Thủ tục khai hải quan điện tử là thế nào? Chữ ký số sử dụng trong thủ tục hải quan điện tử phải đáp ứng điều kiện nào?

1. Thủ tục khai hải quan điện tử là thế nào? Chữ ký số sử dụng trong thủ tục hải quan điện tử phải đáp ứng điều kiện nào?

1.1. Thủ tục khai hải quan điện tử là thế nào?

Căn cứ Điều 3 Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Thủ tục hải quan điện tử” là thủ tục hải quan trong đó việc khai, tiếp nhận, xử lý thông tin khai hải quan, trao đổi các thông tin khác theo quy định của pháp luật về thủ tục hải quan giữa các bên có liên quan thực hiện thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.

2. “Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan” là hệ thống do Tổng cục Hải quan quản lý cho phép cơ quan hải quan thực hiện thủ tục hải quan điện tử, kết nối, trao đổi thông tin về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu với các Bộ, ngành có liên quan.

...

Theo đó, thủ tục hải quan điện tử là thủ tục hải quan trong đó việc khai, tiếp nhận, xử lý thông tin khai hải quan, trao đổi các thông tin khác theo quy định của pháp luật về thủ tục hải quan giữa các bên có liên quan thực hiện thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.

1.2. Chữ ký số sử dụng trong thủ tục hải quan điện tử phải đáp ứng điều kiện nào?

Căn cứ Điều 5 Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định như sau:

Sử dụng chữ ký số trong thực hiện thủ tục hải quan điện tử

1. Chữ ký số sử dụng trong thủ tục hải quan điện tử của người khai hải quan phải thỏa mãn các điều kiện sau:

a) Là chữ ký số tương ứng với chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài được công nhận theo quy định tại Nghị định số 170/2013/NĐ-CP cung cấp;

b) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nêu tại điểm a khoản 1 Điều này phải thuộc danh sách tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã được cơ quan hải quan xác nhận tương thích với Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử hải quan (địa chỉ: http://www.customs.gov.vn).

................

Như vậy, chữ ký số sử dụng trong thủ tục hải quan điện tử của người khai hải quan phải đáp ứng điều kiện sau:

• Là chữ ký số tương ứng với chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài được công nhận;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nêu tại điểm a khoản 1 Điều này phải thuộc danh sách tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã được cơ quan hải quan xác nhận tương thích với Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử hải quan (địa chỉ: http://www.customs.gov.vn).

2. Chi tiết thủ tục hải quan chuẩn quy định mới nhất 2025 ra sao?

• 1. Chuẩn bị chứng từ:
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ giá trị hàng hóa và điều kiện giao hàng.
  • Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Thể hiện thỏa thuận giữa người mua và người bán.
  • Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill): Chứng từ vận chuyển, thể hiện quyền sở hữu và lộ trình hàng hóa.
  • Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết từng kiện, số lượng, khối lượng và quy cách hàng hóa.
  • Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Giúp hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu (nếu có).
  • Giấy phép chuyên ngành (nếu có): Ví dụ như giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận kiểm dịch, v.v.
• 2. Khai báo hải quan:
  • Khai báo điện tử (qua hệ thống VNACCS): Đây là hình thức được khuyến khích, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
  • Khai báo trực tiếp tại cơ quan hải quan: Nộp hồ sơ giấy tại trụ sở cơ quan hải quan.
• 3. Nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác:
  • Thuế nhập khẩu: Tính trên giá trị hải quan của hàng hóa và thuế suất áp dụng.
  • Thuế giá trị gia tăng (VAT): Áp dụng trên tổng giá trị hàng hóa bao gồm cả thuế nhập khẩu.
  • Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có): Tùy thuộc vào loại hàng hóa.

3. Hải quan là gì? Nguyên tắc tiến hành thủ tục hải quan như thế nào?

3.1. Hải quan là gì?

Hải quan là cơ quan của nhà nước chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát hàng hóa, phương tiện vận tải, và hành khách di chuyển qua biên giới quốc gia, bao gồm cả đường bộ, đường biển và đường hàng không.

