Quy định pháp luật về các trường hợp bắt buộc giao kết hợp đồng

1. Giao kết hợp đồng lao động có mấy hình thức?

Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể được ký kết theo một trong ba hình thức sau:

• Bằng văn bản: đây là hình thức phổ biến và được áp dụng trong hầu hết các trường hợp.

• Dưới dạng điện tử: tức là thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy.

• Bằng lời nói: áp dụng cho hợp đồng lao động có thời hạn dưới 1 tháng.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, dù hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng thì vẫn bắt buộc phải lập thành văn bản, cụ thể:

• Khi ký hợp đồng với nhóm lao động từ 18 tuổi trở lên thông qua một người đại diện được ủy quyền, để làm công việc thời vụ hoặc công việc có thời hạn dưới 12 tháng.

• Khi người lao động là người chưa đủ 15 tuổi.

• Khi thuê người giúp việc gia đình.

Việc ký kết đúng hình thức không chỉ giúp hợp đồng có hiệu lực pháp lý mà còn là cơ sở để bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

2. Quy định pháp luật về các trường hợp bắt buộc giao kết hợp đồng

Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hình thức của hợp đồng lao động được quy định hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản và làm thành hai bản, mỗi bên – người lao động và người sử dụng lao động – giữ một bản. Trường hợp hai bên ký hợp đồng thông qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu (theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử), thì hợp đồng đó vẫn được xem là hợp lệ và có giá trị như hợp đồng giấy.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, các bên có thể ký hợp đồng lao động bằng lời nói, nhưng chỉ áp dụng khi thời hạn của hợp đồng dưới 1 tháng. Dù vậy, không phải lúc nào cũng được dùng hình thức này. Có một số trường hợp pháp luật yêu cầu bắt buộc phải ký hợp đồng bằng văn bản, bao gồm:

• Hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 tháng trở lên;

• Hợp đồng làm công việc theo mùa vụ hoặc công việc có thời hạn dưới 12 tháng, trong đó một người đại diện được nhóm lao động từ đủ 18 tuổi trở lên ủy quyền để ký thay;

• Hợp đồng lao động với người lao động chưa đủ 15 tuổi;

• Hợp đồng lao động với người giúp việc gia đình.

Dù hợp đồng có thời hạn ngắn, nhưng nếu rơi vào một trong bốn trường hợp trên thì bắt buộc phải lập thành văn bản để đảm bảo đúng quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.

3. HĐLĐ bằng lời nói chỉ được áp dụng trường hợp nào?

Theo khoản 2 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động nhìn chung phải được lập bằng văn bản và chia thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Tuy nhiên, vẫn có một số ngoại lệ nhất định.

Cụ thể, trong một số trường hợp nhất định, hai bên có thể ký hợp đồng lao động bằng lời nói, nhưng chỉ áp dụng khi hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng. Tuy nhiên, hình thức lời nói không được phép áp dụng trong các trường hợp sau:

• Khi ký hợp đồng làm công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định dưới 12 tháng với nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên, thông qua người đại diện được ủy quyền;

• Khi người lao động là người chưa đủ 15 tuổi, phải có người đại diện theo pháp luật đi kèm;

• Khi ký hợp đồng với người giúp việc gia đình.

Nói cách khác, trừ những trường hợp đặc biệt được pháp luật quy định, thì nếu hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng, các bên vẫn có thể giao kết bằng lời nói. Nhưng trong những tình huống nêu trên, hợp đồng vẫn bắt buộc phải được lập bằng văn bản để đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

4. Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động của NLĐ và NSDLĐ được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 16 Bộ luật Lao động 2019, cả người sử dụng lao động và người lao động đều có trách nhiệm cung cấp thông tin trung thực khi ký kết hợp đồng lao động. Cụ thể:

• Người sử dụng lao động phải cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến công việc mà người lao động sắp đảm nhận. Những nội dung này bao gồm: tính chất công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời gian làm việc và nghỉ ngơi, mức lương, hình thức trả lương, các chế độ bảo hiểm (xã hội, y tế, thất nghiệp), an toàn lao động, vệ sinh lao động, và các quy định về bảo mật thông tin – nếu có. Ngoài ra, nếu người lao động có yêu cầu, thì những vấn đề liên quan trực tiếp đến hợp đồng lao động cũng phải được giải thích rõ ràng.

• Người lao động cũng cần cung cấp thông tin chính xác cho người sử dụng lao động, bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ cư trú, trình độ học vấn, kỹ năng nghề nghiệp, tình trạng sức khỏe và các thông tin khác có liên quan trực tiếp đến việc ký hợp đồng theo yêu cầu từ phía người sử dụng lao động.

Tóm lại, cả hai bên đều cần trung thực và minh bạch khi cung cấp thông tin, để đảm bảo việc ký kết hợp đồng lao động được diễn ra đúng luật và hạn chế rủi ro, tranh chấp sau này.

5. Trình tự thủ tục giao kết hợp đồng lao động

Bước 1: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ

• Người sử dụng lao động cần cung cấp thông tin trung thực về: công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời gian làm việc và nghỉ ngơi, an toàn lao động, tiền lương, hình thức trả lương, các loại bảo hiểm (xã hội, y tế, thất nghiệp), và các vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động.

• Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực về: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, kỹ năng nghề, tình trạng sức khỏe và các vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động.

Bước 2: Thương lượng và đàm phán

Hai bên tiến hành thương lượng để thống nhất các điều khoản trong hợp đồng lao động, bao gồm:

• Công việc và địa điểm làm việc.

• Thời hạn của hợp đồng.

• Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác.

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.

• Trang bị bảo hộ lao động.

• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.

• Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

Bước 3: Ký kết hợp đồng lao động

• Hình thức hợp đồng: Hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản và được làm thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Trường hợp hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng, hai bên có thể giao kết bằng lời nói, trừ các trường hợp sau:

  • Giao kết hợp đồng lao động với nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên thông qua một người lao động trong nhóm được ủy quyền.

  • Giao kết hợp đồng lao động với người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó.

  • Giao kết hợp đồng lao động với lao động là người giúp việc gia đình.

• Hiệu lực hợp đồng: Hợp đồng lao động có hiệu lực kể từ ngày hai bên ký kết, trừ khi có thỏa thuận khác.

6. Giao kết nhiều hợp đồng lao động có được phép không?

Theo quy định tại Điều 19 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động được phép ký kết nhiều hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động khác nhau. Tuy nhiên, khi làm việc cho nhiều nơi như vậy, người lao động vẫn phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đã cam kết trong từng hợp đồng.

Trường hợp người lao động ký nhiều hợp đồng cùng lúc, việc tham gia các loại bảo hiểm như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp... sẽ được áp dụng theo đúng quy định pháp luật hiện hành về từng loại bảo hiểm và an toàn, vệ sinh lao động.

7. Câu hỏi thường gặp

7.1 Giao kết hợp đồng lao động với người nước ngoài cần lưu ý những gì?

Khi ký kết hợp đồng lao động với người nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro pháp lý:

• Người lao động nước ngoài phải có giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền cấp, trừ khi thuộc diện được miễn theo quy định tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

• Nếu thuộc diện miễn, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động và nhận văn bản xác nhận từ cơ quan chức năng trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ đầy đủ.

• Hợp đồng lao động với người nước ngoài thường là hợp đồng xác định thời hạn, phù hợp với thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp. Các bên có thể thỏa thuận ký lại hợp đồng nhiều lần nếu có nhu cầu.

• Hợp đồng phải được lập thành văn bản và có thể được viết bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài hoặc song ngữ, tùy theo thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện trong việc giải quyết tranh chấp, nên có bản tiếng Việt hoặc song ngữ.

Ngoài ra, cần lưu ý đến các điều khoản về trách nhiệm pháp lý, giải quyết tranh chấp và các quyền lợi khác của người lao động.

7.2 Người lao động mới ký hợp đồng có được nghỉ phép hay không?

Hiện nay, pháp luật không yêu cầu bạn phải làm đủ một khoảng thời gian nhất định mới được nghỉ phép năm. Điều này có nghĩa là ngay cả khi bạn chỉ làm vài tháng, bạn vẫn có quyền nghỉ phép tương ứng.

Mặc dù pháp luật đã quy định chung, nhưng trên thực tế, mỗi doanh nghiệp có thể có cách tính và quy định riêng về nghỉ phép, miễn là không trái với quy định của pháp luật. Do đó, bạn nên xem kỹ nội quy công ty hoặc hỏi trực tiếp bộ phận nhân sự để biết rõ cách tính ngày nghỉ trong trường hợp của mình.

Theo quy định tại Điều 113 của Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động có quyền được nghỉ phép hàng năm và vẫn được hưởng nguyên lương. Cụ thể:

• 12 ngày làm việc/năm đối với người lao động làm công việc trong điều kiện bình thường.

• 14 ngày/năm nếu là người dưới 18 tuổi, người khuyết tật hoặc làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

• 16 ngày/năm nếu làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Nếu người lao động chưa làm đủ 12 tháng tại một công ty thì vẫn được nghỉ phép năm có lương. Tuy nhiên, số ngày nghỉ sẽ được tính tỷ lệ theo số tháng làm việc thực tế.

7.3 Liệu hợp đồng lao động bằng lời nói có hợp pháp không?

Hợp đồng lao động bằng lời nói vẫn có giá trị pháp lý, nhưng chỉ khi cả hai bên đều có sự đồng thuận và có thể chứng minh được thỏa thuận của mình. Tuy nhiên, để bảo vệ quyền lợi của mình, người lao động và người sử dụng lao động nên chuyển sang hình thức hợp đồng bằng văn bản để đảm bảo minh bạch và dễ dàng giải quyết tranh chấp nếu có.

7.4 Có thể yêu cầu hợp đồng lao động bằng văn bản không?

Có thể. Nếu bạn không muốn giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói, bạn có quyền yêu cầu người sử dụng lao động lập hợp đồng lao động bằng văn bản, đặc biệt là khi công việc của bạn có tính chất lâu dài hoặc phức tạp.