Các trường hợp phải công chứng chứng thực khi tham gia hoạt động khinh doanh bất động sản
1. Các trường hợp phải thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng/giao dịch về bất động sản
Thứ nhất, Tại khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024 quy định các trường hợp phải thực hiện công chứng hợp đồng/ giao dịch về BĐS như sau:
a) Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
b) Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên;
Theo đó, đối với các hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật.
Tuy nhiên tại điểm b Khoản 3 Điều này quy định về một số trường hợp không cần phần thực hiện công chứng, chứng thực hoặc thực hiện theo yêu cầu của các bên như: Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền SDĐ, quyền SDĐ và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi quyền SDĐ nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng, góp vốn bằng quyền SDĐ, quyền SDĐ và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh BĐS được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên.
Thứ hai Điều 164 Luật nhà ở 2023 quy định về Công chứng, chứng thực hợp đồng nhà ở:
“1. Trường hợp mua bán, thuê mua, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở thì phải thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này”
Đối với các giao dịch liên quan đến mua bán, thuê mua, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở thì phải thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng. Tại thời điểm hoàn thành việc công chứng hoặc chứng thực theo quy đinh pháp luật thì hợp đồng mới bắt đầu có hiệu lực.
Khoản 2 Điều này quy định : “2. Trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương, nhà đại đoàn kết; mua bán, thuê mua nhà ở thuộc tài sản công; mua bán, thuê mua nhà ở mà một bên là tổ chức, bao gồm: nhà ở xã hội, nhà ở cho lực lượng vũ trang nhân dân, nhà ở phục vụ tái định cư; góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức; thuê, mượn, ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở thì không phải thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu.”
Như vậy, trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương, nhà đại đoàn kết; mua bán, thuê mua nhà ở thuộc tài sản công… thì không phải thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng (trừ trường hợp các bên có nhu cầu).
Thứ ba, Khoản 1 Điều 16 Luật Kinh doanh bất động sản 2024 quy định về việc Thực hiện giao dịch kinh doanh nhà ở, công trình xây dựng có sẵn như sau:
“ 1. Các bên ký kết hợp đồng và thực hiện giao dịch kinh doanh nhà ở, công trình xây dựng, phần diện tích sàn xây dựng trong công trình xây dựng tuân thủ các quy định sau đây:
...
d) Trường hợp bất động sản thực hiện giao dịch thuộc diện phải công chứng, chứng thực hợp đồng giao dịch thì việc công chứng, chứng thực hợp đồng thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực.”
Luật Kinh doanh bất động sản 2024 đã có những quy định về việc thực hiện các giao dịch kinh doanh nhà ở, công trình có sẵn. Trong đó các trường hợp bất động sản thực hiện giao dịch thuộc diện phải công chứng, chứng thực hợp đồng giao dịch thì việc công chứng, chứng thực hợp đồng thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực.
Ngoài ra Điều 459 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về tặng cho tài sản là bất động sản phải thực hiện công chứng, chứng thực: “1. Tặng cho bất động sản phải được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực hoặc phải đăng ký, nếu bất động sản phải đăng ký quyền sở hữu theo quy định của luật.”
Như vậy để tiến hành hoạt động kinh doanh bất động sản trong các trường hợp nêu trên các chủ thể phải tiến hành công chứng, chứng thực bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành.
Lưu ý: Căn cứ Điều 42 Luật Công chứng 2014 quy định phạm vi như sau: “Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.” Do đó, chỉ được công chứng nhà đất tại nơi cơ quan có thẩm quyền trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương của nhà, đất đó.
2. Một số quy định pháp luật về chứng thực của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
2.1 Quy định về chứng thực giấy tờ liên quan đến đất đai
Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất đai được quy định tại Tiểu mục 1 Mục IV Quyết định 1329/QĐ-BTP năm 2020 công bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp cụ thể như sau:
- Trình tự thực hiện:
+ Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực.
+ Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông) kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
+ Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, nếu hợp đồng, giao dịch có từ hai trang trở lên thì phải ký vào từng trang. Trường hợp người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thì các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông) phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Người làm chứng do người yêu cầu chứng thực bố trí. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng.
+ Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ) ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thì người tiếp nhận hồ sơ ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch và ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định.
Người thực hiện chứng thực ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch (nếu hồ sơ không được tiếp nhận qua bộ phận một cửa, một cửa liên thông), ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
+ Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả. Người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.
- Thành phần, số lượng hồ sơ:
Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:
+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực (xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu);
+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu).
- Thời hạn giải quyết:
Không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp kéo dài thời hạn giải quyết thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
2.2 Về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được hướng dẫn bởi Mục 1 Công văn 1352/HTQTCT-CT năm 2015 có hiệu lực kể từ ngày 10/3/2015 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực về việc đề nghị Sở Tư pháp triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:
a. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính:
- Việc phân định thẩm quyền của Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trong việc chứng thực bản sao từ bản chính căn cứ vào cơ quan cấp giấy tờ, văn bản. Theo đó, Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; còn UBND cấp xã chỉ thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận
- Để triển khai thi hành quy định về chứng thực của Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định cụ thể về thẩm quyền và trách nhiệm của Công chứng viên trong việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tương đương thẩm quyền của Phòng Tư pháp, trừ việc công chứng bản dịch phải được thực hiện theo quy định của Luật công chứng.
b. Thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản:
Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực như nhau, không phân biệt ngôn ngữ của giấy tờ văn bản
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
c. Thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch:
- Phòng Tư pháp và UBND cấp xã có thẩm quyền như nhau trong việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản, không phụ thuộc vào giá trị của tài sản
- Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã theo quy định của Luật Nhà ở. Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở tại đô thị theo quy định tại Điều 93 của Luật Nhà ở năm 2005 cho đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2015 .
2.3 Về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao
Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính
3. Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản
Điều 8 NĐ 02/2022/NĐ-CP quy định Trình tự, thủ tục chuyển nhượng hợp đồng mua bán, thuê mua nhà ở hình thành trong tương lai và chuyển nhượng hợp đồng thuê mua nhà, công trình xây dựng có sẵn
Bước 1: Bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng hợp đồng thống nhất lập văn bản chuyển nhượng hợp đồng theo mẫu quy định tại Mẫu số 09 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
Văn bản chuyển nhượng hợp đồng phải được lập thành 06 bản
+ 02 bản do chủ đầu tư dự án lưu;
+ 01 bản nộp cho cơ quan thuế;
+ 01 bản nộp cho cơ quan nhận hồ sơ cấp Giấy chứng nhận;
+ 01 bản bên chuyển nhượng hợp đồng lưu, 01 bản bên nhận chuyển nhượng hợp đồng lưu;
( Trường hợp phải công chứng văn bản chuyển nhượng hợp đồng thì phải có thêm 01 bản để lưu tại tổ chức hành nghề công chứng)
Lưu ý: Trường hợp bên chuyển nhượng hợp đồng là doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh bất động sản thì không bắt buộc phải công chứng việc chuyển nhượng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu;
Bước 2: Một trong các bên nộp hồ sơ đề nghị tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chứng nhận văn bản chuyển nhượng hợp đồng. Hồ sơ đề nghị công chứng bao gồm:
+ Các bản chính văn bản chuyển nhượng hợp đồng
+ Bản chính hợp đồng đã ký lần đầu với chủ đầu tư dự án, trường hợp chuyển nhượng một hoặc một số nhà, công trình xây dựng trong tổng số nhà, công trình xây dựng đã thuê mua theo hợp đồng thì phải nộp bản chính hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng thể hiện nhà, công trình xây dựng chuyển nhượng đã ký với chủ đầu tư
+ Giấy tờ chứng minh số tiền bên chuyển nhượng hợp đồng đã nộp cho chủ đầu tư dự án
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực biên bản bàn giao nhà, công trình xây dựng (nếu có) và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật về công chứng;
Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản
Bước 3: Sau khi thực hiện công chứng (trừ trường hợp không phải công chứng), các bên chuyển nhượng hợp đồng có trách nhiệm nộp thuế, phí và lệ phí liên quan đến việc chuyển nhượng hợp đồng theo quy định của pháp luật;
Bước 4: Sau khi thực hiện quy định tại bước 3, một trong các bên nộp hồ sơ đề nghị chủ đầu tư xác nhận việc chuyển nhượng hợp đồng bao gồm:
+ 06 bản chính văn bản chuyển nhượng hợp đồng kèm theo bản chính hợp đồng; ( Trường hợp chuyển nhượng một hoặc một số nhà, công trình xây dựng trong tổng số nhà, công trình xây dựng đã thuê mua theo hợp đồng thì phải nộp bản chính hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng có thể hiện nhà, công trình xây dựng chuyển nhượng đã ký với chủ đầu tư);
+ Giấy tờ chứng minh đã nộp thuế hoặc được miễn thuế theo quy định của pháp luật về thuế;
Bước 5: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ quy định, chủ đầu tư dự án bất động sản có trách nhiệm xem xét, xác nhận vào văn bản chuyển nhượng hợp đồng và không được thu bất kỳ khoản kinh phí nào. Sau khi xác nhận vào các văn bản chuyển nhượng hợp đồng, chủ đầu tư giữ lại 02 bản chính văn bản chuyển nhượng hợp đồng và trả lại cho bên nộp giấy tờ 04 văn bản chuyển nhượng hợp đồng kèm theo các giấy tờ đã nhận ở Bước 4;
Kể từ ngày văn bản chuyển nhượng hợp đồng được chủ đầu tư xác nhận, bên nhận chuyển nhượng hợp đồng được tiếp tục thực hiện các quyền, nghĩa vụ của bên thuê mua với chủ đầu tư theo hợp đồng đã ký và văn bản chuyển nhượng hợp đồng;
Các trường hợp chuyển nhượng hợp đồng từ lần thứ hai trở đi được thực hiện theo thủ tục quy định tại Điều này, bên chuyển nhượng phải nộp đủ hồ sơ của các lần chuyển nhượng trước đó khi làm thủ tục chuyển nhượng;
Bên nhận chuyển nhượng hợp đồng cuối cùng được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật về đất đai.
Xem thêm các bài viết liên quan:
Một số điều cần lưu ý khi dịch thuật công chứng