Chương II Thông tư 153/2010/TT-BTC: Tạo và phát hành hóa đơn
Số hiệu: | 153/2010/TT-BTC | Loại văn bản: | Thông tư |
Nơi ban hành: | Bộ Tài chính | Người ký: | Đỗ Hoàng Anh Tuấn |
Ngày ban hành: | 28/09/2010 | Ngày hiệu lực: | 01/01/2011 |
Ngày công báo: | 18/10/2010 | Số công báo: | Từ số 597 đến số 598 |
Lĩnh vực: | Thuế - Phí - Lệ Phí | Tình trạng: |
Hết hiệu lực
01/07/2013 |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng anh
1. Tạo hóa đơn là hoạt động làm ra mẫu hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh thể hiện bằng các hình thức hóa đơn hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.
2. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Thông tư này.
a) Tổ chức kinh doanh mới thành lập hoặc đang hoạt động được tạo hóa đơn tự in nếu thuộc các trường hợp hướng dẫn tại điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư này.
b) Tổ chức kinh doanh đang hoạt động được tạo hóa đơn tự in nếu đáp ứng điều kiện hướng dẫn tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư này.
c) Tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.
d) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế không thuộc đối tượng nêu tại điểm a, điểm b khoản này được tạo hóa đơn đặt in theo hướng dẫn tại Điều 8 Thông tư này.
đ) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh; hộ, cá nhân kinh doanh; doanh nghiệp siêu nhỏ; doanh nghiệp ở địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn được mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 11 Thông tư này.
e) Các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật đáp ứng đủ điều kiện tự in hướng dẫn tại khoản 1 Điều 6 nhưng không tự in hóa đơn thì được tạo hóa đơn đặt in hoặc mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.
g) Tổ chức không phải là doanh nghiệp; hộ, cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ.
3. Tổ chức, hộ, cá nhân khi tạo hóa đơn không được tạo trùng số hóa đơn trong cùng ký hiệu.
4. Chất lượng giấy và mực viết hoặc in trên hóa đơn phải đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.
1. Đối tượng được tạo hóa đơn tự in
a) Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ năm (05) tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.
b) Tổ chức kinh doanh đang hoạt động không thuộc các trường hợp nêu tại điểm a khoản này được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:
- Đã được cấp mã số thuế;
- Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;
- Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ gắn liền với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
- Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới hai mươi (20) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước.
c) Tổ chức nêu tại điểm a, điểm b khoản này trước khi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm về quyết định này (mẫu số 5.8 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
Quyết định áp dụng hóa đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hóa đơn;
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hóa đơn;
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn tự in trong nội bộ tổ chức;
- Mẫu các loại hóa đơn tự in cùng với mục đích sử dụng của mỗi loại phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư này.
2. Tổ chức được tạo hóa đơn tự in sử dụng chương trình tự in hóa đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác đảm bảo nguyên tắc:
- Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).
- Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
1. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Hóa đơn điện tử được sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
3. Việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
1. Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in:
a) Tổ chức kinh doanh; hộ và cá nhân kinh doanh có mã số thuế (không bao gồm hộ, cá nhân nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp) được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
b) Cục Thuế tạo hóa đơn đặt in để bán và cấp cho các đối tượng hướng dẫn tại khoản 1 Điều 11 và khoản 1 Điều 12 Thông tư này.
2. Hóa đơn đặt in được in ra dưới dạng mẫu in sẵn phải có các tiêu thức đảm bảo khi lập hóa đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư này.
Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in tự quyết định mẫu hóa đơn đặt in.
Tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đặt in hóa đơn phải in sẵn tên, mã số thuế vào tiêu thức “tên, mã số thuế người bán” trên tờ hóa đơn.
Đối với các số hóa đơn đã đặt in nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi địa chỉ, nếu tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng.
Trường hợp tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đặt in hóa đơn cho các đơn vị trực thuộc thì tên tổ chức kinh doanh phải được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Các đơn vị trực thuộc đóng dấu hoặc ghi tên, mã số thuế, địa chỉ vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng” để sử dụng.
