Kiểm kê tài sản là gì? 6 trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê tài sản mới nhất 2025?

1. Kiểm kê tài sản là gì?

Theo khoản 1 Điều 40 Luật Kế toán 2015, kiểm kê tài sản là quá trình kiểm tra và ghi nhận số lượng tài sản, từ việc cân, đo, đong, đếm cho đến xác nhận và đánh giá chất lượng cũng như giá trị của tài sản và nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê. Mục đích của việc này là đối chiếu và kiểm tra sự khớp nhau giữa số liệu thực tế và các thông tin trong sổ sách kế toán.

2. 6 trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê tài sản mới nhất

Theo khoản 2 Điều 40 của Luật Kế toán 2015, việc kiểm kê tài sản được quy định như sau:

• Cuối kỳ kế toán năm.

• Khi đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản, hoặc bán, cho thuê.

• Khi đơn vị kế toán chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu.

• Khi xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt hay các thiệt hại bất thường khác.

• Khi có yêu cầu đánh giá lại tài sản từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Sau khi kiểm kê tài sản, doanh nghiệp cần lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trong sổ sách, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và điều chỉnh số chênh lệch vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

Lưu ý, việc kiểm kê phải đảm bảo phản ánh đúng thực tế tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả này.

3. Thời điểm kiểm kê tài sản hằng năm của đơn vị kế toán là khi nào?

Theo điểm a khoản 2 Điều 40 của Luật Kế toán 2015 đơn vị kế toán phải thực hiện kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm trừ các trường hợp khác được quy định ở trên. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản theo quy định pháp luật.

4. Vi phạm các quy định về kiểm kê tài sản bị xử phạt ra sao?

Nếu vi phạm các quy định về kiểm kê tài sản, các cá nhân và tổ chức sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 16 Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với các hành vi vi phạm như:

  • Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo không đầy đủ chữ ký theo quy định.

  • Không phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê và số liệu trong sổ kế toán.

• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định.

Lưu ý: Các mức phạt trên áp dụng cho cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức vi phạm, mức phạt sẽ gấp đôi mức phạt của cá nhân (theo Khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, sửa đổi bởi Khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP).

Vì vậy, tùy vào mức độ vi phạm, cá nhân có thể bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng, trong khi tổ chức vi phạm sẽ bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

5. Nguyên tắc thực hiện kiểm kê tài sản công tại cơ quan do nhà nước quản lý

Việc kiểm kê tài sản công thuộc Nhà nước quản lý được thực hiện theo một số nguyên tắc kiểm kê tài sản công theo Quyết định 213/QĐ-TTg năm 2024 như sau:

Nguyên tắc 1: Phạm vi kiểm kê

Tất cả các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, lực lượng vũ trang, cơ quan Đảng, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị - xã hội, xã hội - nghề nghiệp... đang quản lý hoặc sử dụng tài sản công, hoặc đang tạm quản lý tài sản kết cấu hạ tầng do Nhà nước đầu tư đều phải thực hiện kiểm kê. Tuy nhiên, một số loại tài sản không bắt buộc kiểm kê, bao gồm:

• Tài sản đang trong quá trình đầu tư, xây dựng, mua sắm nhưng chưa hoàn thành và chưa đưa vào sử dụng, hoặc mới hình thành sau thời điểm kiểm kê.

• Tài sản đang được sử dụng trong các dự án hợp tác công tư (PPP), hoặc đang liên doanh, liên kết dưới hình thức thành lập pháp nhân mới (trừ khi pháp nhân là đơn vị sự nghiệp).

• Tài sản đã giao cho doanh nghiệp và được tính vào vốn Nhà nước tại doanh nghiệp. Nếu tài sản là một hệ thống mà không thể tách riêng phần đã giao cho doanh nghiệp, thì phải kiểm kê toàn bộ hệ thống.

Nguyên tắc 2: Dựa trên kiểm đếm thực tế

Việc kiểm kê phải được thực hiện bằng cách kiểm đếm, đo đạc thực tế tài sản tại thời điểm kiểm kê, sau đó so sánh và đối chiếu với số liệu ghi chép trên sổ kế toán.

Nguyên tắc 3: Xử lý tài sản không còn hiện hữu

Nếu trên sổ kế toán vẫn còn ghi nhận nhưng tài sản thực tế không còn tại cơ quan, đơn vị, thì cơ quan đó phải xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo lên cấp có thẩm quyền để giải quyết theo quy định. Những tài sản này không được đưa vào báo cáo tổng kiểm kê.

Nguyên tắc 4: Xác định giá trị tài sản

Tài sản được kiểm kê sẽ được xác định giá trị như sau:

• Tài sản đã theo dõi trên sổ kế toán: Lấy theo nguyên giá và giá trị còn lại tại thời điểm kiểm kê.

• Tài sản chưa ghi trên sổ kế toán: Cơ quan quản lý tài sản phải căn cứ vào hồ sơ liên quan để xác định giá trị. Nếu có bảng giá, giá quy ước, hoặc tỷ lệ khấu hao/hao mòn thì sử dụng các thông tin này để tính nguyên giá và giá trị còn lại.

• Nếu không có căn cứ nào để xác định giá trị: Tạm tính nguyên giá và giá trị còn lại là 1 đồng – con số này chỉ dùng để phục vụ kiểm kê. Sau khi kiểm kê xong, đơn vị quản lý phải đánh giá lại để ghi sổ đúng quy định pháp luật.

Nguyên tắc 5: Tổng hợp từ dưới lên

Việc tổng hợp kết quả kiểm kê được thực hiện từ cấp cơ sở – tức là nơi trực tiếp quản lý hoặc tạm quản lý tài sản – rồi báo cáo lên cấp trên. Cấp nào quản lý tài sản thì có trách nhiệm tổ chức kiểm kê và lập báo cáo tổng hợp kết quả của cấp đó.

6. Câu hỏi thường gặp

6.1 Những loại tài sản nào cần được kiểm kê?

Doanh nghiệp cần kiểm kê tất cả các loại tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát, bao gồm tài sản cố định (hữu hình và vô hình), hàng tồn kho (nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm), tiền mặt, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn và dài hạn.

6.2 Tần suất kiểm kê tài sản được quy định như thế nào?

Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thường quy định về việc kiểm kê định kỳ (thường là cuối năm tài chính). Ngoài ra, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê bất thường trong các trường hợp cụ thể như đã nêu trong bài viết (ví dụ: sáp nhập, giải thể, thay đổi người quản lý). Tần suất kiểm kê chi tiết có thể do doanh nghiệp quy định cụ thể trong quy chế quản lý tài sản.

6.3 Ai chịu trách nhiệm thực hiện kiểm kê tài sản trong doanh nghiệp?

Thông thường, người chịu trách nhiệm chính là Hội đồng kiểm kê tài sản do người đứng đầu doanh nghiệp thành lập. Hội đồng này bao gồm đại diện của bộ phận kế toán, bộ phận quản lý tài sản và các bộ phận liên quan khác.