Trường hợp nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN ?

Trong hệ thống thuế của Việt Nam, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đóng vai trò quan trọng trong việc góp phần xây dựng ngân sách nhà nước và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về các trường hợp phải tự quyết toán thuế TNCN và quy trình thực hiện quyết toán như thế nào. Điều này có thể dẫn đến nhiều thắc mắc và lo lắng cho cá nhân trong việc tuân thủ pháp luật thuế. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các trường hợp cụ thể mà cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN. Từ những người có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, đến các cá nhân có thu nhập chưa khấu trừ thuế tại nguồn... Tất cả sẽ được giải thích một cách chi tiết và dễ hiểu. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ cung cấp hướng dẫn cụ thể về quy trình và thủ tục tự quyết toán thuế TNCN, giúp bạn nắm bắt và thực hiện một cách dễ dàng và hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu để đảm bảo bạn luôn tuân thủ đúng quy định pháp luật và tận dụng tối đa các quyền lợi về thuế mà mình được hưởng.

1. Những trường hợp cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN

Căn cứ điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, Công văn 636/TCT-DNNCN năm 2021, cá nhân thuộc một trong các trường hợp sau phải tự quyết toán thuế TNCN:

(1) Cá nhân đảm bảo điều kiện được ủy quyền nhưng đã được tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập (trừ trường hợp tổ chức trả thu nhập đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho cá nhân).

(2) Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị nhưng vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế không làm việc tại tổ chức đó.

(3) Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ thuế chưa đủ (bao gồm trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ).

(4) Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại nhiều nơi.

(5) Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (kể cả trường hợp có thu nhập vãng lai duy nhất tại một nơi).

(6) Cá nhân chưa đăng ký mã số thuế.

(7) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì không ủy quyền quyết toán thuế mà cá nhân tự khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ xét giảm thuế theo khoản 1 Điều 46 Thông tư số 156/2013/TT-BTC.

(8) Cá nhân có số thuế phải nộp thêm/nộp thừa đề nghị hoàn/bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo, trừ những trường hợp quy định tại tiết d.3 điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

(9) Cá nhân có mặt tại Việt Nam tính trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam là từ 183 ngày trở lên.

(10) Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

Nếu thuộc các trường hợp nêu trên, cá nhân phải trực tiếp thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) với cơ quan thuế, không thể ủy quyền cho cá nhân khác hoặc tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay. Việc tự mình thực hiện quyết toán thuế đòi hỏi cá nhân phải tự chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, khai báo chính xác các khoản thu nhập và thuế đã nộp trong năm.

Điều này bao gồm việc thu thập và kiểm tra các chứng từ liên quan đến thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, cũng như các khoản khấu trừ thuế đã được thực hiện. Cá nhân cần nắm rõ quy trình và thủ tục quyết toán, từ việc điền tờ khai quyết toán thuế, nộp tờ khai cùng các giấy tờ chứng minh thu nhập và thuế đã nộp, đến việc theo dõi và xử lý các phản hồi từ cơ quan thuế.

Quy trình tự quyết toán thuế có thể phức tạp và tốn nhiều thời gian, do đó, việc hiểu rõ các quy định và chuẩn bị kỹ lưỡng là vô cùng quan trọng để đảm bảo việc quyết toán thuế diễn ra suôn sẻ và đúng hạn. Điều này không chỉ giúp cá nhân tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn tránh được các rắc rối và chi phí phát sinh do việc khai báo sai hoặc nộp chậm hồ sơ quyết toán.

2. Hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN gồm những gì ?

Theo khoản 1 Mục IV Công văn 13762/CTHN-HKDCN năm 2023 có nêu về hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN như sau:

“Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN

a) Đối với cá nhân khai quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế, hồ sơ quyết toán thuế TNCN bao gồm:

+ Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.

+ Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.

+ Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).

+ Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.

+ Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

+ Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.

+ Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn tại điểm a khoản 3 mục III công văn này (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).

…”

3. Mẫu 02/QTT-TNCN Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân có dạng thế nào?

Căn cứ Mục 9.2 Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 02/QTT-TNCN (quy định tại Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC) được áp dụng trong trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế. Cụ thể có dạng như sau:

Việc hiểu rõ các trường hợp cá nhân phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và nắm vững quy trình thực hiện không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng các quy định pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi của bản thân trong việc quản lý tài chính cá nhân. Quyết toán thuế là một bước quan trọng trong việc hoàn thành nghĩa vụ thuế với nhà nước, góp phần xây dựng ngân sách quốc gia và hỗ trợ phát triển kinh tế - xã hội. Nhớ rằng, tự quyết toán thuế không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi của bạn. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp bạn tránh được các rắc rối pháp lý mà còn có thể tận dụng tối đa các ưu đãi và chính sách thuế dành cho cá nhân. Hãy luôn chủ động và có trách nhiệm trong việc quản lý thuế của mình để đảm bảo một tương lai tài chính vững chắc và minh bạch.