Đối với hóa đơn do Cục Thuế đặt in, tên Cục Thuế được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
3. In hóa đơn đặt in
a) Hóa đơn đặt in được in theo hợp đồng giữa tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh hoặc Cục Thuế với tổ chức nhận in hóa đơn đủ điều kiện tại điểm a khoản 4 Điều này.
b) Hợp đồng in hóa đơn được thể hiện bằng văn bản theo quy định của Luật Dân sự. Hợp đồng ghi cụ thể loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hóa đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc), kèm theo hóa đơn mẫu.
c) Trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn tự in hóa đơn đặt in để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, phải có quyết định in hóa đơn của thủ trưởng đơn vị. Quyết định in phải đảm bảo các nội dung quy định như loại hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hóa đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc), kèm theo hóa đơn mẫu.
4. Điều kiện và trách nhiệm của tổ chức nhận in hóa đơn
a) Điều kiện
Tổ chức nhận in hóa đơn phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm).
b) Trách nhiệm
- In hóa đơn theo đúng hợp đồng in đã ký, không được giao lại toàn bộ hoặc bất kỳ khâu nào trong quá trình in hóa đơn cho tổ chức in khác thực hiện;
- Quản lý, bảo quản các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in theo thỏa thuận với tổ chức, cá nhân đặt in hóa đơn. Trường hợp muốn sử dụng các bản phim, bản kẽm để in cho các lần sau thì phải niêm phong lưu giữ các bản phim, bản kẽm;
- Hủy hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng; các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in theo thỏa thuận với tổ chức, cá nhân đặt in;
- Thanh lý hợp đồng in với tổ chức, cá nhân đặt in hóa đơn;
- Lập báo cáo về việc nhận in hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nội dung báo cáo thể hiện: tên, mã số thuế, địa chỉ tổ chức, cá nhân đặt in; loại, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lượng hóa đơn đã in (từ số … đến số) cho từng tổ chức, cá nhân (mẫu số 3.7 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Báo cáo về việc nhận in hóa đơn được lập và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp một năm hai lần: lần 1 báo cáo in hóa đơn 6 tháng đầu năm chậm nhất là ngày 20 tháng 7, lần 2 báo cáo in hóa đơn 6 tháng cuối năm chậm nhất là ngày 20 tháng 1 năm sau.
Trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn ngừng hoạt động in hóa đơn thì kỳ báo cáo in hóa đơn cuối cùng bắt đầu từ đầu kỳ báo cáo cuối đến thời điểm tổ chức nhận in ngừng hoạt động in hóa đơn, thời hạn nộp báo cáo về việc nhận in hóa đơn chậm nhất là ngày 20 tháng sau của tháng ngừng hoạt động in hóa đơn.
Trường hợp tổ chức nhận in hóa đơn mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc có hoạt động in hóa đơn sau khi ngừng hoạt động in thì thời gian báo cáo về việc nhận in hóa đơn đầu tiên tính từ ngày bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc bắt đầu lại hoạt động in đến hết tháng 6 hoặc hết tháng 12 tùy theo thời điểm bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc bắt đầu hoạt động in.
Cơ quan thuế nhận báo cáo về việc nhận in hóa đơn của tổ chức nhận in hóa đơn và đưa các dữ liệu lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
2. Thông báo phát hành hóa đơn gồm: tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), hóa đơn mẫu, tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (đối với hóa đơn đặt in), ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.
Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.
Riêng hóa đơn xuất khẩu, nếu có sự thay đổi mẫu hóa đơn nhưng không thay đổi các nội dung bắt buộc thì không phải thực hiện thông báo phát hành mới.
3. Hóa đơn mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
4. Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm căn cứ nội dung phát hành hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân phát hành, tổ chức xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về phát hành hóa đơn trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để mọi tổ chức, cá nhân tra cứu được nội dung cần thiết về hóa đơn đã thông báo phát hành của tổ chức, hộ, cá nhân.
Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức, hộ, cá nhân gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức, hộ, cá nhân biết. Tổ chức, hộ, cá nhân có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
1. Hóa đơn do Cục Thuế đặt in trước khi bán, cấp lần đầu phải lập thông báo phát hành hóa đơn.
2. Nội dung thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn mẫu thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2, khoản 3 Điều 9 Thông tư này và theo mẫu số 3.6 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này.
3. Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến tất cả các Cục Thuế trong cả nước trong thời hạn mười (10) ngày làm việc, kể từ ngày lập thông báo phát hành và trước khi cấp, bán. Thông báo phát hành hóa đơn niêm yết ngay tại các cơ sở trực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian thông báo phát hành còn hiệu lực tại vị trí dễ thấy khi vào cơ quan thuế.
Trường hợp Cục Thuế đã đưa nội dung Thông báo phát hành hóa đơn lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì không phải gửi thông báo phát hành hóa đơn đến Cục Thuế khác.
4. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản 2 và 3 Điều này.
1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh; hộ, cá nhân kinh doanh; doanh nghiệp siêu nhỏ; doanh nghiệp ở tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn không thuộc đối tượng tạo hóa đơn tự in theo hướng dẫn tại Điều 6 Thông tư này.
Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh theo hướng dẫn tại khoản này là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật Kinh doanh bảo hiểm.
Doanh nghiệp siêu nhỏ theo hướng dẫn tại khoản này là cơ sở kinh doanh có từ mười (10) lao động trở xuống theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 của Chính phủ về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa. Cơ sở kinh doanh xác định và chịu trách nhiệm về số lượng lao động kê khai với cơ quan thuế khi mua hóa đơn.
Địa bàn có điều kiện kinh tế-xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn theo hướng dẫn tại khoản này là địa bàn thuộc Danh mục địa bàn ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp ban hành kèm theo Nghị định số 124/2008/NĐ-CP ngày 11/12/2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có đơn vị trực thuộc kê khai thuế giá trị gia tăng riêng và không thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn thì đơn vị trực thuộc không thuộc đối tượng được cơ quan thuế bán hóa đơn theo hướng dẫn tại khoản này.
Ví dụ: Doanh nghiệp A được thành lập và hoạt động tại huyện Thanh Sơn (tỉnh Phú Thọ) là địa bàn có điều kiện kinh tế-xã hội đặc biệt khó khăn và không thuộc đối tượng tạo hóa đơn tự in thì doanh nghiệp A được mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.
Trường hợp doanh nghiệp A có chi nhánh B tại thành phố Việt Trì (tỉnh Phú Thọ) không phải là địa bàn có điều kiện kinh tế-xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, chi nhánh B thực hiện khai thuế giá trị gia tăng riêng thì chi nhánh B không thuộc đối tượng mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế. Chi nhánh B tạo hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in để sử dụng khi bán hàng hóa, dịch vụ.
Trường hợp doanh nghiệp A có chi nhánh C tại quận Đống Đa, thành phố Hà Nội thì chi nhánh C không thuộc đối tượng mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.
2. Hóa đơn do Cục Thuế đặt in được bán theo giá bảo đảm bù đắp chi phí gồm: giá đặt in và phí phát hành. Cục trưởng Cục Thuế quyết định và niêm yết giá bán hóa đơn theo nguyên tắc trên. Cơ quan thuế các cấp không được thu thêm bất kỳ khoản thu nào ngoài giá bán đã niêm yết.
Cơ quan thuế quản lý trực tiếp thực hiện bán hóa đơn cho các đối tượng hướng dẫn tại khoản 1 Điều này.
3. Bán hóa đơn tại cơ quan thuế
a) Trách nhiệm của tổ chức, hộ, cá nhân
Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành khi mua hóa đơn phải có đơn đề nghị mua hóa đơn (mẫu số 3.3 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Khi đến mua hóa đơn, người mua hóa đơn (người có tên trong đơn hoặc người được chủ hộ kinh doanh uỷ quyền bằng giấy uỷ quyền theo quy định của pháp luật) phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật về giấy chứng minh nhân dân.
b) Trách nhiệm của cơ quan thuế
Cơ quan thuế bán hóa đơn cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh theo tháng.
Sau khi kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn và đề nghị mua hóa đơn trong đơn đề nghị mua hóa đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hóa đơn cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong ngày. Số lượng hóa đơn bán cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh không quá số lượng hóa đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó.
Số lượng hóa đơn bán cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh lần đầu không quá một quyển năm mươi (50) số cho mỗi loại hóa đơn. Trường hợp chưa hết tháng đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo.
