Cách báo giảm thai sản trên BKAV IVAN mới nhất 2025

1. Cách báo giảm thai sản trên BKAV IVAN mới nhất 2025

• Bước 1: Cắm USB Token Chữ ký số vào máy tính.
• Bước 2: Truy cập và Đăng nhập (1) vào hệ thống Bkav IVAN tại địa chỉ http://ivan.nopbaohiem.vn
• Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, bấm Tạo Hồ sơ mới (2).

• Bước 4: Cửa sổ Tạo Hồ sơ mới hiển thị, nhập Tên Hồ sơ (3) và chọn loại Hồ sơ Xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe (4), sau đó bấm Tạo mới (5). Hệ thống sẽ tự động tạo tờ khai 01B-HSB - Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ.

• Bước 5: Kê khai tờ khai 01B-HSB - Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ.
  • Bước 5.1: Trên cửa sổ Sửa Hồ sơ, bấm nút Kê khai (6) tại dòng tương ứng tờ khai 01B-HSB.

• • Bước 5.2: Chọn Đợt xét duyệt, Tháng/Năm và nhập thông tin Thủ trưởng ĐV, Số ĐT, Số tài khoản, Tên ngân hàng, Tên chi nhánh (7), sau đó bấm Thêm lao động (8) để thêm mới lao động vào tờ khai.

(Trong trường hợp Bạn có nhu cầu Gửi kèm CT giấy (Chứng từ giấy): Bạn tick chọn Gửi kèm CT giấy. Trong trường hợp Bạn nộp Hồ sơ chậm: Bạn nhập lý do nộp chậm vào ô Giải trình trong trường hợp nộp Hồ sơ chậm).

• • Bước 5.3: Nhập đầy đủ thông tin Họ và tên, Mã số BHXH, Số CMND, Thông tin đề nghị, Thông tin nhận trợ cấp, sau đó bấm Ghi lại và Đóng (9) để hoàn thành việc kê khai thông tin cho lao động.

Lưu ý:

• • • Tại mục Thông tin đề nghị, sau khi chọn Loại chế độ, hệ thống sẽ tự động hiển thị thêm các trường thông tin cần kê khai trong tờ khai tương ứng. Bạn nhập đầy đủ các thông tin cho tờ khai trước khi bấm Ghi lại và đóng.
    • Nếu có nhiều lao động cần kê khai, Bạn có thể bấm nút Ghi lại và thêm tiếp để tiếp tục nhập thông tin cho lao động khác.

• • Bước 5.4: Sau khi kê khai xong hết các lao động cho tờ 01B-HSB, bấm nút Ghi lại (10) để đóng cửa sổ Tờ khai 01B-HSB.

• Bước 6: Sau khi hoàn thành kê khai các tờ khai trong Hồ sơ, bấm Ký và gửi (11) để gửi Hồ sơ tới Cơ quan BHXH.

• Bước 7: Cửa sổ Nhập mã PIN của USB Token hiển thị, nhập Mã PIN Chữ ký số (12), sau đó bấm Xác nhận (13).

Sau khi ký và gửi Hồ sơ thành công, hệ thống đóng cửa sổ Tạo Hồ sơ mới và hiển thị thông báo Hồ sơ của Đơn vị đã được gửi thành công đến Cơ quan BHXH.

• Bước 8: Bấm Đóng (14) để hoàn thành việc nộp Hồ sơ Xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe.

2. Báo giảm thai sản cần giấy tờ gì?

Theo Điều 23 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về hồ sơ báo giảm người lao động nghỉ thai sản bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
• Danh sách lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS);
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
  • Trường hợp NLĐ đã sinh con thì đơn vị nhập thông tin Giấy khai sinh/Giấy chứng sinh làm căn cứ;
  • Trường hợp NLĐ chưa sinh con: Do NLĐ nghỉ trước sinh nhiều nên nếu NLĐ có đơn xin nghỉ thì sử dụng số trong đơn xin nghỉ để làm căn cứ.

3. Thủ tục báo giảm thai sản hiện nay được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 31 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về thủ tục báo giảm lao động như sau:

• Bước 1: Người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định
• Bước 2: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đóng BHXH
  • Nộp trực tiếp
  • Nộp qua dịch vụ bưu chính
  • Nộp trực tuyến trên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
• Bước 3: Cơ quan BHXH nhận hồ sơ và giải quyết

4. Hướng dẫn điều chỉnh thời gian báo giảm thai sản mới nhất 2025

Căn cứ Mục 1.2, Khoản 1, Điều 23 Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 của BHXH Việt Nam ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN , BHTNLĐ-BNN, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT quy định, hồ sơ điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN đối với đơn vị sử dụng lao động như sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Báo giảm thai sản muộn có bị truy thu BHYT không?

Theo Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

Và tại Khoản 6 Điều 42 Quyết định này thì người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.

Như vậy, trường hợp công ty lập danh sách báo giảm chậm thì phải đóng số tiền BHYT của tháng báo chậm cho người lao động. Về các tháng tiếp theo trong thời gian nghỉ việc hưởng thai sản thì sẽ do cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.

5.2. Nghỉ thai sản ngày 24 báo giảm tháng nào?

Luật Bảo hiểm xã hội hiện không hướng dẫn về thời hạn thực hiện báo giảm lao động. Tuy nhiên, trong một số văn bản của các địa phương như Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022, Bảo hiểm xã hội TP.HCM hướng dẫn rằng, các đơn vị sử dụng lao động nên nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào những ngày cuối cùng của tháng.

Đối với hồ sơ giảm lao động của tháng sau, đơn vị có thể nộp ngay khi có Quyết định thôi việc, Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động mà không cần chờ đến ngày 28 hàng tháng).

Sau đó, doanh nghiệp vẫn tiếp tục được nộp hồ sơ giảm lao trong tháng khi có phát sinh mà không bị giới hạn như trước đây.

Như vậy, nếu có người lao động nghỉ thai sản ngày 24 thì doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm luôn tháng đó.

5.3. Nghỉ thai sản ngày 15 báo giảm tháng nào?

Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022 của Bảo hiểm xã hội TP.HCM có khuyến cáo rằng, các đơn vị sử dụng lao động nên nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào những ngày cuối cùng của tháng.

Hiện nay, các doanh nghiệp cũng không bị giới hạn số lần báo giảm trong tháng nên không cần dồn hồ sơ lại đến cuối tháng. Trong tháng dù đã thực hiện báo giảm nhưng lại tiếp tục phát sinh sự kiện cần báo giảm lao động thì doanh nghiệp vẫn được tiếp tục hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Như vậy, nếu công ty có người lao động nghỉ thai sản ngày 15 thì nên thực hiện báo giảm luôn tháng đó để tránh phát sinh chi phí.

5.4. Báo giảm thai sản muộn có sao không?

Trường hợp thực hiện báo giảm vào tháng sau, công ty sẽ phải nộp thêm chi phí thu bảo hiểm y tế, lãi truy thu bởi theo điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH, trường hợp lập danh sách báo giảm chậm thì đơn vị sử dụng lao động phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng báo giảm chậm.

Ngoài ra, trường hợp thực hiện báo giảm vào tháng sau, người sử dụng lao động sẽ dẫn đến phát sinh tăng thu bảo hiểm y tế, lãi truy thu, làm lệch số liệu quản lý của đơn vị sử dụng lao động với số liệu thu của cơ quan bảo hiểm xã hội khi đơn vị sử dụng lao động nộp tiền.