Hướng dẫn thủ tục cấp sổ đỏ lần đầu online tại nhà mới nhất

Theo khoản 7 Điều 1 Nghị định 10/2023/NĐ-CP sửa đổi đã bổ sung điểm mới “Thực hiện thủ tục hành chính về đất đai trên môi trường điện tử”, đánh dấu việc người dân có thể thực hiện các thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất bằng hình thức online. Từ ngày 20/5/2023, người dân có thể thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai trên Cổng dịch vụ công.

Khoản 3 Điều 131 Luật Đất đai 2024 mới nhất có quy định rõ: "Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất bao gồm đăng ký lần đầu và đăng ký biến động, được thực hiện bằng hình thức đăng ký trên giấy hoặc đăng ký điện tử và có giá trị pháp lý như nhau."

Theo quy định của pháp luật, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã kê khai đăng ký được ghi vào Sổ địa chính, được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất nếu có nhu cầu và có đủ điều kiện.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất cho người đã đăng ký lần đầu online chi tiết nhất.

1.1. Chuẩn bị hồ sơ và nộp trên Cổng dịch vụ công Quốc Gia

Để thực hiện thủ tục cấp sổ đỏ cho người đã đăng ký lần đầu trên môi trường điện tử, người dân cần chuẩn bị 1 Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo Mẫu số 04/ĐK.

Sau khi tải và điền đầy đủ thông tin vào Mẫu số 04/ĐK, bạn vào link sau đây để làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất cho người đã đăng ký lần đầu trên Cổng dịch vụ công Quốc gia.

Người sử dụng cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và thông tin theo yêu cầu, sau đó tải lên và gửi hồ sơ qua hệ thống. Cổng dịch vụ công sẽ tiếp nhận và xác nhận hồ sơ đã được nộp.

1.2. Quy trình giải quyết hồ sơ

Căn cứ điều kiện cụ thể về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đất đai và cơ sở dữ liệu đất đai đang quản lý, cơ quan tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính về đất đai quy định tại Điều 60 của Nghị định 43/2014/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 7 Điều 1 của Nghị định 10/2023/NĐ-CP) có trách nhiệm tổ chức việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử theo quy định của Chính phủ.

Quy trình giải quyết hồ sơ gồm 3 bước:

Bước 1: Người sử dụng đất nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai, UBND cấp xã (nếu có nhu cầu), hoặc qua môi trường điện tử theo quy định từng địa phương.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ, thực hiện kiểm tra, xác minh nếu cần và thông báo lý do nếu chậm trễ. Người sử dụng đất hoàn thành nghĩa vụ tài chính (trực tiếp hoặc online). Thời hạn xử lý hồ sơ tối đa 30 ngày (không tính ngày nghỉ, lễ, thời gian nộp tại xã, nộp thuế, xử lý vi phạm,...). Đối với vùng khó khăn, thời gian có thể kéo dài thêm 10 ngày.

Bước 3: Trả kết quả cấp Giấy chứng nhận trong 03 ngày làm việc sau khi hoàn tất xử lý. Với địa phương áp dụng quy chế riêng, thời gian trả kết quả có thể theo thỏa thuận nhưng không vượt quá quy định của UBND cấp tỉnh.

Khoản 1 Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP có quy định thời gian cấp Sổ đỏ như sau:

“Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu là không quá 20 ngày làm việc; cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất lần đầu là không quá 03 ngày làm việc.”

Như vậy, tổng thời gian để hoàn tất thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ, Sổ hồng) không vượt quá 23 ngày kể từ khi hồ sơ đầy đủ được nộp. Đối với các khu vực miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, hoặc những nơi có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, thời hạn này được kéo dài thêm 10 ngày, tức là tối đa 33 ngày.

Khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chức năng phải cung cấp Phiếu tiếp nhận, trong đó có ghi rõ ngày trả kết quả. Nếu sau 23 ngày (hoặc 33 ngày đối với các khu vực đặc thù) kể từ khi hồ sơ hợp lệ được nộp mà không có kết quả, thì trường hợp này được coi là chậm cấp Sổ đỏ, ngoại trừ các trường hợp được miễn tính thời gian nêu trên.

Việc chậm trễ trong cấp Sổ đỏ, Sổ hồng so với thời hạn quy định là tình trạng rất phổ biến, thậm chí có những trường hợp kéo dài hàng tháng hoặc thậm chí nhiều năm dù người dân đã đáp ứng đủ điều kiện. Trong trường hợp gặp phải tình huống này, người dân có thể áp dụng nhiều biện pháp để giải quyết như: liên hệ để hỏi thông tin, gửi kiến nghị, nộp đơn khiếu nại hoặc tiến hành khởi kiện để bảo vệ quyền lợi của mình.

2.1. Hỏi, kiến nghị về việc chậm cấp sổ đỏ

Khi gặp tình trạng chậm cấp Sổ đỏ, người dân có nhiều cách để xử lý, từ việc khiếu nại, khởi kiện đến đơn giản là hỏi và kiến nghị về tình trạng chậm trễ. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi và tuân thủ đúng quy định pháp luật, việc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cung cấp câu trả lời bằng văn bản là rất cần thiết, vì:

(1) Văn bản trả lời chính thức nêu rõ lý do chậm cấp không chỉ là tuân thủ đúng quy định của pháp luật, mà còn tạo sự ràng buộc trách nhiệm đối với cơ quan nhà nước và cá nhân có thẩm quyền liên quan.

(2) Các văn bản này có thể được sử dụng làm chứng cứ nếu sau này người dân muốn khiếu nại

Khi bị chậm cấp Sổ đỏ, người dân có quyền khiếu nại lên cơ quan hành chính hoặc cá nhân có thẩm quyền yêu cầu xem xét lại quyết định hoặc hành vi của họ. Khiếu nại này nhằm kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của việc chậm trễ trong quy trình cấp Sổ đỏ.

Do cơ quan có thẩm quyền tự đánh giá lại quyết định của chính mình, nên trong một số trường hợp, việc thừa nhận sai sót có thể không phổ biến. Tuy nhiên, người dân cần hiểu rõ quy định của Luật Khiếu nại để thực hiện quyền khiếu nại đúng cách nếu quyết định đó gây ảnh hưởng đến quyền lợi của họ.

  • Điều kiện để khiếu nại

Theo quy định tại Điều 17, 18, và 19 của Luật Khiếu nại 2011, thẩm quyền giải quyết khiếu nại liên quan đến việc chậm cấp Sổ đỏ (hay còn gọi là quyết định hành chính, hành vi hành chính) được quy định như sau:

    • Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn), Trưởng phòng thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và các chức danh tương đương có thẩm quyền giải quyết lần đầu đối với các quyết định, hành vi hành chính của chính mình hoặc của người thuộc quyền quản lý trực tiếp.
    • Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền:
      • Giải quyết khiếu nại lần đầu liên quan đến quyết định, hành vi hành chính của chính mình.
      • Giải quyết khiếu nại lần hai đối với quyết định, hành vi hành chính của Chủ tịch UBND cấp xã hoặc Trưởng phòng đã giải quyết lần đầu nhưng còn bị khiếu nại, hoặc khiếu nại lần đầu đã quá hạn mà chưa được giải quyết.
    • Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai đối với quyết định, hành vi hành chính của Chủ tịch UBND cấp huyện đã giải quyết lần đầu nhưng còn tiếp tục bị khiếu nại hoặc quá thời hạn mà chưa giải quyết.
  • Hình thức khiếu nại

Theo Điều 8 Luật Khiếu nại 2011, khiếu nại về việc chậm cấp Sổ đỏ có thể được thực hiện bằng cách nộp đơn hoặc khiếu nại trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền.

  • Trình tự giải quyết khiếu nại lần đầu

Bước 1: Nộp và tiếp nhận đơn khiếu nại

Người khiếu nại cần nộp đơn trực tiếp cho cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền xử lý.

Bước 2: Thụ lý đơn khiếu nại

Trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được đơn, nếu đơn thuộc thẩm quyền giải quyết, người có thẩm quyền sẽ tiến hành thụ lý và thông báo về việc này. Trường hợp từ chối thụ lý, phải nêu rõ lý do.

Bước 3: Xác minh nội dung khiếu nại

Tiến hành kiểm tra và xác minh các nội dung liên quan đến khiếu nại.

  • Thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu

Thời hạn giải quyết không quá 30 ngày kể từ khi thụ lý, đối với các vụ việc phức tạp, thời gian có thể kéo dài đến 45 ngày. Đối với khu vực vùng sâu, vùng xa, thời hạn tối đa là 45 ngày, và trong các trường hợp phức tạp có thể kéo dài đến 60 ngày.

Khi bị chậm hoặc từ chối cấp Sổ đỏ, người dân có thể khởi kiện hành chính đối với quyết định hoặc hành vi hành chính liên quan. Quá trình khởi kiện này sẽ tuân theo các quy định về thủ tục khởi kiện vụ án hành chính.

  • Thời hiệu khởi kiện

Thời hiệu khởi kiện là khoảng thời gian mà cá nhân, tổ chức có quyền nộp đơn yêu cầu Tòa án giải quyết vụ việc hành chính nhằm bảo vệ quyền lợi của mình. Nếu quá thời hạn này, quyền khởi kiện sẽ mất hiệu lực. Thời hạn khởi kiện trong trường hợp chậm hoặc từ chối cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là 01 năm, tính từ ngày cá nhân nhận được hoặc biết về quyết định, hành vi từ chối.

  • Hồ sơ khởi kiện

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

    • Đơn khởi kiện theo mẫu
    • Các tài liệu và chứng cứ chứng minh rằng quyền lợi hợp pháp của người khởi kiện bị xâm phạm
    • Giấy tờ tùy thân: CCCD, CMND, hộ chiếu còn thời hạn,...
  • Trình tự và thủ tục khởi kiện

Bước 1: Nộp đơn và hồ sơ khởi kiện lên Tòa án có thẩm quyền.

Bước 2: Tòa án tiếp nhận và xem xét đơn khởi kiện.

Bước 3: Tòa án thụ lý vụ án nếu hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Chuẩn bị xét xử. Thời hạn chuẩn bị xét xử là 4 tháng từ ngày thụ lý. Trong trường hợp vụ án phức tạp hoặc có trở ngại, Chánh án có thể gia hạn thêm một lần, nhưng không quá 2 tháng.

Bước 5: Tòa án tiến hành xét xử vụ án theo quy định.

Trong quá trình sử dụng đất và thực hiện các giao dịch nhà đất, nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm cấp Sổ đỏ lần đầu và cấp Sổ đỏ mới khi sang tên. Dù cùng là thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhưng đây là hai trường hợp hoàn toàn khác nhau về bản chất pháp lý, điều kiện thực hiện và loại hồ sơ cần chuẩn bị. Để tránh sai sót và hiểu rõ quyền lợi của mình, bạn cần nắm được sự khác biệt cơ bản giữa hai hình thức này theo quy định mới nhất. Cụ thể như sau:

Tiêu chí

Cấp Sổ đỏ lần đầu

Cấp Sổ mới khi sang tên

Trường hợp được cấp

Khi người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có đủ điều kiện và có đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

Giấy chứng nhận đã cấp không còn dòng trống để xác nhận thay đổi hoặc có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận mới

Tình trạng sổ được cấp

Chưa có Giấy chứng nhận

Đã có Giấy chứng nhận

Tiền sử dụng đất

Phải nộp trừ trường hợp được miễn hoặc không phải nộp

Không phải nộp

Hồ sơ

Căn cứ Điều 28 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, hồ sơ nộp khi thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất lần đầu của hộ gia đình, cá nhân gồm có:


- Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04/ĐK.


- Chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc các giấy tờ liên quan tới việc được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất và tài sản gắn liền với đất.


- Trích đo bản đồ địa chính (nếu có)


- Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác nộp Sổ đỏ)


- Ngoài các loại giấy tờ chính trên thì tùy thuộc vào nhu cầu mà người dân cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh theo từng trường hợp.

Căn cứ Điều 29 Nghị định 101/2024/NĐ-CP hồ sơ gồm có:


- Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo mẫu số 11/ĐK


- Giấy chứng nhận đã cấp


- Một trong các loại giấy tờ liên quan đến nội dung biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất đối với từng trường hợp cụ thể theo quy định tại Điều 30 của Nghị định 101/2024/NĐ-CP


- Văn bản về việc đại diện theo quy định của pháp luật dân sự đối với trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất thông qua người đại diện.

Thời gian thực hiện thủ tục

Khoản 1 Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP quy định thời gian cấp sổ đỏ không quá 23 ngày làm việc.

Theo khoản 2 Điều 22 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định, thời hạn thực hiện thủ tục sang tên là không quá 10 ngày làm việc.

4. 4 khoản tiền phải nộp khi làm sổ đỏ mới nhất 2025

*Bài viết không đưa ra mức tiền cụ thể vì đối với mỗi trường hợp, mỗi thửa đất có mức thu khác nhau.

Người sử dụng đất, chủ sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất được nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật. Theo đó, nghĩa vụ tài chính gồm: Tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, các loại thuế có liên quan đến đất đai và lệ phí trước bạ; nghĩa vụ tài chính do cơ quan thuế xác định.

Lưu ý: Trường hợp được miễn, được ghi nợ nghĩa vụ tài chính và trường hợp thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm thì được nhận Giấy chứng nhận ngay sau khi cơ quan có thẩm quyền cấp.

Khi được cấp Giấy chứng nhận, người sử dụng đất phải nộp các khoản tiền theo thông báo của cơ quan thuế như sau:

4.1. Tiền sử dụng đất

Tiền sử dụng đất là số tiền mà người sử dụng đất phải trả cho Nhà nước khi được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất, công nhận quyền sử dụng đất. Tiền sử dụng đất phải nộp trong trường hợp công nhận quyền sử dụng đất, giao đất có thu tiền sử dụng đất có sự khác biệt, cụ thể:

4.1.1. Khi công nhận quyền sử dụng đất

Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất là việc Nhà nước trao quyền sử dụng đất cho người đang sử dụng đất ổn định mà không có nguồn gốc được Nhà nước giao đất, cho thuê đất thông qua việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất lần đầu đối với thửa đất xác định. Tuy nhiên, chỉ một số trường hợp được cấp Giấy chứng nhận khi công nhận quyền sử dụng đất mới phải nộp tiền sử dụng đất, cụ thể:

Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất không có giấy tờ về quyền sử dụng đất được cấp Giấy chứng nhận và có thể phải nộp tiền sử dụng đất nếu đủ các điều kiện sau:

  • Đất đã được sử dụng ổn định từ trước ngày 01/7/2004 và không vi phạm pháp luật về đất đai;
  • Nay được UBND cấp xã xác nhận là đất không có tranh chấp, phù hợp với quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị, quy hoạch xây dựng điểm dân cư nông thôn đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với nơi đã có quy hoạch.

4.1.2. Khi giao đất

Người sử dụng đất trong những trường hợp sau phải nộp tiền sử dụng đất khi được cấp Giấy chứng nhận, gồm:

  • Hộ gia đình, cá nhân được giao đất ở;
  • Tổ chức kinh tế được giao đất để thực hiện dự án đầu tư xây dựng nhà ở để bán hoặc để bán kết hợp cho thuê;
  • Người Việt Nam định cư ở nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được giao đất để thực hiện dự án đầu tư xây dựng nhà ở để bán hoặc để bán kết hợp cho thuê;
  • Tổ chức kinh tế được giao đất thực hiện dự án đầu tư hạ tầng nghĩa trang, nghĩa địa để chuyển nhượng quyền sử dụng đất gắn với hạ tầng.

4.2. Tiền thuê đất

Người sử dụng đất phải trả tiền thuê đất hàng năm hoặc trả một lần cho cả thời gian thuê khi được cấp Giấy chứng nhận trong trường hợp được Nhà nước cho thuê đất.

4.3. Lệ phí trước bạ

Căn cứ Nghị định 10/2022/NĐ-CP, lệ phí trước bạ khi cấp Giấy chứng nhận được quy định như sau:

Lệ phí trước bạ = (Giá 1m2 đất tại Bảng giá đất x Diện tích) x 0.5%
  • Giá 1m2 đất để tính lệ phí trước bạ là giá đất tại Bảng giá đất do UBND cấp tỉnh ban hành tại thời điểm kê khai lệ phí trước bạ.
  • Diện tích đất chịu lệ phí trước bạ là toàn bộ diện tích thửa đất thuộc quyền sử dụng hợp pháp của tổ chức, cá nhân do Văn phòng đăng ký đất đai xác định và cung cấp cho cơ quan thuế.

Lưu ý: Trường hợp đất thuê của Nhà nước theo hình thức trả tiền thuê đất một lần cho cả thời gian thuê mà thời hạn thuê đất nhỏ hơn thời hạn của loại đất quy định tại Bảng giá đất do UBND cấp tỉnh ban hành thì giá đất của thời hạn thuê đất tính lệ phí trước bạ được xác định như sau:

4.4. Lệ phí cấp Giấy chứng nhận

Theo khoản 5 Điều 3 Thông tư 85/2019/TT-BTC, lệ phí cấp Giấy chứng nhận do HĐND cấp tỉnh quyết định nên mức thu từng tỉnh, thành có thể khác nhau. Ngoài ra, phải nộp thêm phí thẩm định hồ sơ cấp Giấy chứng nhận (từng địa phương sẽ quy định riêng).

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1. Làm sổ đỏ lần đầu có cần đo đạc lại đất không?

Có, nếu chưa có bản đồ địa chính hoặc có sự sai lệch về ranh giới, diện tích thì bắt buộc phải đo đạc lại để xác định chính xác thông tin thửa đất.

5.2. Làm sổ đỏ lần đầu có cần thông qua chính quyền địa phương không?

Có. UBND xã, phường, thị trấn nơi có đất sẽ thực hiện xác minh nguồn gốc đất, tình trạng tranh chấp, và xác nhận vào hồ sơ xin cấp sổ đỏ lần đầu.

5.3. Nộp hồ sơ xin cấp sổ đỏ ở đâu?

Nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện (nơi có đất) hoặc UBND cấp xã nếu có tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế một cửa.

5.4. Ai có quyền làm sổ đỏ lần đầu?

Người đang sử dụng đất ổn định, lâu dài, có đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hoặc được miễn giấy tờ theo quy định tại Điều 100 Luật Đất đai 2013, có thể đăng ký cấp sổ đỏ lần đầu.

5.5. Có thể ủy quyền cho người khác làm sổ đỏ không?

Có. Người sử dụng đất có thể lập giấy ủy quyền có công chứng, chứng thực để người khác thay mặt thực hiện thủ tục làm sổ đỏ.