1. Cơ quan thuế cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.
2. Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng số tương ứng với đề nghị của tổ chức, hộ và cá nhân không kinh doanh gọi là hóa đơn lẻ.
Tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ là loại hóa đơn bán hàng.
Trường hợp doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã quyết toán hóa đơn, đã đóng mã số thuế phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ là loại hóa đơn bán hàng.
Riêng đối với tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản, trường hợp giá trúng đấu giá là giá bán đã có thuế giá trị gia tăng được công bố rõ trong hồ sơ bán đấu giá do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt thì được cấp hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho người mua.
3. Cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được xác định như sau:
- Đối với tổ chức: Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi tổ chức đăng ký mã số thuế hoặc nơi tổ chức đóng trụ sở hoặc nơi được ghi trong quyết định thành lập.
- Đối với hộ và cá nhân không kinh doanh: Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi cấp mã số thuế hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trên sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu) còn hiệu lực hoặc nơi cư trú do hộ, cá nhân tự kê khai (không cần có xác nhận của chính quyền nơi cư trú).
Trường hợp tổ chức, hộ và cá nhân không kinh doanh có bất động sản cho thuê thì cơ quan thuế quản lý địa bàn có bất động sản thực hiện cấp hóa đơn lẻ.
Tổ chức, hộ, cá nhân có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ phải có đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ (mẫu số 3.4 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Căn cứ đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ và các chứng từ mua bán kèm theo, cơ quan thuế có trách nhiệm hướng dẫn người nộp thuế xác định số thuế phải nộp theo quy định của pháp luật về thuế. Riêng trường hợp được cấp hóa đơn giá trị gia tăng lẻ thì số thuế giá trị gia tăng phải nộp là số thuế giá trị gia tăng ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng cấp lẻ.
Người đề nghị cấp hóa đơn lẻ lập hóa đơn đủ 3 liên tại cơ quan thuế và phải nộp thuế đầy đủ theo quy định trước khi nhận hóa đơn lẻ. Sau khi có chứng từ nộp thuế của người đề nghị cấp hóa đơn, cơ quan thuế có trách nhiệm đóng dấu cơ quan thuế vào phía trên bên trái của liên 1, liên 2 và giao cho người đề nghị cấp hóa đơn, liên 3 lưu tại cơ quan thuế.
1. Tổ chức, hộ, cá nhân khi in, phát hành hóa đơn quy ước các ký hiệu nhận dạng trên hóa đơn do mình phát hành để phục vụ việc nhận dạng hóa đơn trong quá trình in, phát hành và sử dụng hóa đơn.
Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý, tổ chức, hộ, cá nhân có thể chọn một hay nhiều hình thức sau để làm ký hiệu nhận dạng như: dán tem chống giả; dùng kỹ thuật in đặc biệt; dùng giấy, mực in đặc biệt; đưa các ký hiệu riêng vào trong từng đợt in hoặc đợt phát hành loại hóa đơn cụ thể, in sẵn các tiêu thức ổn định trên tờ hóa đơn (như tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; loại hàng hóa, dịch vụ; đơn giá…), chữ ký và dấu của người bán khi lập hóa đơn...
2. Trường hợp phát hiện các dấu hiệu vi phạm có liên quan đến việc in, phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn, tổ chức, hộ, cá nhân phát hiện phải báo ngay cơ quan thuế. Khi cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu xác nhận hóa đơn đã phát hành, tổ chức, hộ, cá nhân in, phát hành hóa đơn phải có nghĩa vụ trả lời bằng văn bản trong thời hạn mười (10) ngày kể từ khi nhận được yêu cầu.
CREATION AND ISSUANCE OF INVOICES
Article 5. Principles of creation of invoices
1. Creation of invoices means creating invoice formats in the forms specified in Clause 3. Article 3 of this Circular for use in the sale of goods or provision of services by business organizations, households or individuals.
