Báo giảm thai sản cần giấy tờ gì? Cách điền mẫu D02-TS báo giảm thai sản chuẩn quy định
Báo giảm thai sản cần giấy tờ gì? Cách điền mẫu D02-TS báo giảm thai sản chuẩn quy định

1. Báo giảm thai sản cần giấy tờ gì? Cách điền mẫu D02-TS báo giảm thai sản chuẩn quy định

1.1. Báo giảm thai sản cần giấy tờ gì?

Theo Điều 23 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về hồ sơ báo giảm người lao động nghỉ thai sản bao gồm:

  • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS) ;
  • Danh sách lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS) ;
  • Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) .
    • Trường hợp NLĐ đã sinh con thì đơn vị nhập thông tin Giấy khai sinh/Giấy chứng sinh làm căn cứ;
    • Trường hợp NLĐ chưa sinh con: Do NLĐ nghỉ trước sinh nhiều nên nếu NLĐ có đơn xin nghỉ thì sử dụng số trong đơn xin nghỉ để làm căn cứ.

1.2. Cách điền mẫu D02-TS báo giảm thai sản chuẩn quy định

Mẫu Danh sách lao động tham gia BHXH dùng để báo giảm thai sản là Mẫu D02-TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017. Lập danh sách lao động tham gia BHXH dùng để báo giảm thai sản như sau:

  • Chỉ tiêu theo cột:
    • Cột A: ghi số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo từng mục.
    • Cột B: ghi rõ họ, tên của từng người lao động và ghi tương ứng vào từng mục tăng lao động, tăng tiền lương hoặc giảm lao động, giảm tiền lương.

Đối với những đơn vị có số lượng người tham gia BHYT lớn, có yêu cầu phân nhóm đối tượng để thuận tiện trong việc tiếp nhận và trả thẻ BHYT, cơ quan BHXH có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị khi lập danh sách cấp thẻ BHYT, tại cột B tách thành các nhóm theo mã đơn vị trực thuộc (nhóm và mã đơn vị trực thuộc do đơn vị tự xây dựng nhưng tối đa không quá 6 ký tự được ký hiệu bằng số hoặc bằng chữ).

    • Cột C: ghi mã số đối với người đã có mã số BHXH.
    • Cột 1: ghi đầy đủ, chi tiết về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, điều kiện nơi làm việc theo quyết định hoặc HĐLĐ, HĐLV (Ví dụ: Phó Chánh thanh tra Sở A, công nhân vận hành máy may công nghiệp Công ty B ...).
    • Cột 2: ghi tiền lương được hưởng:
      • Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì ghi bằng hệ số (bao gồm cả hệ số chênh lệch bảo lưu nếu có).
        Ví dụ: Tiền lương ghi trong quyết định tuyển dụng hoặc HĐLV là 2,34 thì ghi 2,34.
      • Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do chủ sử dụng lao động quyết định thì ghi mức lương theo công việc hoặc chức danh, bằng tiền đồng Việt Nam.
        Ví dụ: mức lương của người lao động là 52.000.000 đồng thì ghi 52.000.000 đồng.
    • Cột: 3, 4, 5: ghi phụ cấp chức vụ bằng hệ số; phụ cấp thâm niên vượt khung, thâm niên nghề bằng tỷ lệ phần trăm (%) vào cột tương ứng, nếu không hưởng phụ cấp nào thì bỏ trống.
    • Cột 6: ghi phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao động (nếu có).
    • Cột 7: ghi các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động từ ngày 01/01/2018 (nếu có).
    • Cột 8, 9: cần ghi rõ ràng thời gian lao động bắt đầu nghỉ thai sản, ghi từ tháng năm đến tháng năm nào. Trường hợp người lao động có thời gian truy đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN thì ghi từng dòng, theo từng mốc thời gian truy đóng.
    • Cột 10: ghi số; ngày, tháng, năm của HĐLĐ, HĐLV hoặc quyết định (tuyển dụng, tiếp nhận); tạm hoãn HĐLĐ, nghỉ việc không hưởng lương ... Ghi đối tượng được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn nếu có giấy tờ chứng minh như: người có công, cựu chiến binh,....
  • Chỉ tiêu theo hàng ngang:
    • Tăng: ghi theo thứ tự lao động tăng mới; lao động điều chỉnh tăng mức đóng trong đơn vị.
    • Giảm: ghi theo thứ tự lao động giảm do ngừng việc, nghỉ hưởng chế độ BHXH...; lao động điều chỉnh giảm mức đóng trong đơn vị.
    • Ghi tổng số sổ BHXH, thẻ BHYT đề nghị cơ quan BHXH cấp.
      Lưu ý:
      • Nếu trong tháng đơn vị lập nhiều danh sách lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN thì đánh số các danh sách.
      • Đơn vị kê khai đầy đủ, chính xác tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của từng người lao động theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN.
      • Trường hợp người lao động chỉ tham gia BHTNLĐ, BNN thì ghi vào mục III (Chỉ đóng BHTNLĐ, BNN) tương tự như trên.
      • Trường hợp đơn vị báo tăng lao động đối với người lao động đã có mã số BHXH, ghi đầy đủ các tiêu thức trên biểu mẫu và ghi nơi đăng ký KCB ban đầu vào cột 10.
      • Trường hợp đơn vị có nhiều người thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu thì ghi cột B, cột C và ghi nội dung thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu vào cột 10, các cột khác bỏ trống.
  • Sau khi hoàn tất việc kê khai đơn vị ký, ghi rõ họ tên.
Cách điền mẫu D02-TS báo giảm thai sản chuẩn quy định
Cách điền mẫu D02-TS báo giảm thai sản chuẩn quy định

