Quyết toán thuế là gì? Đối tượng nào cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

1. Quyết toán thuế là gì ?

Theo quy định cụ thể tại khoản 10 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019.

Khai quyết toán thuế là việc xác định số tiền thuế phải nộp của năm tính thuế hoặc thời gian từ đầu năm tính thuế đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc thời gian từ khi phát sinh đến khi chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật.

Như vậy, từ khái niệm khai toán thuế có thể hiểu quyết toán thuế là việc thực hiện tính toán số thuế và thực hiện khai báo số tiền thuế mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế dựa trên mức thu nhập, kinh doanh hoặc tài sản của mình trong một kỳ nhất định.

2. Đối tượng nào cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân ?

Theo khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 3, 4 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP quy định về các loại thuế khai theo tháng, khai theo quý, khai theo năm, khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế và khai quyết toán thuế như sau:

“Các loại thuế khai theo tháng, khai theo quý, khai theo năm, khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế và khai quyết toán thuế

...

6. Các loại thuế, khoản thu khai quyết toán năm và quyết toán đến thời điểm giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp. Trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (không bao gồm doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa) mà doanh nghiệp chuyển đổi kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp được chuyển đổi thì không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp, doanh nghiệp khai quyết toán khi kết thúc năm. Cụ thể như sau:

...

d) Thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế. Cụ thể như sau:

d.1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền do tổ chức, cá nhân trả thu nhập chi trả, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả và thu lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).

d.2) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cụ thể như sau:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới theo quy định tại điểm d.1 khoản này thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.

......

d.3) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế trong các trường hợp sau đây:”

Theo đó, đối tượng cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong từng trường hợp cụ thể bao gồm:

• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công quyết toán thuế thay theo ủy quyền của cá nhân nhận thu nhập này, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế.
• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập;
• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Lưu ý: Việc quyết toán thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công trong trường hợp này được thực hiện theo năm.

3. Hướng dẫn các bước quyết toán thuế TNCN online

Sau đây là hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân online, bạn nên tham khảo để thực hiện quá trình quyết toán thuế cho mình, cụ thể:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế

Bước 2: Đăng nhập bằng thông tin mã số thuế, nhập mã kiểm tra để đăng nhập.

Bước 3: Trên menu của hệ thống chọn mục Quyết toán thuế → Chọn Kê khai thuế trực tuyến.

Bước 4: Điền đầy đủ các nội dung kê khai trực tuyến.

Bước 5: Chọn “Tiếp tục” để Khai tờ khai quyết toán thuế

Bước 6: Chọn “Kết xuất XML” → Chọn Nộp tờ khai và nhập Mã kiểm tra → Chọn Tiếp tục”

Bước 7: In tờ khai

Bước 8: Nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN và tờ quyết toán thuế TNCN tại bộ phận 1 cửa.

4. Cá nhân, tổ chức chậm nộp tờ khai thuế TNCN, quyết toán thuế TNCN sẽ bị phạt bao nhiêu tiền?

Mức phạt tiền đối với các trường hợp cá nhân, tổ chức chậm nộp tờ khai thuế TNCN, quyết toán thuế TNCN được quy định tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể:

• Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 đến 30 ngày, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 đến 60 ngày.
• Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
  • Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 ngày đến 90 ngày;
  • Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;
  • Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;
  • Không nộp các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Phạt tiền từ 15.000.000 đến 25.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế theo khoản 11 Điều 143 Luật Quản lý thuế 2019.
• Trường hợp số tiền phạt nếu áp dụng theo khoản này lớn hơn số tiền thuế phát sinh trên hồ sơ khai thuế thì số tiền phạt tối đa đối với trường hợp này bằng số tiền thuế phát sinh phải nộp trên hồ sơ khai thuế nhưng không thấp hơn mức trung bình của khung phạt tiền tại khoản 4 Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Đồng thời, sẽ có một số biện pháp khắc phục hậu quả, bao gồm:

• Buộc nộp đủ số tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước đối với hành vi vi phạm quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP trong trường hợp người nộp thuế chậm nộp hồ sơ khai thuế dẫn đến chậm nộp tiền thuế;
• Buộc nộp hồ sơ khai thuế, phụ lục kèm theo hồ sơ khai thuế đối với hành vi quy định tại điểm c, d khoản 4 Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

5. Những câu hỏi thường gặp

5.1. Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025 thay vì ủy quyền cho công ty?

Cá nhân phải tự thực hiện quyết toán thuế TNCN nếu có thu nhập từ hai nơi trở lên, hoặc không làm việc đủ 12 tháng trong năm, hoặc tại thời điểm quyết toán không làm việc tại đơn vị nào để ủy quyền. Ngoài ra, nếu cá nhân có số thuế phải nộp thêm hoặc muốn được hoàn thuế nhưng không ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập, thì cũng cần tự làm thủ tục quyết toán với cơ quan thuế.

5.2. Trường hợp nào cá nhân không cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025?

Một số trường hợp không bắt buộc quyết toán thuế TNCN gồm: cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công, đã được tổ chức chi trả thu nhập khấu trừ đầy đủ thuế và không có số thuế phải nộp thêm hoặc hoàn lại. Ngoài ra, nếu tổng thu nhập trong năm chưa vượt mức giảm trừ gia cảnh (132 triệu đồng/năm cho người không có người phụ thuộc), thì cá nhân cũng không cần phải quyết toán.