Chương III Thông tư 153/2010/TT-BTC: Sử dụng hóa đơn
Số hiệu: | 153/2010/TT-BTC | Loại văn bản: | Thông tư |
Nơi ban hành: | Bộ Tài chính | Người ký: | Đỗ Hoàng Anh Tuấn |
Ngày ban hành: | 28/09/2010 | Ngày hiệu lực: | 01/01/2011 |
Ngày công báo: | 18/10/2010 | Số công báo: | Từ số 597 đến số 598 |
Lĩnh vực: | Thuế - Phí - Lệ Phí | Tình trạng: |
Hết hiệu lực
01/07/2013 |
TÓM TẮT VĂN BẢN
Văn bản tiếng việt
Văn bản tiếng anh
1. Nguyên tắc lập hóa đơn
a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này.
b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
c) Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
d) Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.
2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn
a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn
Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh họat, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thoả thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.
Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thoả thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khóan, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”: ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.
c) Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”: ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có).
d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”
Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.
Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
Hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong một số trường hợp thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.
1. Người bán hàng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn (trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được uỷ nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm). Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
2. Nội dung văn bản ủy nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (hình thức hóa đơn, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số lượng hóa đơn (từ số... đến số...)); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt hóa đơn ủy nhiệm (nếu là hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử); phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.
3. Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm. Thông báo ủy nhiệm phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
4. Bên nhận ủy nhiệm phải niêm yết thông báo ủy nhiệm tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết.
5. Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm lập hóa đơn, hai bên phải xác định bằng văn bản và bên được ủy nhiệm phải tháo gỡ ngay các thông báo đã niêm yết tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ.
6. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các hóa đơn ủy nhiệm trong báo cáo sử dụng hóa đơn hàng quý theo hướng dẫn tại Thông tư này.
1. Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.
2. Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.7 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
3. Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.
Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:
1. Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
2. Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.
a) Nội dung ghi trên hóa đơn
Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày..., tháng.... năm...”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.
Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 14 Thông tư này.
b) Nội dung trên bảng kê
Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:
+ Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế
+ Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số... Ngày... tháng.... năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.
1. Tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế hóa đơn không tiếp tục sử dụng trong các trường hợp sau:
a) Tổ chức, hộ, cá nhân được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế) phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành còn chưa sử dụng.
b) Tổ chức, hộ, cá nhân phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.
c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 27 Thông tư này.
d) Hóa đơn mất, cháy, hỏng theo hướng dẫn tại Điều 22 Thông tư này.
2. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có trách nhiệm thông báo hết giá trị sử dụng của các hóa đơn sau:
- Hóa đơn không tiếp tục sử dụng do tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế thuộc các trường hợp nêu tại khoản 1 Điều này.
- Hóa đơn chưa lập mà tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mà không thông báo với cơ quan thuế;
- Hóa đơn chưa lập của tổ chức, hộ, cá nhân tự ý ngừng kinh doanh nhưng không thông báo với cơ quan thuế;
- Hóa đơn mua của cơ quan thuế mà tổ chức, hộ, cá nhân có hành vi cho, bán.
Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.
Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).
1. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn là việc lập khống hóa đơn; cho hoặc bán hóa đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế bán hoặc cấp và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này); cho hoặc bán hóa đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách; lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên; dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.
2. Một số trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:
- Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.
- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế.
- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ, nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ.
- Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn.
- Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.
1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
1. Người mua được sử dụng hóa đơn hợp pháp theo quy định pháp luật để chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ; hưởng chế độ khuyến mãi, chế độ hậu mãi, xổ số hoặc được bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật; được dùng để hạch toán kế toán hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán; kê khai các loại thuế; đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và để kê khai thanh toán vốn ngân sách nhà nước theo các quy định của pháp luật.
2. Hóa đơn được sử dụng trong các trường hợp tại khoản 1 phải là:
- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ bản gốc, liên 2 (liên giao khách hàng), trừ các trường hợp nêu tại Điều 22 Thông tư này.
- Hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn.
- Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa.
- Hóa đơn không thuộc các trường hợp nêu tại Điều 20 và Điều 21 Thông tư này.
Article 14. Making out of invoices
1. Principles of making out invoices
a/ Business organizations, households and individuals may make out and hand 10 goods or service buyers types of invoice under this Circular.
b/ A seller shall make out an invoice when selling goods or services, including goods or services for promotion or advertising or as samples: goods and services donated, granted, presented, exchanged or given as salary for employees and for internal consumption (except goods internally circulated for further production): and goods loaned, lent or returned.
An invoice must correctly reflect the arising economic operation. An invoice must be neither erased nor modified. It must be written in an unfadable ink of the same color, but not red ink. Figures and words must be written on the invoice continually and uninterruptedly. Pre-printed words must be neither overwritten nor overprinted. Any blank space must be crossed out.
c/ An invoice shall be made out once in multiple copies. Contents of a made-out invoice must be uniform in all copies of the same serial number.
d/ Invoices shall be made out with serial numbers in ascending order.
A business with different attached units directly selling goods or with different authorized establishments, which distributes invoices printed on order with the same symbol to each establishment in the system, must open a book to monitor the quantity of invoices distributed to each attached unit or authorized establishment. Attached units and authorized establishments shall use invoices within the distributed quantities with serial numbers in ascending order.
2. Ways of filling in some specific items on an invoice
a/ “Date, month, year" of making out in invoice
The date of making out a goods sale invoice is the point of time of transferring the ownership or use right over goods to a buyer regardless of whether payment has been made.
The date of making out a service provision invoice is the dale of completing (he service provision regardless of whether payment has been made. When the service provider collects service charges before or when providing the service, the date of making out the invoice is the date of collecting charges.
The date of making out an invoice for the supply of daily-life electricity or water or provision of telecommunications or television services must be within seven (7) days after recording readings of electricity or water meters or closing the conventional period for provision of telecommunications or television services. The conventional period as the basis for calculating the quantity of goods or services provided is based on the agreement between the telecommunications or television service provider and the buyer.
The date of making out an invoice for construction and installation activities is the time of conducting take-over test and handing over works or work items and the volume of completed construction and installation, regardless of whether payment has been made.
In case of multiple deliveries of goods or transfer of work items or service stages, an invoice must be made out for each delivery and transfer for the volume and value of delivered or transferred goods or services.
For an organization dealing in real estate or building infrastructure or houses for sale or transfer which collects money according lo project implementation schedules or payment schedules under contracts, the dale of making out an invoice is the date of collecting money.
The dale of making out an invoice for exported goods or services may be determined by the exporter in line with the agreement between the exporter and importer. The date of determining export revenues for tax calculation is the date of certifying the completion of customs procedures on customs declarations.
For the sale of petrol and oil at retail stations to regular buyers being business organizations and individuals and provision of banking and securities services, the dates of making out invoices comply with the contract signed between two sides enclosed with a statement or another document certified by two sides, but must be no later than the last day of the month in which the sale or goods or provision of services is effected.
The date of making out an invoice for the sale of crude oil. natural gas or processed oil and gas or in other particular cases complies with the Ministry of Finance's separate guidance.
b/ "Name, address and tax identification number of the seller." '"Name, address and tax identification number of the buyer'": To write the full or abbreviation name as indicated on the business registration certificate and tax registration certificate.
For an organization having an attached unit with its own tax identification number which directly sells goods: To write the name, address and tax identification number of that unit. If such unit has no tax identification number, the lax identification number of the head office shall be written.
For goods or services sold at VNI) 200.000 or more each time, if the buyer does not require an invoice or provide his/her/its name, address and tax identification number (if any), an invoice shall still be made out. clearly stating "buyer does not require invoice" or "buyer does not provide name, address and lax identification number."
