Thủ tục đối thoại định kỳ tại nơi làm việc mới nhất 2025 tiến hành ra sao?

1. Thủ tục đối thoại định kỳ tại nơi làm việc mới nhất 2025 tiến hành ra sao?

Theo quy định tại Điều 39 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc đối thoại định kì tại nơi làm việc được thực hiện theo quy trình sau:

• Bước 1: Chuẩn bị đối thoại
  • Tổ chức lấy ý kiến của người lao động về những nội dung cần đưa ra đối thoại và quyết định lựa chọn hình thức đối thoại, thông qua: Phát phiếu hỏi, nghe phản ánh của đoàn viên, người lao động, họp công đoàn tổ, bộ phận để tập hợp ý kiến...
  • Quyết định lựa chọn nội dung đối thoại thông qua việc bàn bạc, lựa chọn, biểu quyết, đồng thời sắp xếp nội dung đối thoại theo thứ tự ưu tiên, phù hợp với từng cuộc, hình thức đối thoại, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên tham gia đối thoại như: chuẩn bị ý kiến, lập luận, tài liệu liên quan...
  • Các bên thống nhất về thời gian, địa điểm, cách thức tổ chức đối thoại định kỳ phù hợp với điều kiện thực tế và theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
• Bước 2: Gửi nội dung đối thoại cho các bên tham gia
  • Chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày bắt đầu tổ chức đối thoại định kỳ, các bên có trách nhiệm gửi nội dung đối thoại cho bên còn lại tham gia đối thoại.
• Bước 3: Tiến hành đối thoại định kì tại nơi làm việc
  • Việc đối thoại định kỳ chỉ được tiến hành khi có sự tham gia của:
    • Bên người sử dụng lao động: Có người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền;
    • Bên người lao động: Có trên 70% tổng số thành viên đại diện.
  • Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động hoặc người được ủy quyền và chữ ký của người đại diện từng tổ chức đại diện người lao động (nếu có) và của người đại diện cho nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có).
• Bước 4: Thông báo công khai kết quả đối thoại
  • Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại:
    • Người sử dụng lao động phải công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại;
    • Tổ chức đại diện người lao động, nhóm đại diện đối thoại của người lao động phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động.

2. Mẫu biên bản đối thoại định kỳ tại nơi làm việc mới nhất 2025

Mẫu biên bản đối thoại tại nơi làm việc năm 2024 là mẫu 01 (Biên bản đối thoại định kỳ/khi có có yêu cầu/khi có vụ việc) tại Phụ lục ban hành kèm theo Hướng dẫn 11/HD-TLĐ năm 2024:

3. Đối thoại tại nơi làm việc là gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 63 BLLĐ năm 2019, đối thoại tại nơi làm việc là việc chia sẻ thông tin, tham khảo, thảo luận, trao đổi ý kiến giữa người sử dụng lao động với người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động về những vấn đề liên quan đến quyền, lợi ích và mối quan tâm của các bên tại nơi làm việc nhằm tăng cường sự hiểu biết, hợp tác, cùng nỗ lực hướng tới giải pháp các bên cùng có lợi.

Và khoản 2 Điều 63 BLLĐ 2019, đối thoại tại nơi làm việc được tổ chức trong các trường hợp sau:

• Định kỳ ít nhất 01 năm một lần;
• Khi có yêu cầu của một hoặc các bên;
• Khi có vụ việc quy định tại điểm a khoản 1 Điều 36, các điều 42, 44, 93, 104, 118 và khoản 1 Điều 128 của BLLĐ năm 2019.

Ngoài ra, pháp luật hiện hành cũng khuyến khích người sử dụng lao động và người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động tiến hành đối thoại về các nội dung liên quan đến quyền và lợi ích của các bên ngoài những trường hợp nêu trên.

4. Đối thoại tại nơi làm việc bao gồm những nội dung gì?

Căn cứ vào Điều 64 BLLĐ năm 2019 đã quy định cụ thể các nội dung mà các bên có thể lựa chọn để đối thoại tại nơi làm việc bao gồm:

• Tình hình sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động;
• Việc thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động, quy chế và cam kết, thỏa thuận khác tại nơi làm việc;
• Điều kiện làm việc;
• Yêu cầu của người lao động, tổ chức đại diện người lao động đối với người sử dụng lao động;
• Yêu cầu của người sử dụng lao động đối với người lao động, tổ chức đại diện người lao động;
• Nội dung khác mà một hoặc các bên quan tâm.

5. Số lượng, thành phần tham gia đối thoại tại nơi làm việc

Căn cứ vào Điều 38 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, số lượng, thành phần tham gia đối thoại tại nơi làm việc được quy định như sau:

• (1) Bên người sử dụng lao động
  • Căn cứ điều kiện sản xuất, kinh doanh, tổ chức lao động, người sử dụng lao động quyết định số lượng, thành phần đại diện cho mình để tham gia đối thoại bảo đảm ít nhất 03 người, trong đó có người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động và quy định trong quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
• (2) Bên người lao động
  • Căn cứ điều kiện sản xuất, kinh doanh, tổ chức lao động, cơ cấu, số lượng lao động và các yếu tố bình đẳng giới, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động xác định số lượng, thành phần tham gia đối thoại nhưng phải bảo đảm số lượng như sau:
    • Ít nhất 03 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng dưới 50 người lao động;
    • Ít nhất từ 04 người đến 08 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 50 người lao động đến dưới 150 người lao động;
    • Ít nhất từ 09 người đến 13 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 150 người lao động đến dưới 300 người lao động;
    • Ít nhất từ 14 người đến 18 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 300 người lao động đến dưới 500 người lao động;
    • Ít nhất từ 19 đến 23 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 500 đến dưới 1.000 người lao động;
    • Ít nhất 24 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 1.000 người lao động trở lên.
  • Căn cứ số lượng người đại diện đối thoại của bên người lao động quy định trên, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động xác định số lượng đại diện tham gia đối thoại tương ứng theo tỷ lệ thành viên của tổ chức và nhóm mình trên tổng số lao động của người sử dụng lao động.
• (3) Việc xác định danh sách thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người sử dụng lao động và bên người lao động quy định tại (1) và (2) được thực hiện định kỳ ít nhất 02 năm một lần và công bố công khai tại nơi làm việc. Trong khoảng thời gian giữa 02 kỳ, xác định thành viên tham gia đối thoại, nếu có thành viên đại diện không thể tiếp tục tham gia thì người sử dụng lao động hoặc từng tổ chức đại diện người lao động, nhóm đại diện đối thoại của người lao động xem xét, quyết định bổ sung thành viên thay thế của tổ chức, nhóm mình và công bố công khai tại nơi làm việc.
• (4) Khi tiến hành đối thoại tại nơi làm việc, ngoài các thành viên tham gia đối thoại quy định tại (3), hai bên thống nhất mời tất cả người lao động hoặc một số người lao động liên quan cùng tham gia đối thoại, bảo đảm có sự tham gia của đại diện lao động nữ khi đối thoại về các nội dung liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ theo quy định.

6. Những vụ việc cần thiết tổ chức đối thoại định kỳ

• Những vụ việc cần thiết tổ chức đối thoại định kỳ bao gồm:
  • Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động.
  • Trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.
  • Phương án sử dụng lao động.
  • Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
  • Thưởng.
  • Nội quy lao động.
  • Tạm đình chỉ công việc.
• Những nội dung khác mà các bên có thể lựa chọn để tiến hành đối thoại bao gồm:
  • Tình hình sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động.
  • Việc thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động, quy chế và cam kết, thỏa thuận khác tại nơi làm việc.
  • Điều kiện làm việc.
  • Yêu cầu của người lao động, tổ chức đại diện người lao động đối với người sử dụng lao động.
  • Yêu cầu của người sử dụng lao động đối với người lao động, tổ chức đại diện người lao động.
  • Nội dung khác mà một hoặc các bên quan tâm.
  • Nếu không tổ chức việc đối thoại định kỳ; thì công ty sẽ bị phạt tiền từ 10,000,000 đồng đến 20,000,000 đồng với hành vi không tổ chức đối thoại định kỳ tại nơi làm việc; không thực hiện đối thoại khi có yêu cầu; không phối hợp tổ chức hội nghị người lao động theo quy định của pháp luật..
  • Công ty cổ phần quy định chi tiết về việc đối thoại định kỳ trong quy chế dân chủ cơ sở. Khi xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, công ty phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) để hoàn thiện và ban hành và phải công khai minh bạch tại nơi làm việc. Đối với những góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động mà người sử dụng lao động không tiếp thu thì phải nêu rõ lý do.
  • Công đoàn cơ sở và công ty cổ phần lựa chọn quyết định số lượng thành viên đại diện của mình tham gia đối thoại, nhưng phải đảm bảo ít nhất mỗi bên có 3 thành viên tham gia đối thoại. Nguyên tắc chung, công đoàn cơ sở lựa chọn số người tham gia đối thoại nhiều hơn phía công ty cổ phần.
  • Tiêu chuẩn thành viên đại diện cho người lao động hoặc công đoàn cơ sở tham gia đối thoại do ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc đại diện tập thể người lao động quyết định. Đại diện người lao động phải là những thành viên có hợp đồng lao động từ đủ 3 tháng trở lên, am hiểu về pháp luật lao động, công đoàn, chế độ, chính sách lao động, việc làm, tình hình doanh nghiệp, có khả năng thuyết phục và được người lao động tín nhiệm.

7. Các câu hỏi thường gặp

7.1. Thế nào là đối thoại tại nơi làm việc?

Đối thoại tại nơi làm việc là việc trao đổi trực tiếp giữa người sử dụng lao động với người lao động hoặc đại diện tập thể lao động với người sử dụng lao động nhằm chia sẻ thông tin, tăng cường sự hiểu biết giữa người sử dụng lao động và người lao động để bảo đảm việc thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.

7.2. Đối thoại định kỳ tại nơi làm việc đó ai chủ trì?

Người lao động có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở tổ chức đối thoại định kỳ tại nơi làm việc định kỳ 03 tháng/lần, để trao đổi, thảo luận về tình hình sản xuất, kinh doanh, điều kiện làm việc, yêu cầu của người lao động đối với người sử dụng và ngược lại...

7.3. Hội nghị người lao động là gì?

Hội nghị nhằm phát huy quyền dân chủ trực tiếp của người lao động, tạo điều kiện để người lao động được tham gia ý kiến, quyết định và giám sát những vấn đề có liên quan đến quyền, lợi ích, nghĩa vụ và trách nhiệm xây dựng Công ty ổn định phát triển.

7.4. Định kỳ đối thoại tại nơi làm việc được tổ chức như thế nào?

Căn cứ vào khoản 2 Điều 63 BLLĐ 2019, đối thoại tại nơi làm việc được tổ chức trong các trường hợp sau:

• Định kỳ ít nhất 01 năm một lần;
• Khi có yêu cầu của một hoặc các bên;
• Khi có vụ việc quy định tại điểm a khoản 1 Điều 36, các điều 42, 44, 93, 104, 118 và khoản 1 Điều 128 của BLLĐ năm 2019.

7.5. Hội nghị người lao động tổ chức bao lâu một lần?

Thời gian tổ chức Hội nghị người lao động là mỗi năm 1 lần sau khi kết thúc năm tài chính của doanh nghiệp nhưng không chậm hơn 3 tháng của năm tiếp theo do người đại dỉện có thẩm quyền quyết định sau khi lấy ý kiến của Ban Chấp hành Công đoàn.