2. Business organizations, households and individuals may concurrently create invoices of different forms (self-printed invoices, invoices printed on order, e-invoices) under Decree No. 51/2010/ND-CP and this Circular.
a/ New or operating businesses which fall into the cases specified at Point a. Clause 1. Article 6 of this Circular may themselves print invoices.
b/ Operating businesses which satisfy the conditions specified at Point b. Clause 1, Article 6 of this Circular may themselves print invoices.
c/ Businesses defined at Points a and b of this Clause which do not themselves print invoices may order the printing of invoices under Article 8 of this Circular.
d/ Business organizations, households and individuals other than those defined at Points a and b of this Clause that pay value-added tax by the credit method may order the printing of invoices under Article 8 of this Circular.
e/ Organizations other than enterprises which conduct business activities and business households and individuals; micro enterprises; enterprises located in areas with socio-economic difficulties and exceptional socio-economic difficulties may buy invoices printed on order of tax offices under Clause 1. Article 11 of this Circular.
f/ Public non-business units engaged in production and business activities under law which fully satisfy the conditions for self printing invoices under Clause 1. Article 6, but do not themselves print invoices may order the printing of invoices or buy invoices printed on order of tax offices.
g/ Organizations other than enterprises and non-business households or individuals irregularly selling goods or providing services to customers who need invoices may obtain individual invoices from tax offices.
3. When billing invoices, organizations, households and individuals may not create identical serial numbers of invoices of the same symbol.
4. The quality of invoice paper and writing or printing ink must meet requirements on preservation periods under the accounting law.
Article 6. Creation of self-printed invoices
1. Entities eligible to print invoices by themselves
a/ Enterprises and non-business units eligible to print invoices by themselves after obtaining a tax identification number include:
- Enterprises lawfully established in industrial parks, economic zones, export-processing zones and hi-tech zones.
- Public non-business units engaged in production and business under law.
- Enterprises with a charier capital of VND live (05) billion or higher actually contributed at the time of notifying the issuance of invoices.
b/ Operating businesses other than those defined at Point a of this Clause may themselves print invoices for sale of goods and provision of services when fully satisfying the following conditions:
- Having obtained a tax identification number;
- Having turnover from goods sale and service provision;
- Having equipment systems (computers, printers, cash registers) for printing and making out invoices upon sale of goods or provision of services;
- Being accounting units as defined in the Accounting Law and having a goods and service sale software linked with the accounting software to enable automatic transfer invoice data to the accounting software (or database) at the time of making out invoices.
- Not being sanctioned for tax-related violations or having been sanctioned for tax-related violations with total paid fines of less than VND twenty (20) million within three hundred and sixty five (365) consecutive days up to the date of notifying the first issuance of self-printed invoices.
c/ Before creating invoices, an organization defined at Point a or b of this Clause shall issue a decision on application of self-printed invoices, submit it to its managing tax office and take responsibility for this decision (Form No. 5.8, Appendix 5 to this Circular).
A decision on application of self-printed invoices contains the following principal contents:
- Name of the equipment system (computer, printer, application software) used for invoice printing;
- Technical section or name of the service provider in charge of technical aspects of invoice printing;
- Responsibilities of each section involved ill the creation, making out, circulation and storage of self-printed invoices within the organization;
- Formats of types of self-printed invoice together with their use purposes, which must contain items to cover all the contents specified in Clause I. Article 4 of this Circular.
2. Organizations eligible to print invoices by themselves shall use a program to print invoices from computers, cash registers or other machines on the following principles:
- Invoices are numbered automatically. Each copy of an invoice of the same number is printed only once. Second-printed copy onward must be indicated as copy.
-The application software for invoice printing meet security requirements by user authorization. Unauthorized users may not tamper with data on the software.
Article 7. Creation of e-invoices
1. E-invoices shall be created, made out and processed on computers of business organizations, households and individuals with tax identification numbers upon sale of goods or provision of services and stored on computers of the involved parties under the law on e-transactions.
2. E-invoices shall be used under the law on e-transactions.
3. E-invoices shall be managed and used under the Ministry of Finance's separate guidance.
Article 8. Ordering of invoice printing
1. Entities eligible to order the printing of invoices:
a/ Businesses and business households and individuals with tax identification numbers (excluding households and individuals paying value-added tax by the direct method) may order the printing of invoices for their sale of goods and provision of services.
b/ Provincial-level Tax Departments may order the printing of invoices for sale and distribution to the entities defined in Clause 1. Article 11, and Clause 1. Article 12 of this Circular.
