Công ty báo giảm thai sản muộn có bị phạt không? Báo giảm thai sản muộn có bị truy thu BHYT không?

1. Công ty báo giảm thai sản muộn có bị phạt không? Báo giảm thai sản muộn có bị truy thu BHYT không?

1.1. Công ty báo giảm thai sản muộn có bị phạt không?

Hiện nay, không có quy định phạt khi báo giảm thai sản muộn.

Cụ thể, Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội không có điều khoản nào đề cập đến hành vi quên không báo giảm thai sản.

Do đó, việc quên không báo giảm thai sản không dẫn đến hậu quả pháp lý cho doanh nghiệp.

Tại điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 cũng có quy định như sau:

Trách nhiệm của người tham gia, đơn vị, Tổ chức dịch vụ
...
2.1. Đơn vị
a) Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

Như vậy, việc công ty quên không báo giảm thai sản không thuộc hành vi vi phạm hành chính và không bị xử phạt.

1.2. Báo giảm thai sản muộn có bị truy thu BHYT không?

Trường hợp công ty lập danh sách báo giảm chậm thì công ty phải đóng số tiền BHYT của tháng báo chậm cho người lao động.

Theo Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
Tại Khoản 6 Điều 42 Quyết định này, người lao động nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì đơn vị và người lao động không phải đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, thời gian này được tính là thời gian đóng BHXH, không được tính là thời gian đóng BHTN và được cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.

Như vậy, trường hợp công ty lập danh sách báo giảm chậm thì phải đóng số tiền BHYT của tháng báo chậm cho người lao động. Về các tháng tiếp theo trong thời gian nghỉ việc hưởng thai sản thì sẽ do cơ quan BHXH đóng BHYT cho người lao động.

2. Báo giảm thai sản cần giấy tờ gì?

Theo Điều 23 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về hồ sơ báo giảm người lao động nghỉ thai sản bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS) ;
• Danh sách lao động tham gia BHXH (Mẫu D02-TS) ;
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) .
  • Trường hợp NLĐ đã sinh con thì đơn vị nhập thông tin Giấy khai sinh/Giấy chứng sinh làm căn cứ;
  • Trường hợp NLĐ chưa sinh con: Do NLĐ nghỉ trước sinh nhiều nên nếu NLĐ có đơn xin nghỉ thì sử dụng số trong đơn xin nghỉ để làm căn cứ.

3. Thủ tục báo giảm thai sản hiện nay được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 31 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về thủ tục báo giảm lao động như sau:

• Bước 1: Người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định
• Bước 2: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đóng BHXH
  • Nộp trực tiếp
  • Nộp qua dịch vụ bưu chính
  • Nộp trực tuyến trên Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
• Bước 3: Cơ quan BHXH nhận hồ sơ và giải quyết

Lưu ý: Hiện tại người sử dụng lao động có thể thực hiện bảo giảm người lao động nghỉ thai sản qua phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử.

4. Cách báo giảm thai sản trên dịch vụ công nhanh chóng

Để thực hiện báo giảm BHXH trực tuyến thì có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản trên cổng dịch vụ công để thực hiện báo giảm BHXH.

Truy cập đường link: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/

• Bước 2: Chọn “Kê khai hồ sơ” và chọn vào “Mã thủ tục” 600a để báo giảm BHXH.
• Bước 3: Chọn kỳ kê khai
• Bước 4: “Chọn lao động” và tích vào danh sách người lao động cần báo giảm
• Bước 5: Ấn “Áp dụng” và điền đầy đủ các thông tin cần thiết
• Bước 6: Chọn “Kê khai” và nhập mã pin chữ ký số để hoàn tất gửi hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Khi nào thì báo giảm nghỉ thai sản?

Nếu tổng số ngày nghỉ đạt 14 ngày trở lên, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc báo giảm chế độ thai sản cho tháng đó.

5.2. Nghỉ thai sản ngày 24 báo giảm tháng nào?

Luật Bảo hiểm xã hội hiện không hướng dẫn về thời hạn thực hiện báo giảm lao động. Tuy nhiên, trong một số văn bản của các địa phương như Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022, Bảo hiểm xã hội TP.HCM hướng dẫn rằng, các đơn vị sử dụng lao động nên nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào những ngày cuối cùng của tháng.

Đối với hồ sơ giảm lao động của tháng sau, đơn vị có thể nộp ngay khi có Quyết định thôi việc, Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động mà không cần chờ đến ngày 28 hàng tháng).

Sau đó, doanh nghiệp vẫn tiếp tục được nộp hồ sơ giảm lao trong tháng khi có phát sinh mà không bị giới hạn như trước đây.

Như vậy, nếu có người lao động nghỉ thai sản ngày 24 thì doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm luôn tháng đó.

5.3. Nghỉ thai sản ngày 15 báo giảm tháng nào?

Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022 của Bảo hiểm xã hội TP.HCM có khuyến cáo rằng, các đơn vị sử dụng lao động nên nộp hồ sơ phát sinh điều chỉnh lương, tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào những ngày cuối cùng của tháng.

Hiện nay, các doanh nghiệp cũng không bị giới hạn số lần báo giảm trong tháng nên không cần dồn hồ sơ lại đến cuối tháng. Trong tháng dù đã thực hiện báo giảm nhưng lại tiếp tục phát sinh sự kiện cần báo giảm lao động thì doanh nghiệp vẫn được tiếp tục hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Như vậy, nếu công ty có người lao động nghỉ thai sản ngày 15 thì nên thực hiện báo giảm luôn tháng đó để tránh phát sinh chi phí.

5.4. Báo giảm thai sản muộn có sao không?

Trường hợp thực hiện báo giảm vào tháng sau, công ty sẽ phải nộp thêm chi phí thu bảo hiểm y tế, lãi truy thu bởi theo điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH, trường hợp lập danh sách báo giảm chậm thì đơn vị sử dụng lao động phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng báo giảm chậm.

Ngoài ra, trường hợp thực hiện báo giảm vào tháng sau, người sử dụng lao động sẽ dẫn đến phát sinh tăng thu bảo hiểm y tế, lãi truy thu, làm lệch số liệu quản lý của đơn vị sử dụng lao động với số liệu thu của cơ quan bảo hiểm xã hội khi đơn vị sử dụng lao động nộp tiền.