Nhiệm vụ chính của hải quan là đảm bảo tuân thủ các quy định về thương mại, thuế quan và các biện pháp bảo vệ an ninh quốc gia, sức khỏe cộng đồng, môi trường cũng như ngăn chặn buôn lậu và các hành vi gian lận thương mại.

3.2. Nguyên tắc tiến hành thủ tục hải quan như thế nào?

Căn cứ quy định tại Điều 16 Luật Hải quan 2014, nguyên tắc tiến hành thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan như sau:

• Hàng hóa, phương tiện vận tải phải được làm thủ tục hải quan, chịu sự kiểm tra, giám sát hải quan; vận chuyển đúng tuyến đường, đúng thời gian qua cửa khẩu hoặc các địa điểm khác theo quy định của pháp luật.
• Kiểm tra, giám sát hải quan được thực hiện trên cơ sở áp dụng quản lý rủi ro nhằm bảo đảm hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước về hải quan và tạo thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.
• Hàng hóa được thông quan, phương tiện vận tải được xuất cảnh, nhập cảnh sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan.
• Thủ tục hải quan phải được thực hiện công khai, nhanh chóng, thuận tiện và theo đúng quy định của pháp luật.
• Việc bố trí nhân lực, thời gian làm việc phải đáp ứng yêu cầu hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cản

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Hồ sơ hải quan khi làm thủ tục hải quan mới nhất 2025 gồm những gì?

Căn cứ vào Điều 24 Luật Hải quan 2014 quy định như sau:

Hồ sơ hải quan

1. Hồ sơ hải quan gồm:

a) Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan;

b) Chứng từ có liên quan.

Tùy từng trường hợp, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành, các chứng từ liên quan đến hàng hóa theo quy định của pháp luật có liên quan.

...............

Theo như quy định trên thì hồ sơ hải quan sẽ gồm có các thành phần như sau:

• Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan;
• Chứng từ có liên quan.

4.2. Địa điểm làm thủ tục hải quan theo quy định của Luật Hải quan là ở đâu?

Địa điểm làm thủ tục hải quan theo Luật Hải quan là địa điểm nào thì tại Điều 22 Luật Hải quan 2014 (được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 24 Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của 37 Luật có liên quan đến quy hoạch 2018), có quy định:

Địa điểm làm thủ tục hải quan là nơi cơ quan hải quan tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ hải quan, kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải.

Trong đó:

• (1) Địa điểm tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ hải quan là trụ sở Cục Hải quan, trụ sở Chi cục Hải quan.
• (2) Địa điểm kiểm tra thực tế hàng hóa bao gồm:
  • Địa điểm kiểm tra tại khu vực cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế, cảng hàng không dân dụng quốc tế; bưu điện quốc tế; cảng biển, cảng thủy nội địa có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh; cảng xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa được thành lập trong nội địa;
  • Trụ sở Chi cục Hải quan;
  • Địa điểm kiểm tra tập trung theo quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan;
  • Địa điểm kiểm tra tại cơ sở sản xuất, công trình; nơi tổ chức hội chợ, triển lãm;
  • Địa điểm kiểm tra tại khu vực kho ngoại quan, kho bảo thuế, địa điểm thu gom hàng lẻ;
  • Địa điểm kiểm tra chung giữa Hải quan Việt Nam với Hải quan nước láng giềng tại khu vực cửa khẩu đường bộ;
  • Địa điểm khác do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định trong trường hợp cần thiết.

Lưu ý:

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền khi quy hoạch, thiết kế xây dựng liên quan đến cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế, cảng hàng không dân dụng quốc tế; Cảng biển, cảng thủy nội địa có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh; cảng xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa được thành lập trong nội địa; khu kinh tế, khu công nghiệp, khu phi thuế quan và các địa điểm khác có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh có trách nhiệm bố trí địa điểm làm thủ tục hải quan và nơi lưu giữ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát hải quan theo quy định của Luật Hải quan 2014.

