Hồ sơ báo giảm lao động bao gồm những giấy tờ gì?

1. Hồ sơ báo giảm lao động bao gồm những giấy tờ gì?

Theo nội dung hướng dẫn về quy trình báo giảm lao động đối với các trường hợp người lao động chuyển đi; nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc được quy định tại Thủ tục 1.3 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, doanh nghiệp, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ báo giảm lao động bao gồm những giấy tờ sau:

(1) Đối với người lao động:

Người lao động chưa có mã số bảo hiểm xã hội (hoặc tra cứu không thấy mã số bảo hiểm xã hội): Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS).

(2) Đối với đơn vị sử dụng lao động:

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-LT);

- Bảng kê thông tin. Tuy nhiên, hiện nay Bảng kê thông tin được thực hiện theo Mẫu D01-TS được ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và biểu mẫu này đã bị bãi bỏ bởi khoản 4 Điều 4 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023.

Như vậy, hiện nay đơn vị sử dụng lao động khi thực hiện báo giảm lao động chỉ cần chuẩn bị Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

2. Tải biểu mẫu báo giảm lao động cho doanh nghiệp ở đâu?

Hiện nay, việc lập Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN được thực hiện Mẫu D02-LT được ban hành kèm Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020 dùng thay thế cho Mẫu D02-TS ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

3. Điền Mẫu D02-LT như thế nào?

Căn cứ vào hướng dẫn lập Mẫu D02-LT được ghi nhận tại Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020, được sửa đổi bởi Điều 3 Quyết định 948/QĐ-BHXH năm 2023 thì điền Mẫu D02-LT như sau:

(1) Phần thông tin chung

- Tên đơn vị: ghi đầy đủ tên đơn vị theo đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập.

- Mã đơn vị: ghi mã đơn vị do cơ quan BHXH cấp.

- Mã số thuế: ghi mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

- Địa chỉ: ghi địa chỉ nơi đóng trụ sở của đơn vị.

- Điện thoại: ghi số điện thoại của đơn vị.

- Email: ghi tên email của đơn vị.

(2) Chỉ tiêu theo cột:

- Cột (1): Ghi số thứ tự từ nhỏ đến lớn.

- Cột (2): Ghi rõ họ, tên của từng người lao động.

Đối với những đơn vị có số lượng người tham gia BHYT lớn, có yêu cầu phân nhóm đối tượng để thuận tiện trong việc tiếp nhận và trả thẻ BHYT, cơ quan BHXH có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị khi lập danh sách cấp thẻ BHYT, tại cột (2) tách thành các nhóm theo mã đơn vị trực thuộc (nhóm và mã đơn vị trực thuộc do đơn vị tự xây dựng nhưng tối đa không quá 6 ký tự được ký hiệu bằng số hoặc bằng chữ).

Ví dụ: Công ty A có 02 phân xưởng trực thuộc, mỗi phân xưởng có 50 lao động thì Công ty A khi lập danh sách phân thành 02 nhóm: Phân xưởng 1, mã số 01, kèm theo danh sách của 50 lao động thuộc Phân xưởng 1; tiếp theo là Phân xưởng 2, mã số 02, kèm theo danh sách 50 lao động của Phân xưởng 2 (mã số đơn vị trực thuộc có thể là 01, 02 hoặc AA, AB hoặc nhiều ký tự hơn nhưng không quá 6 ký tự).

- Cột (3): Ghi mã số đối với người người đã có mã số BHXH.

- Cột (4): Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm sinh như trong giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu.

- Cột (5): Ghi giới tính của người tham gia (nếu là nam thì ghi từ “nam” hoặc nếu là nữ thì ghi từ “nữ”).

- Cột (6): Ghi số căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu của người tham gia được cơ quan có thẩm quyền cấp (Riêng hộ chiếu chỉ dành cho người nước ngoài).

- Cột (7): Ghi đầy đủ, chi tiết về cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, điều kiện nơi làm việc theo quyết định hoặc HĐLĐ, HĐLV (Ví dụ: Phó Chánh thanh tra Sở A, công nhân vận hành máy may công nghiệp Công ty B ...).

- Các Cột (8), (9), (10), (11): Phân loại theo: nhà quản lý; chuyên môn kỹ thuật bậc cao; chuyên môn kỹ thuật bậc trung; nhân viên trợ lý văn phòng; nhân viên dịch vụ và bán hàng; lao động có kỹ năng trong nông nghiệp, lâm nghiệp và thủy sản; thợ thủ công; thợ vận hành và lắp ráp máy móc thiết bị; lao động giản đơn.

- Cột (12): Ghi tiền lương được hưởng:

+ Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì ghi bằng hệ số (bao gồm cả hệ số chênh lệch bảo lưu nếu có).

Ví dụ: Tiền lương ghi trong quyết định tuyển dụng hoặc HĐLV là 2,34 thì ghi 2,34.

+ Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do chủ sử dụng lao động quyết định thì ghi mức lương theo công việc hoặc chức danh, bằng tiền đồng Việt Nam.

Ví dụ: mức lương của người lao động là 52.000.000 đồng thì ghi 52.000.000 đồng.

- Các Cột (13), (14), (15): Ghi phụ cấp chức vụ bằng hệ số; phụ cấp thâm niên vượt khung, thâm niên nghề bằng tỷ lệ phần trăm (%) vào cột tương ứng, nếu không hưởng phụ cấp nào thì bỏ trống.

- Cột (16): Ghi phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao động (nếu có).

- Cột (17): Ghi các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động từ ngày 01/01/2018 (nếu có).

- Cột (18): Ghi ngày, tháng, năm bắt đầu làm việc trong ngành/nghề nặng nhọc, độc hại.

- Cột (19): Ghi ngày, tháng, năm kết thúc làm việc trong ngành/nghề nặng nhọc, độc hại.

- Cột (20): Ghi ngày, tháng, năm bắt đầu làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn.

- Cột (21): Ghi ngày, tháng, năm bắt đầu có hiệu lực của HĐLĐ xác định thời hạn.

- Cột (22): Ghi ngày, tháng, năm hết hiệu lực của HĐLĐ xác định thời hạn.

- Cột (23): Ghi ngày, tháng, năm bắt đầu có hiệu lực của HĐLĐ khác (dưới 1 tháng, thử việc).

- Cột (24): Ghi ngày, tháng, năm hết hiệu lực của HĐLĐ khác (dưới 1 tháng, thử việc).

- Cột (25): Ghi ngày, tháng, năm đơn vị bắt đầu đóng BHXH cho người lao động.

- Cột (26): Ghi ngày, tháng, năm đơn vị kết thúc (dừng) đóng BHXH cho người lao động.

- Cột (27): ghi số; ngày, tháng, năm của HĐLĐ, HĐLV (ghi rõ thời hạn HĐLĐ, HĐLV từ ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm) hoặc quyết định (tuyển dụng, tiếp nhận); tạm hoãn HĐLĐ, nghỉ việc không hưởng lương, .... Ghi rõ thời gian (từ ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm) nghỉ ốm, đau, thai sản hưởng chế độ BHXH; đối với người lao động khi bị mắc bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày đang trong thời gian nằm viện kèm theo giấy tờ chứng minh. Ghi đối tượng được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn nếu có giấy tờ chứng minh như: người có công, cựu chiến binh,....

Lưu ý:

+ Nếu trong tháng đơn vị lập nhiều danh sách lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN thì đánh số các danh sách.

+ Đơn vị kê khai đầy đủ, chính xác tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của từng người lao động theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ; lưu trữ hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN.

+ Trường hợp người lao động chỉ tham gia BHTNLĐ, BNN thì ghi vào mục ghi chú (cột 27) tương tự như trên.

+ Trường hợp đơn vị báo tăng lao động đối với người lao động đã có mã số BHXH, ghi đầy đủ các tiêu thức trên biểu mẫu và ghi nơi đăng ký KCB ban đầu vào cột 27.

+ Trường hợp đơn vị có nhiều người thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu thì ghi cột (2), cột (3) và ghi nội dung thay đổi nơi đăng ký KCB ban đầu vào cột 27, các cột khác bỏ trống.

+ Sau khi hoàn tất việc kê khai đơn vị ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu.

4. Tham gia BHXH từ 01/7/2025 sẽ không được rút BHXH 1 lần nếu không thuộc trường hợp quy định

Đây là một trong những nội dung đáng chú ý được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 70 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 về một trong các trường hợp được rút BHXH 01 lần. Cụ thể:

"Điều 70. Hưởng bảo hiểm xã hội một lần

1. Đối tượng quy định tại khoản 1 Điều 2 của Luật này đã chấm dứt tham gia bảo hiểm xã hội mà có đề nghị thì được hưởng bảo hiểm xã hội một lần nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

...

đ) Người lao động có thời gian đóng bảo hiểm xã hội trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành, sau 12 tháng không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc mà cũng không tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện và có thời gian đóng bảo hiểm xã hội chưa đủ 20 năm;"

Theo đó, người lao động tham gia BHXH từ 01/7/2025 trở đi thì không được rút BHXH một lần nếu không thuộc các trường hợp được rút BHXH 1 lần sau:

- Đủ tuổi hưởng lương hưu nhưng chưa đủ 15 năm đóng BHXH

- Ra nước ngoài để định cư

- Người đang mắc một trong những bệnh ung thư, bại liệt, xơ gan mất bù, lao nặng, AIDS...

- Người lao động có thời gian đóng bảo hiểm xã hội trước ngày 01/7/2025, sau 12 tháng không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc mà cũng không tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện và có thời gian đóng bảo hiểm xã hội chưa đủ 20 năm;

Điều này đồng nghĩa với việc, trường hợp người lao động tham gia BHXH 01 lần từ 01/7/2025 sau 12 tháng nghỉ việc, không tham gia BHXH và có thời gian đóng BHXH chưa đủ 20 năm thì không được rút BHXH một lần nữa.

5. Thêm cơ hội hưởng lương hưu cho người đi xuất khẩu lao động theo quy định mới

Luật BHXH năm 2024 bảo đảm tốt hơn quyền tham gia và thụ hưởng chính sách BHXH đối với người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài và người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam.

Theo đó, Luật ghi nhận quá trình công tác cũng như cách tính hưởng những quyền lợi với người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài cũng như là người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam trong thời gian tới.

Cụ thể, khoản 4 Điều 66 Luật BHXH năm 2024 bổ sung quy định tính cộng gộp thời gian tham gia BHXH cả ở Việt Nam và nước ngoài cho người lao động.

Việc tính mức lương hưu hằng tháng của người lao động đủ điều kiện hưởng lương hưu mà có thời gian đóng BHXH theo quy định của Điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên nhưng có thời gian đóng BHXH ở Việt Nam <15 năm thì cứ mỗi năm đóng sẽ được tính bằng 2,25% mức bình quân tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Điều 8 Luật BHXH năm 2024 còn quy định việc hợp tác quốc tế về BHXH theo hướng thúc đẩy đàm phán, ký kết các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế về BHXH để bảo đảm quyền lợi cho người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài, người lao động nước ngoài đến làm việc tại Việt Nam.

6. Từ năm 01/7/2025 đóng BHXH 15 năm cũng sẽ được hưởng lương hưu

Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 có nhiều điểm mới so với Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, đặc biệt trong đó có nhiều quy định giúp mở rộng quyền lợi cho người tham gia BHXH, trong đó có quy định về việc sẽ giảm điều kiện về số năm đóng BHXH tối thiểu từ 20 năm xuống còn 15 năm để được hưởng lương hưu hàng tháng.

Hiện nay, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014, thời gian đóng BHXH tối thiểu để có cơ hội được hưởng chế độ hưu trí của hầu hết các trường hợp đều là đủ 20 năm.

Thời gian này được đánh giá còn khá dài dẫn tới nhiều người không tích lũy đủ số năm đóng BHXH để được hưởng lương hưu.

Tuy nhiên, từ 01/7/2025, theo Điều 64 Luật BHXH năm 2024, người lao động đủ tuổi nghỉ hưu và khi nghỉ việc có thời gian đóng BHXH bắt buộc từ đủ 15 năm trở lên thì cũng sẽ được hưởng lương hưu.

Với quy định điều kiện về thời gian đóng BHXH tối thiểu chỉ còn 15 năm thì cơ hội được hưởng lương hưu hằng tháng của người lao động cũng sẽ tăng cao hơn so với trước kia.

7. Bổ sung cách tính mức hưởng lương hưu hằng tháng

Hiện nay, tỷ lệ lương hưu hằng tháng của người lao động đang được quy định tại Điều 56 Luật BHXH năm 2014 như sau:

Tuy nhiên, từ 01/7/2025, người lao động có 15 năm tham gia BHXH cũng sẽ được hưởng lương hưu nên Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đã bổ sung thêm cách tính mức hưởng lương hưu với lao động nam có thời gian tham gia BHXH từ 15 năm đến dưới 20 năm tại điểm b Khoản 1 Điều 66 Luật BHXH năm 2024.

Theo đó, từ 01/7/2025, lao động nam có 15 năm tham gia BHXH sẽ được hưởng 40% mức lương bình quân, và mức hưởng cao nhất là 75% mức lương bình quân đối với lao động nam có 35 năm tham gia BHXH.

Đối với lao động nữ, mức hưởng sẽ là 45% mức lương bình quân khi tham gia BHXH 15 năm và mức hưởng cao nhất là 75% đối với lao động có 30 năm tham gia BHXH.

8. Giảm độ tuổi được hưởng trợ cấp hưu trí xã hội

Theo khoản 2 Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trợ cấp hưu trí xã hội là loại hình BHXH do ngân sách nhà nước bảo đảm, được xây dựng trên cơ sở kế thừa và phát triển một phần từ quy định về trợ cấp xã hội hằng tháng với người cao tuổi không có lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng.

Theo đó, từ 01/7/2025, độ tuổi được hưởng trợ cấp hưu trí xã hội của người lao động sẽ được giảm xuống còn 75 tuổi theo Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiện hành là 80 tuổi).

Riêng đối với người thuộc hộ nghèo, hộ cận nghèo thì từ đủ 70 - dưới 75 tuổi sẽ được hưởng trợ cấp hưu trí xã hội.

9. Tăng quyền lợi để khuyến khích người lao động hưởng lương hưu thay vì nhận BHXH một lần

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 bổ sung quy định nhằm gia tăng quyền lợi, tăng tính hấp dẫn, khuyến khích người lao động bảo lưu thời gian đóng để hưởng lương hưu thay vì nhận BHXH một lần.

Theo đó, từ 01/7/2025, người lao động không hưởng BHXH một lần mà bảo lưu thời gian đóng để tiếp tục tham gia thì có cơ hội được thụ hưởng các quyền lợi cao hơn như:

- Được hưởng các chế độ với mức hưởng cao hơn khi tiếp tục tham gia BHXH.

- Được hưởng lương hưu với điều kiện dễ dàng hơn

- Trong thời gian hưởng lương hưu được Quỹ BHXH đóng BHYT

- Được hưởng trợ cấp hằng tháng khi không đủ điều kiện hưởng lương hưu và chưa đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội

- Trong thời gian hưởng trợ cấp hằng tháng thì được ngân sách Nhà nước đóng BHYT.