Particularly for petrol and oil retailers, if buyers do not require invoices, at the end of each day, they shall make out a general invoice for the day's total sales to buyers not requiring invoices.
e/ "Number, name of goods and services, unit of calculation, quantity, unit price, amount": To write the goods or service sold one after another: to cross out any blank space.
d/ "Seller (signature, seal, full name)'
If the unit head does not sign under this item, there must be a document of the unit head authorizing the goods seller to sign and write his/ her lull name on the invoice and the seal of the unit must be appended to the upper left of the invoice.
e/ "Buyer (signature, seal, lull name)"
For indirect purchase of goods such as via-phone or -fax or online purchase of goods, buyers are not necessarily required to sign and write full names on invoices. When making out an invoice, a seller shall clearly write via-phone or -tax or online sale under the item "buyer (signature, seal, full name)"
f/ Currency written on invoices
The currency written on invoices is Vietnam dong.
For a seller who may sell goods in a foreign currency under law, the total paid amount is written in the foreign currency and the words are written in Vietnamese.
For example: USD 10.000 - ten thousand US dollars.
The seller shall also write on the invoice the exchange rate between the foreign currency; and Vietnam dong which is the average inter-bank foreign exchange rate announced by the Slate Bank of Vietnam at the time of making out the invoice.
When the exchange rate between the collected foreign currency and Vietnam dong is unavailable, the cross exchange rate with another foreign currency announced by the Slate Bank of Vietnam shall be written.
Making out of goods sale and service provision invoices in some cases is guided in Appendix 4 to this Circular.
Article 15. Authorization for making out invoices
1. A seller may authorize a third party to make out invoices for the sale of goods or provision of services. On an invoice made out by an authorized party, the name of the authorized party shall be written on the item seller and the authorized party's seal appended to the upper left of the invoice (such seal is not required for an invoice printed from the equipment of the authorized party or an e-invoice). Authorization must be made in writing between the involved parties.
2. An authorization document must contain sufficient information on invoices to be made out under authorization (form, type and symbol of invoice, quantity of invoices (from number... lo number...)); authorization purpose and duration; mode of delivery or installation of invoices (for sell-printed invoices ore-invoices): mode of payment of invoices.
3. the authorizing party shall make an authorization notice, containing sufficient information on invoices to be made out under authorization, authorization purpose and duration based on the signed authorization document, with the name, signature and seal (if any) of the representative of the authorizing party, to the authorized party. This notice shall be sent to the tax offices directly managing the authorizing party and authorized party.
4. For the buyer's knowledge, the authorized party shall post up the notice of authorization at places of sale of goods and provision of services for which invoices are made out under authorization.
5. When the authorization duration expires or terminates ahead of lime, the two panics shall acknowledge such in writing and the authorized party shall promptly remove notices posted up at places of sale of goods and provision of services.
6. The authorizing and authorized parties shall incorporate regular reports on use or invoices made out under authorization into quarterly reports on use of invoices under this Circular.
Article 16. Sale of goods and provision of services without invoices
1. Invoices are not required for goods or services with a total payment of under VNI) 200.000. unless the buyer so requests.
2. When selling goods or services without invoices under Clause 1 of this Article, a seller shall make a statement of retail of goods or services, which must indicate the name, tax identification number and address of the seller, names of sold goods or services and their values, date of making and name and signature of the maker. When the seller pays value-added tax by the credit method, this statement must include the items "value-added tax rate" and "value-added lax amount." Sold goods or services shall be written on the statement in the order of their sale during the day (Form 5.7. Appendix 5 to this Circular)
3. At the end of a day. the business establishment shall make out a value-added invoice or a sale invoice indicating the total sales of goods or services on the Total line of the statement, sign and keep the copy to be handed to the buyer and transfer other copies under regulations. In the item "Buyer's name and address" on this invoice the words "retail without invoice" shall be written.
