Thủ tục gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu hết hạn, bị mất, bị rách mới nhất 2025

1. Thủ tục gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu hết hạn, bị mất, bị rách trực tiếp mới nhất năm 2025

Theo quy định mới nhất năm 2025, thủ tục gia hạn, cấp lại, và đổi hộ chiếu Việt Nam bị mất, hết hạn, hoặc bị rách sẽ gồm các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ theo yêu cầu

• Trường hợp 1: Cấp lại hộ chiếu hết hạn:
  • Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu X01) .
  • Hộ chiếu cũ (nếu có).
  • CMND/CCCD bản gốc để đối chiếu và bản sao.
• Trường hợp 2: Cấp lại hộ chiếu bị mất:
  • Tờ khai đề nghị cấp lại hộ chiếu (theo mẫu X01) .
  • Xác nhận của cơ quan công an về việc khai báo mất hộ chiếu.
  • CMND/CCCD bản gốc để đối chiếu và bản sao.
• Trường hợp 3: Đổi hộ chiếu bị rách, hỏng:

• • Hộ chiếu bị rách, hỏng sẽ không còn giá trị sử dụng và cần cấp đổi. Hồ sơ gồm:
  • Tờ khai đề nghị cấp lại hộ chiếu (theo mẫu X01) .
  • Hộ chiếu cũ bị hỏng.
  • CMND/CCCD bản gốc để đối chiếu và bản sao.
• Trường hợp 4: Gia hạn hộ chiếu ngoại giao, công vụ
  • Tờ khai gia hạn hộ chiếu ngoại giao công vụ
  • Quyết định cử hoặc văn bản (bản chính) cho phép người ra nước ngoài của cơ quan, người có thẩm quyền ghi rõ đối tượng thuộc diện đề nghị cấp, trong đó:
    • Nêu rõ họ tên, chức vụ, loại, bậc, ngạch công chức, viên chức của người được cử đi nước ngoài, nước đến, thời gian ở nước ngoài, mục đích, nguồn kinh phí cho chuyến đi;
    • Văn bản cử đi nước ngoài có từ hai trang trở lên phải đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai giữa các trang. Đối với văn bản có hai trang trong một tờ thì trang đầu cần được đóng dấu treo hoặc đóng dấu giáp lai
    • Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng

Lưu ý: Trường hợp người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, theo quy định của Bộ luật Dân sự, người chưa đủ 14 tuổi hồ sơ cần chuẩn bị trong trường hợp này là:

• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu theo mẫu phải do cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật khai, ký tên và được Công an xã, phường, thị trấn nơi người đó thường trú hoặc tạm trú xác nhận, đóng dấu giáp lai ảnh.
• 01 bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh đối với người chưa đủ 14 tuổi.
• Bản chụp có chứng thực giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp chứng minh người đại diện hợp pháp đối với người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quy định của Bộ luật Dân sự, người chưa đủ 14 tuổi.
• CMND hoặc thẻ căn cước của người nộp phải được xuất trình khi làm thủ tục tại Cơ quan xuất nhập cảnh.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Đối với trường hợp 1, 2, 3, bạn tiến hành nộp bộ hồ sơ đã chuẩn bị lên cơ quan có thẩm quyền cấp lại/đổi hộ chiếu, bao gồm:

• Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh tại Hà Nội hoặc thành phố Hồ Chí Minh.

Nếu nộp trực tiếp, thời gian tiếp nhận hồ sơ giải quyết xin cấp hộ chiếu: từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ).

Đối với trường hợp 4, bạn sẽ mang hồ sơ tới một trong các địa chỉ sau để nộp:

• Cục Lãnh sự Hà Nội: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội;
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh; hoặc
• Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Trung tâm Phục vụ Hành chính công tại các tỉnh.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong trường bạn nhận kết quả trực tiếp, bạn sẽ nhận tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

• Thời gian xử lý: Thông thường từ 5 - 8 ngày làm việc, tùy vào từng trường hợp cụ thể và nơi nộp hồ sơ.
• Thời gian trả kết quả hộ chiếu: từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày Tết, ngày lễ).

Khi đến nhận kết quả, bạn cần xuất trình biên nhận, biên lai thu tiền và chứng minh thư để nhân viên, cán bộ đối chiếu. Nếu bạn không phải là người đăng ký thì cần có giấy ủy thác để kiểm tra và đối chiếu.

2. Thủ tục gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu hết hạn, bị mất, bị rách online mới nhất năm 2025

Hiện nay, công dân Việt Nam hoàn toàn có thể đăng ký thủ tục gia hạn, cấp lại hộ chiếu online mà không cần phải tốn quá nhiều thời gian trong quá trình di chuyển. Cụ thể như sau:

Bước 1: Truy cập trang web: https://dichvucong.bocongan.gov.vn/, sau đó đăng nhập tài khoản

Bước 2: Bạn tìm và chọn [Cấp hộ chiếu phổ thông ở trong nước (thực hiện tại cấp tỉnh)] hoặc tìm kiếm trực tiếp tên trên thanh tìm kiếm ở góc phải.

Bước 3: Click chọn Nộp hồ sơ. Sau đó hệ thống sẽ hiển thị phần chọn trường hợp hồ sơ. Bạn tiến hành chọn [Cơ quan giải quyết hồ sơ] và [Trường hợp giải quyết]

Bước 4: Tiến hành điền đầy đủ thông tin cá nhân vào biểu mẫu trên hệ thống.

Ở mục 14 bạn chọn nội dung đề nghị cấp hộ chiếu phù hợp, bao gồm:

• Cấp lại hộ chiếu do hộ chiếu cũ hết hạn.
• Cấp lại hộ chiếu do hộ chiếu sắp hết hạn.
• Cấp lại hộ chiếu do hộ chiếu cũ hết trang.
• Cấp lại hộ chiếu do bị mất
• Cấp lại hộ chiếu do bị hư hỏng.

Bước 5: Kéo đến mục cuối trang và cung cấp các giấy tờ theo yêu cầu của Thành phần hồ sơ. Nhấn vào ô Chọn tệp tin sau đó chọn mục Scan file hoặc Chọn tệp tin để thực hiện cung cấp các giấy tờ theo yêu cầu. Sau khi thực hiện xong, nhấn [Đồng ý và Tiếp tục]

Bước 6: Theo dõi kết quả trên website hoặc kết quả sẽ được gửi tới email của bạn.

3. Khi nào bạn được gia hạn hoặc cấp lại và đổi hộ chiếu?

Với hộ chiếu phổ thông bạn không được gia hạn hộ chiếu. Nếu hộ chiếu bị hết hạn, bị mất, hư hỏng hoặc còn hạn nhưng hết trang, bạn sẽ được cấp mới hộ chiếu.

Với hộ chiếu ngoại giao, công vụ bạn được cấp và gia hạn khi:

• Người có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị mất, hỏng, hết trang hoặc hết thời hạn sử dụng trong thời gian công tác ở nước ngoài;
• Người đang là thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài có thay đổi về chức vụ
• Người đang ở nước ngoài được bổ nhiệm làm thành viên của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài
• Vợ, chồng, con chưa đủ 18 tuổi đang ở nước ngoài đi thăm, đi theo, con mới sinh ở nước ngoài của thành viên Cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài.

4. Thời gian xử lý thủ tục gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu năm 2025

Thời gian xử lý thủ tục hồ sơ gia hạn, cấp lại và đổi hộ chiếu được quy định rõ ràng như sau:

4.1 Cấp lại hộ chiếu phổ thông:

• Nếu nộp hồ sơ lên Phòng quản lý xuất nhập cảnh: Không quá 08 ngày làm việc kể từ ngày Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.
• Nếu nộp hồ sơ lên Cục xuất nhập cảnh: Không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

4.2 Gia hạn hộ chiếu ngoại giao, công vụ:

• Thời gian gia hạn hộ chiếu là không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (nếu nộp trực tiếp tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ).
• Nếu nộp hồ sơ tại Cơ quan ngoại vụ địa phương, không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan ngoại vụ địa phương chuyển hồ sơ cho Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ. Sau đó, Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ thực hiện gia hạn hộ chiếu trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ trả kết quả (trong trường hợp gia hạn hộ chiếu ngoại giao, công vụ ở nước ngoài)

5. Thời hạn của hộ chiếu là bao lâu?

Hộ chiếu Việt Nam hiện nay có 3 loại là:

• Hộ chiếu phổ thông: trang bìa màu xanh tím (mẫu HCPT)
• Hộ chiếu ngoại giao: trang bìa màu nâu đỏ (mẫu HCNG)
• Hộ chiếu công vụ: trang bìa màu xanh lá cây đậm (mẫu HCCV)

Mỗi loại hộ chiếu sẽ có thời hạn khác nhau. Cụ thể, theo quy định mới nhất:

• Hộ chiếu phổ thông
  • Hộ chiếu phổ thông cấp cho người đủ 14 tuổi trở lên sẽ có thời hạn tối đa 10 năm tính từ ngày cấp;
  • Hộ chiếu phổ thông cấp cho người chưa đủ 14 tuổi có thời hạn 05 năm
  • Hộ chiếu phổ thông cấp theo thủ tục rút gọn có thời hạn không quá 12 tháng
  • Hộ chiếu phổ thông của cha mẹ cấp chung với trẻ em dưới 9 tuổi có thời hạn không quá 05 năm

Tất cả hộ chiếu phổ thông đều không được gia hạn. Hộ chiếu phổ thông còn hạn sẽ được được cấp lại và khi hết hạn sẽ được làm thủ tục cấp mới. Mỗi hộ chiếu sẽ được cấp riêng cho từng người nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất nhập cảnh của công dân.

• Hộ chiếu ngoại giao, công vụ
  • Hộ chiếu ngoại giao, công vụ có thời hạn từ 01 – 05 năm; có thể được gia hạn 01 lần, tối đa không quá 03 năm. Việc gia hạn phải thực hiện trước khi hộ chiếu hết hạn ít nhất 30 ngày.
  • Trường hợp hộ chiếu ngoại giao cấp cho con dưới 18 tuổi của những người thuộc diện được quy định trong khoản 10 điều 6 nghị định 94/2015/NĐ-CP và hộ chiếu công vụ cấp cho con dưới 18 tuổi của nhân viên cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, phóng viên thông tấn và báo chí Nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài sẽ có thời hạn từ 01 – 05 năm tính từ ngày cấp cho đến khi người con đủ 18 tuổi. Lưu ý hộ chiếu thuộc trường hợp này sẽ không được gia hạn. Như vậy chỉ có hộ chiếu ngoại giao, công vụ là được gia hạn (trừ một số trường hợp) còn hộ chiếu phổ thông thì không được gia hạn mà chỉ được cấp mới.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1. Có được gia hạn hộ chiếu ngoại giao, công vụ cho trẻ em dưới 18 tuổi không?

Theo quy định hiện hành, hộ chiếu ngoại giao và công vụ dành cho trẻ em dưới 18 tuổi không được gia hạn. Thay vào đó, khi hộ chiếu ngoại giao hoặc công vụ của trẻ em hết hạn, phụ huynh hoặc người giám hộ phải tiến hành đề nghị cấp lại hộ chiếu mới cho trẻ.

Lý do không gia hạn hộ chiếu ngoại giao và công vụ cho trẻ em:

• Hộ chiếu ngoại giao và công vụ là loại hộ chiếu được cấp cho các cá nhân có chức vụ công tác trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, và các trường hợp đặc biệt (ví dụ: các lãnh đạo cấp cao, cán bộ công tác ngoại giao, hay trẻ em theo cùng bố mẹ trong các chuyến công tác ngoại giao).
• Với trẻ em dưới 18 tuổi, vì diện mạo có thể thay đổi nhanh chóng trong quá trình trưởng thành, việc cấp lại hộ chiếu mới sau khi hết hạn sẽ giúp đảm bảo thông tin chính xác và phù hợp với hình ảnh thực tế của trẻ.
• Chính vì vậy, thay vì gia hạn, hộ chiếu ngoại giao và công vụ cho trẻ em phải được cấp lại từ đầu sau khi hết hạn hoặc khi có sự thay đổi về thông tin.

6.2. Có được gia hạn giấy thông hành không?

Giấy thông hành là loại giấy tờ dùng để xuất cảnh, nhập cảnh cho công dân Việt Nam trong trường hợp không có hộ chiếu, hoặc khi không đủ điều kiện cấp hộ chiếu. Theo quy định hiện hành, giấy thông hành không được gia hạn. Khi giấy thông hành hết hạn, người sở hữu phải đề nghị cấp mới một giấy thông hành khác.

6.3. Phải đổi hộ chiếu trước khi hết hạn bao lâu?

Theo quy định hiện hành, bạn có thể đổi hộ chiếu trước khi hết hạn từ 3 tháng đến 6 tháng tùy vào nhu cầu và hoàn cảnh cụ thể. Cụ thể:

• Trước 6 tháng: Bạn có thể đổi hộ chiếu khi còn ít nhất 6 tháng thời gian hiệu lực, đặc biệt nếu bạn dự định đi công tác, du lịch hoặc làm các thủ tục hành chính yêu cầu hộ chiếu có thời gian hiệu lực tối thiểu là 6 tháng (nhiều quốc gia yêu cầu như vậy để cấp visa hoặc cho phép nhập cảnh).
• Trước 3 tháng: Bạn có thể đổi hộ chiếu khi còn ít nhất 3 tháng hiệu lực trước khi hết hạn nếu hộ chiếu của bạn không còn đủ thời gian sử dụng cho các chuyến đi trong tương lai hoặc nếu bạn cần hộ chiếu mới để đáp ứng các yêu cầu của quốc gia khác.

6.4. Hộ chiếu bị rách có sao không?

Hộ chiếu bị rách có thể gây ra một số vấn đề nghiêm trọng, vì nó sẽ không còn được coi là hợp lệ trong các thủ tục xuất nhập cảnh và có thể ảnh hưởng đến khả năng di chuyển quốc tế của bạn. Dưới đây là các vấn đề bạn có thể gặp phải khi hộ chiếu bị rách:

• Không hợp lệ cho xuất nhập cảnh
  • Nếu hộ chiếu bị rách, đặc biệt là ở các trang quan trọng như trang ảnh hoặc các trang có dấu nhập cảnh, xuất cảnh, thì hộ chiếu có thể bị từ chối tại các cửa khẩu, sân bay hoặc khi bạn cần làm thủ tục xuất nhập cảnh.
  • Các cơ quan chức năng, như hải quan và các cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, thường yêu cầu hộ chiếu phải còn nguyên vẹn và không có dấu hiệu hư hỏng nghiêm trọng.
• Không thể xin visa hoặc cấp lại visa: Nếu hộ chiếu của bạn bị rách, các cơ quan lãnh sự hoặc đại sứ quán sẽ không cấp visa mới vào hộ chiếu đó, vì hộ chiếu đã không còn đủ tính hợp lệ. Bạn sẽ cần phải đổi hộ chiếu mới trước khi xin visa.
• Khó khăn khi thực hiện các thủ tục hành chính: Các thủ tục hành chính yêu cầu hộ chiếu, chẳng hạn như đăng ký công dân, chứng minh thư, hoặc các giao dịch pháp lý khác, sẽ gặp khó khăn khi hộ chiếu bị rách. Cơ quan chức năng sẽ yêu cầu bạn đổi hộ chiếu trước khi thực hiện các thủ tục này.
• Thủ tục đổi hộ chiếu bị rách
  • Nếu hộ chiếu bị rách, bạn cần thực hiện thủ tục đổi hộ chiếu mới.
  • Hồ sơ đổi hộ chiếu gồm:
  • Tờ khai xin cấp lại hộ chiếu (theo mẫu yêu cầu).
  • Hộ chiếu bị rách (nếu còn lại một phần có thể sử dụng).
  • CMND/CCCD (hoặc giấy tờ tùy thân khác) để đối chiếu.
  • Các giấy tờ bổ sung nếu cần (tùy vào từng trường hợp).

6.5. Làm gì khi hộ chiếu hết trang trống?

• Khi hộ chiếu của bạn hết trang trống, bạn cần thực hiện thủ tục đổi hộ chiếu mới để tiếp tục sử dụng cho các chuyến đi quốc tế. Hộ chiếu hết trang trống không còn khả năng đóng dấu nhập cảnh, xuất cảnh hoặc dán visa, do đó bạn không thể sử dụng hộ chiếu đó cho các mục đích di chuyển quốc tế.
• Lệ phí đổi hộ chiếu: Lệ phí đổi hộ chiếu có thể dao động tùy vào từng trường hợp, nhưng thường sẽ từ 200.000 đến 400.000 đồng đối với hộ chiếu phổ thông. Nếu xin cấp hộ chiếu ngoại giao hoặc công vụ, lệ phí sẽ khác.
• Hộ chiếu mới sẽ có số và thông tin khác: Khi cấp hộ chiếu mới, bạn sẽ nhận được một hộ chiếu mới hoàn toàn, có số mới và các thông tin cá nhân sẽ được cập nhật lại (nếu có thay đổi).