2. Thủ tục báo giảm thai sản hiện nay được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 31 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về thủ tục báo giảm lao động như sau:

  • Bước 1: Người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định
  • Bước 2: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đóng BHXH
    • Nộp trực tiếp
    • Nộp qua dịch vụ bưu chính
    • Nộp trực tuyến trên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
  • Bước 3: Cơ quan BHXH nhận hồ sơ và giải quyết

Lưu ý: Hiện tại người sử dụng lao động có thể thực hiện bảo giảm người lao động nghỉ thai sản qua phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử.

3. Cách báo giảm thai sản trên dịch vụ công mới nhất 2025 nhanh chóng

Để thực hiện báo giảm BHXH trực tuyến thì có thể thực hiện theo các bước sau:

Cách báo giảm thai sản trên dịch vụ công mới nhất

  • Bước 2: Chọn “Kê khai hồ sơ” và chọn vào “Mã thủ tục” 600a để báo giảm BHXH.

Cách báo giảm thai sản trên dịch vụ công mới nhất

  • Bước 3: Chọn kỳ kê khai
  • Bước 4: “Chọn lao động” và tích vào danh sách người lao động cần báo giảm.

Cách báo giảm thai sản trên dịch vụ công mới nhất

  • Bước 5: Ấn “Áp dụng” và điền đầy đủ các thông tin cần thiết
  • Bước 6: Chọn “Kê khai” và nhập mã pin chữ ký số để hoàn tất gửi hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.

4. Các câu hỏi thường gặp

4.1. Báo giảm thai sản muộn có bị truy thu BHYT không?

Theo Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

Và tại Khoản 6 Điều 42 Quyết định này thì người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.

Như vậy, trường hợp công ty lập danh sách báo giảm chậm thì phải đóng số tiền BHYT của tháng báo chậm cho người lao động. Về các tháng tiếp theo trong thời gian nghỉ việc hưởng thai sản thì sẽ do cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.

4.2. Nghỉ thai sản ngày 24 báo giảm tháng nào?

Luật Bảo hiểm xã hội hiện không hướng dẫn về thời hạn thực hiện báo giảm lao động. Tuy nhiên, trong một số văn bản của các địa phương như Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022, Bảo hiểm xã hội TP.HCM hướng dẫn rằng, các đơn vị sử dụng lao động nên nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào những ngày cuối cùng của tháng.

Đối với hồ sơ giảm lao động của tháng sau, đơn vị có thể nộp ngay khi có Quyết định thôi việc, Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động mà không cần chờ đến ngày 28 hàng tháng).

Sau đó, doanh nghiệp vẫn tiếp tục được nộp hồ sơ giảm lao trong tháng khi có phát sinh mà không bị giới hạn như trước đây.

Như vậy, nếu có người lao động nghỉ thai sản ngày 24 thì doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm luôn tháng đó.

4.3. Nghỉ thai sản ngày 15 báo giảm tháng nào?

Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022 của Bảo hiểm xã hội TP.HCM có khuyến cáo rằng, các đơn vị sử dụng lao động nên nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào những ngày cuối cùng của tháng.

Hiện nay, các doanh nghiệp cũng không bị giới hạn số lần báo giảm trong tháng nên không cần dồn hồ sơ lại đến cuối tháng. Trong tháng dù đã thực hiện báo giảm nhưng lại tiếp tục phát sinh sự kiện cần báo giảm lao động thì doanh nghiệp vẫn được tiếp tục hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Như vậy, nếu công ty có người lao động nghỉ thai sản ngày 15 thì nên thực hiện báo giảm luôn tháng đó để tránh phát sinh chi phí.

4.4. Báo giảm thai sản muộn có sao không?

Trường hợp thực hiện báo giảm vào tháng sau, công ty sẽ phải nộp thêm chi phí thu bảo hiểm y tế, lãi truy thu bởi theo điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH, trường hợp lập danh sách báo giảm chậm thì đơn vị sử dụng lao động phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng báo giảm chậm.

Ngoài ra, trường hợp thực hiện báo giảm vào tháng sau, người sử dụng lao động sẽ dẫn đến phát sinh tăng thu bảo hiểm y tế, lãi truy thu, làm lệch số liệu quản lý của đơn vị sử dụng lao động với số liệu thu của cơ quan bảo hiểm xã hội khi đơn vị sử dụng lao động nộp tiền.