Article 17. Making out invoices when the number of types of goods or services is more than the number of lines on an invoice
When the number of types of sold goods or services is more than the number of lines on an invoice, a seller may make out more than one invoice or select either of the following ways:
1. The seller makes out many invoices with consecutive serial numbers. On the last line for writing the name of the goods on the invoice of the preceding serial number, write the phrase "continued in the following serial number" and on the first line for writing the name of the goods on the invoice of the following serial number write the phrase "continued from the preceding serial number." All the goods shall be listed in continuous order from one invoice to another. Write information on the seller and buyer is fully on the invoice of the first serial number. Write the signature and affix the seal (if any) of tin-seller, signature of the buyer, payment price, surcharges, additional charges, commercial discount and value-added lax on the invoice of the last serial number and cross out any blank space.
2. The seller encloses an invoice with a statement of sold goods or provided services.
a/ Contents written on the invoice
Write the words "enclosed with statement No.... of date.... month.... year..." On the column "name of goods" only write the general name of goods items.
Write other items on the invoice as guided in Clause 2. Article 14 of this Circular.
b/ Contents of the statement
The statement may be presented by the seller himself/herself as suitable to the characteristics, patterns and categories of goods. but must contain the following principal contents:
+ Name, address and lax identification number of the seller
+ Name of goods, quantity, unit price and payment amount. If the seller pays value-added lax by the credit method, the statement must contain the items "value-added tax rate" and value-added tax amount." The total paid amount (exclusive of value-added tax) is the same as the amount written in the value-added invoice.
The statement must have the words "enclosed with invoice No…date...., month... year..." and the signatures of both seller and buyer like on the invoice.
A statement with more than one (01) page must be numbered consecutively and have a seal appended on every two adjoining pages. There must be signatures of the seller and buyer on i he-last page of the statement like on the invoice
The number of copies of a statement must correspond to the number of copies of the invoice. Statements shall he kept together with invoices for examination and comparison by tax offices when necessary.
Sellers and buyers shall manage and keep statements enclosed with invoices under regulations.
Article 18. Handling of made-out invoices
1. When detecting errors in a made-nut invoice which is not yet handed to the buyer, the seller shall cross out all copies and keep the number of the invoice containing errors.
2. When errors are detected in a made-out invoice which has been handed to the buyer but the goods or service has not been delivered to the buyer and the seller and buyer have not declared taxes, such invoice shall be voided. The seller and buyer shall make a record of withdrawal of all copies of the invoice containing errors, clearly stating the reason for such withdrawal. The seller shall cross out all copies of the invoice, keep the number of this invoice and make out a new invoice under regulations.
3. When errors are detected in a made-out invoice which has been handed to the buyer, goods or service has been delivered lo the buyer, and the seller and buyer have declared taxes, the seller and buyer shall make a record or written agreement specifying errors and the seller shall make out an invoice correcting those errors. This invoice must indicate the adjustment (increase or decrease) of the quantity of goods, sale price, value-added tax rate, value-added tax amount for invoice No.... symbol... Based on the correction invoice, the seller and buyer shall declare adjustments lo turnover of the purchase and sale, and output and input taxes. A correction invoice must not contain negative numbers (-).
4. Handling of made-out invoices in some specific cases is guided in Appendix 4 to this Circular.
Article 19. Disposal of invoices no longer in use
1. Organizations, households and individuals shall notify tax offices of invoices no longer in use in the following cases:
a/ Organizations, households and individuals that arc approved by tax offices to slop using their tax identification numbers shall stop using unused invoices the issuance of which has been notified.
b/ Organizations, households and individuals that issue replacement invoices shall stop using the replaced invoice numbers which are not yet used.
c/ Organizations, households and individuals that no longer use invoices bought from tax offices shall destroy those invoices under Article 27 of this Circular.
d/ Invoices are lost, burnt and damaged under Article 22 of this Circular.