2. Invoices to be printed on order shall be printed in a pre-printed format with items fully covering the compulsory contents specified in Clause 1. Article 4 of this Circular.
Entities eligible to order the printing of invoices may decide on the formats of invoices.
Business organizations, households and individuals that order the printing of invoices shall have their names and lax identification numbers pre-printed in the item "name, tax identification number of seller" on invoices.
Business organizations, households and individuals that change addresses, but still have invoices with pre-printed old address may use these invoices by stamping the new address mark next to the pie-printed address.
Business organizations, households and individuals that order the printing of invoices for their attached units shall have their names preprinted on the upper left of invoices. Attached units shall have their names, lax identification numbers and addresses stamped or written in the item "name, tax identification number of seller" for use.
An invoice printed on order of a provincial-level Tax Department must show the Tax Department's name on its upper left.
3. Printing of invoices on order
a/ Invoices printed on order shall be printed under contracts between business organizations, households or individuals or provincial-level Tax Departments and invoice-printing organizations that fully satisfy the conditions specified at Point a. Clause 4 of this Article.
b/ An invoice printing contract shall be made in writing under the Civil Code. It must specify the type, symbol of invoice number pattern, symbol, quantity, and serial numbers of invoice (starting and ending serial numbers) enclosed with a specimen invoice.
4. Conditions for and responsibilities of a printing organization
a/ Conditions
To be an enterprise with a valid business registration certificate and printing license (for both publications and non-publication products).
b/ Responsibilities
- To print invoices under signed contracts, not to assign another printing organization to conduct the whole or any stage of the invoice printing process;
- To manage and preserve film and zinc plates and tools of similar properties in the printing of invoices under agreements with the ordering parties. To seal and keep film and zinc plates which will be further used for printing:
- To destroy invoices which are printed on trial, incorrectly, identically, superfluously or mistakenly; and film and zinc plates and tools of similar properties in the printing of invoices on order under agreements with ordering parties:
- To liquidate printing contracts with the ordering parties:
- To make reports on invoice printing to its managing tax office. A report must indicate the name, tax identification number and address of the ordering party; type and symbol of invoices, symbol of invoice number pattern, quantity of printed invoices (from number... to number...) for each ordering party (Form No. 3.7. Appendix 3 to this Circular).
Reports on invoice printing shall be made and sent to managing tax offices biannually before or on July 20, for first-six-month reports, and before or on January 20 of the following year, for last-six-month reports.
For an organization which ceases its invoice printing activities, the last reporting period is counted from the beginning of this period to the time the organization ceases its invoice printing activities. The deadline for submitting such report is the 20th of the month after the month of ceasing invoice printing activities.
For an organization which has just started production and business activities or conducts invoice printing activities after ceasing printing activities, the first period for reporting on invoice printing activities is counted from the date of starling production and business activities or resuming printing activities to the end of June or December, depending on the lime of starting production and business activities or printing activities.
Tax offices shall receive reports of invoice printing organizations and post their information on the website of the General Department of Taxation.
Article 9. Issuance of invoices by business organizations, households and individuals
1. Before using invoices for goods and service sale, except invoices sold or distributed by tax offices, business organizations, households and individuals shall make invoice issuance notices (Form No. 3.5. Appendix 3 to this Circular).
2. An invoice issuance notice contains the name, lax identification number, address and telephone of the invoice issuer, types of invoices to be issued (name and symbol of invoice, symbol of invoice number pattern, date of use commencement, quantity of invoices to be issued (from number... to number...)), specimen invoice, name and lax identification number of (the invoice printing enterprise (for invoices printed on order), date of making the notice, name and signature of the representative at law and seal of the unit.
When changing the address of a business place, a business organization, household or individual shall send the invoice issuance notice to the lax office of the locality in which the new business place is based, clearly indicating the number of issued invoices which are unused and will be used.
When sending a notice of (he second or subsequent issuance of invoices, a business organization, household or individual is not required to enclose a specimen invoice if there is no change in the contents and form of invoices to be issued.
When there is a change in the contents of an invoice issuance notice, a business organization household or individual shall make a new invoice issuance notice under this Clause.
