Hướng dẫn viết mẫu giấy đi đường mới nhất 2025 như thế nào?

1. Hướng dẫn viết mẫu giấy đi đường mới nhất 2025 như thế nào?

Hiện nay, 2 mẫu giấy đi đường mới nhất là Mẫu số 04-LĐTL được quy định tại các Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Mẫu giấy đi đường mới nhất Word cho kế toán Mẫu số 04-LĐTL theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Mẫu giấy đi đường mới nhất Word cho kế toán Mẫu số 04-LĐTL theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Hướng dẫn viết mẫu giấy đi đường mới nhất 2025 như sau:

Có thể thấy Mẫu giấy đi đường mới nhất 2025 Mẫu số 04-LĐTL theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC là tương tự nhau, theo đó có thể tham khảo cách viết giấy đi đường mới nhất 2025 như sau:

• Cột 1: Ghi rõ địa điểm xuất phát và nơi đến công tác.
• Cột 2: Ghi ngày đi và ngày về dự kiến.

Tại nơi đến công tác: Cơ quan tiếp nhận phải xác nhận thời gian đến và đi (bao gồm ngày, giờ), đồng thời đóng dấu và ký tên của người có thẩm quyền.

• Cột 3: Ghi rõ phương tiện di chuyển, ví dụ: ô tô cơ quan, ô tô khách, tàu hỏa, máy bay...
• Cột 5: Ghi thời gian thực tế công tác.
• Cột 6: Ghi lý do lưu trú (nếu có).
• Cột 7: Lấy chữ ký và dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị mà cán bộ hoặc người lao động đến làm việc.

Sau khi công tác về:

Người đi công tác xuất trình giấy đi đường để phụ trách bộ phận xác nhận thời gian trở về và thời gian được hưởng lưu trú. Sau đó, họ đính kèm các chứng từ liên quan trong chuyến công tác (như vé tàu xe, vé phà, hóa đơn thanh toán phòng nghỉ,...) vào giấy đi đường và nộp cho phòng kế toán để thực hiện thủ tục thanh toán công tác phí và tạm ứng.

• Cuối cùng, hồ sơ sẽ được chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi thanh toán.

2. Công tác phí là gì? Điều kiện để người lao động được chi công tác phí?

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định như sau:

Quy định chung về công tác phí

1. Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).

2. Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).

...

Như vậy, công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).

Đồng thời, cũng theo Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định các điều kiện để người lao động được chi công tác phí như sau:

• Người lao động sẽ được thanh toán khoản công tác phí nếu thực hiện đúng nhiệm vụ được giao;
• Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác.
• Có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định tại Điều 10 Thông tư 40/2017/TT-BTC. Cụ thể:
  • Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).
  • Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.
  • Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế)…
• Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).

3. Người đi công tác được thanh toán những chi phí đi lại nào?

Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 5 Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định thanh toán tiền chi phí đi lại như sau:

Thanh toán tiền chi phí đi lại

1. Thanh toán theo hóa đơn thực tế:

a) Người đi công tác được thanh toán tiền chi phí đi lại bao gồm:

- Chi phí chiều đi và về từ nhà hoặc cơ quan đến sân bay, ga tàu, bến xe; vé máy bay, vé tàu, xe vận tải công cộng đến nơi công tác và theo chiều ngược lại.

- Chi phí đi lại tại địa phương nơi đến công tác: Từ chỗ nghỉ đến chỗ làm việc, từ sân bay, ga tàu, bến xe về nơi nghỉ (lượt đi và lượt về).

- Cước, phí di chuyển bằng phương tiện đường bộ, đường thủy, đường biển cho bản thân và phương tiện của người đi công tác.

- Cước tài liệu, thiết bị, dụng cụ, đạo cụ (nếu có) phục vụ trực tiếp cho chuyến đi công tác mà người đi công tác đã chi trả.

- Cước hành lý của người đi công tác bằng phương tiện máy bay trong trường hợp giá vé không bao gồm cước hành lý mang theo.

Trường hợp cơ quan, đơn vị nơi cử người đi công tác và cơ quan, đơn vị nơi đến công tác đã bố trí phương tiện vận chuyển thì người đi công tác không được thanh toán các khoản chi phí này.

b) Căn cứ quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, căn cứ tính chất công việc của chuyến đi công tác và trong phạm vi nguồn kinh phí được giao; thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét duyệt cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được đi công tác bằng phương tiện máy bay, tàu hoả, xe ô tô hoặc phương tiện công cộng hoặc các phương tiện khác bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả;

...

Như vậy, người đi công tác được thanh toán những chi phí đi lại sau:

• Chi phí chiều đi và về từ nhà hoặc cơ quan đến sân bay, ga tàu, bến xe; vé máy bay, vé tàu, xe vận tải công cộng đến nơi công tác và theo chiều ngược lại.
• Chi phí đi lại tại địa phương nơi đến công tác: Từ chỗ nghỉ đến chỗ làm việc, từ sân bay, ga tàu, bến xe về nơi nghỉ (lượt đi và lượt về).
• Cước, phí di chuyển bằng phương tiện đường bộ, đường thủy, đường biển cho bản thân và phương tiện của người đi công tác.
• Cước tài liệu, thiết bị, dụng cụ, đạo cụ (nếu có) phục vụ trực tiếp cho chuyến đi công tác mà người đi công tác đã chi trả.
• Cước hành lý của người đi công tác bằng phương tiện máy bay trong trường hợp giá vé không bao gồm cước hành lý mang theo.

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Phụ cấp lưu trú trong công tác phí là gì?

Phụ cấp lưu trú là khoản tiền chi trả cho người đi công tác để bù đắp các chi phí phát sinh khi lưu trú tại nơi công tác, như chi phí ăn uống, sinh hoạt. Mức phụ cấp này được quy định trong Thông tư 40/2017/TT-BTC và có thể được điều chỉnh theo quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị.

4.2. Người lao động đi công tác bằng phương tiện cá nhân có được thanh toán chi phí không?

Có. Nếu việc sử dụng phương tiện cá nhân được thủ trưởng đơn vị phê duyệt và phù hợp với quy chế chi tiêu nội bộ, người đi công tác có thể được thanh toán một phần chi phí xăng xe hoặc mức khoán cụ thể.

4.3. Công tác phí có phải chịu thuế thu nhập cá nhân không?

Không. Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản công tác phí hợp lý và đúng quy định (có hóa đơn, chứng từ) sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

4.4. Trường hợp đi công tác nhiều ngày thì phụ cấp lưu trú được tính như thế nào?

Phụ cấp lưu trú được tính theo số ngày thực tế đi công tác, bao gồm cả ngày đi và ngày về (nếu không về trong ngày). Mức phụ cấp cụ thể sẽ do đơn vị quy định trong phạm vi ngân sách cho phép.