Mẫu biên bản họp gia đình thay đổi chủ hộ chuẩn quy định mới nhất 2025

1. Mẫu biên bản họp gia đình thay đổi chủ hộ chuẩn quy định mới nhất 2025

2. Hồ sơ chứng thực biên bản họp gia đình gồm những gì?

Căn cứ Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về hồ sơ chứng thực biên bản họp gia đình gồm:

• Dự thảo Văn bản họp gia đình.
• Giấy tờ nhân thân của các thành viên trong gia đình: Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn. Do đây là văn bản về các thành viên trong gia đình nên ngoài các giấy tờ nêu trên, còn cần phải có giấy khai sinh, sổ hộ khẩu… để chứng minh các mối quan hệ của người tham gia ký trong văn bản họp gia đình.
• Giấy tờ về nội dung được đề cập đến của văn bản họp: Nếu văn bản họp được sử dụng để thoả thuận phân chia, tặng cho, chuyển quyền… tài sản từ thành viên này sang thành viên khác của gia đình thì cần phải cung cấp các loại giấy tờ liên quan đến tài sản được chuyển quyền.

Nếu không liên quan đến tài sản nhưng thoả thuận về nghĩa vụ của các bên thì cũng cần cung cấp các giấy tờ liên quan đến nghĩa vụ này.

Lưu ý: Các giấy tờ trong trường hợp này là bản sao. Các thành viên phải mang theo bản chính để đối chiếu.

3. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết biên bản họp gia đình được quy định như thế nào?

Căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định vè cơ quan có thẩm quyền giải quyết biên bản họp gia đình gồm:

• Phòng tư pháp cấp huyện: Chứng thực hợp đồng, giao dịch có tài sản là động sản, văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế, văn bản khai nhận di sản là động sản.
• Uỷ ban nhân dân cấp xã: Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, thực hiện quyền của người sử dụng đất, về nhà ở, di chúc, văn bản từ chối nhận di sản; văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản là động sản, quyền của người sử dụng đất, nhà ở.
• Cơ quan đại diện chứng thực hợp đồng, giao dịch mà tài sản là động sản.

Thời hạn chứng thực là ngay trong ngày nhận đủ hồ sơ, yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu các bên gửi yêu cầu sau 15 giờ.

Chi phí chứng thực hợp đồng, giao dịch là 50.000 đồng/trường hợp theo Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Biên bản họp gia đình là gì?

Biên bản họp gia đình là một văn bản được lập để ghi nhận những nội dung thỏa thuận trong nội bộ giữa các thành viên trong gia đình.

Các thỏa thuận nội bộ giữa các thành viên trong gia đình liên quan đến các quyền và nghĩa vụ chung mà họ có trách nhiệm thực hiện hoặc được hưởng quyền lợi, lợi ích liên quan.

Ví dụ: Biên bản họp gia đình về việc phân chia quyền thừa kế về đất đai, nhà ở. Các thành viên thuộc hàng thừa kế sẽ họp lại để thỏa thuận phân chia phần tài sản thừa kế, di sản thừa kế mà họ được hưởng từ người để lại di sản thừa kế (cha, mẹ hay ông bà để lại).

