS APPLICABLE TO TENDERERS WHO ARE INDIVIDUAL CONSULTANTS
Article 22. Selection of a consultant contractor who is an individual
Depending on the nature, contents and scope of the consultancy work, the investor may consider an individual expert consultant who is able to accept work independently without requiring a number of experts or without requiring expert assistance from some other individual or organization, or where use of an individual consultant would be advantageous, and then the investor shall report to the person making the investment decision to approve such item in the tendering plan. Selection shall be carried out as follows:
1. The party calling for tenders shall formulate draft terms and conditions for reference and a draft contract for the necessary consultancy position and submit same to the investor for his consideration and approval. The draft terms and conditions for reference shall comprise:
(a) A summarized description of the project and of the consultancy work;
(b) Requirements on the scope, quantity and volume of work and time for performing same;
(c) Requirements on capability and expertise of the consultant;
(d) Conditions and location for providing the consultancy work and any other necessary items.
2. The party calling for tenders shall select at least three scientific curriculum vitae of three consultants who would comply with the requirements set out in the draft terms and conditions, and submit them to the investor for his approval; if in fact there are less than three proposed consultants, then this should also be reported to the investor for his decision.
3. The party calling for tenders shall assess the scientific curriculum vitae of the proposed consultants on the basis of the items set out in the draft terms and conditions for reference in order to select an expert who satisfies the requirements and then submit same to the investor for his decision.
4. The party calling for tenders shall conduct negotiations with the consultant proposed to be selected on the basis of the draft contract, the draft terms and conditions for reference, and other relevant information.
5. The investor shall, on the basis of the report received from the party calling for tenders, approve the results of selection and sign a contract with the selected consultant.