Gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu cần chuẩn bị giấy tờ gì mới nhất 2025?

1. Gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Theo quy định mới nhất năm 2025, hồ sơ để thực hiện thủ tục gia hạn, cấp lại, và đổi hộ chiếu Việt Nam cụ thể như sau:

• Trường hợp 1: Cấp lại hộ chiếu hết hạn:
  • Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu X01) .
  • Hộ chiếu cũ (nếu có).
  • CMND/CCCD bản gốc để đối chiếu và bản sao.
• Trường hợp 2: Cấp lại hộ chiếu bị mất:
  • Tờ khai đề nghị cấp lại hộ chiếu (theo mẫu X01) .
  • Xác nhận của cơ quan công an về việc khai báo mất hộ chiếu.
  • CMND/CCCD bản gốc để đối chiếu và bản sao.
• Trường hợp 3: Đổi hộ chiếu bị rách, hỏng:

• • Hộ chiếu bị rách, hỏng sẽ không còn giá trị sử dụng và cần cấp đổi. Hồ sơ gồm:
  • Tờ khai đề nghị cấp lại hộ chiếu (theo mẫu X01) .
  • Hộ chiếu cũ bị hỏng.
  • CMND/CCCD bản gốc để đối chiếu và bản sao.
• Trường hợp 4: Gia hạn hộ chiếu ngoại giao, công vụ
  • Tờ khai gia hạn hộ chiếu ngoại giao công vụ
  • Quyết định cử hoặc văn bản (bản chính) cho phép người ra nước ngoài của cơ quan, người có thẩm quyền ghi rõ đối tượng thuộc diện đề nghị cấp, trong đó:
    • Nêu rõ họ tên, chức vụ, loại, bậc, ngạch công chức, viên chức của người được cử đi nước ngoài, nước đến, thời gian ở nước ngoài, mục đích, nguồn kinh phí cho chuyến đi;
    • Văn bản cử đi nước ngoài có từ hai trang trở lên phải đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai giữa các trang. Đối với văn bản có hai trang trong một tờ thì trang đầu cần được đóng dấu treo hoặc đóng dấu giáp lai
    • Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng

Lưu ý: Trường hợp người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, theo quy định của Bộ luật Dân sự, người chưa đủ 14 tuổi hồ sơ cần chuẩn bị trong trường hợp này là:

• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu phải do cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật khai, ký tên và được Công an xã, phường, thị trấn nơi người đó thường trú hoặc tạm trú xác nhận, đóng dấu giáp lai ảnh.
• 01 bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh đối với người chưa đủ 14 tuổi.
• Bản chụp có chứng thực giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp chứng minh người đại diện hợp pháp đối với người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quy định của Bộ luật Dân sự, người chưa đủ 14 tuổi.
• CMND hoặc thẻ căn cước của người nộp phải được xuất trình khi làm thủ tục tại Cơ quan xuất nhập cảnh.

2. Hướng dẫn các bước đổi hộ chiếu passport hết hạn, sắp hết hạn online bằng tài khoản định danh điện tử VneID

Bước 1: Truy cập https://dichvucong.bocongan.gov.vn/ => Chọn [Đăng nhập]

Bước 2: Chọn Đăng nhập bởi tài khoản cấp bởi Cổng dịch vụ công quốc gia >> Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID hoặc mở ứng dụng VNeID trên điện thoại, quét mã

Bước 3: Xác thực bằng mã OTP gửi về điện thoại

Bước 4: Chọn [Cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước (thực hiện tại cấp tỉnh)] hoặc tìm trực tiếp tên thủ tục vào ô tìm kiếm bên cạnh.

Bước 5: Chọn Nộp hồ sơ

Bước 6: Chọn [Cơ quan giải quyết hồ sơ] và [Trường hợp giải quyết]

Bước 7: Màn hình sẽ hiển thị thông tin hồ sơ cần nộp, người dân kiểm tra lại và thực hiện khai báo đầy đủ thông tin cá nhân và tải ảnh chân dung lên (ảnh 4x6, nền trắng và định dạng đuôi jpg, khi tải thành công thì tên ảnh sẽ hiện màu xanh). Sau đó, thực hiện khai báo đầy đủ thông tin cá nhân và tải ảnh chân dung lên

Bước 8:

• Tại Mục số 13 là mục hộ chiếu phổ thông gần nhất, người dân nhập số hộ chiếu gần nhất tại ô này.
• Tại mục số 14, người dân chọn nội dung đề nghị cấp hộ chiếu:
  • Cấp lại hộ chiếu do hộ chiếu cũ hết hạn.
  • Cấp lại hộ chiếu do hộ chiếu sắp hết hạn.

Bước 9:

• Kéo đến mục cuối trang và cung cấp các giấy tờ theo yêu cầu của Thành phần hồ sơ.
• Nhấn vào ô Chọn tệp tin sau đó chọn mục Scan file hoặc Chọn tệp tin để thực hiện cung cấp các giấy tờ theo yêu cầu. Sau khi thực hiện xong, nhấn [Đồng ý và Tiếp tục]

Bước 10: Sau khi kiểm tra hồ sơ, người dân nhập mã xác nhận

Bước 11: Nộp hồ sơ để hoàn thành việc nộp hồ sơ trực tuyến. Sau đó, màn hình sẽ xuất hiện mã số hồ sơ và đồng thời gửi tin nhắn thông báo đã nộp hồ sơ thành công.

3. Khi nào bạn được gia hạn hoặc cấp lại và đổi hộ chiếu?

Với hộ chiếu phổ thông bạn không được gia hạn hộ chiếu. Nếu hộ chiếu bị hết hạn, bị mất, hư hỏng hoặc còn hạn nhưng hết trang, bạn sẽ được cấp mới hộ chiếu.

Với hộ chiếu ngoại giao, công vụ bạn được cấp và gia hạn khi:

• Người có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị mất, hỏng, hết trang hoặc hết thời hạn sử dụng trong thời gian công tác ở nước ngoài;
• Người đang là thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài có thay đổi về chức vụ
• Người đang ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài
• Vợ, chồng, con chưa đủ 18 tuổi đang ở nước ngoài đi thăm, đi theo, con mới sinh ở nước ngoài của thành viên Cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.

4. Thời gian xử lý thủ tục gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu

Thời gian xử lý thủ tục hồ sơ gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu được quy định rõ ràng như sau:

4.1 Cấp lại hộ chiếu phổ thông:

• Nếu nộp hồ sơ lên Phòng quản lý xuất nhập cảnh: Không quá 08 ngày làm việc kể từ ngày Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.
• Nếu nộp hồ sơ lên Cục xuất nhập cảnh: Không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

4.2 Gia hạn hộ chiếu ngoại giao, công vụ:

• Thời gian gia hạn hộ chiếu là không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (nếu nộp trực tiếp tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ).
• Nếu nộp hồ sơ tại Cơ quan ngoại vụ địa phương, không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan ngoại vụ địa phương chuyển hồ sơ cho Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ. Sau đó, Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ thực hiện gia hạn hộ chiếu trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ trả kết quả (trong trường hợp gia hạn hộ chiếu ngoại giao, công vụ ở nước ngoài)

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Có được gia hạn giấy thông hành không?

Giấy thông hành là loại giấy tờ dùng để xuất cảnh, nhập cảnh cho công dân Việt Nam trong trường hợp không có hộ chiếu, hoặc khi không đủ điều kiện cấp hộ chiếu. Theo quy định hiện hành, giấy thông hành không được gia hạn. Khi giấy thông hành hết hạn, người sở hữu phải đề nghị cấp mới một giấy thông hành khác.

5.2. Phải đổi hộ chiếu trước khi hết hạn bao lâu?

Theo quy định hiện hành, bạn có thể đổi hộ chiếu trước khi hết hạn từ 3 tháng đến 6 tháng tùy vào nhu cầu và hoàn cảnh cụ thể. Cụ thể:

• Trước 6 tháng: Bạn có thể đổi hộ chiếu khi còn ít nhất 6 tháng thời gian hiệu lực, đặc biệt nếu bạn dự định đi công tác, du lịch hoặc làm các thủ tục hành chính yêu cầu hộ chiếu có thời gian hiệu lực tối thiểu là 6 tháng (nhiều quốc gia yêu cầu như vậy để cấp visa hoặc cho phép nhập cảnh).
• Trước 3 tháng: Bạn có thể đổi hộ chiếu khi còn ít nhất 3 tháng hiệu lực trước khi hết hạn nếu hộ chiếu của bạn không còn đủ thời gian sử dụng cho các chuyến đi trong tương lai hoặc nếu bạn cần hộ chiếu mới để đáp ứng các yêu cầu của quốc gia khác.

5.3. Làm gì khi hộ chiếu hết trang trống?

• Khi hộ chiếu của bạn hết trang trống, bạn cần thực hiện thủ tục đổi hộ chiếu mới để tiếp tục sử dụng cho các chuyến đi quốc tế. Hộ chiếu hết trang trống không còn khả năng đóng dấu nhập cảnh, xuất cảnh hoặc dán visa, do đó bạn không thể sử dụng hộ chiếu đó cho các mục đích di chuyển quốc tế.
• Lệ phí đổi hộ chiếu: Lệ phí đổi hộ chiếu có thể dao động tùy vào từng trường hợp, nhưng thường sẽ từ 200.000 đến 400.000 đồng đối với hộ chiếu phổ thông. Nếu xin cấp hộ chiếu ngoại giao hoặc công vụ, lệ phí sẽ khác.
• Hộ chiếu mới sẽ có số và thông tin khác: Khi cấp hộ chiếu mới, bạn sẽ nhận được một hộ chiếu mới hoàn toàn, có số mới và các thông tin cá nhân sẽ được cập nhật lại (nếu có thay đổi).

5.4 Hộ chiếu gần hết hạn bao lâu thì phải làm lại?

Nên thực hiện việc đổi hộ chiếu trước khi hết hạn ít nhất 03 tháng đến 06 tháng để tránh các phát sinh lỗi, gây khó khăn trong quá trình xuất nhập cảnh. Bởi vì, với một số nước thì thời hạn hộ chiếu có thể ngắn hơn là 03 tháng.