Particularly, a new invoice issuance notice is not required for export invoices with changes in their format but without changes in their compulsory contents.
3. Specimen invoice is an invoice printed with correct and full contents of an invoice copy to be handed to a buyer which has a serial number consisting of a series of zeros and printed or stamped with the "specimen" mark.
4. An invoice issuance notice shall be sent to the managing lax office at least five (05) days before a business organization, household or individual starts using invoices and within ten (10) days after the notice is signed. This notice enclosed with a specimen invoice shall be posted up at establishments using invoices for goods and service sale throughout the invoice use-duration.
Attached units and branches of an organization which use that organization's common invoice formal shall each send an issuance notice to their managing tax offices.
Based on invoice issuance notices of organizations, households and individuals, the General Department of Taxation shall develop a database on issuance of invoices on its website to enable all organizations and individuals to search for necessary contents of invoices issued by organizations, households and individuals.
Within two (02) working days after receiving an issuance notice of an organization, household or individual, which fails to fully contain the required contents, a tax office shall notify such in writing to that organization, household or individual for making a new notice with appropriate modifications.
Article 10. Issuance of invoices by provincial-level Tax Departments
1. Invoice issuance notices must be made for invoices printed on order of provincial-level Tax Departments before their first-lime sale or distribution.
2. Contents of an invoice issuance notice and Specimen invoice comply with Clauses 2 and 3. Article 9 of this Circular and Form No. 3.6, Appendix 3 to this Circular.
3. An invoice issuance notice shall be sent to all provincial-level Tax Departments nationwide within 10 (ten) working days after making such notice and before distributing and selling invoices. Such notice shall be posted up at easy-to-notice places of attached establishments of provincial-level Tax Departments throughout the validity duration of the invoice issuance notice
A provincial-level Tax Department which has posted the invoice issuance notice on the Genera! Department of Taxation's website is not required to send this notice to other Tax Departments.
4. In case of a change in the notified contents provincial-level Tax Departments shall carry out procedures to make new issuance notices under Clauses 2 and 3 of this Article.
Article 11. Sale of invoices printed on order of provincial-level Tax Departments
1. Tax offices shall sell invoices to organizations other than enterprises which conduct business activities; business households and individuals: micro enterprises; enterprises located m areas with socio-economic difficulties or exceptional socio-economic difficulties ineligible to print invoices by themselves under Article 0 of this Circular.
Organizations other than enterprises which conduct business activities mentioned in this Clause are organizations which conduct business activities but are not set up and do not operate under the Enterprise Law, the Law on Credit Institutions and the Law on Insurance Business.
Micro enterprises mentioned in this Clause are business establishments with ten (10) or less employees as defined in Clause 1. Article 3 of the Government's Decree No. 56/2009/ND-CP of June 30, 2009, on support for development of small- and medium-sized enterprises. Business establishments shall determine and take responsibility for the number of employees declared to lax offices upon purchase of invoices.
Areas with socio-economic difficulties and exceptional socio-economic difficulties mentioned in this Clause are those on the list of areas entitled to enterprise income tax incentives promulgated together with the Government's Decree No. 124/2008/ND-CP of December II. 2008. detailing and guiding a number of articles of the Enterprise Income Tax Law An enterprise's attached unit which declares value-added lax separately and does not operate in an area with socio-economic difficulties or exceptional socio-economic difficulties is not eligible for buying invoices from tax offices under this Clause.
For example: Enterprise A established and operating in Thanh Son district (Phu Tho province), an area with exceptional socio economic difficulties, which is ineligible to print invoices by itself, may buy invoices printed on order of tax offices.
Enterprise As branch B based in Viet Tri city (Phu Tho province), which is not an area with socio-economic difficulties or with exceptional socio-economic difficulties, which declares value-added lax separately, is not eligible for buying invoices printed on order of lax offices. Branch B shall itself print invoices or order the printing of invoices for sale of goods and provision of services.
Enterprise's A branch C based in Dong Da district. Hanoi, is not eligible for buying invoices printed on order of tax offices.
2. Invoices printed on order of provincial- level 'lax Departments shall be sold at prices which can offset expenses, including printing cost and distribution cost. Based on this principle, directors of provincial-level lax Departments shall decide on and post up invoice selling prices. Tax offices at all levels may not charge any amounts in addition to the posted price.
