Xin cấp lại giấy khai sinh ở đâu? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì mới nhất 2025?

1. Xin cấp lại giấy khai sinh ở đâu? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì mới nhất 2025?

Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 123/2015, người dân có thể làm thủ tục đăng ký lại khai sinh tại một trong hai địa điểm sau:

• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây.
• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu đang thường trú.

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh bao gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh.
• Bản sao hồ sơ hoặc giấy tờ liên quan của người yêu cầu, hoặc hồ sơ, tài liệu khác có các thông tin về khai sinh.
• Trường hợp đặc biệt: Nếu người yêu cầu là cán bộ, công chức, viên chức, hoặc người đang công tác trong lực lượng vũ trang, thì cần bổ sung văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về các nội dung khai sinh như họ, tên, ngày sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha - con, mẹ - con, phù hợp với hồ sơ của cơ quan, đơn vị đang quản lý.

2. Đăng ký lại khai sinh ở nơi khác so với nơi đăng ký khai sinh lần đầu có được không?

Căn cứ theo Điều 25 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP về thẩm quyền đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử, quy định như sau:

• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây, hoặc nơi người yêu cầu thường trú, sẽ thực hiện việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn.
• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây sẽ thực hiện việc đăng ký lại khai tử.

Vì vậy, công dân có thể đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, hoặc nơi họ đang thường trú, để làm thủ tục đăng ký lại khai sinh. Cụ thể, nếu anh/chị mất Giấy khai sinh bản gốc, anh/chị có thể đến Ủy ban nhân dân nơi mình đang thường trú, dù không phải là nơi đăng ký khai sinh lần đầu, để làm lại Giấy khai sinh theo quy định này.

3. Điều kiện đăng ký lại khai sinh

Theo quy định mới nhất, việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện khi đáp ứng các điều kiện sau, căn cứ theo Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP:

• Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016, nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất.
• Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ bản sao các giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc đăng ký lại.
• Việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

4. Việc đăng ký lại khai sinh được tiến hành như thế nào?

Để đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, anh/chị cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký lại khai sinh theo quy định tại mục 1

Bước 2: Công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ kiểm tra và xác minh trong thời gian 5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ đầy đủ và đúng theo quy định, sẽ tiến hành đăng ký lại khai sinh. Nếu hồ sơ không đầy đủ, hoặc có sự khác biệt về nơi đăng ký khai sinh trước đây, công chức sẽ báo cáo và yêu cầu xác minh từ Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây.

Bước 3: Xác minh tại nơi đã đăng ký khai sinh trước đây

Nếu hồ sơ được gửi tới Ủy ban nhân dân cấp xã khác với nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ yêu cầu Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra và xác minh việc lưu giữ Sổ hộ tịch. Ủy ban nhân dân này sẽ trả lời bằng văn bản trong vòng 5 ngày làm việc.

Bước 4: Đăng ký lại khai sinh

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch, nếu hồ sơ đầy đủ và chính xác, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ thực hiện đăng ký lại khai sinh theo quy định.

Bước 5: Ghi nhận thông tin trong Giấy khai sinh

• Nếu người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh hợp lệ: Nội dung đăng ký khai sinh sẽ được ghi theo bản sao này.
• Nếu người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ cá nhân thống nhất về nội dung khai sinh, sẽ đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu không thống nhất, sẽ đăng ký theo hồ sơ hợp lệ của cơ quan nhà nước.

Bước 6: Quy định đối với cán bộ, công chức, viên chức

Đối với cán bộ, công chức, viên chức, và người đang công tác trong lực lượng vũ trang, nội dung khai sinh sẽ được xác định theo văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

5. Thời gian giải quyết cấp lại giấy khai sinh

Nếu thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh tại nơi thường trú, thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn từ 08 đến 20 ngày. Điều này là do khi đăng ký lại khai sinh tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân, yêu cầu Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra và xác minh việc lưu giữ Sổ hộ tịch.

Trong thời gian 5 ngày làm việc, kể từ khi nhận được văn bản yêu cầu, Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây sẽ tiến hành kiểm tra và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ sổ hộ tịch hay không. Sau đó, trong vòng 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ tiến hành đăng ký lại khai sinh.

Ngoài ra, theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, nếu sau 20 ngày kể từ khi gửi văn bản yêu cầu xác minh mà không nhận được trả lời, cơ quan đăng ký hộ tịch vẫn tiếp tục giải quyết hồ sơ theo quy định.

6. Mức phí đăng ký lại giấy khai sinh

Mức lệ phí đăng ký lại khai sinh hiện nay được quy định bởi Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Đặc biệt, những người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo, và người khuyết tật sẽ được miễn lệ phí.

Cụ thể tại một số địa phương:

• TP. Hà Nội: Theo Nghị quyết 06/2020/NQ-HĐND của Hội đồng nhân dân TP. Hà Nội, mức lệ phí đăng ký lại khai sinh là 5.000 đồng đối với việc đăng ký tại UBND cấp xã và 50.000 đồng tại UBND cấp huyện.
• TP. Hồ Chí Minh: Theo Nghị quyết 124/2016/NQ-HĐND của Hội đồng nhân dân TP. Hồ Chí Minh, mức lệ phí đăng ký lại khai sinh là 5.000 đồng tại UBND cấp xã và 50.000 đồng tại UBND cấp huyện.

7. Câu hỏi thường gặp

7.1. Ai có quyền yêu cầu đăng ký lại khai sinh?

Bất kỳ cá nhân nào có nhu cầu sửa chữa, bổ sung hoặc thay đổi thông tin trên giấy khai sinh đều có quyền yêu cầu đăng ký lại.

7.2. Có trường hợp nào không được đăng ký lại khai sinh không?

Trường hợp giấy khai sinh đã bị mất hoặc hư hỏng nặng, cần làm thủ tục cấp lại giấy khai sinh thay vì đăng ký lại.

7.3. Nếu giấy khai sinh bị thất lạc, có thể đăng ký lại khai sinh được không?

Có thể đăng ký lại khai sinh trong trường hợp này. Tuy nhiên, người yêu cầu cần cung cấp các bằng chứng xác minh thông tin cá nhân như sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy khai tử của người thân...