Quy định mới nhất 2025 về thủ tục báo giảm thai sản
Quy định mới nhất 2025 về thủ tục báo giảm thai sản

1. Thủ tục báo giảm thai sản hiện nay được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 31 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về thủ tục báo giảm lao động như sau:

  • Bước 1: Người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định
  • Bước 2: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đóng BHXH
    • Nộp trực tiếp
    • Nộp qua dịch vụ bưu chính
    • Nộp trực tuyến trên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
  • Bước 3: Cơ quan BHXH nhận hồ sơ và giải quyết

Lưu ý: Hiện tại người sử dụng lao động có thể thực hiện bảo giảm người lao động nghỉ thai sản qua phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử.

2. Báo giảm thai sản cần giấy tờ gì?

Theo Điều 23 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về hồ sơ báo giảm người lao động nghỉ thai sản bao gồm:

  • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS) ;
  • Danh sách lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS) ;
  • Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) .
    • Trường hợp NLĐ đã sinh con thì đơn vị nhập thông tin Giấy khai sinh/Giấy chứng sinh làm căn cứ;
    • Trường hợp NLĐ chưa sinh con: Do NLĐ nghỉ trước sinh nhiều nên nếu NLĐ có đơn xin nghỉ thì sử dụng số trong đơn xin nghỉ để làm căn cứ.

3. 05 cách báo giảm thai sản online nhanh chóng

3.1. Cách báo giảm thai sản trên dịch vụ công

Để thực hiện báo giảm BHXH trực tuyến thì có thể thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản trên cổng dịch vụ công để thực hiện báo giảm BHXH.

Truy cập đường link: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/

  • Bước 2: Chọn “Kê khai hồ sơ” và chọn vào “Mã thủ tục” 600a để báo giảm BHXH.
  • Bước 3: Chọn kỳ kê khai
  • Bước 4: “Chọn lao động” và tích vào danh sách người lao động cần báo giảm
  • Bước 5: Ấn “Áp dụng” và điền đầy đủ các thông tin cần thiết
  • Bước 6: Chọn “Kê khai” và nhập mã pin chữ ký số để hoàn tất gửi hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.

Cách báo giảm thai sản trên dịch vụ công

3.2. Cách báo giảm thai sản trên phần mềm VNPT

  • Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm.
    • Mở phần mềm Kê khai BHXH điện tử của VNPT và đăng nhập tài khoản.
    • Tại giao diện chính của hệ thống, chọn mục Lĩnh vực thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp.
    • Tại danh mục hiện ra, chọn thủ tục 600: Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BNN.
    • Hệ thống hiển thị cửa sổ Danh sách các đợt kê tờ 600 theo tháng. Chọn bộ hồ sơ có trạng thái “ĐANG SOẠN THẢO” > Bấm Mở đợt kê khai.

Nếu chưa có bộ hồ sơ nào đang soạn thảo thì nhấn nút “Tạo đợt mới”.

    • Sau bước trên, hệ thống sẽ hiển thị các mục: D02-LT báo giảm, TK1-TS phụ lục, D01-TS bảng kê hồ sơ, Chứng từ đính kèm.
    • Bấm chọn tờ khai chính D02-LT. Người kê khai trực tiếp chỉnh sửa thông tin trên các ô lưới này.
  • Bước 2: Thực hiện báo giảm
    • Thao tác 1: Chọn nhân sự đã lưu trong phần mềm. Thực hiện tương tự Trường hợp 1.
    • Thao tác 2: Chọn loại khai báo, phương án kê khai và bổ sung những thông tin còn thiếu. Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1. Riêng tại trường dữ liệu Phương án khai báo, Chọn mã TS – Thai sản cho NLĐ nghỉ do hưởng thai sản và thực hiện báo giảm thai sản.

Cách báo giảm thai sản trên phần mềm VNPT

3.3. Cách báo giảm thai sản trên phần mềm BHXH Viettel

  • Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Viettel

Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ trang chủ của phần mềm bảo hiểm xã hội Viettel.

Đăng nhập vào tài khoản của bạn bằng cách nhập tên đăng nhập và mật khẩu.

  • Bước 2: Truy cập vào mục báo giảm

Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn mục “Quản lý hồ sơ”.

Tại menu bên trái, chọn “Báo giảm”.

  • Bước 3: Nhập thông tin báo giảm thai sản
    • Chọn loại báo giảm là “Giảm thai sản”.
    • Nhập mã số bảo hiểm xã hội của nhân viên cần báo giảm.
    • Điền đầy đủ các thông tin yêu cầu như ngày bắt đầu nghỉ thai sản, ngày kết thúc nghỉ thai sản, lý do báo giảm, và các thông tin khác theo yêu cầu của phần mềm.
  • Bước 4: Kiểm tra và xác nhận thông tin
    • Sau khi điền đầy đủ thông tin, kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo không có sai sót.
    • Nhấn nút “Lưu” hoặc “Gửi” để hoàn tất quá trình báo giảm thai sản.
  • Bước 5: Theo dõi trạng thái hồ sơ
    • Sau khi gửi báo giảm, bạn có thể theo dõi trạng thái hồ sơ trong mục “Quản lý hồ sơ” -> “Danh sách hồ sơ”.
    • Tại đây, bạn sẽ thấy tình trạng hồ sơ đã được gửi đi, đang xử lý, hay đã hoàn tất.

Cách báo giảm thai sản trên phần mềm BHXH Viettel

3.4. Cách báo giảm thai sản trên phần mềm EFY

  • Bước 1: Đơn vị Đăng nhập vào phần mềm → chọn “Kê Khai” → “Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN” → ấn “Lập tờ khai”.

Sau khi lập tờ khai thì chuyển sang sheet "D02-LT GIAM" để kê khai hồ sơ báo giảm lao động.

  • Bước 2: Trong hồ sơ kê khai , đơn vị “tích chọn một hoặc nhiều NLĐ” ở danh sách bên trái→ chọn “giảm lao động ”.

Lưu ý: Nếu thông tin NLĐ chưa có trong danh sách, Đơn vị ấn vào dấu + bên tay trái góc trên cùng để thêm thông tin → Điền hết thông tin ô dấu sao đỏ → ấn Ghi →Tích tên NLĐ → chọn “giảm lao động”.

  • Bước 3: Trên lưới kê khai, đơn vị điền hết thông tin những ô báo đỏ.

Cách báo giảm thai sản trên phần mềm EFY

3.5. Cách báo giảm thai sản trên BKAV IVAN

  • Bước 1: Truy cập và đăng nhập (1) vào hệ thống Bkav IVAN tại địa chỉ http://ivan.nopbaohiem.vn
  • Bước 2: Trên “Danh sách hồ sơ”, bạn bấm Sửa Hồ sơ (2) tại dòng hồ sơ muốn kê khai tờ khai "C70a - Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ".
  • Bước 3: Trên cửa sổ “Sửa Hồ sơ”, bấm Thêm mới Tờ khai (3).
  • Bước 4: Tick chọn tờ khai "C70a - Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ" (4), sau đó bấm Thêm (5).
  • Bước 5: Tại dòng C70a, bấm Kê khai.
  • Bước 6: Nhập Số hiệu tài khoản, Mở tại ngân hàng và họ tên Người lập biểu, Thủ trưởng đơn vị (7), sau đó bấm Thêm lao động (8) để bổ sung lao động vào tờ khai.
  • Bước 7: Nhập Họ và tên, Số sổ BHXH (9) và Thông tin đề nghị (10) của lao động cần kê khai. Sau đó bấm Ghi lại và đóng (11) để hoàn thành việc kê khai thông tin cho lao động.

Lưu ý: Nếu có nhiều lao động cần kê khai, bạn có thể bấm nút Ghi lại và thêm tiếp để tiếp tục nhập thông tin cho lao động khác.

  • Bước 8: Sau khi kê khai xong hết các lao động cho tờ C70a, bấm nút Ghi lại (12) để đóng cửa sổ "Tờ khai C70a - HD".

Cách báo giảm thai sản trên BKAV IVAN

4. Hướng dẫn điều chỉnh thời gian báo giảm thai sản mới nhất 2025

Căn cứ Mục 1.2, Khoản 1, Điều 23 Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 của BHXH Việt Nam ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN , BHTNLĐ-BNN, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT quy định, hồ sơ điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN đối với đơn vị sử dụng lao động như sau:

  • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
  • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
  • Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Báo giảm thai sản muộn có bị truy thu BHYT không?

Theo Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
Tại Khoản 6 Điều 42 Quyết định này thì người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.

Như vậy, trường hợp công ty lập danh sách báo giảm chậm thì phải đóng số tiền BHYT của tháng báo chậm cho người lao động. Về các tháng tiếp theo trong thời gian nghỉ việc hưởng thai sản thì sẽ do cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.

5.2. Nghỉ thai sản ngày 24 báo giảm tháng nào?

Luật Bảo hiểm xã hội hiện không hướng dẫn về thời hạn thực hiện báo giảm lao động. Tuy nhiên, trong một số văn bản của các địa phương như Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022, Bảo hiểm xã hội TP.HCM hướng dẫn rằng, các đơn vị sử dụng lao động nên nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào những ngày cuối cùng của tháng.

Đối với hồ sơ giảm lao động của tháng sau, đơn vị có thể nộp ngay khi có Quyết định thôi việc, Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động mà không cần chờ đến ngày 28 hàng tháng).

Sau đó, doanh nghiệp vẫn tiếp tục được nộp hồ sơ giảm lao trong tháng khi có phát sinh mà không bị giới hạn như trước đây.

Như vậy, nếu có người lao động nghỉ thai sản ngày 24 thì doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm luôn tháng đó.

5.3. Nghỉ thai sản ngày 15 báo giảm tháng nào?

Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022 của Bảo hiểm xã hội TP.HCM có khuyến cáo rằng, các đơn vị sử dụng lao động nên nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào những ngày cuối cùng của tháng.

Hiện nay, các doanh nghiệp cũng không bị giới hạn số lần báo giảm trong tháng nên không cần dồn hồ sơ lại đến cuối tháng. Trong tháng dù đã thực hiện báo giảm nhưng lại tiếp tục phát sinh sự kiện cần báo giảm lao động thì doanh nghiệp vẫn được tiếp tục hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Như vậy, nếu công ty có người lao động nghỉ thai sản ngày 15 thì nên thực hiện báo giảm luôn tháng đó để tránh phát sinh chi phí.

5.4. Báo giảm thai sản muộn có sao không?

Trường hợp thực hiện báo giảm vào tháng sau, công ty sẽ phải nộp thêm chi phí thu bảo hiểm y tế, lãi truy thu bởi theo điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH, trường hợp lập danh sách báo giảm chậm thì đơn vị sử dụng lao động phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng báo giảm chậm.

Ngoài ra, trường hợp thực hiện báo giảm vào tháng sau, người sử dụng lao động sẽ dẫn đến phát sinh tăng thu bảo hiểm y tế, lãi truy thu, làm lệch số liệu quản lý của đơn vị sử dụng lao động với số liệu thu của cơ quan bảo hiểm xã hội khi đơn vị sử dụng lao động nộp tiền.