Managing tax offices shall sell invoices to those defined in Clause I of this Article.
3. Sale of invoices at tax offices
a/ Responsibilities of organizations, households and individuals
To buy invoices, business organizations, households and individuals eligible to buy invoices issued by lax offices shall make an application for purchase of invoices (Form No. 3.3., Appendix 3 to this Circular).
When buying invoices at a tax office, a buyer (the undersigned of the application or a person lawfully authorized in writing by the business household owner) shall produce his/her valid people's identity card under the law on people's identity cards.
b/ Responsibilities of tax offices
Tax offices shall sell invoices to business organizations, households and individuals monthly.
After examining the use of invoices and applications for purchase of invoices, tax offices shall sell invoices to business organizations, households and individuals within the day. The quantity of invoices sold to a business organization, household or individual must not exceed the quantity of invoices used in the previous month.
The quantity of invoices sold for the first time to a business organization, household or individual must not exceed a book of fifty (50) numbers For each type of invoices. When invoices bought for the first time are used up before a month ends, the tax office shall, based on the quantity of invoices used, decide on the quantity of invoices sold for the next lime.
Article 12. Distribution of invoices printed on order of provincial-level Tax Departments
1. Tax offices shall distribute invoices to organizations other than enterprises and non-business households and individuals irregularly selling goods or providing services to customers that require invoices.
2. Invoices distributed by tax offices in a quantity requested by an organization, a households or an individual are called individual invoices.
Organizations other than enterprises and non-business households and individuals irregularly selling goods or providing services to customers that require invoices shall be distributed by tax offices individual invoices, which are sale invoices.
An enterprise which has been dissolved or gone bankrupt and has liquidated its invoices and closed its lax identification number, but has to liquidate assets and needs invoices for handing to buyers may obtain from a tax office individual invoices, which are sale invoices.
When state organizations or agencies which do not pay value-added tax by the credit method auction assets, they may obtain value-added tax invoices for handing to buyers if the winning price staled in the auctioning dossier approved by a competent agency is inclusive of value-added tax.
3. Tax offices distributing individual invoices for sale of goods or provision of services are determined as follows:
- For organizations: Tax offices managing localities in which organizations register their lax identification numbers or are based or localities which are slated in decisions establishing those organizations.
- For non-business households and individuals. Tax offices managing localities in which their tax identification numbers are granted or in which they register permanent residence as stated in household status book or valid peoples identity cards (or passports) or localities of their residence as declared by those households or individuals (certification of administrations of places of residence is not required).
Non-business organizations, households and individuals with leased properly may obtain individual invoices from tax offices managing localities in which the property is based.
Organizations, households and individuals shall make applications for individual invoices (Form 3.4, Appendix 3 to this Circular). Based on these applications and enclosed documents, lax offices shall guide taxpayers lo determine payable lax amounts under the lax law. For individual value-added invoices, the payable value-added tax is the value-added lax amount indicated on the individual value-added invoice.
An applicant for individual invoices shall make out an invoice with 3 copies at a lax office and fully pay taxes under regulations before receiving the individual invoice. After receiving tax payment documents of an applicant for invoices, a lax office shall append its seal lo the upper left of the first and second copies of the invoice and hand them 10 the applicant while keeping the third copy.
Article 13. Signs for identification of invoices
1. Invoice printing and issuing organizations, households and individuals shall make rules on signs for identification of their issued invoices to identify invoices in the printing, issuance and use of invoices.
Depending on the size and characteristics of business activities and management requirements, organizations, households and individuals may select one or more of the following ways to make identification signs: anti-counterfeit stamps: special printing techniques: special printing paper and ink: particular signs for each drive of printing or issuing invoices, pie -printed items on invoices (such as name, lax identification number and address of the seller: types of goods or service: unit price, etc ), signature and seal of the seller when making out invoices.
2. When detecting signs o\' violations related to the printing, issuance, management and use of invoices, organizations, households and individuals shall promptly notify such to tax offices. Invoice printing and issuing organizations, households and individuals shall give a written reply within ten (10) days after receiving a request of a tax office or competent stale agency for certification of issued invoices.