File excel biên bản kiểm kê hàng tồn kho chuẩn quy định mới nhất 2025

1. File excel biên bản kiểm kê hàng tồn kho chuẩn quy định mới nhất 2025

Căn cứ Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa tồn kho là mẫu số 05-VT như sau:

Dưới đây là mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa tồn kho (Mẫu số 05-VT):

2. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là gì?

• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là văn bản do kế toán, thủ kho và những người có liên quan lập ra nhằm mục đích xác định số lượng, giá trị của các vật tư, công cụ, hàng hóa còn trong kho ở thời điểm kiểm kê.
• Trong quá trình kiểm kê, biên bản kiểm kê là chứng từ bắt buộc phải được lập. Vai trò của biên bản kiểm kê hàng tồn kho là nhằm xác định giá trị thực tế của lượng hàng tồn kho trong doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Biên bản này rất quan trọng vì sẽ dùng làm căn cứ đối chiếu với số liệu kế toán. Nếu có sự chênh lệch giữa biên bản kiểm kê và số ghi sổ, kế toán phải tiến hành xử lý điều chỉnh.

3. Lợi ích của kiểm kê hàng tồn kho là gì?

• Giúp doanh nghiệp nắm được chính xác số lượng, chất lượng của các loại hàng hóa, tài sản còn ứ đọng để có phương pháp giải quyết kịp thời.
• Kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp phát hiện các chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, từ đó phòng ngừa các rủi ro sai sót hay gian lận trong quản lý kho
• Ngoài ra, kiểm kê hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp chốt sổ tồn hàng hóa, vật tư, nguyên liệu tại thời điểm kiểm kê để tính giá thành sản phẩm cũng như nắm được thực trạng nguồn lực của doanh nghiệp tại cuối kỳ kế toán.

4. Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho theo Thông tư 133 như thế nào?

Theo Điều 22 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho như sau:

• (1) Nhóm tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên) hoặc được dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
• (2) Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm:
  • Hàng mua đang đi trên đường;
  • Nguyên liệu, vật liệu;
  • Công cụ, dụng cụ;
  • Sản phẩm dở dang;
  • Thành phẩm;
  • Hàng hóa;
  • Hàng gửi bán.
• (3) Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công... không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho.
• (4) Kế toán hàng tồn kho phải được thực hiện theo quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” khi xác định giá gốc hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí.
• (5) Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hóa, theo nguồn hình thành và thời điểm tính giá.
• (6) Các khoản thuế không được hoàn lại được tính vào giá trị hàng tồn kho như: Thuế GTGT đầu vào của hàng tồn kho không được khấu trừ, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường phải nộp khi mua hàng tồn kho.
  • Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá nhận được sau khi mua hàng tồn kho (kể cả khoản vi phạm hợp đồng kinh tế) phải được phân bổ cho số hàng tồn kho trong kho, hàng đã bán, đã sử dụng cho sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản để hạch toán cho phù hợp:
    • Nếu hàng tồn kho còn tồn trong kho ghi giảm giá trị hàng tồn kho;
    • Nếu hàng tồn kho đã bán thì ghi giảm giá vốn hàng bán;
    • Nếu hàng tồn kho đã sử dụng cho hoạt động xây dựng cơ bản thì ghi giảm chi phí xây dựng cơ bản.
  • Khoản chiết khấu thanh toán khi mua hàng tồn kho được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính.
• (7) Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận và phù hợp với bản chất giao dịch. Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo thì thực hiện theo nguyên tắc:
  • Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa...., kế toán ghi nhận giá trị hàng tồn kho vào chi phí bán hàng (chi tiết hàng khuyến mại, quảng cáo);
  • Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm....) thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mại, giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).
  • Trường hợp dùng hàng tồn kho biếu tặng cho người lao động được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi hoặc trả lương cho người lao động thì kế toán ghi nhận doanh thu, giá vốn như giao dịch bán hàng thông thường. Giá trị hàng tồn kho biếu tặng được ghi giảm quỹ khen thưởng, phúc lợi.
  • - Khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng khi bán hàng tồn kho hạch toán vào chi phí tài chính.
• (8) Khi xác định giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ, doanh nghiệp áp dụng theo một trong các phương pháp sau:
  • Phương pháp tính theo giá đích danh: Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng lần nhập hàng hóa mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được chi tiết về giá nhập của từng lô hàng tồn kho.
  • Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.
  • Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
  • Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có những ưu, nhược điểm nhất định. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị công cụ tính toán, phương tiện xử lý thông tin của doanh nghiệp. Đồng thời cũng tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động của vật tư, hàng hóa ở doanh nghiệp.
• (9) Đối với hàng tồn kho mua vào bằng ngoại tệ, giá mua hàng tồn kho phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế phát sinh để ghi nhận. Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền cho người bán thì phần giá trị hàng tồn kho tương ứng với số tiền ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước, phần giá trị hàng tồn kho tương ứng với số tiền còn lại được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận hàng tồn kho.
  • Kế toán hàng tồn kho liên quan đến các giao dịch bằng ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá được thực hiện theo quy định tại Điều 52 Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• (10) Đến cuối niên độ kế toán, nếu xét thấy giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ do bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí bán hàng tăng lên thì phải ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thiện sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
  • Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thực hiện được được thực hiện bằng cách lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
  • Khoản tổn thất hoặc thiệt hại về hàng tồn kho do hư hỏng, lỗi thời không có khả năng thu hồi được sau khi trừ số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập (nếu có) được ghi vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
  • Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước, các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi đã trừ (-) phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra và chi phí sản xuất chung không phân bổ được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước thì số chênh lệch nhỏ hơn phải được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ.
• (11) Kế toán hàng tồn kho phải đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật theo từng thứ, từng loại, quy cách vật tư, hàng hóa theo từng địa điểm quản lý và sử dụng, luôn phải đảm bảo sự khớp, đúng cả về giá trị và hiện vật giữa thực tế về vật tư, hàng hóa với sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
  • Trường hợp hàng tồn kho thừa phát hiện khi kiểm kê nếu xác định được là của doanh nghiệp khác thì không ghi tăng hàng tồn kho tương ứng với khoản phải trả khác.
• (12) Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng tại doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư, hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.
• (13) Việc phân loại hàng tồn kho là vật tư hay thiết bị, phụ tùng thay thế tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
• (14) Chi phí vận chuyển, bảo quản hàng tồn kho phát sinh trong quá trình mua hàng hoặc tiếp tục quá trình sản xuất, chế biến thì được ghi nhận vào giá gốc hàng tồn kho. Chi phí vận chuyển, bảo quản hàng tồn kho liên quan đến việc tiêu thụ hàng tồn kho thì được tính vào chi phí bán hàng.

5. Hàng tồn kho là gì?

Căn cứ vào Mục 3 Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 được ban hành kèm theo Quyết định 149/2001/QĐ-BTC quy định hàng tồn kho như sau:

• Hàng tồn kho: Là những tài sản:
  • Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường
  • Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang
  • Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
• Hàng tồn kho bao gồm:
  • Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
  • Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
  • Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
  • Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
  • Chi phí dịch vụ dở dang.
• Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
• Giá hiện hành: Là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Biên bản kiểm kê ai ký?

Biên bản kiểm kê tài sản cố định phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của Trưởng ban kiểm kê, chữ ký soát xét của kế toán trưởng và giám đốc doanh nghiệp duyệt. Mọi khoản chênh lệch về tài sản cố định của đơn vị đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét.

6.2. Biên bản kiểm kê là chứng từ gì?

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là văn bản do kế toán, thủ kho và những người có liên quan lập ra nhằm mục đích xác định số lượng, giá trị của các vật tư, công cụ, hàng hóa còn trong kho ở thời điểm kiểm kê. Trong quá trình kiểm kê, biên bản kiểm kê là chứng từ bắt buộc phải được lập.

6.3. Tài sản cố định là gì?

Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh và không bị tiêu thụ hoặc phá hủy trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp. Tài sản cố định gồm 2 loại chính là hữu hình và vô hình, ví dụ như đất đai, nhà cửa, máy móc, thiết bị,…

6.4. Kiểm kê là gì?

Kiểm kê là việc xác định số lượng, giá trị, tình trạng của tài sản, hàng hóa, công cụ dụng cụ,… tại một thời điểm nhất định. Kiểm kê là một công việc quan trọng trong kế toán, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thực tế của tài sản, hàng hóa,…

6.5. Khi nào phải kiểm kê tài sản?

Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau: a) Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính; b) Chia tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp.