Cách báo giảm thai sản trên phần mềm VNPT mới nhất 2025

1. Cách báo giảm thai sản trên phần mềm VNPT mới nhất 2025

• Vào menu “Danh sách dịch vụ công”, chọn thủ tục 630b, chọn "Tạo đợt kê khai".

• Kê khai thủ tục:

Trường hợp 1: Người lao động chưa có trong danh sách nhân sự:

Nhấn chọn Thêm mới => Nhập thông tin người lao động => Chọn chứng từ đính kèm (nếu có) => Ghi => Kết xuất => Ký số => Gửi hồ sơ

Trường hợp 2: Người lao động đã có trong danh sách nhân sự:

• • Bước 1: Chọn người lao động

• • Bước 2: Tìm kiếm và chọn nhân sự từ danh sách

• • Bước 3: Bổ sung các thông tin còn thiếu

• • Bước 4: Đính kèm chứng từ/file (nếu có): Chọn chứng từ => ghi => Kết xuất

• • Bước 5: Ký số và gửi hồ sơ: Ký số => Gửi hồ sơ

• • Bước 6: Kiểm tra email BHXH VN trả về, hoặc kiểm tra kết quả ở chức năng “Kết xuất hồ sơ”=> “Tra cứu giao dịch”.

2. Báo giảm thai sản cần giấy tờ gì?

Theo Điều 23 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về hồ sơ báo giảm người lao động nghỉ thai sản bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
• Danh sách lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS);
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
  • Trường hợp NLĐ đã sinh con thì đơn vị nhập thông tin Giấy khai sinh/Giấy chứng sinh làm căn cứ;
  • Trường hợp NLĐ chưa sinh con: Do NLĐ nghỉ trước sinh nhiều nên nếu NLĐ có đơn xin nghỉ thì sử dụng số trong đơn xin nghỉ để làm căn cứ.

3. Thủ tục báo giảm thai sản hiện nay được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 31 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về thủ tục báo giảm lao động như sau:

• Bước 1: Người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định
• Bước 2: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đóng BHXH
  • Nộp trực tiếp
  • Nộp qua dịch vụ bưu chính
  • Nộp trực tuyến trên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
• Bước 3: Cơ quan BHXH nhận hồ sơ và giải quyết

Lưu ý: Hiện tại người sử dụng lao động có thể thực hiện bảo giảm người lao động nghỉ thai sản qua phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử.

4. Hướng dẫn điều chỉnh thời gian báo giảm thai sản mới nhất 2025

Căn cứ Mục 1.2, Khoản 1, Điều 23 Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 của BHXH Việt Nam ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN , BHTNLĐ-BNN, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT quy định, hồ sơ điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN đối với đơn vị sử dụng lao động như sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Báo giảm thai sản muộn có bị truy thu BHYT không?

Theo Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

Và tại Khoản 6 Điều 42 Quyết định này thì người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.

Như vậy, trường hợp công ty lập danh sách báo giảm chậm thì phải đóng số tiền BHYT của tháng báo chậm cho người lao động. Về các tháng tiếp theo trong thời gian nghỉ việc hưởng thai sản thì sẽ do cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.

5.2. Nghỉ thai sản ngày 24 báo giảm tháng nào?

Luật Bảo hiểm xã hội hiện không hướng dẫn về thời hạn thực hiện báo giảm lao động. Tuy nhiên, trong một số văn bản của các địa phương như Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022, Bảo hiểm xã hội TP.HCM hướng dẫn rằng, các đơn vị sử dụng lao động nên nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào những ngày cuối cùng của tháng.

Đối với hồ sơ giảm lao động của tháng sau, đơn vị có thể nộp ngay khi có Quyết định thôi việc, Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động mà không cần chờ đến ngày 28 hàng tháng).

Sau đó, doanh nghiệp vẫn tiếp tục được nộp hồ sơ giảm lao trong tháng khi có phát sinh mà không bị giới hạn như trước đây.

Như vậy, nếu có người lao động nghỉ thai sản ngày 24 thì doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm luôn tháng đó.

5.3. Nghỉ thai sản ngày 15 báo giảm tháng nào?

Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022 của Bảo hiểm xã hội TP.HCM có khuyến cáo rằng, các đơn vị sử dụng lao động nên nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào những ngày cuối cùng của tháng.

Hiện nay, các doanh nghiệp cũng không bị giới hạn số lần báo giảm trong tháng nên không cần dồn hồ sơ lại đến cuối tháng. Trong tháng dù đã thực hiện báo giảm nhưng lại tiếp tục phát sinh sự kiện cần báo giảm lao động thì doanh nghiệp vẫn được tiếp tục hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Như vậy, nếu công ty có người lao động nghỉ thai sản ngày 15 thì nên thực hiện báo giảm luôn tháng đó để tránh phát sinh chi phí.

5.4. Báo giảm thai sản muộn có sao không?

Trường hợp thực hiện báo giảm vào tháng sau, công ty sẽ phải nộp thêm chi phí thu bảo hiểm y tế, lãi truy thu bởi theo điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH, trường hợp lập danh sách báo giảm chậm thì đơn vị sử dụng lao động phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng báo giảm chậm.

Ngoài ra, trường hợp thực hiện báo giảm vào tháng sau, người sử dụng lao động sẽ dẫn đến phát sinh tăng thu bảo hiểm y tế, lãi truy thu, làm lệch số liệu quản lý của đơn vị sử dụng lao động với số liệu thu của cơ quan bảo hiểm xã hội khi đơn vị sử dụng lao động nộp tiền.