Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động mới nhất 2025? Công ty phải thông báo chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp nào?

1. Công ty phải thông báo chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp nào?

Căn cứ Khoản 1 Điều 45 BLLĐ 2019 quy định về việc thông báo chấm dứt HĐLĐ như sau:

1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định của Bộ luật này, trừ trường hợp quy định tại các khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34 của Bộ luật này.

Đối chiếu Điều 34 BLLĐ 2019 NSDLĐ phải thông báo chấm dứt HĐLĐ cho NLĐ trong các trường hợp sau:

• Hợp đồng lao động hết hạn.
• Người lao động đã hoàn thành công việc được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
• Người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật.
• Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng luật.
• NLĐ bị cho thôi việc trong trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã.
• Giấy phép lao động của người lao động nước ngoài bị hết hiệu lực.
• NLĐ thử việc không đạt yêu cầu mà trước đó các bên thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong HĐLĐ.

2. Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động mới nhất 2025?

Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng là văn bản quan trọng được áp dụng, sử dụng khi hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động hết hiệu lực. Trên thực tế, ngoài nội dung chính là thông báo về chấm dứt hợp đồng, biểu mẫu này cũng chứa các thông tin quan trọng để cả hai bên có thể thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Dưới đây là mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng lao động:

3. Không gửi thông báo chấm dứt hợp đồng, công ty có bị phạt?

Theo Luật sư, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải thông báo việc chấm dứt hợp đồng lao động cho người lao động biết trong một số trường hợp nhất định. Nếu không gửi văn bản thông báo cho người lao động, người sử dụng lao động có thể bị phạt hành chính theo quy định tại khoản 1, Điều 12, Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể:

1. Phạt tiền từ 01 triệu đồng đến 03 triệu đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi không thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định của Bộ luật Lao động, trừ trường hợp quy định tại các khoản 4, 5, 6, 7 và 8, Điều 34 của Bộ luật Lao động.

Bên cạnh đó, khoản 1, Điều 6, Nghị định 12/2022/NĐ-CP cũng quy định, người sử dụng lao động là cá nhân vi phạm sẽ bị phạt tiền từ 01 - 03 triệu đồng, đối với trường hợp là tổ chức vi phạm sẽ bị phạt gấp đôi từ 02 - 06 triệu đồng.

Như vậy, nếu không gửi văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng lao động cho nhân viên, phía công ty có thể bị phạt lên đến 06 triệu đồng.

Theo khoản 2, Điều 49, Nghị định 12/2022/NĐ-CP, thẩm quyền xử phạt đối với lỗi này thuộc về Chánh Thanh tra Sở LĐ-TB&XH. Do đó, nếu không được công ty gửi văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động có thể tố cáo hành vi vi phạm này đến Thanh tra Sở LĐ-TB&XH nơi công ty đặt trụ sở chính để xử lý theo quy định.

4. Công ty có quyền giữ lại lương của người lao động để bảo đảm nghĩa vụ bồi thường do hành vi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật không?

Căn cứ vào Điều 17 của Bộ luật Lao động 2019, quy định về các quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng lao động như sau:

Hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động

1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.

2. Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.

3. Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.

Theo quy định này, yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác để thực hiện nghĩa vụ hợp đồng lao động là hành vi mà công ty không được phép thực hiện.

Căn cứ vào Điều 102 của Bộ luật Lao động 2019, quy định như sau:

Khấu trừ tiền lương

1. Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này.

2. Người lao động có quyền được biết lý do khấu trừ tiền lương của mình.

3. Mức khấu trừ tiền lương hằng tháng không được quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng của người lao động sau khi trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân.

Theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được phép khấu trừ lương của người lao động khi có thiệt hại do hư hỏng tài sản, thiết bị, dụng cụ của người sử dụng lao động.

Điều này có nghĩa là trong trường hợp người lao động tự ý chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, công ty không có quyền giữ lại lương của họ để bảo đảm nghĩa vụ bồi thường.

5. Khi sa thải người lao động có cần thông báo chấm dứt hợp đồng lao động hay không?

Căn cứ Khoản 1 Điều 45 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:

1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định của Bộ luật này, trừ trường hợp quy định tại các khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34 của Bộ luật này.

Tại Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 quy định các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

1. Hết hạn hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 177 của Bộ luật này.

2. Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.

3. Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.

4. Người lao động bị kết án phạt tù nhưng không được hưởng án treo hoặc không thuộc trường hợp được trả tự do theo quy định tại khoản 5 Điều 328 của Bộ luật Tố tụng hình sự, tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng lao động theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.

5. Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

6. Người lao động chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.

7. Người sử dụng lao động là cá nhân chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết. Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc bị cơ quan chuyên môn về đăng ký kinh doanh thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra thông báo không có người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.

8. Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải.

9. Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 35 của Bộ luật này.

10. Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 36 của Bộ luật này.

11. Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc theo quy định tại Điều 42 và Điều 43 của Bộ luật này.

12. Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo quy định tại Điều 156 của Bộ luật này.

13. Trường hợp thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động mà thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc.

Như vậy, theo quy định như trên, trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động do người lao động bị kỷ luật sa thải không thuộc trường hợp cần phải thông báo bằng văn bản về chấm dứt hợp đồng lao động.

6. Những câu hỏi thường gặp

6.1. Người lao động có được nhận quyết định chấm dứt hợp đồng không?

Có. Người lao động phải được nhận bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng để nắm rõ lý do và quyền lợi của mình khi chấm dứt quan hệ lao động. Đồng thời, quyết định này là một trong những tài liệu cần thiết khi người lao động làm thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp hoặc khiếu nại nếu có tranh chấp lao động phát sinh.

6.2. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động có hiệu lực ngay không?

Không phải lúc nào cũng có hiệu lực ngay. Tùy vào từng trường hợp mà quyết định chấm dứt hợp đồng có thể có hiệu lực ngay lập tức (trong trường hợp sa thải theo đúng quy định) hoặc sau một thời gian báo trước (thường là 30, 45 hoặc 60 ngày theo quy định tại Điều 35 và Điều 36 Bộ luật Lao động 2019). Nếu không tuân thủ đúng thời hạn báo trước hoặc lý do chấm dứt không hợp pháp, quyết định có thể bị coi là trái luật, dẫn đến hậu quả pháp lý cho người sử dụng lao động.