Mẫu biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ, vật tư... phổ biến chuẩn quy định mới nhất 2025

1. Mẫu biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ, vật tư... phổ biến chuẩn quy định mới nhất 2025

Bạn có thể tham khảo Mẫu biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ, vật tư... phổ biến chuẩn quy định mới nhất 2025:

2. Hướng dẫn cách ghi Mẫu biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ, vật tư...áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ mới nhất hiện nay?

• Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được lập nhằm mục đích xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thừa, thiếu và ghi sổ kế toán.
• Phương pháp và trách nhiệm ghi biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được thực hiện theo Mẫu số 05 - VT ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính như sau:
• Góc trên bên trái của Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng. Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa phải ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm thực hiện kiểm kê. Ban kiểm kê gồm Trưởng ban và các ủy viên.
• Mỗi kho được kiểm kê lập 1 biên bản riêng.
• Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa được kiểm kê tại kho.
• Cột 1: Ghi đơn giá của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (tùy theo quy định của đơn vị để ghi đơn giá cho phù hợp).
• Cột 2, 3: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo sổ kế toán.
• Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo kết quả kiểm kê.
• Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, nếu thiếu ghi vào cột 8, 9.
• Số lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế kiểm kê sẽ được phân loại theo phẩm chất:
  • Tốt 100% ghi vào cột 10.
  • Kém phẩm chất ghi vào cột 11.
  • Mất phẩm chất ghi vào cột 12.
• Nếu có chênh lệch phải trình giám đốc doanh nghiệp ghi rõ ý kiến giải quyết số chênh lệch này.
• Biên bản được lập thành 2 bản:
  • 1 bản phòng kế toán lưu.
  • 1 bản thủ kho lưu.
• Sau khi lập xong biên bản, trưởng ban kiểm kê và thủ kho, kế toán trưởng cùng ký vào biên bản (ghi rõ họ tên).

3. Lưu ý khi lập biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ, vật tư...như thế nào?

Khi lập biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, cần lưu ý những điểm sau để đảm bảo tính chính xác và minh bạch:

• Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan: Bao gồm sổ sách, báo cáo xuất nhập tồn kho, các chứng từ liên quan để đối chiếu khi kiểm kê. Điều này giúp xác định chính xác số lượng và tình trạng của từng loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Lập kế hoạch kiểm kê chi tiết: Xác định thời gian, địa điểm và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên tham gia kiểm kê. Điều này đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra hiệu quả và không bỏ sót bất kỳ mục nào.
• Xác minh số liệu thực tế và sổ sách: Khi kiểm kê, cần so sánh số lượng thực tế với số liệu trong sổ sách để phát hiện chênh lệch. Nếu có sai lệch, cần ghi rõ nguyên nhân và thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết.
• Ghi chép cẩn thận, rõ ràng: Trong quá trình lập biên bản, cần ghi đầy đủ thông tin chi tiết về số lượng, tình trạng, chủng loại, mã hàng, ngày kiểm kê, và người thực hiện. Mọi thông tin cần rõ ràng, tránh sai sót hoặc nhầm lẫn.
• Ký xác nhận của các bên liên quan: Sau khi kiểm kê, biên bản cần có chữ ký xác nhận của các thành viên tham gia, người lập biên bản, người quản lý và đại diện của phòng kế toán hoặc quản lý kho. Đây là căn cứ pháp lý đảm bảo tính minh bạch và chính xác của biên bản kiểm kê.

4. Trường hợp nào cần dùng đến Biên bản kiểm kê?

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Kế toán 2015, kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi cụ thể trong Biên bản kiểm kê tài sản.

Cũng theo Điều 40 Luật Kế toán 2015, tại khoản 2 nêu rõ, đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:

• Cuối kỳ kế toán năm;
• Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê;
• Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu;
• Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;
• Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

5. Chữ ký biên bản kiểm kê công cụ, dụng cụ, vật tư...áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phải dùng loại mực nào?

Chữ ký biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phải dùng loại mực được quy định theo khoản 5 Điều 85 Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:

“Lập và ký chứng từ kế toán

1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định của Luật Kế toán.

3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

5. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

...”

Theo đó, chữ ký biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phải dùng loại mực không phai.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Biên bản kiểm kê ai ký?

Biên bản kiểm kê tài sản cố định phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của Trưởng ban kiểm kê, chữ ký soát xét của kế toán trưởng và giám đốc doanh nghiệp duyệt. Mọi khoản chênh lệch về tài sản cố định của đơn vị đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét.

6.2. Biên bản kiểm kê là chứng từ gì?

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là văn bản do kế toán, thủ kho và những người có liên quan lập ra nhằm mục đích xác định số lượng, giá trị của các vật tư, công cụ, hàng hóa còn trong kho ở thời điểm kiểm kê. Trong quá trình kiểm kê, biên bản kiểm kê là chứng từ bắt buộc phải được lập.

6.3. Tài sản cố định là gì?

Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh và không bị tiêu thụ hoặc phá hủy trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp. Tài sản cố định gồm 2 loại chính là hữu hình và vô hình, ví dụ như đất đai, nhà cửa, máy móc, thiết bị,…

6.4. Kiểm kê là gì?

Kiểm kê là việc xác định số lượng, giá trị, tình trạng của tài sản, hàng hóa, công cụ dụng cụ,… tại một thời điểm nhất định. Kiểm kê là một công việc quan trọng trong kế toán, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thực tế của tài sản, hàng hóa,…

6.5. Khi nào phải kiểm kê tài sản?

Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau: a) Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính; b) Chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp.