Mã số thuế là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp. Tuy nhiên, trong quá trình kinh doanh, có thể xảy ra trường hợp mã số thuế bị mất hoặc cần phải cấp lại. Để thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc đó.
Những giấy tờ cần chuẩn bị khi xin cấp lại mã số thuế là gì?

1. Những giấy tờ cần chuẩn bị khi xin cấp lại mã số thuế là gì?

Trường hợp 1: Nếu người nộp thuế thuộc diện quy định tại Khoản 2, Điều 4 của Thông tư 105/2020/TT-BTC, và đã nhận được văn bản hủy bỏ quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc các loại giấy phép tương đương, thì phải nộp hồ sơ khôi phục mã số thuế trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận văn bản hủy bỏ.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

  • Văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế theo mẫu số 25/ĐK-TCT được ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
  • Bản sao văn bản hủy bỏ quyết định thu hồi Giấy phép thành lập doanh nghiệp hoặc các giấy tờ tương đương khác.

Trường hợp 2: Nếu cơ quan thuế thông báo rằng người đăng ký thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, nhưng chưa thu hồi giấy phép hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế, thì người nộp thuế phải nộp hồ sơ khôi phục mã số thuế trước khi cơ quan thuế phát hành thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

  • Văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế theo mẫu số 25/ĐK-TCT .

Trường hợp 3: Đối với những người nộp thuế muốn tiếp tục hoạt động kinh doanh khi mã số thuế đã hết hiệu lực nhưng chưa nhận được phản hồi về việc chấm dứt hiệu lực, cần nộp hồ sơ khôi phục mã số thuế trước khi cơ quan thuế ban hành thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

  • Văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế theo mẫu số 25/ĐK-TCT .

Trường hợp 4: Nếu người nộp thuế đã nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế do chia tách hoặc hợp nhất doanh nghiệp nhưng sau đó quyết định hủy bỏ hồ sơ đó, cần nộp hồ sơ khôi phục mã số thuế trước khi cơ quan thuế ban hành thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Hồ sơ khôi phục mã số thuế gồm:

  • Văn bản đề nghị khôi phục mã số thuế theo mẫu số 25/ĐK-TCT .
  • Bản sao văn bản hủy bỏ quyền chia tách hoặc sáp nhập.

2. Hướng dẫn xin cấp lại mã số thuế bị đóng

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ khôi phục mã số thuế

Quy định cụ thể tại mục 1

Bước 2: Xử lý hồ sơ và trả kết quả khôi phục mã số thuế

  • Trường hợp 1 và 4: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ xem xét và trả kết quả trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu phát hiện có sai sót trong việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế, cơ quan sẽ lập thông báo khôi phục mã số thuế theo mẫu số 19/TB-ĐKT và gửi đến người nộp thuế. Nếu người nộp thuế đã nộp bản gốc hồ sơ chấm dứt hiệu lực, cơ quan thuế sẽ in lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế cho người nộp thuế. Cơ quan quản lý thuế sẽ cập nhật trạng thái mã số thuế khôi phục để người nộp thuế theo dõi ngay trong ngày ban hành quyết định khôi phục.
  • Trường hợp 2: Cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ khôi phục trong vòng 10 ngày làm việc, lập danh sách các giấy tờ còn thiếu, xác minh thực tế tại địa chỉ kinh doanh và xử phạt các trường hợp vi phạm quy định về thuế. Người nộp thuế cần bổ sung các loại giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan thuế. Sau khi hoàn tất kiểm tra, hồ sơ khôi phục sẽ được xử lý như trong trường hợp 1 và 4.
  • Trường hợp 3: Cơ quan thuế cũng sẽ xem xét hồ sơ trong vòng 10 ngày làm việc, xác định hồ sơ khai thuế còn thiếu, tình hình sử dụng hóa đơn và số tiền thuế còn nợ, đồng thời xử phạt các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật. Sau khi hoàn tất kiểm tra, hồ sơ khôi phục mã số thuế sẽ được xử lý như ở trường hợp 1 và 4.