4.2. Cách soạn thảo biên bản họp gia đình như thế nào?

Trong biên bản họp gia đình cần có những nội dung như sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ ở giữa, phía trên cùng.
• Thời gian, địa điểm viết biên bản.
• Các thành phần tham dự cuộc họp của gia đình: Ghi đầy đủ họ và tên, ngày tháng năm sinh, số Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân, hộ khẩu thường trú, địa chỉ, số điện thoại,....của tất cả những người tham gia họp;
• Ghi lại đầy đủ tất cả các thông tin trong cuộc họp: Ví dụ các thông tin về tài sản, thừa kế... kèm theo các giấy tờ nếu có.
• Ghi chi tiết những ý kiến, tranh luận được nêu ra trong cuộc họp của tất cả những người tham dự nếu có.
• Đưa ra kết luận cuối cùng về sự việc: Ví dụ: Tài sản được chia cho ai, chia như thế nào, quyền và nghĩa vụ của những người được nhận tài sản,…
• Biểu quyết: Các thành viên có mặt trong cuộc họp gia đình sẽ đưa ra biểu quyết về những nội dung đã được đưa ra.
• Kết quả của việc biểu quyết sẽ là tán thành hoặc là không tán thành hay có ý kiến khác.…
• Trường hợp có ý kiến khác thì cần phải ghi đầy đủ họ tên và nội dung ý kiến người đó đưa ra;
• Đọc lại toàn bộ nội dung của biên bản cho tất cả mọi người có mặt nghe. Sau đó xác nhận lại những thông tin trong đó là hoàn toàn hợp lý, tự nguyện.
• Những người tham gia cuộc họp trực tiếp ký và ghi rõ họ tên;
• Xác nhận của cơ quan địa phương có thẩm quyền.

4.3. Những lưu ý nào khi viết biên bản họp gia đình?

Khi viết biên bản họp gia đình, cần lưu ý:

• Phải có mục cho người xác nhận của người làm chứng và xác nhận của cơ quan có thẩm quyền như Ủy ban nhân dân cấp xã. Điều này nhằm đảm bảo sự chính xác về các nội dung được ghi trong biên bản của cuộc họp.
• Biên bản họp gia đình và những văn bản thỏa thuận phải được lập dưới sự chứng kiến của tất cả các thành viên trong gia đình và có xác nhận của họ. Nếu như không có xác nhận của đầy đủ tất cả các thành viên của gia đình thì rất dễ xảy ra tranh chấp sau này.
• Giá trị của các loại tài sản được đề cập đến trong biên bản họp gia đình phải được thể hiện dưới cả dạng số và dạng chữ.
• Biên bản họp gia đình cần phải được công chứng tại các Tổ chức hành nghề công chứng thì mới có hiệu lực pháp lý đầy đủ.
• Chú ý viết đúng chính tả để tránh xảy ra hiểu lầm không đáng có.
• Trong biên bản họp gia đình phải sử dụng tiếng phổ thông, không sử dụng từ ngữ địa phương để tránh gây nhầm lẫn cho người đọc.

4.4. Biên bản họp gia đình có giá trị pháp lý không?

Biên bản họp gia đình hiện không được quy định cụ thể tại văn bản pháp luật nào. Có thể hiểu, văn bản họp gia đình là loại văn bản do các thành viên trong gia đình họp với nhau về một vấn đề liên quan chung đến tất cả các thành viên trong gia đình.

Tuy nhiên, biên bản họp gia đình cũng là thoả thuận của các thành viên trong gia đình nên cũng có thể xem đây là một dạng của giao dịch dân sự bởi định nghĩa giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

Như vậy, văn bản họp gia đình nếu là sự thoả thuận liên quan đến phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự thì đều được xem là giao dịch dân sự.

Căn cứ tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 để văn bản họp gia đình có hiệu lực thì phải đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự như sau:

Điều 117. Điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự

"1. Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;

b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;

c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

2. Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định."

Như vậy, biên bản họp gia đình cũng được xem là hợp đồng và có giá trị pháp lý nếu có làm thay đổi, phát sinh, chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các bên và đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng. Nếu không thì sẽ không có giá trị pháp lý.

Thông thường, văn bản họp gia đình được lập ra để ghi nhận lại sự thoả thuận của các thành viên về việc phân chia tài sản, quản lý và sử dụng tài sản trong đó có nhà, đất, ô tô, xe máy...

Ngoài ra, đây cũng là văn bản được dùng để ghi nhận lại những thoả thuận của các thành viên trong gia đình về quyền, nghĩa vụ giữa các thành viên với nhau như:

• Nghĩa vụ cấp dưỡng, nghĩa vụ chăm sóc cha mẹ khi về già.
• Nghĩa vụ nuôi dưỡng con cái.
• Việc phân chia tài sản chung của cả hộ gia đình…