4.3. Thời hạn nộp hồ sơ hải quan

Căn cứ theo quy định tại Điều 25 Luật Hải quan 2014 quy định như sau:

Thời hạn nộp hồ sơ hải quan

1. Thời hạn nộp tờ khai hải quan được quy định như sau:

a) Đối với hàng hóa xuất khẩu, nộp sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai hải quan thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh thì chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh;

b) Đối với hàng hóa nhập khẩu, nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu;

c) Thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với phương tiện vận tải thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 69 của Luật này.

..............

Theo như quy định trên, thời hạn nộp hồ sơ hải quan được quy định như sau:

• Đối với hàng hóa xuất khẩu, nộp sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai hải quan thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh thì chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh;
• Đối với hàng hóa nhập khẩu, nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu;
• Thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với phương tiện vận tải thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 69 Luật Hải quan 2014

4.4. Thời hạn giải quyết thủ tục hải quan?

Thời hạn cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan được quy định tại Điều 23 Luật Hải quan năm 2014 như sau:

• Cơ quan hải quan tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra hồ sơ hải quan ngay sau khi người khai hải quan nộp, xuất trình hồ sơ hải quan theo quy định của Luật Hải quan 2014
• Sau khi người khai hải quan thực hiện đầy đủ các yêu cầu để làm thủ tục hải quan quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 21 của Luật này, thời hạn công chức hải quan hoàn thành kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải được quy định như sau:
  • Hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ chậm nhất là 02 giờ làm việc kể từ thời điểm cơ quan hải quan tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hải quan;
  • Hoàn thành việc kiểm tra thực tế hàng hóa chậm nhất là 08 giờ làm việc kể từ thời điểm người khai hải quan xuất trình đầy đủ hàng hóa cho cơ quan hải quan.

Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng kiểm tra chuyên ngành về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, thực vật, an toàn thực phẩm theo quy định của pháp luật có liên quan thì thời hạn hoàn thành kiểm tra thực tế hàng hóa được tính từ thời điểm nhận được kết quả kiểm tra chuyên ngành theo quy định.

Trường hợp lô hàng có số lượng lớn, nhiều chủng loại hoặc việc kiểm tra phức tạp thì Thủ trưởng cơ quan hải quan nơi làm thủ tục hải quan quyết định việc gia hạn thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng thời gian gia hạn tối đa không quá 02 ngày;

• • Việc kiểm tra phương tiện vận tải phải bảo đảm kịp thời việc xếp dỡ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, việc xuất cảnh, nhập cảnh của hành khách và bảo đảm việc kiểm tra, giám sát hải quan theo quy định của Luật này.
• Việc thông quan hàng hóa được thực hiện theo quy định tại Điều 37 Luật Hải quan 2014
• Cơ quan hải quan thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hóa vào ngày lễ, ngày nghỉ và ngoài giờ làm việc để bảo đảm kịp thời việc xếp dỡ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, việc xuất cảnh, nhập cảnh của hành khách, phương tiện vận tải hoặc trên cơ sở đề nghị của người khai hải quan và phù hợp với điều kiện thực tế của địa bàn hoạt động hải quan.

4.5. Trị giá hải quan được hiểu như thế nào?

Theo khoản 24 Điều 4 Luật Hải quan 2014 thì trị giá hải quan là là trị giá của hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phục vụ cho mục đích tính thuế, thống kê hải quan.

Ngoài ra, theo Điều 86 Luật Hải quan 2014 quy định về trị giá hải quan như sau:

• Trị giá hải quan được sử dụng làm cơ sở cho việc tính thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thống kê hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
• Trị giá hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu là giá bán của hàng hóa tính đến cửa khẩu xuất, không bao gồm phí bảo hiểm và phí vận tải quốc tế.
• Trị giá hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu là giá thực tế phải trả tính đến cửa khẩu nhập đầu tiên, phù hợp với pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.