3. Các trường hợp mã số thuế bị đóng

Mã số thuế có thể bị đóng trong một số trường hợp cụ thể như sau:

  • Doanh nghiệp ngừng hoạt động: Khi doanh nghiệp quyết định ngừng hoạt động hoặc giải thể và thực hiện các thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật.
  • Thay đổi loại hình doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp chuyển đổi sang loại hình khác (ví dụ: từ công ty TNHH sang công ty cổ phần) mà không cần giữ mã số thuế cũ.
  • Tạm ngừng hoạt động: Doanh nghiệp có thể tạm ngừng hoạt động trong thời gian dài mà không thực hiện nghĩa vụ thuế, dẫn đến quyết định đóng mã số thuế từ cơ quan thuế.
  • Không thực hiện nghĩa vụ thuế: Nếu doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ thuế trong thời gian dài (không khai báo, không nộp thuế), cơ quan thuế có thể quyết định đóng mã số thuế.
  • Sai sót trong đăng ký: Nếu phát hiện có sai sót trong thông tin đăng ký thuế và doanh nghiệp không khắc phục trong thời gian quy định, mã số thuế cũng có thể bị đóng.
  • Công ty bị phá sản: Trong trường hợp doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản theo quy định của pháp luật, mã số thuế sẽ bị đóng.
Các trường hợp mã số thuế bị đóng
Các trường hợp mã số thuế bị đóng

4. Các trường hợp được khôi phục mã số thuế bị đóng

Theo quy định tại khoản 2 Điều 40 của Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đề nghị khôi phục mã số thuế trong các trường hợp sau:

  • Người nộp thuế đã đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc kinh doanh: Nếu tình trạng pháp lý được khôi phục theo quy định của pháp luật, mã số thuế cũng sẽ được khôi phục đồng thời.
  • Người nộp thuế đã đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế: Cần nộp hồ sơ đề nghị khôi phục mã số thuế khi:
    • Cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản hủy bỏ quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép tương đương.
    • Có nhu cầu tiếp tục hoạt động kinh doanh sau khi đã gửi hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế nhưng chưa nhận thông báo từ cơ quan thuế.
    • Cơ quan thuế thông báo rằng người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, nhưng chưa bị thu hồi giấy phép và mã số thuế vẫn chưa bị chấm dứt hiệu lực.

5. Hậu quả khi doanh nghiệp bị đóng mã số thuế

Khi mã số thuế của doanh nghiệp bị đóng, một số hậu quả nghiêm trọng có thể xảy ra, bao gồm:

  • Không thể xuất hóa đơn: Doanh nghiệp không được phép phát hành hóa đơn bán hàng hay hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Không nộp báo cáo thuế: Doanh nghiệp không thể nộp báo cáo và tờ khai thuế thông qua cổng thông tin điện tử.
  • Không thay đổi giấy tờ: Doanh nghiệp không thể thực hiện các thủ tục thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư.

Ngoài ra, khi mã số thuế bị đóng, doanh nghiệp cũng có thể bị phạt vì:

  • Chậm nộp tờ khai thuế: Doanh nghiệp có thể bị phạt từ 2 đến 25 triệu đồng tùy theo từng trường hợp và thời gian chậm nộp báo cáo thuế, tờ khai thuế và tờ khai lệ phí môn bài.
  • Chậm nộp tiền thuế: Các khoản tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế môn bài cũng có thể bị phạt nếu chậm nộp.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Tại sao mã số thuế lại bị đóng?

Trả lời: Mã số thuế có thể bị đóng do nhiều nguyên nhân như: doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động, vi phạm các quy định về thuế, hoặc do yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

6.2 Thời gian xử lý hồ sơ xin cấp lại mã số thuế là bao lâu?

Trả lời: Thời gian xử lý hồ sơ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể và quy định của từng địa phương. Tuy nhiên, thông thường sẽ mất từ 5-10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

6.3 Phí xin cấp lại mã số thuế là bao nhiêu?

Trả lời: Phí xin cấp lại mã số thuế thường được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật liên quan. Bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để biết thông tin chính xác nhất.