Thế nào là dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử? Điều kiện để được cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử mới nhất 2025

1. Thế nào là dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử? Điều kiện để được cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử mới nhất 2025

Theo quy định tại Khoản 15 Điều 3 của Nghị định số 52/2013/NĐ-CP:

“Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là dịch vụ của bên thứ ba về lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử do các bên khởi tạo trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng”.

Như vậy, có thể hiểu chứng thực hợp đồng điện tử là một loại hình dịch vụ do tổ chức đủ điều kiện theo quy định của pháp luật cung cấp nhằm lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử do các bên tạo ra trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng.

2. Điều kiện để tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Để tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử phải đảm bảo đủ các điều kiện:

• Là thương nhân, tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam;
• Có đề án hoạt động cung cấp dịch vụ và được Bộ Công Thương thẩm định với các nội dung:
  • Thông tin giới thiệu về thương nhân, tổ chức gồm: kinh nghiệm, năng lực phù hợp với hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử;
  • Mô tả phương án kỹ thuật phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, bao gồm:
    • Hệ thống công nghệ thông tin;
    • Phương án kỹ thuật về:
• Giải pháp công nghệ
• Quy trình vận hành và chứng thực hợp đồng điện tử (Phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; Phương án định danh và chứng thực điện tử của các bên liên quan đến hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử; Phương án tra cứu hợp đồng điện tử đã được chứng thực trên hệ thống; Phương án bảo mật hệ thống cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, bảo mật an toàn thông tin khách hàng; Phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra)

Cũng tại Điều 60 của Nghị định số 52/2013/NĐ- CP quy định như sau:

• Các thương nhân, tổ chức tiến hành hoạt động đánh giá tín nhiệm website thương mại điện tử phải đăng ký với Bộ Công Thương.
• Các thương nhân, tổ chức tiến hành các hoạt động sau phải có giấy phép do Bộ Công Thương cấp:
  • Hoạt động đánh giá và chứng nhận chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của các thương nhân, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động thương mại điện tử;
  • Hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử.

Như vậy, hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử là loại hình dịch vụ kinh doanh cần phải được Bộ Công Thương. Các thương nhân, tổ chức này sẽ được giấy phép hoạt động của thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử có thời hạn theo đề nghị cấp phép khi đủ các điều kiện cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.

3. Phân loại hợp đồng điện tử mới nhất 2025

Hiện nay, có thể phân loại hợp đồng điện tử theo 2 loại: Theo tính chất và công nghệ áp dụng trong quá trình phân phối hợp đồng. Cụ thể:

3.1. Phân loại hợp đồng điện tử theo tính chất

• Hợp đồng điện tử giao kết thương mại
  • Hợp đồng điện tử giao kết thương mại là thỏa thuận giữa những chủ thể tham gia mua bán, cung cấp dịch vụ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Hợp đồng điện tử thương mại có tính pháp lý tương đương hợp đồng soạn thảo trên văn bản giấy.
  • Ngoài ra, có thể phân chia hợp đồng thương mại thành 2 nhóm: Hợp đồng giao dịch hàng hóa và hợp đồng cung cấp dịch vụ.
• Hợp đồng lao động điện tử
  • Hợp đồng lao động được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, là thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động. Trong đó, hai bên đề cập đến các nội dung như: tiền lương, điều kiện làm việc, mô tả công việc, quyền và nghĩa vụ của hai bên, thời gian thỏa thuận hợp đồng.
  • Hợp đồng lao động điện tử được chia thành hợp đồng xác định thời hạn hoặc hợp đồng không xác định thời hạn.
• Hợp đồng điện tử giao kết dân sự
  • Hợp đồng điện tử dân sự tập trung vào thỏa thuận giữa các bên nhằm xác lập, điều chỉnh hoặc chấm dứt nghĩa vụ dân sự. Hợp đồng điện tử được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, có tính pháp lý như hợp đồng dân sự được ký kết bằng văn bản giấy.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp như: cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu đất, giao quyền thừa kế hoặc chứng tử thì hợp đồng điện tử vẫn chưa thể áp dụng có tính pháp lý đầy đủ như hợp đồng giấy.

3.2. Phân loại hợp đồng theo nền tảng công nghệ phân phối

Hợp đồng điện tử theo nền tảng công nghệ phân phối có thể chia thành: hợp đồng thông thường đăng tải trên trang web, hợp đồng khởi tạo tự động khi giao dịch online, hợp đồng tạo qua email hoặc hợp đồng điện tử do bên trung gian khởi tạo. Cụ thể:

• Hợp đồng điện tử đăng tải trên website

Sau khi các bên đã thống nhất soạn thảo hợp đồng trên giấy và ký đóng dấu, hợp đồng sẽ được đăng tải trên website theo định dạng file PDF nhằm giúp việc tra cứu, lưu trữ dễ dàng, thuận tiện hơn.

• Hợp đồng khởi tạo tự động khi phát sinh giao dịch trực tuyến

Đây là hợp đồng được khởi tạo ngẫu nhiên khi phát sinh giao dịch. Do đó thông tin trong hợp đồng được điền tự động dựa trên thông tin mà khách hàng cung cấp. Thông thường, hợp đồng giao dịch online được xác thực qua email, fax… hoặc gửi xác nhận qua tin nhắn văn bản. Hiện nay, đây là loại hợp đồng online phổ biến, được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

• Tạo hợp đồng qua email

Khi nhận được hợp đồng, bên còn lại sẽ ký kết hợp đồng và xác nhận trực tiếp thông qua hệ thống email. Do đó, tính pháp lý và cách thức ký kết giống với hợp đồng giấy thông thường mà không cần các bên gặp mặt trực tiếp.

Hợp đồng được tạo qua email thường được các khách hàng cá nhân, tổ chức áp dụng do chưa ứng dụng hệ thống quản lý hợp đồng điện tử chuyên dụng.

• Hợp đồng điện tử được tạo lập bởi bên trung gian

Đây là hợp đồng được hỗ trợ soạn thảo, chứng thực và lưu trữ trên một hệ thống an toàn bảo mật. Do đó, các bên tham gia không lo lắng bị lộ thông tin. So với các hình thức trên, loại hợp đồng điện tử này có những lợi ích vượt trội hơn hẳn.

4. Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

4.1. Hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử được giao kết hoặc thực hiện từ sự tương tác giữa một hệ thống thông tin tự động với người hoặc giữa các hệ thống thông tin tự động với nhau không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì không có sự kiểm tra hay can thiệp của con người vào từng hành động cụ thể do các hệ thống thông tin tự động thực hiện hay vào hợp đồng.

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành quy định về giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử trong lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, phù hợp với điều kiện thực tiễn.

(Căn cứ Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2023)

4.2. Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Căn cứ Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2023, nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử được quy định như sau:

• Các bên có quyền thỏa thuận sử dụng thông điệp dữ liệu, phương tiện điện tử một phần hoặc toàn bộ trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.
• Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.
• Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của Luật này, quy định của pháp luật về hợp đồng và quy định khác của pháp luật có liên quan.

5. Quy trình 3 bước ký kết hợp đồng điện tử

Ký kết hợp đồng điện tử được ký bởi chữ ký số có giá trị pháp lý như đối với văn bản truyền thống. Chữ ký điện tử được sử dụng trên hợp đồng điện tử tương đương với con dấu và chữ ký trong giao dịch hợp đồng truyền thống.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử được thực hiện theo 3 bước sau:

• Bước 1: Tạo lập hợp đồng điện tử (HĐĐT) trên Hệ thống/ phần mềm HĐĐT.
• Bước 2: Bên bán ký số trên hợp đồng, tạo link hợp đồng và qua email cho bên mua.
• Bước 3: Bên mua truy cập link, thực hiện ký số lên hợp đồng điện tử theo hướng dẫn.

Sau khi ký kết hợp đồng thành công, sẽ được xuất hóa đơn điện tử GTGT và gửi đề nghị thanh toán. Khách hàng kiểm tra các thông tin, thanh toán và hoàn tất quá trình giao kết hợp đồng.

6. Những câu hỏi thường gặp

6.1. Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như thế nào so với hợp đồng truyền thống bằng văn bản giấy?

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hình thức, nội dung và ý chí của các bên. Hợp đồng điện tử được công nhận nếu thông tin trong hợp đồng có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Tính pháp lý của nó cũng được đảm bảo nếu có chữ ký điện tử hợp lệ và không bị pháp luật cấm.

6.2. Những yếu tố nào cần có để một hợp đồng điện tử được coi là hợp lệ theo quy định pháp luật Việt Nam?

Một hợp đồng điện tử hợp lệ cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Chủ thể có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự.
• Nội dung không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
• Hình thức thể hiện qua phương tiện điện tử (email, phần mềm ký hợp đồng, v.v.).
• Ý chí tự nguyện của các bên.
• Có chữ ký điện tử hợp lệ: chữ ký này có thể là mã xác thực OTP, chữ ký số, chữ ký sinh trắc học,... và cần được đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu.