Công chứng bằng đại học ở đâu hợp pháp để đi xin việc?

1. Công chứng bằng đại học ở đâu hợp pháp để đi xin việc?

Người dân có thể chứng thực bằng đại học, học bạ tại các cơ quan có thẩm quyền sau, theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

• Ủy ban nhân dân cấp xã (phường/xã/thị trấn);
• Phòng Tư pháp cấp huyện;
• Phòng công chứng, văn phòng công chứng.

Đây là những nơi được phép chứng thực bản sao từ bản chính để sử dụng trong các thủ tục hành chính, hồ sơ xin việc hoặc đi du học. Người dân chỉ cần mang theo bản chính và bản sao để được chứng thực hợp pháp.

Trong trường hợp đặc biệt (như người già yếu, không thể đi lại…), việc chứng thực có thể được thực hiện ngoài trụ sở nếu có lý do chính đáng.

2. Bản sao bằng tốt nghiệp đại học từ sổ gốc có giá trị pháp lý như thế nào?

Theo Điều 28 Quy chế ban hành kèm theo Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT quy định giá trị pháp lý của bản sao bằng tốt nghiệp đại học từ sổ gốc như sau:

• Bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, không hợp pháp, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ yêu cầu người có bản sao văn bằng, chứng chỉ xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh.

Như vậy, theo quy định nêu trên thì bản sao bằng đại học được cấp từ sổ gốc có giá trị pháp lý như bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Thủ tục cấp bản sao bằng tốt nghiệp đại học từ sổ gốc

(i) Hồ sơ đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gồm:

• Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, trong đó cung cấp các thông tin về văn bằng, chứng chỉ đã được cấp;
• Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;
• Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người quy định tại khoản (ii), (iii) mục 2 thì phải xuất trình giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;
• Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi bản sao có chứng thực giấy tờ quy định nêu trên kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

(ii) Trình tự cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được quy định như sau:

• Người đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định tại khoản (i) cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc;
• Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc phải cấp bản sao cho người có yêu cầu.
• Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được xác định từ thời điểm cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;
• Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại điểm b khoản này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.

(iii) Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ căn cứ sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc.

Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao hoặc không cấp bản sao cho người yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu và nêu rõ lý do theo thời hạn quy định tại điểm b khoản 2 Điều 31 Quy chế ban hành kèm theo Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT.

4. Lệ phí cấp bản sao bằng tốt nghiệp đại học quy định mới nhất 2025 là bao nhiêu?

Theo quy định tại Thông tư liên tịch số 158/2015/TTLT-BTC-BTP (vẫn còn hiệu lực tính đến năm 2025), lệ phí chứng thực bản sao bằng tốt nghiệp đại học được tính như sau: 2.000 đồng/trang đối với hai trang đầu tiên và 1.000 đồng/trang từ trang thứ ba trở đi. Tổng lệ phí cho mỗi bản sao không vượt quá 200.000 đồng. Mức phí này áp dụng tại các cơ quan có thẩm quyền chứng thực như UBND cấp xã, phòng tư pháp cấp huyện, phòng công chứng, hoặc văn phòng công chứng. Người dân khi đi chứng thực cần mang theo bản chính và bản sao cần chứng thực để được xử lý đúng quy định.

5. Có cần xuất trình bằng gốc khi xin bản sao có chứng thực không?

Có, nếu bạn yêu cầu sao y bản chính tại cơ quan chứng thực như Ủy ban nhân dân xã, phường hoặc văn phòng công chứng. Theo quy định của pháp luật, khi yêu cầu sao y, người dân phải trình bản chính bằng tốt nghiệp để cán bộ tiếp nhận đối chiếu với bản sao, đảm bảo nội dung hoàn toàn trùng khớp và không bị sửa chữa, tẩy xóa. Sau khi kiểm tra, cán bộ sẽ đóng dấu xác nhận và ký tên để chứng thực bản sao có giá trị pháp lý.

Tuy nhiên, nếu bạn không còn giữ bản gốc hoặc không thể xuất trình vì lý do bị mất, hư hỏng, thì lúc này bạn cần thực hiện thủ tục xin cấp bản sao từ sổ gốc tại cơ sở giáo dục hoặc cơ quan quản lý nơi đã cấp bằng. Trường hợp này, bạn không cần xuất trình bản gốc, vì nội dung đối chiếu sẽ được căn cứ vào sổ gốc lưu trữ tại cơ quan.

Tóm lại, bạn cần xác định rõ mình đang thực hiện loại chứng thực nào:

• Nếu là sao y từ bản chính, thì phải có bằng gốc.
• Nếu là cấp bản sao từ sổ gốc, thì không cần bằng gốc, nhưng phải làm đúng thủ tục, nộp hồ sơ và có thể mất nhiều thời gian hơn.

Việc phân biệt hai hình thức này sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chính xác và tiết kiệm thời gian đi lại không cần thiết.

6. Những câu hỏi thường gặp

6.1. Vì sao khi đi xin việc người ta thường đòi “bản sao y” bằng tốt nghiệp thay vì bản photo tự in?

Khi nộp hồ sơ xin việc, nhiều đơn vị yêu cầu “bản sao có chứng thực” bằng tốt nghiệp đại học để đảm bảo thông tin trong hồ sơ là đúng với bản chính, được cơ quan nhà nước xác nhận. Khác với bản photo tự in – vốn có thể bị chỉnh sửa hoặc làm giả – bản sao y từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực có giá trị pháp lý, giúp nhà tuyển dụng yên tâm về năng lực thật sự của ứng viên. Đây cũng là một trong những cách để hạn chế tình trạng sử dụng bằng giả trong tuyển dụng hiện nay.

6.2. Có thể nhờ người khác đi xin bản sao bằng tốt nghiệp thay mình không?

Hoàn toàn được , nhưng bạn không thể “nhờ miệng”. Theo quy định hiện hành, nếu bạn không thể trực tiếp đến cơ quan cấp bản sao thì có thể ủy quyền hợp pháp cho người khác (có giấy ủy quyền hoặc giấy tờ chứng minh mối quan hệ như cha mẹ, vợ chồng, con cái, anh chị em ruột…). Người được ủy quyền cần mang theo đầy đủ hồ sơ, gồm cả bản sao giấy tờ tùy thân của bạn và của chính họ. Điều này giúp quá trình cấp bản sao vẫn đảm bảo đúng người, đúng việc, đồng thời tạo sự linh hoạt cho những người đi làm xa hoặc không tiện đến nộp trực tiếp.