2. Managing tax offices shall notify the termination of validity of the following invoices:
- Invoices no longer in use as notified by organizations, households and individuals to lax offices under Clause I of this Article;
- Invoices not yet made out of organizations, households and individuals that abscond from their business places without notifying lax offices;
- Invoices not yet made out of organizations, households and individuals that arbitrarily cease business activities without notifying tax offices;
- Invoices bought from tax offices by organizations, households and individuals that donate or sell these invoices.
Article 20. Use of unlawful invoices
Use of unlawful invoices is the use of counterfeit invoices or invoices without validity or with expired validity.
Counterfeit invoices are those printed or created according to the format of inv< 'ices issued by another organization or individual or printed or created with identical serial numbers for the same symbol.
Invoices without validity are those created under this Circular but the issuance of which has not been notified yet.
Invoices with expired validity are those for which issuance procedures have been completed but are no longer in use as announced by the issuing organization or individual; those which are lost alter then issuance is notified and the issuing organization or individual has notified the managing lax office of such loss: and those of organizations or individuals having stopped using tax identification numbers (also called closing tax identification numbers).
Article 21. Unlawful use of invoices
1. Unlawful use of invoices is the making out of invoices without real transactions: donation or sale of unused invoices to be made out by other organizations and individuals upon sale ol 'goods or provision of services (except cases eligible for use of invoices sold or distributed by tax offices and cases of authorized making out of invoices under this Circular): donation or sale of made-out invoices for accounting, lax declaration or disbursement of slate budget funds by other organizations or individuals: making out of invoices with insufficient compulsory contents: making out of invoices with copies containing different contents; and use of invoices for a goods or service as proof for another goods or service.
2. Some specific cases regarded as unlawful use of invoices:
- Invoices with some or all unreal contents.
- Use of invoices of another organization or individual for sale or legalization of goods or services bought without supporting documents or goods and services sold for lax fraud or for sale of goods without lax declaration and payment,
- Use of invoices of another organization or individual lot sale of goods or provision of services without declaring and paying taxes or for tax fraud: or for legalization of goods or services bought without supporting documents.
- Invoices with copies containing different values of goods of services or different compulsory contents.
- Us of goods sale and service provision invoices concluded by tax offices, public security offices and other functional agencies as unlawful use of invoices.
Article 22. Handling of lost, burnt and damaged invoices
1. When detecting loss, burning or damage of made-out or unused invoices, business organizations, households and individuals shall make a report and notify such lo managing lax offices (form No. 3.8. Appendix 3 lo this Circular) within five (05) days after such loss, burning or damage.
2 When a seller has made out an invoice for sale of goods or provision of services under regulations but later the seller or buyer has (he second copy of the invoice lost, burnt or damaged, the seller and buyer shall make a record of the incident, clearly stating the month in which the seller declared and paid taxes using the invoice's first copy. The record must contain the signature and lull name of the representative al law (or authorized person) and seal (if any) and the seller shall copy the first copy of the invoice, have it signed by its representative al law and append a seal lo it before handing it to the buyer. The buyer shall use the copied invoice enclosed with the record of loss, burning or damage of the invoices second copy for accounting and lax declaration. The seller and buyer shall lake responsibility for the truthfulness of the loss, burning or damage of invoices.
Article 23. Buyers' use of invoices
1. Buyers may use lawful invoices under law to evidence their use right or ownership over goods or services: enjoy sales promotion, post .sale benefits, lucky draws or damages under law. They may use such invoices for the accounting of goods and service sale under the accounting law: lax declaration: registration of use rights or ownership: and declaration and payment of state budget capital under law.
2. Invoices used in the cases defined in Clause I must be:
- Original goods sale and service provision invoices, second copy (to be handed to the buyer) except the eases specified in Article 22 of this Circular.
- Undamaged invoices with lull contents under regulations.
- Figures and letters typewritten or printed on invoices must be legible, complete and accurate under regulations without being erased or modified.
- Invoices other than those specified in Articles 20 and 21 of this Circular.