Hướng dẫn chi tiết 02 cách đăng ký tạm trú cho người nước ngoài nhanh chóng, hiệu quả 2025

1. Thủ tục đăng ký tạm trú cho người nước ngoài online

Thủ tục này có thể do bản thân người nước ngoài tự thực hiện hoặc chủ nhà/chủ cho thuê nhà thực hiện một cách đơn giản theo các bước sau đây.

Bước 1. Truy cập cổng thông tin khai báo tạm trú

Người khai báo tạm trú truy cập Trang thông tin điện tử về khai báo thông tin tạm trú của Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt cơ sở lưu trú. Trang thông tin này có định dạng là https://tentinh.xuatnhapcanh.gov.vn/.

Ví dụ:

Nếu đăng ký tạm trú cho người nước ngoài tại Hà Nội, sẽ truy cập https://hanoi.xuatnhapcanh.gov.vn/

Nếu đăng ký tạm trú cho người nước ngoài TP HCM, sẽ truy cập https://hochiminh.xuatnhapcanh.gov.vn/

Khi có thay đổi các thông tin liên quan đến tài khoản khai báo phải cập nhật sửa đổi, bổ sung ngay thông tin đó trên Trang thông tin điện tử. Thông tin cung cấp gồm:

• Tên của cơ sở lưu trú;
• Loại hình của cơ sở lưu trú;
• Địa chỉ của cơ sở lưu trú;
• Số điện thoại của cơ sở lưu trú;
• Email của cơ sở lưu trú;
• Họ tên;
• Ngày tháng năm sinh;
• Số điện thoại;
• Số giấy Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu

Người khai báo tạm trú có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản khai báo và toàn bộ thông tin do tài khoản khai báo tạo ra.

Khi phát hiện tài khoản khai báo bị đánh cắp, lợi dụng thông tin, không sử dụng được phải thông báo ngay cho Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Thời hạn sử dụng tài khoản:

Tài khoản khai báo tự hủy giá trị sử dụng khi không có thông tin khai báo mới trong thời hạn 12 tháng hoặc khi bị phát hiện khai báo khống, thông tin về người nước ngoài hoặc cơ sở lưu trú không chính xác.

Bước 2: Đăng ký tài khoản đăng ký tạm trú cho người nước ngoài trên mạng

Lúc này, người khai báo tạm trú cho người nước ngoài sẽ đăng tạo tài khoản mới. Bước này áp dụng nếu bạn chưa có tài khoản, còn nếu đã có tài khoản, bạn sẽ bỏ qua bước 2 và thực hiện luôn bước 3.

Lưu ý: Mỗi cơ sở lưu trú chỉ được đăng ký một tài khoản quản lý, nếu có thêm người dùng thì tạo các tài khoản người dùng khác.

Bước 3: Đăng nhập để kê khai thông tin

Bạn sử dụng tên và mật khẩu để đăng nhập tài khoản.

Sau đó, bạn chọn chức năng Thêm mới để nhập thông tin khai báo tạm trú và tiến hành khai báo tạm trú.

Sau khi nhập đủ thông tin, bạn ấn Lưu thông tin để lưu lại các thông tin đã đăng ký.

Bước 4: Khai báo thông tin tạm trú

• Người khai báo tạm trú truy cập Trang thông tin điện tử, đăng nhập tài khoản khai báo để thực hiện việc khai báo thông tin tạm trú.

Việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài qua Trang thông tin điện tử phải thực hiện ngay khi người nước ngoài đến đăng ký tạm trú.

• Thông tin khai báo tạm trú gồm:
  • Họ tên;
  • Giới tính;
  • Ngày tháng năm sinh;
  • Quốc tịch;
  • Số hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu, thời gian dự kiến tạm trú của người nước ngoài.

Có thể nhập theo từng trường hợp vào các ô nhập dữ liệu hoặc chuyển tập tin nhập đính kèm theo tập tin mẫu được đăng tải trên Trang thông tin điện tử.

Lưu ý: Người khai báo tạm trú kiểm tra, sửa đổi, bổ sung các thông tin trước khi xác nhận lưu thông tin; kiểm tra mục quản lý thông tin khai báo tạm trú để xác định hệ thống đã tiếp nhận, nếu hệ thống chưa tiếp nhận thì thực hiện nhập lại thông tin.

Bước 5: Tiếp nhận thông tin tạm trú

Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài được khai báo qua Trang thông tin điện tử 24 giờ/07 ngày;

Thông báo cho đồn biên phòng nơi có cơ sở lưu trú nếu người nước ngoài tạm trú tại các cơ sở lưu trú thuộc khu vực biên giới.

2. Thủ tục đăng ký tạm trú cho người nước ngoài qua Phiếu khai báo

Thủ tục này sẽ được thực hiện tại cơ quan Công an cấp xã/phường nơi người nước ngoài cư trú theo các bước sau.

Bước 1: Khai và chuyển phiếu khai báo tạm trú

Người khai báo tạm trú liên hệ trực ban Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an (Công an cấp xã) để được cung cấp mẫu Phiếu khai báo tạm trú theo mẫu NA17 ban hành kèm theo Thông tư 04/2015/TT-BCA.

Thời hạn gửi phiếu khai báo tạm trú

Người khai báo tạm trú ghi thông tin vào Phiếu khai báo tạm trú và chuyển trực tiếp Phiếu khai báo tạm trú cho trực ban Công an cấp xã nơi có cơ sở lưu trú trong thời hạn 12 giờ, đối với địa bàn vùng sâu, vùng xa trong thời hạn là 24 giờ kể từ khi người nước ngoài đến đăng ký tạm trú.

Hình thức gửi phiếu khai báo tạm trú

Phiếu khai báo tạm trú có thể gửi trước qua fax hoặc thông báo thông tin qua điện thoại đến trực ban Công an cấp xã trước khi chuyển Phiếu khai báo tạm trú trực tiếp theo thời hạn quy định nêu trên.

Bước 2: Tiếp nhận Phiếu khai báo tạm trú

• Trực ban Công an cấp xã tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài được khai báo bằng Phiếu khai báo tạm trú 24 giờ/07 ngày.
• Trực ban Công an cấp xã kiểm tra Phiếu khai báo tạm trú, nếu chưa khai đầy đủ thì yêu cầu khai bổ sung ngay, thực hiện xác nhận, sao chụp hoặc ghi lại các thông tin đã tiếp nhận vào sổ trực ban và trả ngay Phiếu khai báo tạm trú cho người khai báo tạm trú;

Thông báo cho đồn biên phòng nơi có cơ sở lưu trú nếu người nước ngoài tạm trú tại các cơ sở lưu trú thuộc khu vực biên giới.

3. Thời hạn đăng ký tạm trú cho người nước ngoài là khi nào?

Theo quy định đăng ký tạm trú tạm vắng cho người nước ngoài tại Khoản 2, Điều 33 Luật Nhập cảnh, Xuất cảnh, Quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam số 47/2014/QH13:

“Người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung mẫu phiếu khai báo tạm trú cho người nước ngoài và chuyển đến Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi có cơ sở lưu trú trong thời hạn 12 giờ, đối với địa bàn vùng sâu, vùng xa trong thời hạn là 24 giờ kể từ khi người nước ngoài đến cơ sở lưu trú.”

Như vậy, nếu người nước ngoài lưu trú tại các tỉnh/thành phố lớn như Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Bắc Ninh, Bình Dương …, thì cần phải được khai báo tạm trú trong vòng 12 giờ kể từ thời điểm chuyển vào nơi lưu trú.

4. Tại sao phải xác nhận tạm trú cho người nước ngoài?

Xin xác nhận tạm trú là việc vô cùng quan trọng, chứng minh người nước ngoài tuân thủ và chấp hành các quy định của pháp luật Việt Nam. Các công ty/ doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng lao động là người nước ngoài, phải có trách nhiệm xin xác nhận tạm trú cho người lao động nước ngoài.

Bất kỳ người nước ngoài nào lưu trú trên lãnh thổ Việt Nam cũng cần được khai báo tạm trú để chứng minh người nước ngoài đó tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam.

Ngoài ra, xác nhận tạm trú cũng là một loại giấy tờ vô cùng quan trọng để người nước ngoài có thể xin:

• Gia hạn visa Việt Nam,
• Thẻ tạm trú Việt Nam,
• Lý lịch tư pháp Việt Nam.

5. Điều kiện gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài

Để gia hạn thẻ tạm trú, người nước ngoài cần gia hạn thẻ tạm trú phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

• Hộ chiếu của người xin gia hạn thẻ tạm trú phải còn hạn ít nhất trên 1 năm;
• Đối với trường hợp thẻ tạm trú cấp dựa trên giấy phép lao động, thì giấy phép lao động của người nước ngoài đó phải có thời hạn tối thiểu trên 1 năm kết từ thời điểm xin gia hạn thẻ tạm trú;
• Người nước ngoài có giấy xác nhận đăng ký tạm trú tại nơi lưu trú.

6. Nên gia hạn tạm trú trước bao nhiêu ngày?

Trong Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh và cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam năm 2014 hay Luật sửa đổi bổ sung năm 2019 đều không có quy định về khoảng thời gian cần gia hạn thẻ tạm trú.

Bạn chỉ cần nộp hồ sơ xin gia hạn/cấp lại thẻ tạm trú trước ngày hết hạn là được. Bạn cũng không nên nộp hồ sơ xin gia hạn thẻ tạm trú quá sớm vì cán bộ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh sẽ không tiếp nhận hồ sơ của bạn.